Guide méthodologique pour la rédaction d’un cahier des charges d’ouverture de franchise

Le cahier des charges (CDC) est un guide essentiel pour la réalisation d'un projet. Créé durant la phase n°1 du cycle en V, il sert de document de référence pour communiquer les attentes et objectifs du projet à toutes les parties prenantes. Il permet de s’assurer que tout le monde a une compréhension claire et commune des attentes. Le CDC est un outil de pilotage qui définit clairement les besoins et les spécifications d’un projet. Il sert souvent de référence contractuelle entre le client et le prestataire.

Pourquoi un cahier des charges pour une franchise ?

Le cahier des charges en franchise est un outil de cadrage du concept et d’aide à la décision. Son objectif ? Définir le positionnement du concept sur le marché des réseaux. Il synthétise la proposition de valeurs d’un réseau en termes d’offre et de services. Le cahier des charges permet de travailler le discours que le franchiseur aura auprès des candidats à la franchise. Il pose les bases du futur contrat.

Ce qu’est un cahier des charges

Le cahier des charges est un document qui décrit les règles de gestion et de traitement dans le langage du métier. Il exprime un besoin métier qui est à la fois : nécessaire, réalisable, clair, vérifiable et cohérent. Le cahier des charges - ou périmètre détaillé - est le recueil des exigences fonctionnelles et non fonctionnelles demandées par la maîtrise d’ouvrage. Il exprime la demande en termes de besoins à satisfaire et de résultats attendus.

5 raisons de rédiger un bon CDC

• Un cahier des charges métier est l’antidote à l’ambiguïté, il oblige à être clair sur les concepts et les attentes vagues notamment lors de la rédaction d'un appel d'offres.
• Il sert à "discipliner" les réflexions des parties prenantes et encadrer les comportements par des processus et un document de référence.
• Il assure la clarté des objectifs, limite les dérapages de périmètre et fournit un cadre précis à la réussite du projet.
• Il permet de valider la faisabilité du projet en apportant des éléments concrets sur les fonctionnalités attendues et les contraintes techniques.
• Il évite les malentendus, structure les échanges et s’assure que toutes les parties prenantes parlent le même langage dès le départ.

Quand rédiger le cahier des charges ?

Le cahier des charges est rédigé en début de phase planification. À ce stade, vous avez rencontré les bénéficiaires du projet et documenté l’expression des besoins. Le CdC s’appuie donc sur les activités de recueil et d’analyse des besoins ou exigences métiers : spécifier et modéliser les exigences, vérifier les exigences, valider les exigences.

Qui rédige le CDC et comment impliquer les bons profils ?

Le CDC est rédigé par la maîtrise d’ouvrage (MOA). En pratique, le chef de projet coordonne cette rédaction. Il recueille les besoins auprès des parties prenantes, arbitre entre les demandes et met en forme le document. En tant que chef de projet, vous avez un rôle de chef d’orchestre pour coordonner la rédaction du CDC. Il s’agit d’un travail en équipe qui sera fortement utile pour produire un cahier des charges de qualité.

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Voici 4 principes pour réussir la corédaction :

• Vérifiez les compétences : Assurez-vous que l’équipe MOA dispose de toutes les compétences nécessaires pour rédiger le cahier des charges.
• Définissez les rôles et responsabilités : Clarifiez le rôle et les responsabilités de chaque membre de l'équipe pour déléguer la rédaction et la vérification.
• Favorisez la communication et la collaboration : Assurez-vous que les membres de l'équipe collaborent efficacement en respectant les délais de rédaction.
• Impliquez les futurs utilisateurs : Prenez en considération les avis de futurs utilisateurs durant la rédaction du CDC.

Tableau de correspondance rubriques / profils

Un responsable Qualité fait partie de l’équipe V&V. Le responsable Qualité peut être sollicité afin de valider la qualité du CDC. Il vérifie si celui-ci est complet, cohérent et conforme aux attentes.

Structurer le cahier des charges : principes et plan type pour cycle en V

Avec la quantité d’informations à insérer dans un cahier des charges, vous aurez besoin d’une structure cohérente pour organiser la rédaction et la lecture des différentes sections. Définissez le plan du cahier des charges et impliquez vos collaborateurs sur la rédaction des sections qui concernent leur domaine d’expertise.

Je vous propose un duo gagnant :

• Une structure claire : une organisation logique, bien définie, et des sections distinctes pour chaque aspect du projet.
• Des liens entre les sections : des références entre les différentes parties pour créer un ensemble cohérent.

Cette approche permet d'aborder les différents aspects du projet afin de bien préparer les équipes au travail quotidien qui devra être réalisé.

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6 étapes importantes à inclure pour un projet en cycle en V

1. Identification des besoins du client
2. Spécification des fonctionnalités
3. Définition des contraintes techniques
4. Établissement du planning et des ressources
5. Validation et tests
6. Gestion des risques

Trame en 8 étapes pour rédiger le CDC (conseils concrets)

Voici un exemple de trame à suivre pour rédiger un cahier des charges en 8 étapes :

Etape 1 : Description de l’état actuel

Il est essentiel que l’équipe décrive le fonctionnement global de l’organisation, les processus métiers concernés, ainsi que les équipements et systèmes en place. Cette description permettra de situer l’initiative dans son contexte, de comprendre l’importance du futur système et d’anticiper l’ampleur du changement qu’il induira pour l’organisation. Décrivez comment il est né, les besoins initiaux de l’entreprise, les avantages ou bénéfices espérés, le contexte technique, les aspects légaux si applicable.

