Procédure de changement d’adresse du siège social pour une profession libérale et mise à jour du K-bis

Le siège social correspond à l'adresse administrative et juridique officielle de la société. Fixé dans les statuts lors de son immatriculation, il figure sur l’extrait K-bis et doit être mentionné sur l’ensemble des factures et courriers de l’entreprise. Modifier l’adresse de son siège social emporte de nombreux changements, tant administratifs que juridiques.

Pourquoi et quand transférer le siège social ?

Le déménagement d’une société peut intervenir pour diverses raisons. Il peut s’agir d’une raison de coût : déménager en périphérie pour louer un local à des prix inférieurs. Lorsqu’une entreprise se développe, elle devra trouver sans doute des locaux plus grands, qui seront plus adaptés. Les sociétés de domiciliation proposent des adresses prestigieuses aux entreprises, qui peuvent y installer leur siège social à moindre coût.

Il est tout à fait possible de choisir comme siège social le domicile de l’associé de la société. C’est souvent le cas lors de la création d’une entreprise. Choisir son domicile comme siège social est tout à fait possible lorsque l’associé en est propriétaire. S’il est locataire de son domicile, il faudra alors examiner le contrat de bail. Lorsqu’aucune clause ne s’y oppose, le siège social peut tout à fait être fixé au domicile.

Conséquences du transfert

Les conséquences sont multiples : modification de l’adresse de la société, mise à jour du K-bis et des statuts et potentiel changement de tribunal compétent… Ce transfert peut également impacter financièrement l’entreprise avec son lot d’avantages…et d’inconvénients en matière d’imposition et de taxation.

Qui décide du transfert ?

Pour acter le changement de siège social d’une société, les organes compétents doivent prendre : une décision préalable de transfert ; une décision de modification corrélative des statuts.

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Différents cas de figure peuvent se présenter :

Pour la société à responsabilité limitée (SARL), le transfert de siège revient à l'assemblée générale extraordinaire des associés. Si ce transfert a lieu dans le même département ou dans un département limitrophe, le gérant peut seul en décider, à condition de faire ratifier sa décision par l'assemblée générale extraordinaire des associés.
Pour la société anonyme (SA), le transfert de siège relève de l'assemblée générale extraordinaire. Si ce transfert a lieu dans le même département ou dans un département limitrophe, le conseil d'administration ou le conseil de surveillance peut en décider, sous réserve de sa ratification par l'assemblée générale ordinaire.
Pour la société par actions simplifiée (SAS), aucune décision collective n’est imposée par la loi. Ce sont les statuts qui déterminent l'organe compétent.
Pour les sociétés unipersonnelles (SASU, EURL, SELASU et variantes), l’associé unique est seul décisionnaire. Il se doit toujours de rédiger un procès-verbal qui rapporte sa décision de changer l’adresse de domiciliation.

Étapes préalables et publicité

Dans tous les cas, c’est l’assemblée générale des associés qui prend cette décision. Elle doit donc être convoquée selon les règles prévues dans les statuts. À l’issue de cette réunion de la collectivité des associés, un procès-verbal est établi.

L’étape suivante est la publication d’un avis de changement d’adresse ou de transfert de siège social. Cette démarche se réalise auprès d’un journal d’annonces légales (JAL) habilité qui couvre le département où se situe le siège social. L’avis doit bien évidemment comporter plusieurs informations, dont : l’ancienne adresse de domiciliation ; la nouvelle adresse du siège social ; la forme juridique de la structure (SAS, SARL…) ; le montant du capital social ; l’objet social.

En cas de modification de l’adresse de son siège social, la société dispose d'un mois, à compter de la date de l'acte modificatif, pour faire publier un avis de modification dans un journal d'annonces légales :

si le ressort du Tribunal de commerce est inchangé, l'avis doit être publié dans un journal d'annonces légales du lieu du siège social ;
en revanche, si le ressort est différent, deux avis doivent être publiés : l'un dans un journal d'annonces légales du lieu de l’ancien siège social et l'autre dans un journal du lieu du nouveau siège social.

