APICIL, indemnités journalières, incapacité de travail et cotisations sociales : obligations de l’employeur et dispositifs de prévoyance

En tant qu’employeur, vous vous interrogez peut-être sur vos obligations en cas d’arrêt maladie ou d’accident du salarié, notamment concernant le maintien du salaire. Vous êtes de plus en plus nombreux à vous interroger sur vos obligations en tant qu’employeur et notamment sur le maintien de salaire pour vos collaborateurs.

Quelles sont les prestations et qui intervient lors d’un arrêt de travail ?

Lors d’un arrêt de travail, 3 acteurs permettent au salarié de maintenir son salaire de manière totale ou partielle : la Sécurité sociale, l’assurance santé et l’employeur. Tous les salariés du secteur privé bénéficient de la couverture Sécurité sociale. C’est une assurance de base obligatoire qui couvre tous les salariés mais dont la prestation est limitée. En premier lieu, l’Assurance Maladie peut vous verser des indemnités journalières pour compenser, en partie, les revenus que vous ne touchez plus.

Les IJSS sont versées quelle que soit la nature de l’arrêt de travail (maladie professionnelle ou non, accident du travail ou de trajet). Les indemnités journalières versées par la Sécurité sociale sont imposables en ce qu’elles constituent un revenu de remplacement. À noter : un délai de carence s’applique à chaque arrêt de travail uniquement en cas de maladie et accident de la vie privé. Le salarié absent pour maladie ou accident bénéficie d’indemnités journalières versées par la sécurité sociale, à hauteur de 50% du salaire T1*, dans la limite de 1,4 Smic (depuis le 1er avril 2025), et après une franchise fixe d’absence de 3 jours. C’est-à-dire que la Sécurité sociale intervient à partir du 4e jour d’absence.

Obligations légales de l’employeur : la Loi de Mensualisation

La loi dite « Loi de Mensualisation » impose aux employeurs de maintenir la rémunération d’un salarié en cas d’arrêt de travail pour maladie ou accident, sous certaines conditions. La mensualisation est inscrite dans la Loi du 19 Janvier 1978 et fait suite à l’accord national interprofessionnel du 10 décembre 1977 (ANI). Cette loi impose à toutes les entreprises de maintenir en tout ou partie le salaire du travailleur absent pour cause de maladie ou d’accident. La Loi de mensualisation pose les conditions requises pour bénéficier du maintien de salaire, la franchise applicable et le montant de l’indemnité.

La loi impose que le salarié perçoive 90% de sa rémunération brute durant la première période de son arrêt. L’indemnité à verser dépend de l’ancienneté acquise du salarié dans l’entreprise. L’employeur verse les indemnités complémentaires au salarié, à condition que ce dernier ait plus d’un an d’ancienneté. Parfois, certains dispositifs conventionnels améliorent le cadre légal et précisent que l’ancienneté acquise est calculée en rapport avec l’ancienneté acquise du salarié dans la profession, indépendamment de la notion de l’entreprise.

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Durées et modalités du maintien

Lors de chaque arrêt de travail, les délais d’indemnisation commencent à courir à compter du 8ème jour d’absence (11ème jour avant la loi n°2008-596 du 25 juin 2008) s’il ne s’agit pas d’un arrêt de travail (AT) ou d’une maladie professionnelle. C’est ainsi que le cumul des indemnités journalières que versent la Sécurité sociale et le maintien de salaire qu’effectue l’employeur sont repris dans le schéma ci-contre. Et si le salarié n’a pas repris le travail dans la période de 30 jours (augmenté en fonction de l’ancienneté acquise, par tranche de 5 ans), une seconde période est alors due par l’employeur pour 30 jours supplémentaires. L’indemnisation de l’employeur est moindre sur cette seconde période et est de 66,66% du salaire brut moins les indemnités journalières Sécurité sociale.

Si le salarié ne reprend pas le travail au-delà de cette période, l’employeur n’a plus d’obligation de maintien du salaire, sauf si des dispositifs conventionnels obligent les employeurs à maintenir un niveau de salaire à ses salariés après cette période de mensualisation.

Accident du travail et pathologie professionnelle : règles particulières

L’accident du travail est un motif d’arrêt particulier pour la Sécurité sociale. De fait, l’indemnité journalière (IJ) versée par l’organisme est plus élevée que pour un accident non professionnel ou un arrêt maladie. Les 28 premiers jours, l’IJ s’élève à 60 % du salaire journalier de référence. Passée cette période, elle monte à 80 %.

