Fonctionnement du Tribunal de Commerce et le Rôle du Greffe

Le Tribunal de Commerce est une institution judiciaire essentielle pour les entreprises. Chaque tribunal de commerce comporte un greffe, qui est le point d’entrée unique dans la vie des sociétés. Le greffe a pour vocation d’assister les juges consulaires dans leurs missions.

Centre de Formalités des Entreprises (CFE)

Missions du Greffe du Tribunal de Commerce

Le Greffe du Tribunal de Commerce est un organe du tribunal en charge des formalités liées au fonctionnement de la juridiction et exerce un rôle de secrétariat auprès des juges. Par exemple, c’est lui qui gère les demandes d’assignation devant le tribunal, qui rédige les comptes-rendus de procès ou qui archive les actes de procédure.

En plus de ces missions communes à tous les greffes, le Greffe du Tribunal de Commerce a une fonction d’information auprès de certaines entreprises :

Il vérifie les dossiers d’inscription (ou immatriculation) des entreprises qui sont de son ressort.
Il effectue des rappels en cas de manquement à une formalité obligatoire.
Il gère le Registre de Commerce et des Sociétés (RCS) et le Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC).
Il délivre les extraits K (personne physique, comme les auto-entrepreneurs) et Kbis (personne morale).

Le Greffe et les Micro-Entrepreneurs

Le Greffe du Tribunal de Commerce est le Centre des Formalités des Entreprises (CFE) de tous les entrepreneurs agents commerciaux en France. Les micro-entrepreneurs qui exercent cette activité en font donc partie, y sont immatriculés et s'enregistrent sur le Registre des Commerces et des Sociétés (RCS).

Missions spécifiques pour les micro-entrepreneurs :

Centraliser les différentes déclarations : Recevoir et vérifier les formalités, tenir le registre du commerce et des sociétés (RCS) et le Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC), et informer les entreprises.
Vérifier les dossiers : Contrôler la déclaration et les pièces justificatives fournies.
Transmettre les informations aux organismes : Faire le lien avec les différentes administrations sociales et fiscales (impôts, INSEE, etc.).
Assister si besoin : Conseiller les entreprises qui sont de son ressort, dont les agents commerciaux qui ont créé leur micro-entreprise.

Le Greffe du Tribunal de Commerce fait partie des Centres de Formalités des Entreprises. À ce titre, il doit conseiller les entreprises qui sont de son ressort, dont les agents commerciaux qui ont créé leur micro-entreprise. Il propose ainsi des formations et des ateliers sur les formalités administratives pour ces métiers.

Vous souhaitez vous faire accompagner ? Prenez le temps de bien vous renseigner car ces services peuvent être payants.

Le Greffier du Tribunal de Commerce

Le greffier est un élément clé de l'instance. La profession de greffier du tribunal de commerce appartient à la catégorie des professions réglementées. Son statut et les conditions d'exercice de la profession sont précisément encadrés. Avec un statut d'officier public et ministériel, le greffier du tribunal de commerce assure l'administration de la juridiction commerciale. Il est nommé par arrêté du Garde des Sceaux. A ce titre, il remplit des fonctions de service public.

Le greffier n'est pas un fonctionnaire public comme on pourrait le croire puisqu'il s'agit d'une profession libérale. C'est pourquoi, il peut exercer son activité en tant qu'entrepreneur individuel ou dans le cadre d'une société, titulaire de l'office ministériel.

La mission des greffiers des tribunaux de commerce est double :

Ils assistent les juges dans les audiences, le déroulement des procédures, la mise en forme des décisions de justice.
Ils assurent la gestion du registre du commerce et des sociétés (RCS). C'est dans ce cadre que les créateurs et dirigeants d'entreprises effectuent les formalités.

Compétences du Greffe du Tribunal de Commerce

Dans le parcours administratif de l'entrepreneur, les greffes des tribunaux de commerce sont compétents pour les entreprises et sociétés dont les statuts ou activité sont :

Société civile ou non commerciale (SCI familiale, société d'exercice libéral...).
Établissement public industriel et commercial (EPIC).
Agent commercial.
Groupement d'intérêt économique (GIE) ou groupement européen d'intérêt économique (GEIE).

Autres Organismes Compétents

Si votre entreprise ne correspond pas à une des typologies pour lesquelles le greffe du tribunal de commerce est compétent, voici la liste des CFE et de leurs compétences :

La Chambre de Commerce et d'Industrie pour une entreprise commerciale (sauf en cas d'inscription obligatoire au répertoire des métiers).
La Chambre des métiers et de l'artisanat (CMA), pour une entreprise artisanale ou entreprise commerciale qui doit s'inscrire au répertoire des métiers.
La Chambre d'agriculture pour une entreprise ou entrepreneur individuel exerçant à titre principal une activité agricole.

