La gestion des factures non parvenues (FNP) et leur comptabilisation

La gestion des factures non parvenues (FNP) est un aspect essentiel de la comptabilité d'entreprise. Cet article vous guide à travers les étapes et les considérations nécessaires pour une gestion précise et conforme.

Qu'est-ce qu'une facture non parvenue (FNP) ?

Avant d'aller plus loin, définissons ce qu'est une facture non parvenue (FNP). On parle de facture non parvenue lorsqu’un fournisseur a livré un bien ou fourni une prestation de service à un client, mais que ce dernier n’a pas reçu la facture à la date de clôture de son exercice comptable. Il s'agit d'une situation où votre entreprise a reçu un bien ou un service avant la clôture de son exercice comptable, mais n'a pas encore reçu la facture correspondante du fournisseur. La comptabilisation des FNP permet de neutraliser (ou de régulariser) l’effet du décalage entre la livraison d’un bien ou la réalisation d’une prestation de service et la réception de la facture.

Cela peut se produire pour diverses raisons, par exemple, si votre fournisseur émet la facture après la clôture de l'exercice comptable. L’enregistrement est nécessaire lorsque la date de facturation est postérieure à celle de la clôture de l'exercice comptable. Il s’agit d’un principe comptable qui s’appelle la séparation des exercices.

Une FNP est une facture que l'entreprise doit comptabiliser parce que la livraison ou la finalisation de la prestation de service ont eu lieu au cours de l'exercice clos. Ce sont des écritures comptables de régularisation qui permettent de rattacher la charge au bon exercice comptable. Elles prennent la forme d'une charge à payer.

En tant que dirigeant, vous devez faire apparaitre le montant TTC de l'opération que vous avez réglé dans la comptabilité de l'exercice en cours, et ce même si le document sera envoyé dans le prochain exercice. Illustrons cette définition de la facture manquante dans la gestion de comptes comptables d'une entreprise avec un cas concret : votre entreprise, dont l'exercice comptable se termine à date du 31 décembre 2024, commande pour 2 000 € de marchandises le 1er décembre 2024. Toutefois, le fournisseur n'émet et n'envoie la facture qu'à partir du 1er janvier 2025.

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Les factures non parvenues sont des charges à payer comptabilisées dans le poste dettes fournisseurs et comptes rattachés du bilan. Cette qualification explique l'utilisation d'un compte de tiers différent qui doit apparaître dans le bilan comptable, parmi les dettes fournisseurs. Au compte de résultat, elles viennent augmenter les charges de l'exercice.

Pourquoi la gestion des FNP est-elle importante ?

La gestion des FNP est importante car elle permet de s'assurer que toutes les charges sont correctement enregistrées dans les comptes de votre entreprise. Cela contribue à la précision des états financiers, qui sont essentiels pour l'évaluation de la performance financière de l'entreprise. À la fin de l’exercice, lorsqu’on prépare le bilan comptable, il faut enregistrer chaque charge dans la bonne période.

Comment identifier une facture à recevoir ?

Pour identifier une facture à recevoir, aussi appelée facture non parvenue (FNP), plusieurs signes peuvent être pris en compte :

• Biens ou services reçus mais non facturés : Si vous avez bénéficié d'un bien ou d'un service durant l'exercice comptable en cours, mais que vous n'avez pas encore reçu de facture correspondante, il s'agit probablement d'une FNP.
• Commandes livrées mais non facturées : Les commandes de biens ou de services effectuées, mais dont la facture n'a pas été reçue à la date de clôture de l'exercice comptable, sont aussi à considérer comme des FNP.
• Conformité des pièces justificatives : Vérifiez les bons de commande, les bons de livraison et autres documents qui prouvent la réalisation d'une prestation ou la réception d'un bien. Si vous ne trouvez pas de facture correspondante, vous avez probablement une FNP.

La vigilance est de mise pour identifier les factures à recevoir et garantir l'exactitude de vos comptes.

Le rôle du compte 408 dans la gestion des FNP

La FNP est souvent mentionnée en relation avec le compte 408 dans le plan comptable, qui est utilisé pour enregistrer ces factures en attente. Le compte 408 joue un rôle majeur dans la gestion des factures non parvenues. Ce compte est subdivisé en plusieurs sous-comptes pour une meilleure précision sur le type de fournisseur concerné.