Le rôle de la prévoyance collective et le contrat APICIL TOTEM

Le contrat de prévoyance complémentaire repose sur une promesse contractuelle de maintien d’un niveau de revenu en cas de perte de salaire liée à un arrêt de travail. En assurance, la mensualisation correspond à la mise en place d’un contrat d’assurance pour couvrir les obligations légales de maintien de salaire qui incombent à l’employeur. Ce contrat d’assurance n’est pas obligatoire pour l’employeur.

En souscrivant au contrat de prévoyance collective APICIL TOTEM, votre entreprise bénéficiera du service Prest’IJ de dématérialisation des indemnités journalières (IJ). Dans le cadre du contrat de prévoyance collective APICIL TOTEM, bénéficiez de notre service de dématérialisation des indemnités journalières : Prest'IJ. En tant que souscripteur du contrat, c’est à l’entreprise et non au salarié de se charger de cette formalité.

Aucun décompte d’Indemnités Journalières de la Sécurité sociale (IJSS) à envoyer au Groupe APICIL pour être indemnisé(e). Vous pourrez ainsi déclarer en ligne les arrêts de travail de vos salariés indemnisés par la Sécurité sociale (sauf invalidité). La déclaration d’incapacité/arrêt de travail reste à effectuer. En tant qu’employeur, chaque arrêt de travail de salarié(e) apporte son lot de démarches administratives obligatoires, chronophages et fastidieuses à réaliser. Vous êtes client(e) du Groupe APICIL ? Votre entreprise peut-elle bénéficier de ce service ?

Fiscalité et cotisations sociales liées à la prévoyance et aux indemnités

Quelles sont les règles fiscales applicables aux cotisations et aux prestations de prévoyance, ainsi que les avantages fiscaux et les obligations légales ? Notre expert en protection sociale, Pascal Ronzon, aborde en détail la fiscalité de la prévoyance : cotisations, prestations, avantages pour l'entreprise ou spécifiques aux travailleurs non salariés (TNS), stratégies d'optimisation fiscale...

Les cotisations de prévoyance représentent une opportunité fiscale notable pour les entreprises et les salariés. Dès lors que l’entreprise souscrit un contrat d’assurance collective prévoyance, elle rentre dans une niche fiscale. Pour les entreprises, les cotisations versées pour la prévoyance sont déductibles de l’impôt sur les sociétés (IS), permettant ainsi de réduire significativement la charge fiscale globale. Du côté des salariés, ces cotisations ne sont pas imposables lorsqu’elles sont prises en charge par l’employeur, sous réserve de respecter un formalisme strict, lors de la mise en place du contrat, sauf dans le cadre d’un régime conventionnel en recommandation.

Le contrat doit tout d’abord être collectif et obligatoire. Il existe trois formes juridiques : la décision unilatérale de l’employeur (DUE), l’accord collectif d’entreprise, le référendum. Un contrat de prévoyance est assimilé à des dépenses de personnel mais pour rendre déductible la cotisation, il doit entrer dans le cadre de l’article 39 du Code Général des Impôts (CGI). Pour être déductibles, les cotisations doivent répondre à certains critères.

Les indemnités complémentaires « maladie, maternité, accident du travail », versées pendant le contrat de travail, sont soumises aux cotisations de la Sécurité sociale, à la CSG et à la CRDS (CSS, art. R. 242-1). Les prestations versées au titre de la prévoyance sont soumises à la Contribution Sociale Généralisée (CSG) et à la Contribution au Remboursement de la Dette Sociale (CRDS). Il n’existe pas de taux unique pour la CSG. Elle est à la charge du salarié et est due dès le premier euro.

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Il n’en demeure pas moins que les Indemnités journalières versées par la CPAM sont toujours exonérées de charges sociales. Ce qui n’est pas le cas pour les IJ complémentaires versées par un régime de prévoyance. À la différence des cotisations prévoyance, le complément de revenu versé au salarié dans le cadre de la mensualisation est soumis aux charges sociales. En outre, seule la part des indemnités complémentaires correspondant à la contribution de l’employeur est assujettie aux charges sociales.

Cas spécifiques et travailleurs non salariés (TNS)

La loi Madelin permet aux travailleurs non salariés (TNS) de déduire de leur revenu imposable les cotisations versées sur un contrat de prévoyance Madelin. Les cotisations versées sont déductibles dans la limite d’un plafond fixé à 3 % de huit PASS (soit 11 128,32 € en 2024). Les rentes de prévoyance, qu’elles soient à titre gratuit ou onéreuses, sont soumises à l’impôt sur le revenu, avec des abattements spécifiques. Par exemple, les rentes à titre gratuit bénéficient d’un abattement de 10 % au titre des frais professionnels.