De leur côté, votre dossier sera enregistré par l'Urssaf et la caisse générale de Sécurité sociale pour plusieurs formes d'activités :

Profession libérale.
Entreprise employant du personnel mais non immatriculée (administration, collectivité locale, syndicat, comité d'entreprise).
Profession artistique exercée à titre indépendant.
Chauffeur taxi-locataire (considéré comme assimilé salarié).
Vendeur à domicile, exerçant son activité de manière indépendante, inscrit au RCS ou au registre spécial des agents commerciaux.

Le Guichet Unique des Formalités des Entreprises

Depuis le 1er janvier 2023, les formalités de création, de modification et de cessation d'activité doivent être réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. L'utilisation de ce « guichet unique » dématérialisé est désormais obligatoire. Il remplace les centres de formalités des entreprises (CFE) qui sont supprimés.

Toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique ou leur activité, doivent utiliser le guichet unique des formalités des entreprises :

Entreprises individuelles (EI) ou sociétés exerçant une activité commerciale, artisanale, libérale ou agricole.
Entreprises ayant un siège social, un établissement principal, un établissement secondaire ou une adresse en France.
Entreprises étrangères souhaitant exercer une activité en France.

Attention : Seules les entreprises doivent réaliser leurs formalités sur le site du guichet des formalités. Les autres entités : associations, comités sociaux économiques d'entreprise, syndics de copropriété, syndicats de salariés, fondations ne sont donc pas concernées par le guichet des formalités. Un arrêté du 15 janvier 2025 fixe la liste de toutes les entités exclues.

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Le but de cette plateforme est de faciliter les démarches des entrepreneurs et auto-entrepreneurs en centralisant leurs échanges. À terme, les 1 400 CFE physiques présents en France n’existeront plus.

Ainsi, le répertoire des métiers (RM) et le registre des actifs agricoles (RAA) ont été supprimés.

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Obligation d'utiliser le guichet des formalités

Toutes les formalités suivantes doivent être réalisées sur le site du guichet des formalités des entreprises :

Création de l'entreprise : immatriculation, déclaration de début d'activité ou déclaration des bénéficiaires effectifs.
Modifications : changement d'activité, d'adresse, de nom, du nombre d'associés, de la forme juridique, des statuts, modification des bénéficiaires effectifs, etc.
Cessation d'activité et de radiation d'entreprises.

À noter : Le dépôt des comptes annuels des sociétés peut également être effectué sur le guichet des formalités. Le dépôt en format papier peut être déposé en un exemplaire au greffe du tribunal de commerce ou judiciaire du siège de la société.

Lors de sa première connexion, le déclarant (chef d'entreprise, mandataire ou délégataire) doit créer un compte utilisateur sur le site www.formalites.entreprises.gouv.fr. Ce compte utilisateur est personnel.

Les détenteurs d'un compte « e-procédures » à l'Inpi: titleContent peuvent utiliser ce compte pour utiliser le guichet des formalités.

Pour réaliser sa formalité, le déclarant saisit en ligne les informations et joint les pièces dématérialisées nécessaires. Il est possible de commencer une démarche et de la sauvegarder dans un brouillon pour la terminer plus tard.

Les organismes compétents (Insee, services sociaux et fiscaux, greffes de tribunaux de commerce, chambres consulaires, etc.) traitent les informations reçues.

L'état d'avancement des formalités est consultable à tout moment sur le guichet, depuis le tableau de bord de l'espace personnel. En raison de l'ouverture récente du guichet, les délais de traitement des formalités peuvent être rallongés.

L'utilisation du site est gratuite, mais certaines formalités sont payantes.

Qui peut utiliser le Guichet des formalités des entreprises ?

Le chef d'entreprise (dirigeant ou micro-entrepreneur) peut réaliser lui-même les formalités en ligne sur le guichet des formalités.

Il peut demander à un salarié (appelé délégataire) de réaliser les formalités pour le compte de l'entreprise en rédigeant une délégation.

Il peut aussi donner cette mission à toute autre personne (appelée mandataire) en rédigeant un contrat de mandat. Un modèle de mandat est mis à disposition sur le site du guichet.

Une copie de l'acte de délégation ou du mandat devra être transmise lors de la réalisation de la formalité sur le site.

Difficultés techniques

Un récépissé est délivré en cas de difficulté technique empêchant le dépôt du dossier sur le site.

Il peut s'agir d'un indisponibilité générale du site ou d’un blocage d'un ou plusieurs types de déclaration (création, cessation d'activité, modifications de situation). Le récépissé délivré atteste de la tentative de dépôt d’une formalité sur le site du guichet des formalités des entreprises.