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Par exemple :

• Le compte 4081 concerne les fournisseurs d'exploitation et le compte 4084 concerne les fournisseurs d'immobilisations. Leur solde est toujours créditeur, jamais débiteur. Un solde débiteur peut parfois bloquer le calcul de la liasse fiscale.
• Le sous-compte 4081 est utilisé pour les fournisseurs de biens et services tandis que le 4084 concerne les fournisseurs d'immobilisations.
• Le compte 4088 Fournisseurs - intérêts courus est particulier. Il permet d'enregistrer les pénalités de retard de paiement qui sont exigibles sans qu'un rappel du fournisseur soit nécessaire. Ce compte peut permettre de comptabiliser les pénalités de retard non encore réclamées par les fournisseurs ainsi que l'indemnité forfaitaire de 40€. La sortie de ressources doit toutefois être probable et pouvoir être évaluée avec une fiabilité suffisante. Le montant théorique des indemnités de retard comptabilisées en compte 4088 est évalué fournisseur par fournisseur et non globalement.

Il est donc indispensable pour respecter la règle d'indépendance des exercices en permettant de rattacher les charges à l'exercice auquel elles correspondent. Ce compte est un compte de régularisation qui permet de faire correspondre les charges et les produits avec la période à laquelle ils se rapportent, conformément au principe de séparation des exercices.

Comment passer l'écriture de la FNP ?

Pour passer l'écriture d'une FNP, vous devez respecter plusieurs étapes :

1. Enregistrement de la FNP : L'écriture se fait en deux temps. Tout d'abord, vous débitez le compte 6 (Charges) du montant hors taxes du bien ou service. Ensuite, créditez le compte 408 (Fournisseurs - Factures non parvenues) de ce même montant.
2. Extourne en début d'exercice suivant : Lors de l'ouverture du nouvel exercice, vous devez contrepasser l'écriture précédente. Ça signifie que vous créditez le compte 6 et débitez le compte 408 du montant précédemment enregistré. À l’ouverture du nouvel exercice, les FNP subissent une régularisation. Elles sont plus exactement extournées, c’est-à-dire qu’elles sont contre-passées / comptabilisées dans le sens inverse. Cette régularisation est datée au premier jour suivant la clôture de l’exercice comptable N.
3. Facture reçue : À la réception de la facture, vous débitez le compte 6 du montant et créditez le compte fournisseur. En N+1 les factures sont comptabilisées normalement.

Notez que les montants à inscrire doivent être les plus précis possibles pour éviter toute erreur. Si une correction est nécessaire, elle doit être effectuée dès la réception de la facture.

En pratique, l'écriture de régularisation se fait parfois au moment de la constatation de la dette.

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Exemple de comptabilisation d'une FNP :

Une entreprise clôture ses comptes fin décembre. Trois jours avant la clôture, elle réceptionne des marchandises pour un montant de 20 000€ hors taxes, valeur portée sur le bon de commande. La facture n'a été établie par le fournisseur qu'après le 1er janvier, c'est-à-dire sur l'exercice N+1, pour un montant TTC de 24 000€.

Le rôle de la TVA dans la comptabilisation

Lors de l'enregistrement de la FNP, la TVA prévue sur la facture est également prise en compte. Ça se fait en débitant le compte 44586, intitulé 'TVA à régulariser', du montant de la TVA prévue. Cette TVA à régulariser est une sorte de provision pour la TVA qui sera effectivement récupérée une fois la facture reçue. Elle permet de prévoir le montant de la TVA qui sera à récupérer, et ainsi d'ajuster les prévisions de trésorerie de votre entreprise.

Le montant de la TVA à régulariser doit être le plus précis possible pour éviter toute distorsion dans les comptes de l'entreprise. Lors de l'extourne en début d'exercice suivant, le compte 44586 sera crédité du montant de la TVA à régulariser pour annuler cette provision. Enfin, lors de la réception de la facture, la TVA réelle sera comptabilisée en débitant le compte 44566 'TVA déductible' si l'entreprise a le droit de récupérer la TVA.

L'importance de l'écriture d'extourne

L'écriture d'extourne garantit une représentation fidèle des charges et des produits sur les bons exercices comptables. Cette procédure, réalisée en début d'exercice suivant, consiste à inverser l'écriture de la FNP de votre exercice précédent. Sans l'extourne, les charges et les produits ne seraient pas correctement rattachés à leur période respective, ce qui pourrait fausser les résultats financiers de l'entreprise.

