Embaucher un Salarié en Auto-Entreprise : Légalité, Avantages et Inconvénients

Si l'auto-entreprise (ou micro-entreprise) est à l'origine conçue pour les activités complémentaires ou ne nécessitant pas de main d'œuvre, néanmoins un auto-entrepreneur peut embaucher un salarié ! En effet, aucune réglementation n’empêche un micro-entrepreneur de recruter. Théoriquement, il est donc tout à fait possible pour un micro-entrepreneur d’employer un salarié.

Pour vous aider à prendre votre décision, nous faisons le point sur les avantages et les inconvénients de l'embauche en auto-entreprise et vous donnons quelques astuces.

Pourquoi Embaucher un Salarié en Tant qu'Auto-Entrepreneur ?

Bien que le statut d'auto-entrepreneur soit simplifié, il permet tout de même l’embauche sous certaines conditions et en respectant certaines formalités administratives et sociales. Embaucher un salarié peut présenter quelques avantages pour la micro-entreprise. Notamment, l’embauche du salarié permet de maintenir le rythme, particulièrement face à une période de forte demande.

Il existe certaines situations dans lesquelles embaucher un salarié peut être une opération intéressante :

• En cas de besoin ponctuel de main-d’œuvre : cela peut vous permettre de décrocher un nouveau marché, ou par exemple de répondre à une demande plus forte pendant les fêtes. Il est clair qu’il serait dommage de s’en priver.
• Dans l’optique d’un changement de statut : si vous frôlez chaque année le plafond du chiffre d’affaires, peut-être envisagez-vous de faire grandir votre structure. Embaucher avant de changer de statut peut vous permettre de tester cette stratégie avant de vous lancer. En effet, s’il est facile de passer de la micro-entreprise à un autre statut, il est en revanche plus difficile de faire marche arrière.

Embaucher un salarié peut être une nécessité pour développer son activité, augmenter sa capacité de production ou offrir de nouveaux services. Recruter un salarié permet également à l'auto-entrepreneur de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en déléguant certaines missions.

Lire aussi: Auto-Entrepreneur : Cumul de Statuts

Les avantages d'embaucher sont :

• Augmentation de la capacité de travail : Un salarié peut aider à augmenter la production ou la prestation de services.
• Développement de l’activité : La possibilité de prendre en charge de nouveaux projets ou d’élargir la gamme de services.
• Délégation : Permettre à l’auto-entrepreneur de se concentrer sur le développement stratégique de l’entreprise.

Les Inconvénients de l'Embauche en Auto-Entreprise

Cependant, le statut d’auto-entrepreneur, conçu en 2009, visait avant tout les entrepreneurs souhaitant travailler seuls, ce qui le rend peu adapté au développement d’équipes. En pratique, embaucher un premier salarié en micro-entreprise peut donc s’avérer assez complexe. Mais, en pratique, l’auto-entreprise n’est clairement pas le statut le plus optimal pour embaucher.

Les inconvénients de l'embauche sont :

• Coûts salariaux : Salaires, charges sociales, et autres coûts liés à l’embauche.
• Gestion administrative : Complexité administrative accrue avec la gestion de la paie, des congés, et des déclarations sociales.
• Responsabilité légale : L’auto-entrepreneur devient employeur avec toutes les responsabilités que cela implique.

D’autre part, avec le statut auto-entrepreneur vous ne pouvez déduire aucune charge. De ce fait, si vous n’avez pas opté pour le versement libératoire de l’impôt sur le revenu, celui-ci est calculé à partir de votre chiffre d’affaires après un abattement forfaitaire calculé selon votre activité. Dans les deux cas, les frais inhérents à l’embauche d’un salarié ne sont pas pris en compte.

Il faut en effet considérer :

Lire aussi: Deux Entreprises Auto-Entrepreneur

• la rémunération mensuelle ;
• les cotisations patronales ;
• les cotisations sociales ;
• les dépenses liées à l’achat de matériel (bureau, ordinateur, fournitures, etc.) ;
• et autres frais.

