CA Techne : la PME sans horaires — fonctionnement et concept

Les PME ou petites et moyennes entreprises sont le pilier de l’économie française. Derrière cet acronyme se cache une part majeure de l’activité du pays et des millions d’emplois. Les PME représentent 99,8% des entreprises et fournissent près de 7 emplois sur 10. Elles réalisent 43% de la valeur ajoutée et un tiers des exportations nationales. Portées par un environnement favorable, les PME représentent un véritable projet à dimension humaine pour de nombreux entrepreneurs.

Qu’est‑ce qu’une PME et comment la définir ?

Selon la définition officielle en vigueur en France, une PME est une entreprise indépendante employant moins de 250 personnes et dont le chiffre d’affaires annuel n’excède pas 50 millions d’euros ou un total de bilan inférieur à 43 millions d’euros. La PME est une société qui compte moins de 250 salariés et a un chiffre d’affaires annuel qui n’excède pas 50 millions d’euros ou un total de bilan inférieur à 43 millions d’euros. Les petites et moyennes entreprises ne doivent pas être confondues avec les TPE (très petites entreprises) et les ETI (entreprises de taille intermédiaire).

Les TPE sont des entreprises dont le nombre de salariés est inférieur à 10 et qui réalisent un chiffre d’affaires annuel ou un total de bilan inférieur à deux millions d’euros. La plupart des TPE sont des micro‑entreprises. L’ETI regroupe entre 250 et 4 999 salariés, avec un chiffre d’affaires inférieur à 1,5 milliard d’euros. La distinction permet d’adapter les politiques économiques et fiscales selon la taille de l’entreprise.

Fonctionnement d’une PME « sans horaires » : concept et enjeux

La gestion du temps dans les petites entreprises contribue à maximiser la productivité des employés. Dans une entreprise avec peu de personnel, le temps est précieux. Le contrôle horaire permet d’améliorer la gestion du temps pour les petites entreprises, ainsi que la planification et l’organisation des employés dans leurs journées de travail. L’absence de gestion du temps de travail dans les petites entreprises peut mener au syndrome d’épuisement professionnel, voire à des arrêts maladie. La meilleure manière de lutter contre ces problèmes est de maintenir le personnel motivé et satisfait.

La gestion du temps de travail dans les PME est obligatoire, quelle que soit leur taille, bien que certaines organisations tardent encore à s’y conformer. La gestion du temps de travail des PME est obligatoire selon le Code du Travail. L’obligation d’enregistrer les heures de travail ne dépend pas de l’effectif de l’entreprise. Elle s’applique dès le premier salarié, y compris pour les TPE et les PME de moins de 10 personnes. Ces documents doivent être tenus à disposition de l’inspection du travail pendant 1 an, porté à 3 ans pour les salariés en forfait jours, conformément à l’article D3171-16 du Code du Travail.

La PME « sans horaires » : flexibilité et responsabilités

Une PME sans horaires formels repose sur la confiance, la flexibilité et des outils adaptés. La digitalisation du contrôle horaire permet aux petites entreprises d’utiliser une application mobile ou un portail web pour enregistrer les heures de travail. Ainsi, les employés peuvent continuer à enregistrer leurs horaires, qu’ils travaillent à distance, au bureau ou en déplacement. En un clic, ils peuvent accéder à leur calendrier de travail, demander des congés ou enregistrer leurs heures de travail.

Dans une grande entreprise, la gestion du temps de travail s’appuie souvent sur un service RH dédié et des outils déjà en place. En PME, la mise en place reste plus simple qu’il n’y paraît. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles la gestion du temps de travail peut être bénéfique pour les petites entreprises, surtout avec une méthode adaptée. Les contrôles de l’inspection du travail existent, et nombreux sont ceux qui sont pénalisés pour non-respect de la réglementation.