Le lien entre charges constatées d'avance et FNP

Les charges constatées d'avance (CCA) et les factures non parvenues (FNP) sont deux mécanismes comptables qui permettent de respecter le principe de séparation des exercices. Toutefois, ils s'appliquent dans des situations opposées.

• Les CCA concernent les dépenses effectuées sur un exercice comptable pour des biens ou des services qui seront consommés sur l'exercice suivant. Par exemple, un loyer payé en décembre pour le mois de janvier de l'année suivante serait comptabilisé en tant que CCA.
• À l'inverse, les FNP correspondent à des charges qui ont été engagées sur un exercice mais dont la facture n'est parvenue qu'au cours de l'exercice suivant.

Ces deux mécanismes permettent d'assurer une représentation fidèle des charges et des produits sur les bons exercices comptables. C'est le contraire d'une charge constatée d'avance pour laquelle la facture a été reçue avant la clôture de l'exercice alors qu'elle concerne l'exercice suivant.

La gestion des fournisseurs d'immobilisations

Le compte 4084 est spécifiquement dédié aux fournisseurs d'immobilisations. Ce compte est utilisé pour enregistrer les factures non parvenues relatives aux actifs immobilisés, c'est-à-dire les biens durables que votre entreprise utilise sur le long terme pour son activité, comme des machines ou des bâtiments. Lorsqu'une facture concernant une immobilisation n'est pas parvenue à la clôture de l'exercice comptable, il faut passer une écriture spécifique pour enregistrer cette charge dans les comptes de l'entreprise.

Cette opération permet de respecter le principe de rattachement des charges à l'exercice auquel elles se rapportent. Ainsi, même si la facture n'est pas encore reçue, la charge est enregistrée sur l'exercice durant lequel l'entreprise a bénéficié du bien ou du service. En pratique, on débite le compte d'immobilisation concerné (classe 2) pour le montant hors taxes de l'immobilisation, et on crédite le compte 4084 pour le même montant.

Comment traiter les avoirs fournisseurs dans le cadre des FNP ?

Dans le cadre des FNP, le traitement des avoirs fournisseurs demande une attention particulière. En cas d'avoir non parvenu, c'est-à-dire si un fournisseur vous promet un avoir lié à l'année écoulée mais que vous ne l'avez pas encore reçu, il doit être enregistré en débitant le compte 4098, intitulé 'Rabais, remises, ristournes à obtenir et autres avoirs non encore reçus'. En parallèle, le compte 44586 'Taxes sur le chiffre d’affaires sur factures non parvenues' est crédité, ainsi que le compte de charges concerné.

Les avoirs fournisseurs peuvent résulter de diverses situations, comme une remise sur les achats effectués durant l'année écoulée ou un retour de produit effectué avant la clôture. Bien maîtriser cette procédure permet d'éviter les erreurs et de garantir la conformité de vos écritures comptables.

Comment annuler une facture non parvenue ?

L'annulation d'une facture non parvenue (FNP) est une opération qui peut parfois s'avérer nécessaire, bien qu'elle soit relativement rare. Pour annuler une FNP, vous devez d'abord identifier la facture concernée dans le compte 4081. Débitez le compte 4081. Ensuite, créditez le compte de charges. Utilisez le compte de charges utilisé lors de l’enregistrement initial. Cela permettra de bien comptabiliser la FNP.

Quel est le délai de prescription d’une facture non parvenue ?

Les factures non parvenues (FNP) ont un délai de prescription de 5 ans. Ce délai commence à la date de livraison de la marchandise ou de la réalisation de la prestation. Vous pouvez comptabiliser une FNP tant que ce délai n’est pas expiré. Fournissez la preuve de la livraison avec des documents tels qu’un bon de livraison. Fournissez la preuve de l’exécution avec un bon de réception pour les prestations de services. Utilisez ces documents pour prouver la date de livraison. Utilisez ces documents pour prouver la date de prestation.

Tant que la facture ne vous est pas parvenue, vous devez continuer à comptabiliser cette FNP dans vos dettes. C’est crucial, car même sans la facture, vous devez intégrer l’obligation de paiement dans vos comptes. Considérez la FNP comme prescrite si elle dépasse 5 ans et que vous n’avez toujours pas reçu la facture. Ne la comptabilisez plus.

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