Il est important de noter que le régime de l’auto-entreprise est caractérisé par des seuils de chiffre d’affaires à ne pas dépasser, au risque d’être automatiquement basculé vers le régime réel d’imposition. Or, l’embauche d’un salarié aura forcément pour conséquence une augmentation du chiffre d’affaires. Compte tenu des bénéfices réalisés par un auto-entrepreneur, ces coûts peuvent s’avérer excessifs.

Voilà pourquoi l’embauche n’est pas nécessairement la meilleure solution pour un micro-entrepreneur.

Les Formalités d'Embauche

Embaucher un salarié est une tâche complexe qui nécessite de respecter certaines formalités pour rester dans la légalité. Le processus d'embauche pour un auto-entrepreneur est similaire à celui des autres entreprises. Cependant, étant donné que le statut de micro-entreprise est conçu pour une activité individuelle, l'auto-entrepreneur peut ne pas maîtriser toutes les obligations liées à l’embauche.

L'auto-entrepreneur a la possibilité d'embaucher un salarié dans le cadre d'un contrat de travail classique, que ce soit à temps plein ou à temps partiel. Ce contrat peut être soit un Contrat à Durée Indéterminée (CDI), soit un Contrat à Durée Déterminée (CDD).

Il doit notamment respecter certaines formalités, telles que la déclaration préalable à l’embauche, la rédaction d’un contrat de travail, ainsi que l’ouverture d’un registre unique du personnel.

Lire aussi: Auto-Entrepreneur et Société : Comment Cumuler ?

La Déclaration Préalable à l'Embauche

Tout d'abord, il convient de réaliser la Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE). Celle ci peut être réalisée en ligne ou par courrier. Cette déclaration indispensable permet d'effectuer toutes les démarches suivantes :

• votre demande d'immatriculation à la sécurité sociale s'il s'agit d'une première embauche
• la demande d'immatriculation du salarié à la sécurité sociale ou au régime des salariés agricoles s'il s'agit de son premier emploi
• la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage
• la demande d'adhésion à la médecine du travail
• la demande pour la visite médicale d'embauche

Information importante : Le micro-entrepreneur doit effectuer la Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) dans les 8 jours précédant l'embauche du salarié. Il est également tenu de transmettre le dossier au Centre de Formalités des Entreprises (CFE) compétent.

L'immatriculation à la Caisse de Retraite Complémentaire

Vous devez ensuite vous immatriculer auprès d'une caisse de retraite complémentaire pour que votre employé puisse cotiser.

La Rédaction du Contrat de Travail

Vous devez également rédiger un contrat de travail ou une lettre d'embauche mentionnant les termes d'application du contrat (lieu, dates, horaires, missions, salaire…). Le contrat de travail établit la relation entre l'employeur et son salarié, créant un lien de subordination entre eux. Le salarié s’engage à accomplir les missions pour lesquelles il a été recruté, tandis que l’employeur s’engage à le rémunérer.

Le contrat doit inclure toutes les informations obligatoires, notamment :

• Le lieu d'exercice de l'activité ;
• La date de début du contrat (ainsi que la date de fin pour un CDD) ;
• La description des missions assignées ;
• La rémunération.

L'ouverture d'un Registre Unique du Personnel

Enfin, il vous faut ouvrir un registre unique du personnel comportant, pour chaque employé :

• les informations sur son identité
• les dates d'embauche et de départ
• les contrats de travail

Les informations doivent être conservées pendant une durée minimale de 5 ans à compter de la date de départ de l'employé.

Les Formalités Après Embauche

Après l'embauche, vous devrez chaque mois établir la fiche de salaire et fournir les documents de fin de contrat (attestation France Travail, solde de tous comptes) au départ du salarié.