Si la nouvelle adresse se situe dans la même zone géographique que l’ancienne, il faudra publier une seule annonce légale. En revanche, si le déménagement se fait dans une autre zone géographique, il s’agit d’un transfert hors ressort. À cet effet, vous devrez publier deux avis de changement d’adresse. À savoir un dans un JAL du département de départ et un autre dans un JAL du département d’arrivée.

Constitution du dossier à déposer au greffe

Le dossier doit être déposé en un exemplaire accompagné :

d'un exemplaire des statuts mis à jour, daté et certifié conforme à l'original par le représentant légal ;
du formulaire M2 “Déclaration de modification - Personne morale”, dûment complété ;
d'un justificatif de jouissance des nouveaux locaux de la nouvelle adresse du siège social ;
de l'attestation de parution ou de l'avis paru dans un journal d'annonces légales ;
d’une procuration si le signataire de la formalité de dépôt n'est pas le représentant légal.

Après ces démarches, vous passez à la déclaration de changement d’adresse sur le Kbis. Elle se fait auprès du centre des formalités des entreprises (CFE) ou directement auprès du greffe du tribunal de commerce, dont dépend le nouveau siège de la société. Elle se présente alors sous la forme d’un dépôt de dossier qui comprend : le procès-verbal, copie certifiée conforme par le représentant légal de la société ; un exemplaire des statuts mis à jour et certifié conforme à l’original ; un justificatif de domiciliation (contrat de bail, contrat de domiciliation commerciale…) ; une attestation de parution de l’avis de transfert de siège social dans un journal d’annonces légales ; un formulaire M2 (déclaration de modification d’entreprise) dument rempli, daté et signé ; un mandat de délégation ou pouvoir si un tiers signe le formulaire M2 à la place du représentant légal.

Le greffe du tribunal de commerce procède à la mise à jour du registre du commerce et des sociétés (RCS) ainsi qu’au changement de l’adresse sur le Kbis. Cela, sous réserve de présentation d’un dossier de déclaration de changement d’adresse complet.

Cas d’un transfert dans un autre ressort ou à l’étranger

Bon à savoir : le numéro SIREN de la société ne change pas en cas de transfert de siège, y compris lorsque le transfert s'effectue dans le ressort géographique d'un autre greffe.

Pour un changement de siège social dans un autre ressort, l'acte modificatif doit être accompagné des mêmes documents que pour un transfert de siège dans le même ressort. Seuls deux éléments diffèrent :

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deux attestations de parution ou deux avis parus doivent être transmis ;
un exemplaire de la liste des sièges sociaux antérieurs, certifié conforme à l'original par le représentant légal, doit également être envoyé.

Le transfert, sans dissolution et liquidation préalables, d’une société immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS) hors du territoire français emporte changement de nationalité de l’entreprise et nécessite une décision unanime des associés ou actionnaires.

Vous trouverez décrite ci-dessous la procédure à suivre et les pièces à déposer pour déclarer au greffe du tribunal de commerce le transfert de siège social d'une société à l'étranger. Cette procédure se déroule en deux étapes :

1ère étape : Dépôt du projet de transfert de siège social à l’étranger

Il convient de produire :

un exemplaire de l’acte constatant la décision unanime des associés de transférer le siège social, certifié conforme par le représentant légal ;
un formulaire M2 dûment rempli et signé en original, comportant en rubrique "Observations" la mention “Projet de transfert du siège social à compter du (date d’effet) à (nouvelle adresse)”; un exemplaire est destiné au greffe ;
un pouvoir en original du représentant légal s’il n’a pas signé lui-même le formulaire M2 ;
une attestation de parution de l’avis de modification dans un journal d’annonces légales ;
un règlement comprenant le coût de la modification (veuillez interroger le registre du commerce et des sociétés pour connaître le montant exact).

