TVA Récupérable sur les Frais de Restaurant : Conditions et Optimisation en France

La TVA, taxe sur la valeur ajoutée, est un impôt indirect récupéré par l’État par le biais des professionnels assujettis. C’est-à-dire que ce sont les entreprises qui collectent cet impôt, à charge de le reverser à l’administration fiscale. La récupération de la TVA est une opportunité pour les entreprises de réduire leurs coûts. En respectant les conditions de déductibilité, votre entreprise peut optimiser ses dépenses et améliorer sa gestion financière.

La récupération de TVA peut vous faire réaliser des économies considérables et améliorer la trésorerie de votre entreprise dans une large mesure. Mais encore faut-il connaître les règles applicables.

TVA Déductible et TVA Collectée : Quelle Différence ?

La TVA déductible est payée par l’entreprise lorsqu’elle achète des biens ou services à ses fournisseurs. La TVA collectée est perçue lorsque l’entreprise vend des biens ou services à ses clients. La TVA récupérable équivaut à la part de TVA déductible réglée par l’entreprise lorsqu’elle achète un bien ou service, et qu’elle peut déduire de la TVA collectée au moment de l’encaissement des règlements clients.

Lorsqu’elle réalise une vente, l’entreprise affiche un prix HT (hors taxes) auquel elle applique le montant de la TVA. Le client consommateur paye le prix TTC (toutes taxes comprises), TVA comprise. Lorsque l’entreprise achète des biens ou des services pour ses besoins professionnels - investissements en équipement, repas d’affaires au restaurant… - elle paye également le prix TTC, TVA incluse.

Concrètement, la récupération de TVA s’opère par un jeu d’écritures au moment des déclarations :

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TVA Collectée - TVA Récupérable = TVA à payer à l’administration fiscale.

• Le montant de la TVA à payer est nul : dans ce cas, l’entreprise ne paye rien ni ne se fait rembourser.
• Le montant de la TVA à payer est négatif : l’entreprise bénéficie d’un crédit de TVA.

A priori, l’entreprise bénéficie de la récupération de TVA dès lors qu’elle engage des dépenses dans le cadre de ses besoins professionnels. Achats de matériel, documentation, abonnements à des services… de nombreux investissements permettent de récupérer la TVA. Les frais professionnels engagés par les salariés dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions, de même, peuvent générer de la TVA déductible.

A noter que les biens ou services achetés par les salariés doivent entrer dans le cadre de l’activité de l’entreprise et ne pas faire l’objet d’une utilisation privative supérieure à 90 %. Mais le remboursement de TVA n’est pas systématique. La TVA non récupérable en effet n’ouvre pas droit à déduction.

Conditions Générales de Déductibilité de la TVA

Pour pouvoir déduire la TVA, les conditions suivantes doivent être respectées :

• L'entreprise doit être soumise à un régime réel de TVA (réel simplifié ou réel normal). Elle ne doit pas être exonérée de TVA ou être en franchise en base de TVA.
• La TVA à déduire doit concerner des achats de biens ou de services nécessaires à l'exploitation de l'entreprise. Si l'achat est réalisé aux fins personnelles du dirigeant, alors la TVA appliquée à cet achat ne peut pas être remboursée.
• L'entreprise doit pouvoir justifier les achats sur lesquels elle demande une déduction de TVA. On doit également pouvoir y lire le montant de la TVA qu'elle a versée et dont elle demande le remboursement. Le justificatif sera généralement une facture, mais il peut s'agir d'un autre document (ex : bon de commande).

Attention : Certains biens ou services peuvent être exclus du droit à déduction.

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Il faut faire très attention aux formalités administratives, notamment aux règles qui concernent la facturation (mentions obligatoires, délais de conservation, etc.). En cas de contrôle, l'administration peut demander le remboursement de la TVA déduite si les factures justificatives ne sont pas conformes.

La TVA peut être déduite uniquement à partir du moment où elle devient exigible. En effet, la notion d'exigibilité est importante car elle détermine la période au cours de laquelle vous allez devoir déclarer la TVA et par la même occasion la déduire.

Selon le type de vente, la TVA n'est pas exigible au même moment :

• Vente de biens : la TVA est exigible au moment de la livraison (généralement en corrélation avec la date de la facture). Lorsqu'un acompte est versé, la TVA devient alors déductible dès le versement de l'acompte.
• Vente de prestations de services : la TVA est exigible au moment de l'encaissement du prix. Cependant l'entreprise peut opter pour le régime des débits. Dans ce cas, la TVA est exigible à la date de la facture.

L'entreprise doit déduire la TVA au moment de sa déclaration de TVA. Elle doit indiquer les opérations de vente ou d'achat qu'elle a réalisées et la TVA déductible aux lignes correspondantes.

