TVA et Frais de Repas du Dirigeant : Guide Complet

Les frais de repas du gérant, qu'il s'agisse de déjeuners d’affaires ou de repas sur le pouce, peuvent représenter une somme considérable en fin d’année, surtout si vous ne pouvez pas déjeuner chez vous le midi. La question de la déductibilité de la TVA sur ces frais est souvent complexe. Cet article, mis à jour le 05 mai 2025, vise à clarifier les règles et les conditions pour la déduction de la TVA sur les frais de repas pour les dirigeants d'entreprise.

Comment Déduire la TVA sur les Frais ?

En France, la TVA est déductible pour les professionnels dès lors que ces frais sont nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. Cependant, il existe des exceptions et des conditions spécifiques à respecter. La TVA sur les frais n'est déductible que dans certains cas, comme nous le verrons ici.

Les Exceptions de Déductibilité de la TVA

Les règles de déductibilité de la TVA peuvent sembler complexes. Voici quelques exemples :

• Restaurants : La TVA sur les frais de restauration est déductible seulement s'il s'agit de frais nécessaires à l'activité de l'entreprise, c'est-à-dire s'il s'agit d'un repas avec un client ou d'un déplacement professionnel.
• Hôtels : La TVA est déductible seulement pour les chambres des clients.
• Péage : La TVA sur le péage est déductible.
• Parking : La TVA sur le parking est déductible seulement pour des emplacements réservés aux clients.

N'est pas déductible la TVA sur les frais relatifs à l'acquisition de certains produits ou services comme :

• Les dépenses de logement faites au bénéfice des dirigeants ou des salariés de l'entreprise (sauf pour les logements fournis gratuitement aux personnels de sécurité, de gardiennage et de surveillance).
• Les véhicules de transport de personnes qui sont inscrits à l'actif de l'entreprise (sauf pour les entreprises de transport de voyageurs, les loueurs de véhicules ou les auto-écoles).
• Les biens cédés gratuitement ou à un prix inférieur à leur valeur normale (cadeaux), sauf quand il s'agit de biens de très faible valeur (valeur unitaire de 65 euros TTC, par objet et par an pour un même bénéficiaire).
• Les services liés à des biens exclus du dispositif.

Conditions à Remplir pour la Déduction de la TVA

Il est tout à fait possible de récupérer la TVA sur vos notes de frais, à certaines conditions. Si une entreprise souhaite récupérer la TVA sur les notes de frais, les conditions suivantes doivent être réunies :

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1. Les dépenses réalisées doivent avoir été engagées dans l’intérêt de l’entreprise. Cela signifie que la dépense doit être indispensable à la réalisation de l’activité professionnelle.
2. Pour chaque dépense, une facture doit être présentée, qui respecte les règles liées au formalisme des factures, et qui mentionne notamment le montant de la TVA payée.
3. La facture en question doit être libellée au nom de l’entreprise, et non pas au nom du salarié ou du dirigeant.
4. La TVA doit être exigible chez le fournisseur pour que l’entreprise puisse la récupérer.

Pour qu’une dépense soit éligible à la récupération de la TVA, elle doit être directement liée à l’exploitation de l’entreprise. Il est impératif que la facture mentionne clairement le montant de la TVA. La facture doit être établie au nom de l’entreprise pour que la TVA soit récupérable.

Astuce : Pour les petites dépenses de restaurant, une simple note de restaurant inférieure à 150 € TTC peut suffire comme justificatif.

Afin de déduire la TVA sur les frais, il faut remplir plusieurs conditions obligatoires. La facture doit contenir le nom et adresse du client et du fournisseur, ainsi que le numéro intracommunautaire du fournisseur, détail de la TVA par taux, montant de la TVA, du HT, du TTC.

Encore une fois, il existe une exception pour la TVA sur les frais de restauration, si la note est inférieur à un total de 150 euros, un ticket de caisse suffit, mais il faut tout de même qu'apparaissent les différents montants de la TVA, le taux de la TVA, le HT et le TTC.