2ème étape : Dépôt de la demande de radiation de la société du RCS

Transfert vers un Etat Membre de l’Union Européenne :

un justificatif original et récent de l'immatriculation de la société à un registre public à l'étranger (extrait d'immatriculation du registre compétent) ;
un formulaire M4 dûment rempli et signé ; un exemplaire est destiné au greffe ;
un pouvoir en original du représentant légal s’il n’a pas signé lui-même le formulaire M4.

Transfert vers un Etat non Membre de l’Union Européenne :

deux exemplaires originaux d’une requête, adressée au Juge commis à la surveillance du RCS, demandant l'autorisation de procéder au transfert de siège social de la société à l’étranger et la radiation du RCS avec maintien de la personnalité morale ;
un justificatif original et récent de l'immatriculation de la société à un registre public à l'étranger (extrait d'immatriculation du registre compétent) ;
un formulaire M4 dûment rempli et signé ; un exemplaire est destiné au greffe ;
un pouvoir en original du représentant légal s’il n’a pas signé lui-même le formulaire M4 ;
un règlement comprenant les frais de la requête.

Bon à savoir : le transfert de siège dans un département ou un territoire d’outre-mer n’a pas pour effet le changement de nationalité de la société et ne correspond pas à un transfert de siège à l’étranger.

Procédure en ligne via le Guichet unique

Vous êtes maintenant connecté au portail e-procédures, votre formalité commence. Débutez votre création d’entreprise en cliquant sur « Créer, modifier ou cesser une entreprise » depuis la rubrique « Entreprises ». Vous arrivez sur la page d’accueil pour les déclarations de création, de modification, de dépôt de documents et de cessation d’entreprise. Dans la rubrique « Modification, cessation, dépôt d’actes, correction ou complétion », renseignez le numéro Siren de l’entreprise à modifier puis cliquez sur le nom de l’entreprise.

Une page « Informations de l’entreprise » s’ouvre. Cliquez ensuite sur « Modifier l’entreprise ». Une page « Préparez votre démarche » s’ouvre. Elle comprend les aides, informations et les étapes à suivre.

Étape 3 : modifier les informations

Nommez votre brouillon (afin de retrouver votre formalité par la suite). Vérifiez les informations qui apparaissent sur le formulaire. Renseignez les informations manquantes marquées d’un * si informations manquantes. Ajoutez, modifiez ou supprimez les informations souhaitées via les rubriques situées sur le côté gauche de la page (« Identité de l’entreprise », « Gestion et direction », « Établissement »).

Étape 4 : téléverser les pièces jointes

À cette étape, ajoutez les documents justificatifs en format PDF (10 Mo maximum par pièce jointe). Pour rappel l’INPI ne peut pas vous confirmer la conformité des pièces jointes téléversées. Le contenu des pièces jointes et leur validité sont du ressort des autorités compétentes.

Étape 5 : vérifier le dossier complété

Les pièces jointes sont maintenant ajoutées, vous pouvez vérifier le dossier. « Observations » : si vous le souhaitez, vous avez la possibilité de laisser un commentaire à l’autorité compétente en charge de la vérification de votre demande de création. Vous devez également compléter le formulaire et indiquer si vous acceptez l’utilisation de vos données personnelles à des fins de prospection. « Valider le dossier » ne signifie pas que votre demande est terminée.

Étape 7 : payer la formalité

À cette étape, il convient d’effectuer le paiement. Le Guichet unique propose, au choix, le règlement :

Par carte bancaire via un module de paiement sécurisé ;
Par l’intermédiaire d’un compte de paiement INPI. Cette modalité est particulièrement adaptée aux déclarants et aux mandataires qui réalisent un nombre important de formalités ;
Par délégation de paiement.

Une fois la formalité payée, vous pourrez obtenir un reçu de paiement dans l’onglet « Dossier » de votre tableau de bord. Une fois validée, signée et payée, votre demande de modification d’entreprise est transmise aux autorités compétentes qui examineront votre dossier.