Outils recommandés pour piloter une PME sans horaires

Un logiciel de gestion du temps pour les petites entreprises reste l’une des façons les plus efficaces d’y parvenir. Nous avons vu que l’utilisation d’un logiciel GTA est l’une des solutions les plus efficaces pour la gestion du temps dans les PME. Un logiciel de gestion du temps pour PME est accessible depuis différents appareils, via un ordinateur, une application mobile ou une tablette. Le programme doit être d’un design moderne et adaptable aux divers appareils actuels. En outre, un stockage en cloud garantit la sécurité des données. Non seulement les données sont protégées des pertes.

De nos jours, un logiciel de gestion du temps pour PME doit être facile à mettre en œuvre et à utiliser pour tous. Au départ, l’objectif peut être de se conformer à la législation. Toutefois, les fonctionnalités avancées de ce type de logiciel facilitent la gestion RH. L’utilisation d’un programme de gestion du temps pour petites entreprises présente aussi des avantages pour les employés.

Automatisation des plannings : un autre moyen de gagner du temps dans la gestion des plannings pour les petites entreprises est l’automatisation.
Accessibilité multi‑appareils : application mobile, portail web ou tablette pour enregistrer les heures.
Stockage cloud : sécurité et conservation de l’historique des informations pour répondre aux contrôles et litiges.
Simplicité d’implémentation : solutions prêtes à l’emploi pour TPE qui se mettent en place en quelques heures.

Bien qu’il soit le moins recommandé, de nombreuses PME utilisent encore des feuilles de papier pour enregistrer les heures. Les feuilles de gestion du temps en Excel ne sont pas une mauvaise solution pour les petites entreprises, mais elles comportent deux inconvénients majeurs. D’abord, les erreurs de saisie sont fréquentes. Un tableau Excel suffit-il légalement pour suivre le temps de travail ? Oui, à condition qu’il permette de comptabiliser fidèlement les heures effectuées et qu’il reste disponible en cas de contrôle.

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Solutions matérielles et logicielles : avantages et limites

Les machines de pointage à cartes perforées, bande magnétique ou lecteur de cartes sont obsolètes et incompatibles avec le télétravail. Comme on peut le constater, certaines de ces options restent valables ponctuellement, mais aucune n’est réellement adaptée aux évolutions actuelles du droit du travail et des usages en entreprise. Les petites entreprises sont pourtant les moins équipées en système de gestion des horaires. Il existe pourtant sur le marché des solutions qui apportent un bon niveau de fonctionnalité, à un coût abordable pour les TPE. Elles assurent ainsi l’enregistrement indiscutable des pointages, le calcul sans erreur des temps travaillés, et le suivi des absences. Elles conservent l’historique des informations et fournissent les rapports indispensables en cas de litige.

Avec son offre Zenitine destinée aux TPE-TPI, Horoquartz constate assez régulièrement que la décision d’achat d’une pointeuse intelligente par une TPE résulte d’un incident qui vient de se produire : une contestation d’un salarié dans le meilleur des cas, un contrôle de l’inspection du travail ou de l’URSSAF, et au pire un dossier perdu aux prud’hommes pour des questions de temps de travail. Dans la plupart des cas, les conséquences financières de ces incidents sont très largement supérieures au coût d’un système de gestion des temps. Vu les avantages et le temps économisé, cela se révèle économique sur le long terme.

Organisation interne et bonnes pratiques

La gestion de la PME concerne l’ensemble des activités liées à la planification, la coordination et le contrôle des ressources (financières, humaines, matérielles, informatiques) pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Bien gérer une PME permet d’optimiser l’utilisation de ses ressources, qu’il s’agisse du personnel, des matières premières ou des équipements. Un gestionnaire compétent favorisera l’amélioration de la productivité en mettant en place des processus et des méthodes de travail optimisés.