Dans un cabinet d'expertise comptable, il nous arrive très souvent de voir des factures de restaurant avec seulement le HT et le TTC. Dans ce cas, nous ne pouvons déduire la TVA, car il manque souvent le taux de TVA. A la fin d'un bon repas, n'oubliez pas de vérifier vos tickets de CB ou vos factures.

Lire aussi: Les frais comptables d'une SARL expliqués

Rappelez-vous qu'une facture de restaurant mal renseignée de 100 euros, c'est environ 10 euros de donné à l'Etat.

Cas Spécifiques de Frais de Repas

Les frais de réception, y compris les repas au restaurant, sont souvent déductibles, mais sous certaines conditions précises :

• Invitation de clients ou de fournisseurs au restaurant : Ces repas peuvent être déduits s’ils sont justifiés par une relation d’affaires.
• Réunions professionnelles tenues au restaurant : Certaines entreprises organisent des réunions de travail ou des stages de formation au restaurant.
• Repas de fin d’année pour les salariés : Organiser un repas pour tous les salariés à l’occasion des fêtes de fin d’année peut être déduit à condition que l’intérêt pour l’entreprise soit démontré.

Note : Pour les dirigeants salariés, les repas de midi sont couverts par la déduction forfaitaire de 10% et ne sont donc pas déductibles, excepté en cas de mission éloignée.

Frais de Déplacement

Sachez qu’il est possible de récupérer la TVA sur les frais de déplacement. Pour les frais de parking et de péages la TVA est récupérable. Toutefois, elle ne l’est pas pour les frais de taxi, d’avion, de bus et de train.

Carburant

Pour ce qui concerne le carburant, il est tout à fait possible de récupérer la TVA sur l’essence d’un véhicule d’utilitaire. Depuis 2022, le taux de récupération de TVA sur les véhicules de tourisme est de 80% sur les véhicules utilitaires, il est de 100% pour l’essence.

Lire aussi: Tout savoir sur le remboursement des frais de restaurant

Les règles de récupération de la TVA sur les carburants ont été harmonisées en 2022 pour simplifier les démarches administratives des entreprises.

• Véhicules de tourisme : La TVA sur le carburant est récupérable à hauteur de 80%.
• Véhicules utilitaires : Pour les véhicules utilitaires, souvent utilisés pour les livraisons ou le transport de matériel, la TVA sur le carburant est récupérable à 100%.

Frais de Repas Habituels des Salariés

La prise en charge des frais de repas quotidien des salariés sur le lieu de travail n’entre pas dans l’intérêt direct de l’exploitation. En conséquence, la TVA sera non récupérable :

• Pour les frais de gestion des titres-restaurant
• Pour la facturation des prestataires assurant les repas (self, cantine d’entreprise), sauf pour la quote-part des repas fournis à des personnes externes (clients, fournisseurs, etc.).

En revanche, les immobilisations acquises pour le bien-être des salariés (tables, équipement et électroménager pour la cuisine) sont normalement déductibles.

En prenant l’exemple d’une machine à café acquise par l’entreprise au profit des salariés (consommation gratuite), l’analyse sera la suivante :

• TVA récupérable pour la machine à café
• TVA non-récupérable pour le grain ou les dosettes de la machine à café.

Le Crédit de TVA : Définition

Lorsque la taxe déductible est supérieure à la taxe collectée, la somme excédentaire constitue dès lors un crédit de TVA.

Ce crédit de TVA peut être :

• soit imputé sur les prochaines déclarations de TVA,
• soit faire l'objet d'une demande de remboursement si l'imputation n'est pas possible, selon une périodicité et sous conditions de seuils qui dépendent du régime d'imposition de l'entreprise,
• soit imputé sur l'échéance future d'un autre impôt professionnel.

Tableau Récapitulatif de la Déductibilité de la TVA sur les Frais

En respectant les conditions de déductibilité, votre entreprise peut optimiser ses dépenses et améliorer sa gestion financière.

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