Pratiques opérationnelles : démarches à effectuer et outils

Vous êtes en arrêt de travail ? Salariés et indépendants clients APICIL, il est essentiel de connaître les démarches à suivre pour obtenir les indemnités journalières auxquelles vous avez droit. Pourquoi est-il essentiel de déclarer un arrêt de travail ? Pour bénéficier des prestations versées par la Sécurité sociale et éventuellement du complément de salaire, il est nécessaire d’effectuer votre déclaration dans un certain délai.

Celui-ci devra également remplir une attestation de salaire, qu’il enverra à votre caisse d’Assurance Maladie. Cette étape est primordiale pour déterminer le montant de vos indemnités journalières qui pourront vous être versées. Le Groupe APICIL examinera votre situation et vous demandera des pièces justificatives pour compléter votre dossier.

Choisir et adapter un contrat de prévoyance

Nos experts vous accompagnent dans l’élaboration d’un contrat de prévoyance collective à la carte APICIL TOTEM adapté au profil de votre entreprise et de vos salariés. La prévoyance entreprise modulaire et interprofessionnelle pour tous vos salariés. Pourquoi choisir la prévoyance collective APICIL TOTEM ?

La mensualisation consiste à verser un salaire mensuel en fonction d’un emploi, d’un temps de travail et d’un taux horaire ou d’un forfait journalier. Autrement dit, la mensualisation permet au salarié de percevoir de la part de son employeur la même rémunération chaque mois indépendamment du nombre de jours dans le mois. Cependant, en assurance, le terme « mensualisation » signifie une réalité différente.

Lorsque l’entreprise met en place un contrat de mensualisation avec son assureur, l’employeur cherche à vouloir protéger l’entreprise des fluctuations financières correspondantes aux arrêts de travail. Le contrat de mensualisation consiste alors à prendre en charge les obligations légales de maintien de salaire et uniquement ces obligations. Le contrat consiste à rembourser à l’employeur le maintien de salaire effectué auprès du salarié absent.

Aspects pratiques et conseils

Il est possible pour les entreprises d’optimiser la fiscalité sur le versement des IJ complémentaires.
Étant souscripteur du contrat, c’est à l’entreprise et non au salarié de se charger de cette formalité.
Plus la durée de la franchise est courte, plus le coût du contrat de prévoyance est élevé.
Des dispositifs conventionnels peuvent améliorer ce cadre légal.
Pour plus d’informations et une assistance personnalisée, pensez à contactez nos experts en protection sociale afin qu’ils vous accompagnent dans vos démarches.

La particularité fiscale des frais d'obsèques.

Risques, chiffres et contexte

En France, le nombre d’arrêts de travail augmente régulièrement d’environ 4 % par an depuis 10 ans. Les maladies chroniques représentent une part importante des pathologies qui réduisent la capacité physique à travailler. Le taux national d’absentéisme progresse et le montant de l’indemnisation de l’arrêt de travail représente 18 milliards d’euros.

Il peut arriver qu’une entreprise veuille changer d’assureur. Au moment de la souscription d’un nouveau contrat d’assurance, il est alors possible que l’organisation ait des « encours », à savoir des arrêts de travail en cours. En cas d’invalidité d’un salarié, l’évaluation des prestations est différente selon les organismes. La Sécurité sociale estime la pension à verser en prenant en compte les 10 meilleures années de salaire.

Points clés à retenir

Pour l’employeur, le maintien de salaire est une obligation légale qui ne peut pas être financé par le salarié.
C’est le salaire brut du salarié qui sert de base au calcul des indemnités, dans la limite du plafond légal.
Les indemnités journalières versées par la Sécurité sociale sont imposables en tant que revenus de remplacement, mais les IJ de la CPAM restent exonérées de charges sociales.
Le contrat de prévoyance collective APICIL TOTEM propose le service Prest’IJ : dématérialisation et simplification des démarches.
Le recours à une assurance de mensualisation permet à l’employeur de sécuriser financièrement ses obligations de maintien de salaire.

Vous avez un doute sur votre contrat d’assurance ? Pour plus d’informations et une assistance personnalisée, pensez à contactez nos experts en protection sociale afin qu’ils vous accompagnent dans vos démarches.

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