Etape 2 : Objectif du projet

Exprimez les bénéfices attendus justifiant votre investissement. Soyez complet : votre initiative peut avoir de multiples objectifs et bénéfices, tous sont importants. Veillez à formuler ces objectifs de manière claire, mesurable et réaliste.

Etape 3 : Périmètre du projet

Quelles sont les limites de votre initiative ? En quoi consiste-t-il ? Où commence-t-il et où s’arrête-t-il ? Préciser ce qui ne fait pas partie du périmètre est tout aussi important que de définir ce qui sera réalisé. Cela permet d’éviter des malentendus ou des débats inutiles en cours de route.

Etape 4 : Spécifications fonctionnelles

Définissez chacun de vos objectifs et découpez-les en livrables. Vous pouvez par exemple découper une fonctionnalité en différentes transactions à exécuter. Les besoins fonctionnels identifiés doivent couvrir les domaines pertinents (offre, processus, services, interfaces, master data, documentation), chaque domaine faisant l’objet d’un livrable coordonné.

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Etape 5 : Spécifications techniques

Répondez aux questions : y a-t-il des contraintes techniques ? Devez-vous acquérir un nouveau progiciel ? A quel prix ? Devez-vous acquérir de nouveaux équipements ? Le réseau est-il suffisant ? Avez-vous les compétences internes ? Soyez le plus complet possible. Considérez la validation et la disponibilité des systèmes et réseaux comme Livrable 0 (L0) si le reste du projet en dépend.

Etape 6 : Les ressources

Estimez les besoins en ressources en vous appuyant sur les objectifs, livrables et spécifications. Construisez un plan de charge cohérent, en visualisant la répartition des ressources sur les différentes phases. Identifiez les coordinateurs, experts et équivalents temps plein nécessaires.

Etape 7 : Les délais

Donnez une idée claire des délais de chaque phase. Expliquez et justifiez les écarts éventuels par rapport à la charte. Un Gantt simplifié améliore la visibilité et la compréhension. Faites ressortir la date de livraison, c’est la date la plus importante pour la plupart des parties prenantes.

Etape 8 : Validation, test & gestion des risques

Précisez comment devront être organisés les tests et quels sont les niveaux de test attendus. Identifiez les risques et proposez des mesures d’atténuation pour garantir la réussite du projet. Le CDC sert de base pour préparer les spécifications, les tests et la validation du produit final.

Rubriques clés à détailler pour une franchise

Pour bien cadrer le concept franchise, le cahier des charges se construit en plusieurs blocs :

• Offre : définir ce que vous voulez proposer à vos futurs adhérents en termes de concept, de savoir-faire et de services.
• Profil des franchisés : définir les types de savoir-être, d’expérience, de compétences et de diplômes recherchés.
• Modalités de développement : définir la manière dont vous allez mettre en œuvre votre projet (stratégie d’expansion, plan média, outils de recrutement).
• Cadre juridique : définir le type de structure (franchise, licence de marque, concession).
• Équilibres financiers : cadrer le modèle économique des franchisés et du franchiseur, connaître le montant moyen de l’apport en fonds propres des partenaires.

Le cahier des charges permet aussi de voir toutes les choses auxquelles le franchiseur n’avait pas pensé. Il y a énormément d’éléments sur lesquels se pencher lorsqu’on lance son réseau de franchise ; l’élaboration du cahier des charges permet d’éviter les oublis.

Du CDC aux manuels opérationnels

Nous challengeons les jeunes réseaux d’abord sur leur concept, puis sur la phase de sécurisation et enfin sur le détail des procédures - c’est-à-dire la rédaction des manuels de savoir-faire. Un réseau homogène et solide découle d’un savoir-faire commun et clairement défini. Déterminez la chaîne de valeur : le cadre opérationnel du franchisé pour garantir la promesse client (tâches quotidiennes, méthodes de vente, ouverture du magasin, recrutement…), le support apporté par le franchiseur (formation, assistance et accompagnement).

Exemples pratiques et modèles utiles

Pour une entreprise qui se lance dans la création de site Internet ou d’outils numériques, réaliser un cahier des charges peut paraître fastidieux mais reste indispensable. Ce document doit présenter l'ensemble du projet, s'attacher à la charte graphique, à une description fonctionnelle et technique ainsi qu'aux prestations attendues. Plusieurs agences et ressources proposent des canevas et modèles à compléter pour exprimer ses besoins et attentes auprès d’un prestataire.

Bonnes pratiques synthétiques

• Rédigez clair et mesurable : objectifs quantitatifs et indicateurs de performance.
• Distinguez fonctionnel et technique et déléguez aux bonnes compétences.
• Documentez hypothèses, contraintes et hors périmètre.
• Prévoyez validation qualité (responsable Qualité, V&V).
• Conservez le CDC comme document évolutif et référentiel pendant toute la vie du réseau.

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