Tous ces documents étant strictement encadrés par la loi, il vous faudra soit vous équiper d'un logiciel spécifique, soit passer par un cabinet comptable pour être sûr d'être en règle si vous ne maîtrisez pas suffisamment le sujet. Le contraire pourrait s'avérer lourd de conséquences.

Obligation d’Information du Salarié

L'auto-entrepreneur doit organiser une visite d'information et de prévention, qui remplace, si nécessaire, la visite médicale d'embauche.

Alternatives à l'Embauche d'un Salarié

Plutôt que d’embaucher un salarié, l’auto-entrepreneur peut se tourner vers d’autres options comme :

• la solution TESE
• la sous-traitance
• le portage salarial
• le contrat d'intérim

Le TESE (Titre Emploi Service Entreprise)

La première solution, consiste à utiliser le TESE (Titre Emploi Service Entreprise). Destiné à simplifier les démarches d’embauche pour les petites entreprises, ce service est particulièrement adapté aux contrats de courte durée mais fonctionne également pour les CDI. Pour utiliser ce service, il suffit d’adhérer sur le site internet www.letese.urssaf.fr. Pour chaque nouvelle embauche, vous devez la déclarer au plus tôt dans les 8 jours avant le début du contrat, au plus tard le jour même de l’embauche, par le biais d’un volet d’identification du salarié dont un exemplaire doit être remis à l’employé.

Les formalités suivantes sont alors accomplies automatiquement :

• déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
• contrat de travail
• calcul des rémunérations et des cotisations sociales
• certificat de travail
• déclarations sociales nominatives (DSN) déclarations destinées à France Travail
• déclarations destinées à la caisse de congés payés
• bulletins de paie
• attestation fiscale pour les salariés
• prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu

La Sous-Traitance à un Autre Indépendant

Selon votre activité, vous pouvez également sous-traiter à un autre auto-entrepreneur. Attention toutefois, si votre sous-traitant ne travaille que pour vous, cela sera considéré comme du salariat déguisé. Dans ce cas, celui-ci sera automatiquement considéré comme un employé en CDI, avec toutes les formalités que cela implique pour vous.

Le Portage Salarial

Une autre solution est de passer par une entreprise de portage salarial. Ce nouveau mode de travail qui a le vent en poupe est caractérisé par une relation tripartite : le porté (votre employé), la société de portage et vous. Comme dans une relation entre indépendants, vous négociez les termes du contrat directement avec votre employé. Vous passez ensuite par la société de portage pour la contractualisation qui s’occupe d’établir les bulletins de salaire et vous adresse une facture de prestations. Cela vous permet de n’avoir aucune formalité administrative à accomplir et le contrat peut débuter très rapidement.

Vous pouvez recourir au portage salarial pour des tâches occasionnelles ne relevant pas de votre activité normale et permanente ou pour une prestation ponctuelle nécessitant une expertise dont vous ne bénéficiez pas. Il est interdit d'effectuer en portage salarial des prestations de services à la personne (garde d'enfant, travaux ménagers, soutien scolaire, jardinage chez un particulier...).

L’Intérim

Enfin, vous avez la possibilité de passer par une société de placement en intérim. Les candidats sont filtrés par la société selon leur profil et vos exigences, ce qui vous fait gagner du temps pour le recrutement. Tout comme la société de portage, la société de placement en intérim gère les formalités administratives et les salaires. Elle vous adresse ensuite une facture de prestations.

Le Recrutement de Stagiaires et d'Apprentis

Généralement l’embauche sera effectuée en CDD ou en intérim. Sachez aussi que, même en micro-entreprise, il est possible de prendre un stagiaire, ce qui nécessite souvent moins de démarches qu’un salarié et revient moins cher. Toutefois, il est essentiel de respecter certaines règles pour que le recours à un stagiaire ne passe pas en salariat déguisé.