Établir des règles claires sur l’enregistrement des heures et les demandes d’absences.
Choisir un logiciel simple et adapté à la taille de la PME, facile à déployer et à utiliser.
Former les collaborateurs à l’outil choisi pour garantir la fiabilité des données.
Conserver l’historique et générer des rapports réguliers pour anticiper les risques.
Maintenir le personnel motivé : prévenir l’épuisement et encourager l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle.

Il existe de nombreuses compétences qu’un gestionnaire de PME doit développer pour assurer sa performance et celle de l’entreprise. La capacité à prendre des décisions stratégiques et bien informées est cruciale pour le développement de l’entreprise. Dans un monde où les imprévus sont fréquents, savoir anticiper et gérer les risques est essentiel pour préserver la santé financière de l’entreprise. Un des rôles majeurs d’un gestionnaire est aussi d’aider ses collaborateurs à se développer professionnellement.

Comment gérer les temps de travail de ses salariés dans une PME ?

Digitalisation, automatisation et outils no‑code pour la PME moderne

Les PME doivent s’appuyer sur la digitalisation (logiciels de gestion, CRM, cloud, data…) et les dispositifs publics d’aide pour soutenir leur développement. L’avenir des PME passe aussi par la transition digitale. Pour stimuler leur développement, les PME doivent investir en priorité dans des ressources qui soutiennent leur croissance, y compris l’amélioration de l'automatisation des processus commerciaux et des tâches administratives.

Les outils no‑code et low‑code permettent de créer des solutions internes sans compétences techniques importantes. Les outils no‑code de gestion de données permettent justement de créer facilement vos propres outils de gestion de données personnalisés de manière extrêmement puissante et intuitive. Airtable, utilisé par plus de 300 000 structures à travers le monde, est l’outil le plus connu. Baserow (outil accessible) est une solution européenne open-source, plus abordable. Zapier permet de réaliser une première automatisation en moins d'une heure. Make, n8n, Power Automate ou Convertigo sont d'autres options selon le niveau d'expertise souhaité.

Un CRM tout‑en‑un pour les PME permet de rassembler les fonctionnalités de marketing, de vente, de service client et de commerce sur une seule plateforme. Gagnez du temps grâce à une configuration simple et des conseils intégrés. Mettez en œuvre une IA clé en main pour votre entreprise. Et ce sans avoir de compétences techniques.

Créer une PME : démarches administratives et aides

La création d'une petite ou moyenne entreprise (PME) implique de la planification, des prises de décisions financières importantes et la compréhension des clés de la réussite. Avant de procéder à la création de la PME, il est recommandé de préparer son projet d’entreprise : faire une étude de marché, établir un budget prévisionnel, élaborer un business plan. L’objectif étant de déterminer le nombre de salariés nécessaire, la forme juridique à adopter, les financements à demander.

Sélectionnez la forme juridique la plus adaptée à votre projet (par exemple, SARL, SAS, entreprise individuelle). Une PME peut prendre la forme, selon le choix du futur entrepreneur, d’une SARL, d’une SAS, d’une SA ou d’une entreprise individuelle. Pour créer cette société, des formalités obligatoires doivent être réalisées : ouvrir un compte bancaire au nom de la société, rédiger des statuts, choisir un siège social et nommer le ou les dirigeants, publier un avis de création dans un journal d’annonces légales, déposer le montant du capital social sur le compte bancaire de la société.

La demande d'immatriculation doit s'effectuer auprès du Greffe du Tribunal de Commerce. La constitution du dossier nécessite : les statuts de la société, l’avis de publication dans le journal d’annonces légales, un formulaire Cerfa de création d’une personne morale, l’attestation de dépôt des fonds sur le compte bancaire de la société, la déclaration des bénéficiaires effectifs, un justificatif d’occupation régulière des locaux, l’identité du ou des dirigeants, un justificatif d’identité. Pour les dirigeants, une attestation de non-condamnation et de filiation doit également être jointe.