Suivi et régularisation

Vous pouvez suivre l’avancée de votre dossier à partir de votre tableau de bord. Si le dossier est incomplet ou présente des irrégularités, vous recevrez une notification par courriel vous invitant à consulter le tableau de bord dans le bloc « Formalité en attente de régularisation ». Ces régularisations sont toujours à effectuer sur le Guichet unique. La régularisation peut engendrer des frais complémentaires à payer.

Comment changer l’adresse ou le siège social d’une société en Suisse ?

Mise à jour du K-bis et mentions à vérifier

Le Kbis représente la pièce d’identité d’une entreprise et reprend plusieurs informations à son sujet, dont l’adresse du siège social et de ses dirigeants. Puisque ce document officiel fait foi dans les relations commerciales et avec l’administration, les données communiquées dessus doivent être mises à jour en cas de modification. L’extrait Kbis reprend des informations relatives à une société unipersonnelle ou pluripersonnelle. On peut citer sa dénomination sociale, son numéro SIREN, sa forme juridique, sa date d’immatriculation, l’adresse de son siège social et de ses dirigeants.

Ce qui veut dire qu’en cas de déménagement de la société ou de son représentant légal, il est impératif de mettre à jour le document qui prouve l’existence légale de la société. Changement adresse extrait Kbis : dans tous les cas, ce déménagement doit faire l’objet de formalités de modification de l’extrait Kbis auprès du greffe compétent.

Une fois la formalité effectuée, vous recevez votre nouveau numéro SIRET suite au changement d’adresse. Cette dernière apparaît sur l’extrait Kbis modifié. En plus de la modification des statuts pour y faire apparaître la nouvelle adresse, il faut penser à la modifier sur les différents documents utilisés par l’entreprise.

Changement d’adresse personnelle du dirigeant sur le Kbis

En tant que chef d’entreprise, votre adresse personnelle figure sur l’extrait Kbis de la société que vous dirigez. Les coordonnées communiquées peuvent alors être les mêmes que celles du siège social ou bien différentes. Si votre adresse personnelle est la même que celle du siège social, les démarches à effectuer sont celles du transfert de siège social. Dans le second cas, les formalités se révèlent plus simples. En effet, la mise à jour du Kbis pour un changement d’adresse personnelle exclut la modification des statuts, la rédaction d’un procès-verbal et la publication d’une annonce légale.

Concrètement, il convient simplement d’effectuer une déclaration modificative au greffe du tribunal de commerce. Et ce, en lui adressant un document dument complété et signé :

Le formulaire M3 SARL pour ce statut juridique et ses variantes (EURL, SELARLU et SELARL) ;
Le formulaire M3 pour les autres formes de sociétés (SAS, SCI, SASU…).

Aspects pratiques et conseils

La localisation du siège social d’une entreprise détermine le tribunal compétent en cas de litige. Elle constitue également l’adresse fiscale, juridique et administrative de la structure et où lui sont envoyés les courriers qui lui sont adressés. L’adresse du siège social est aussi celle qui est mentionnée sur tous les documents officiels de la société. À l’instar des factures, devis, bons de commande, etc. C’est donc sous cette adresse que les clients, fournisseurs et partenaires vous connaissent.

Il est important de considérer la propriété intellectuelle. Elle vous permet d’avoir un avantage concurrentiel et de vous démarquer de vos concurrents.

Retenons que le transfert de siège social suit une procédure très encadrée, dans laquelle il peut être judicieux de se faire accompagner par un avocat expert en droit des sociétés.

Rappels utiles

Le dépôt de dossier peut se faire en ligne sur le site de l’Infogreffe (infogreffe.fr).
Bon à savoir : Les tarifs des formalités sont consultables sur www.infogreffe.fr
Certaines formalités ne peuvent pas être déclarées simultanément. La transformation d’une société en entreprise individuelle n’est pas possible.

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