Crédit de TVA

Lorsque la TVA déductible est supérieure à la taxe collectée, on dit que l'entreprise a un crédit de TVA. Autrement dit, l'administration fiscale lui doit de la TVA.

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L'entreprise a 2 options :

• Elle peut décider de reporter ce crédit d'impôt sur les périodes d'impositions suivantes, c'est-à-dire que la TVA déductible restante sera utilisée pour diminuer la TVA collectée du mois suivant.
• Elle peut demander le remboursement de la totalité ou d'une partie de son crédit de TVA.

Pour obtenir un remboursement de TVA, l'entreprise doit en faire la demande au service des impôts des entreprises (SIE) dont elle dépend au moment de sa déclaration de TVA sur laquelle le crédit de TVA est mis en évidence. Autrement dit, il s'agit de la déclaration sur laquelle la TVA collectée est inférieure à la TVA déductible.

Le remboursement peut être annuel, semestriel, trimestriel ou mensuel. De plus, selon le régime d'imposition à la TVA de l'entreprise, les modalités de remboursement de TVA ne sont pas les mêmes.

TVA Récupérable et Non Récupérable : Focus sur les Frais de Restaurant

En matière de note de frais, les frais de logement des salariés et dirigeants (hôtels) ainsi que les frais de transport (taxi, avion, train, bus) sont non-récupérables. Aucune disposition du code général des impôts n’exclut cependant les frais de restauration.

Toutefois, comme pour toutes les charges subies par l’entreprise, pour récupérer la TVA, il est nécessaire que la dépense soit réalisée dans l’intérêt direct de l’exploitation. Dans les faits, lorsque les frais de restaurant correspondent à un déplacement professionnel, ils sont normalement déductibles.

La déduction concerne les salariés en déplacement qui ne peuvent rentrer chez eux le midi compte tenu de l’éloignement. La récupération est également autorisée pour l’invitation de clients ou fournisseurs. Dans les 2 cas, il n’est pas interdit de déduire la TVA sur les alcools.

Pour justifier l’intérêt direct de l’exploitation dans le cadre d’un contrôle, il est vivement conseillé de mentionner le nom des participants au repas au dos de la facture (mention manuelle) ou dans le cadre d’un logiciel ou tableur répertoriant les notes de frais.

Repas sur place

Pour les repas pris sur place, dans ou à proximité des locaux de l’entreprise, il faudra prouver, préciser l’intérêt direct de l’exploitation. La TVA pourra alors être déduite dans les cas suivants :

• Invitation d’un client ou d’un fournisseur dans un restaurant à proximité de l’entreprise
• Repas au restaurant ou plateau-repas dans le cadre d’une formation
• Repas dans le cadre d’un événement organisé par l’entreprise (présentation interne, team building, etc.).

Pour le repas de fin d’année, l’analyse est plus complexe. Dans un unique cadre festif, la déduction pourrait être rejetée pour absence de justification de l’intérêt direct de l’exploitation. Si ce repas se conjugue à un aspect plus professionnel telle une communication d’entreprise (discours du président avec présentation des objectifs et de la stratégie), la déduction pourrait être tolérée.

Attention au formalisme

Pour pouvoir récupérer la TVA, la facture doit comprendre toutes les mentions obligatoires. La TVA notamment doit apparaître distinctement avec son montant et son taux. Toute facture émise doit normalement comporter les mentions obligatoires énoncées par le CGI, notamment les éléments d’identification du client.

Afin de tenir compte des spécificités pratiques du secteur de la restauration, il est admis depuis l’instruction fiscale du 10 avril 2006 (BO 3 - E-1-06) que ces derniers ne soient pas mentionnés par l’entreprise qui émet la facture, mais inscrits par le client lui-même dans un espace réservé sur le document remis. Cet assouplissement ne concerne pas les factures d’un montant total hors taxe supérieur à 150 euros.

La déduction de la TVA figurant sur le document remis au client est subordonnée, outre qu’il doit s’agir d’une dépense nécessaire à l’exploitation, à la mention par le client de son identification complète (raison sociale, adresse) sur la partie du document prévue à cet effet.

Frais de repas habituels des salariés

La prise en charge des frais de repas quotidien des salariés sur le lieu de travail n’entre pas dans l’intérêt direct de l’exploitation. En conséquence, la TVA sera non récupérable :

• Pour les frais de gestion des titres-restaurant
• Pour la facturation des prestataires assurant les repas (self, cantine d’entreprise), sauf pour la quote-part des repas fournis à des personnes externes (clients, fournisseurs, etc.).