Depuis le 1er janvier 2023, l’ensemble des démarches de création d’entreprise s’effectue auprès du Guichet unique du site de l’INPI. Procédez à l’immatriculation de votre entreprise sur le guichet unique de l’INPI. Il vous suffit de vous connecter à la plateforme, de sélectionner la démarche qui vous intéresse (en l’occurrence création d’entreprise), de compléter le formulaire en ligne et de transmettre vos justificatifs au format numérique. A noter : à partir du 1er janvier 2023, il n’est plus possible de réaliser vos démarches administratives dans un centre de formalités des entreprises (CFE).

Aides financières et dispositifs d’accompagnement

Pour aider les futurs entrepreneurs à créer leur PME, différentes aides peuvent leur être accordées. L’ARCE (aide à la reprise et à la création d’entreprise) est une aide financière octroyée par Pôle emploi correspondant, en moyenne, à 45% du montant des allocations chômage restantes dues à la date de début d’activité de la PME. Le prêt à la création d’entreprise est un prêt d’un montant de 2 000 euros à 7 000 euros sur cinq ans destiné aux entreprises en phase de création quel que soit le secteur d’activité. Le contrat Cape (contrat d’appui au projet d’entreprise) prend la forme d’un accompagnement à la création ou à la reprise d’une entreprise.

Les PME doivent s’appuyer sur les dispositifs publics d’aide, la fiscalité favorable et les incitations à l’innovation pour soutenir leur croissance. A noter : Les PME peuvent accéder à une réduction de l’impôt sur les sociétés (IS) à 15 %, à condition de générer un chiffre d’affaires inférieur à %%taux_réduit_IS_condition_CA%% d’euros.

Défis à surmonter et facteurs de succès

Les PME font face à des défis : accès aux financements, cybersécurité, expansion internationale, adaptation aux interactions numériques des clients. Accéder aux ressources financières nécessaires pour se développer, innover et investir peut s’avérer difficile pour les PME. L’expansion internationale est un défi majeur pour les PME, qui doivent surmonter des barrières linguistiques, culturelles et réglementaires avec des ressources limitées. La cybersécurité représente également une menace croissante pour les petites et moyennes entreprises.

Malgré les défis auxquels elles sont confrontées, les PME bénéficient d’un environnement de plus en plus favorable pour soutenir leur croissance. S’appuyant souvent sur des réseaux d’affaires régionaux, les PME bénéficient d’une agilité et d’une réactivité dont les grands groupes ne disposent pas toujours. Leur taille humaine facilite la prise de décision rapide et le contact direct avec les clients. Leur fonctionnement souple leur permet de s’adapter rapidement aux nouveaux besoins du marché et de personnaliser leurs offres avec flexibilité.

Recommandations pratiques

Prioriser l’automatisation des tâches administratives et RH pour gagner en temps et en fiabilité.
Choisir des outils adaptés à la taille de l’entreprise et faciles d’usage pour les équipes.
Protéger les données et investir dans la cybersécurité adaptée aux PME.
Former les dirigeants et managers aux outils digitaux et aux bonnes pratiques de gestion du temps.
Utiliser les dispositifs publics d’aide et les offres d’accompagnement pour alléger les risques financiers.

Les PME sont certes petites par la taille, mais elles ont un grand cœur et peuvent avoir un impact considérable. Les spécialistes en gestion d'entreprise et les économistes vous diront que leur pouvoir vient du fait que l'économie ne peut accueillir qu'un nombre limité de grandes entreprises, ce qui ouvre un marché de longue traîne pour les PME. La seule façon de faire prospérer une organisation où tout doit aller vite, c'est en constituant une équipe de personnes qui mettent du cœur à l'ouvrage, puis de cultiver chez elles une passion pour ce que vous faites.

Catégorie	Salariés	Chiffre d’affaires / bilan
TPE	< 10	< 2 M€
PME	< 250	< 50 M€ / bilan < 43 M€
ETI	250-4 999	< 1,5 Md€

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