L'accueil d'un stagiaire dans une micro-entreprise implique moins de formalités que l'embauche d’un salarié. Cependant, le recours à un stagiaire est également soumis à des règles légales. Le stagiaire ne doit pas être utilisé pour remplir un besoin de personnel salarié, car le stage a pour objectif l'apprentissage et la formation dans le cadre d'un programme éducatif.

Le stagiaire signe une convention de stage, et non un contrat de travail. Cette convention est un accord tripartite signé par le micro-entrepreneur (en tant que tuteur), le stagiaire, et l'établissement de formation. Le stage est limité à 6 mois par année scolaire, et un micro-entrepreneur peut encadrer jusqu'à 3 stagiaires simultanément. Un délai de carence est également requis entre deux stagiaires sur le même poste, égal à un tiers de la durée du stage précédent.

De plus, une gratification est obligatoire pour les stages de plus de 2 mois, ou pour ceux qui comptabilisent au moins 44 jours de 7 heures. Cette gratification ne peut être inférieure à 4,35 € par heure de stage.

Attention : bien que les démarches pour recruter un stagiaire soient plus simples que pour un salarié, l'auto-entrepreneur doit tout de même tenir les registres légaux du personnel.

Un auto-entrepreneur peut également embaucher un apprenti dans le cadre d’un contrat d’apprentissage, destiné à l’obtention d’un diplôme ou titre professionnel (CAP, Bac Pro, BTS). Ce contrat est accessible aux :

• jeunes de 16 à 29 ans,
• personnes jusqu’à 34 ans si elles préparent un diplôme supérieur à celui déjà obtenu ou si leur précédent contrat a été interrompu pour des raisons indépendantes de leur volonté,
• mineurs de 15 ans ayant terminé leur 3ème, sur dérogation,
• travailleurs handicapés, sportifs de haut niveau, et candidats à la création ou reprise d’entreprise, sans limite d’âge.

L’apprenti est employé pour 35 heures par semaine et bénéficie de 5 semaines de congés payés par an.

Aides à l’Embauche

Un entrepreneur qui répond aux critères requis peut bénéficier de certaines aides à l’embauche, telles que :

• le contrat d’apprentissage,
• le contrat de professionnalisation,
• les aides à l’embauche de personnes en situation de handicap.

Cumul du Statut de Salarié et d'Auto-Entrepreneur

Vous pouvez en principe cumuler votre statut de salarié avec celui de micro-entrepreneur. En revanche, votre contrat de travail peut limiter ou empêcher l'exercice d'une activité accessoire.

En tant que salarié, vous êtes soumis au principe de loyauté envers votre employeur. Cela signifie que vous avez un devoir de confidentialité, de fidélité et de non-concurrence. Votre devoir de non-concurrence implique que vous ne pouvez pas créer une entreprise pendant la durée de votre contrat de travail qui pourrait être en concurrence avec votre employeur.

Il est possible que vous ayez dans votre contrat de travail une clause d'exclusivité. Cette clause vous empêche d'avoir une activité en parallèle de votre travail en tant que salarié. Dans ce cas-là, vous ne pourrez pas cumulez le statut de salarié avec celui de micro-entrepreneur.

Attention Si vous ne respectez pas ces conditions, vous êtes susceptible d'être licencié pour faute lourde ou faute grave.

Tableau Récapitulatif : Micro-Entrepreneur vs Salarié

En conclusion, un auto-entrepreneur peut parfaitement embaucher un salarié, un stagiaire ou un apprenti. Cependant, il doit être conscient des responsabilités et des formalités administratives que cela implique. Ce choix doit être mûrement réfléchi en fonction des besoins et des capacités financières de la micro-entreprise.

balises: #Entrepreneur

Articles populaires:

• Avantages et Inconvénients
• Auto-Entrepreneur : Corriger les erreurs de votre Code APE
• Aides gouvernementales aux PME
• Éviter de payer une franchise auto : Nos conseils
• Destruction créatrice et entrepreneuriat