Ce récépissé atteste que l'entreprise a satisfait à son obligation de réaliser la formalité. Il est délivré le jour de la tentative du dépot.

L'entreprise est informée dès la résolution du blocage. Elle doit alors se reconnecter pour réaliser sa formalité dans un délai maximum de 15 jours.

Dérogations exceptionnelles : utilisation de formulaires PDF

Les formulaires PDF peuvent être utilisés pour effectuer les formalités suivantes :

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Rapport de radiation d'office

Les formulaires dépendent de la forme juridique de l'entreprise :

Entreprise individuelle

Pour un rapport de radiation d’office, un commerçant individuel doit remplir les formulaires suivants :

Notice RGPD (Cerfa n° 52340)
P2 - Déclaration de modification personne physique (commerce, métiers) (Cerfa n° 11678), sa notice (Cerfa n° 50783)
Intercalaire P' (Cerfa n° 11677)

À noter : La situation de l'entreprise devra par ailleurs être régularisée sur le guichet des formalités, par exemple en cas de transfert de siège social ou de cessation d'une activité.

Création d'une association immatriculée au registre du commerce et des sociétés

Le guichet unique des formalités des entreprises permettra prochainement de réaliser en ligne la formalité de création d'une association immatriculée au RCS (registre du commerce et des sociétés).

Dans cette attente, pour informer l’administration, il faut remplir les formulaires suivants :

M0 ASSO (Cerfa n° 15909*02) et sa notice (Cerfa n° 52275*2)
M'BE GIE associations (Cerfa 16064*02) et sa notice (52315#01)
Notice RGPD (Cerfa n° 52340)

Radiation d'une association immatriculée au RCS

Le guichet unique des formalités des entreprises permettra prochainement de réaliser en ligne la formalité de radiation d'une association immatriculée au RCS (registre du commerce et des sociétés).

Dans cette attente, pour informer l’administration, il faut remplir les formulaires suivants :

M4 - Déclaration de radiation personne morale (Cerfa N) 11685) et l'intercalaire M'
Notice RGPD (Cerfa n° 52340)

Ces formulaires accompagnés des documents justificatifs doivent être adressés au greffe du tribunal de commerce, du tribunal des affaires économiques (TAE) ou du tribunal judiciaire du lieu du siège de la société.

Pour connaître le tribunal compétent, le ministère de la Justice met à disposition l'outil suivant : Connaître le tribunal compétent pour les procédures de prévention ou de traitement des difficultés.

CFE et Greffe : Les démarches avant le Guichet Unique

Avant la mise en place du guichet unique électronique, le créateur d’entreprise pouvait déposer son dossier au Centre des Formalités des Entreprises (CFE) ou bien au Greffe du tribunal de commerce.

Le rôle du Greffier :

Le Greffier va contrôler l’ensemble des mentions obligatoires des statuts et sa conformité au droit. Si le dossier n’est pas complet ou si les actes et les pièces justificatives ne sont pas conformes, le Greffier envoi une lettre de notification de refus à la société, lui demandant de régulariser son dossier dans un délai de quinze jours.
Le Greffe du Tribunal de commerce tient le Registre du commerce et des sociétés (RCS). C’est le Greffe qui inscrit la société sur ce registre et délivre un numéro d’immatriculation.

Le rôle du CFE :

Outre le contrôle juridique, le CFE va vérifier les informations fiscales, c’est-à-dire si le régime fiscal choisi est conforme au texte mais également vérifier les informations sociales relatives aux nombres de salariés.
Le CFE a été créé dans le but de simplifier les démarches administratives des créateurs d’entreprise. Désormais, le CFE est un guichet unique qui reçoit un seul dossier et qui dispache l’ensemble des informations aux services concernés. Le CFE transmet le dossier d’immatriculation au Greffe et transmet les informations du dossier aux autres organismes.

Dans un souci d’organisation le CFE ne peut pas diffuser aux comptes gouttes les informations aux organismes au fur et à mesure qu’elles arrivent. A supposer que le dossier juridique soit complet mais qu’il manque des informations fiscales, le CFE n’enverra pas le dossier au Greffe tant qu’il n’aura pas reçu ces informations.

Il semble plus prudent de déposer son dossier au CFE afin d’éviter certains problèmes qui pourraient intervenir plus tard. Si l’objectif est d’immatriculer la société le plus rapidement possible, il est plus efficace de déposer son dossier au greffe.

L’immatriculation se matérialise par la délivrance de l’extrait d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés (extrait " Kbis "). Par la suite, tout événement modificatif intervenant dans l’entreprise devra obligatoirement faire l’objet d’une déclaration au registre du commerce et des sociétés dans un délai d’un mois.

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