En revanche, les immobilisations acquises pour le bien-être des salariés (tables, équipement et électroménager pour la cuisine) sont normalement déductibles.

En prenant l’exemple d’une machine à café acquise par l’entreprise au profit des salariés (consommation gratuite), l’analyse sera la suivante :

• TVA récupérable pour la machine à café
• TVA non-récupérable pour le grain ou les dosettes de la machine à café.

Comment Justifier une Dépense de Restaurant pour Récupérer la TVA ?

Vous avez engagé des dépenses avec votre compte personnel et vous allez faire une note de frais à votre société pour vous faire rembourser. La TVA peut être récupérable.

1. Pour qu’une dépense soit éligible à la récupération de la TVA, elle doit être directement liée à l’exploitation de l’entreprise. Cela signifie que la dépense doit être indispensable à la réalisation de l’activité professionnelle. Cependant, il est essentiel de pouvoir justifier cette nécessité en cas de contrôle fiscal.
   Exemple : Vous faite une note de frais pour un téléphone que vous avez payé il faudra justifier de l’usage professionnel.
2. Il est impératif que la facture mentionne clairement le montant de la TVA. En l’absence de cette mention, il est impossible de recalculer la TVA a posteriori. Par conséquent, une facture non conforme peut entraîner la perte du droit à récupération. En outre, il est important de vérifier que le fournisseur est bien assujetti à la TVA.
   Exemple : Un fournisseur étranger n’applique pas la TVA sur ses factures en raison de sa localisation.
3. La facture doit être établie au nom de l’entreprise pour que la TVA soit récupérable. Cela pose souvent un problème pour les petites entreprises où les dirigeants utilisent leurs propres moyens financiers pour des achats professionnels.
   Exemple : Un dirigeant paie un repas avec un client et demande la facture à son nom personnel. Cette facture ne pourra pas être utilisée pour récupérer la TVA. En revanche, si la facture est au nom de l’entreprise, elle sera admissible.
4. Pour les dépenses de restaurant, la mention des noms des participants sur la note de frais est une exigence importante pour justifier le caractère professionnel du repas. Il est conseillé de tenir un registre des repas d’affaires, indiquant les participants, la date, le lieu et le motif du repas.

Astuce : Pour les petites dépenses de restaurant, une simple note de restaurant inférieure à 150 € TTC peut suffire comme justificatif.

Les frais de réception, y compris les repas au restaurant, sont souvent déductibles, mais sous certaines conditions précises :

• Invitation de clients ou de fournisseurs au restaurant : Ces repas peuvent être déduits s’ils sont justifiés par une relation d’affaires.
• Réunions professionnelles tenues au restaurant : Certaines entreprises organisent des réunions de travail ou des stages de formation au restaurant.
• Repas de fin d’année pour les salariés : Organiser un repas pour tous les salariés à l’occasion des fêtes de fin d’année peut être déduit à condition que l’intérêt pour l’entreprise soit démontré.

Note : Pour les dirigeants salariés, les repas de midi sont couverts par la déduction forfaitaire de 10% et ne sont donc pas déductibles, excepté en cas de mission éloignée.

TVA sur les Frais de Déplacement : Autres Éléments à Considérer

Les frais de déplacement sont une composante importante des coûts d’exploitation pour de nombreuses entreprises.

• Taxi : La TVA sur les frais de taxi est généralement non récupérable.
• Train, avion, bus : Pour les déplacements en train, avion ou bus, la TVA n’est pas récupérable, sauf cas particuliers où le fournisseur est assujetti à la TVA française et l’indique sur la facture.
• Parking : La TVA sur les frais de parking est récupérable à condition qu’elle figure sur le ticket de parking.
• Péage : Le ticket de péage fait office de justificatif, et la TVA est récupérable si l’objet du déplacement est précisé.

Les règles de récupération de la TVA sur les carburants ont été harmonisées en 2022 pour simplifier les démarches administratives des entreprises.

• Véhicules de tourisme : La TVA sur le carburant est récupérable à hauteur de 80%.
• Véhicules utilitaires : Pour les véhicules utilitaires, souvent utilisés pour les livraisons ou le transport de matériel, la TVA sur le carburant est récupérable à 100%.

Optimiser ses charges en récupérant la TVA sur les notes de frais est très peu exploité. En effet, chaque année, on compte plus de 40% de TVA pour les dépenses professionnelles abandonnées au fisc.

Tableau Récapitulatif des Conditions de Déductibilité de la TVA

En conclusion, la récupération de la TVA est une démarche essentielle pour optimiser les finances de votre entreprise. En connaissant les règles applicables et en respectant les conditions de déductibilité, vous pouvez significativement réduire vos coûts et améliorer votre trésorerie.

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