Changement d'adresse d'entreprise : les formalités INPI

Le changement d'adresse d'une entreprise est une démarche administrative importante qui nécessite de suivre une procédure précise. Depuis le 1er janvier 2023, toutes les formalités de création, de modification et de cessation d'activité doivent être réalisées en ligne via le guichet unique des formalités des entreprises, géré par l'INPI (Institut National de la Propriété Industrielle). Ce guichet unique remplace les centres de formalités des entreprises (CFE).

Voici un guide complet pour vous accompagner dans cette démarche, que vous soyez une entreprise individuelle ou une société.

Pourquoi changer l'adresse de son entreprise ?

Les raisons d'un changement d'adresse ou d'un transfert de siège social sont diverses :

• Le déménagement du dirigeant d'entreprise ou des associés dans un autre département ou à l'étranger.
• S'installer dans un local commercial plus grand et mieux adapté aux clients.
• Opter pour un siège social plus prestigieux.
• Profiter d'avantages fiscaux d'une autre adresse administrative.

Par exemple, vous pouvez changer d'adresse pour domicilier votre entreprise dans le VIIIe arrondissement de Paris ou pour vous installer en zone franche urbaine (ZFU-TE).

Notez que le siège social peut être différent du lieu d’activité. Le premier est une adresse juridique et administrative, le second est l’établissement dans lequel l’entreprise exerce son activité, ce peut être une domiciliation chez un tiers.

Lire aussi: Guide complet changement d'adresse micro-entreprise

Étape 1 : Acter la décision de changement d'adresse et modifier les statuts

Changer l’adresse d’une entreprise nécessite d’acter la décision en assemblée générale pour une société. En entreprise individuelle, il n’est pas nécessaire de convoquer une assemblée générale, il suffit de se rendre directement sur le site du guichet unique pour effectuer un changement d’adresse.

Dans tous les cas, le changement d’adresse est acté en assemblée générale, retranscrit en procès-verbal comportant les informations suivantes :

• La raison sociale de l’entreprise.
• Le statut juridique.
• Le capital social de la société.
• Le siège social actuel (ainsi que le SIREN).
• L’identité des associés présents et du président.
• Les décisions prises en AG.

Étape 3 : Publier le changement d'adresse dans un support d'annonces légales

Cette étape n’est pas nécessaire pour le changement d’adresse d’une entreprise individuelle ou d’une micro-entreprise.

Après l’avoir acté, le changement d’adresse de l’entreprise doit être publié dans un support d’annonces légales, sous 1 mois maximum après la décision. Si vous changez d’adresse dans un autre département (ressort d’un autre tribunal), vous devrez publier 2 avis (dans un support de l’ancien et de la nouvelle adresse ou siège social). Vous payez donc les frais de parution une seconde fois.

Mentions obligatoires de l’avis de transfert :

Lire aussi: Modèles Annonce Changement Gérant

• Raison sociale de l’entreprise.
• Statut juridique (SAS, SASU, SARL, EURL, SA, SCI).
• Nom du dirigeant et des associés.
• Montant du capital social.
• Nouvelle et ancienne adresse de la société.
• Registre d’immatriculation de la société (RCS, etc.) et la ville du greffe d’immatriculation de l’entreprise.

Le site de votre journal d'annonces légales (JAL) met à disposition des modèles pour rédiger une annonce légale.

Pour connaître votre support d’annonces légales, rendez-vous sur le site du service public à la liste des supports habilités. Généralement, il s’agit d’un JAL ou d’un service de presse en ligne (SPEL).

Après la publication, vous recevez une attestation de parution dans le journal d’annonces légales.

Étape 4 : Déclarer le changement d'adresse sur le guichet unique

Vous allez à présent déclarer le changement d’adresse de l'entreprise auprès du Guichet unique de l’INPI. Cette déclaration doit intervenir dans un délai d’1 mois après la décision du changement d’adresse.

Depuis le 1er janvier 2023, le guichet des formalités des entreprises remplace les centres de formalités des entreprises (CFE). Vous y effectuez les démarches de création, de cessation d’activité et toute modification, telle que le changement de domiciliation d’entreprise.

Lire aussi: Changement de pare-brise : les conditions

Déclarer le changement d’adresse d’une entreprise individuelle

Cette démarche déclarative s’applique également pour une micro-entreprise :

1. Sur le site du guichet unique, rendez-vous dans la section “Déposer une formalité de modification d’entreprise” puis “Modifier l’entreprise”.
2. Remplissez les informations d'identité de l’entreprise.
3. Attention, pensez à modifier (ou conserver) votre adresse personnelle, si celle-ci est distincte de l’adresse de l’entreprise.
4. Cochez la case “Non” pour ne pas déclarer ou révoquer l’insaisissabilité sur la résidence principale.
5. À l’étape “Transfert d’établissements”, indiquez la date d’effet du transfert, et fermez l’ancienne entreprise (onglet “destination de l’établissement”).

Enfin, vous devrez transmettre une photocopie de votre pièce d’identité pour valider la démarche. En cas de changement d’adresse par un mandataire, il faudra également l’attester par un document. Notez que si la démarche est gratuite, des frais de changement d’adresse peuvent être demandés en cas de changement de département, par les CMA ou les CCI.

Vous recevrez votre nouveau numéro de SIRET sous quelques semaines.

Le SIREN de l’entreprise ne change pas, mais le SIRET (5 derniers chiffres) oui. N’oubliez pas de mettre à jour tous vos documents légaux (devis, factures, URSSAF, etc.).

Déclarer le changement d’adresse d’une société

Le changement d’adresse pour une société nécessite davantage de justificatifs, mais la procédure s’effectue également via un formulaire sur le site du guichet unique. Vous devez transmettre :

• Le PV d’assemblée générale actant le changement d’adresse.
• Les statuts mis à jour.
• Un justificatif de jouissance des nouveaux locaux (facture électrique, bail commercial, titre de propriété, etc.).
• L’attestation de parution à un support d’annonces légales (ou les 2 attestations en cas de changement de département).
• La liste des différents sièges successifs depuis la création de l’entreprise signée par le représentant légal.
• La modification du registre des bénéficiaires effectifs (RBE), si le changement d’adresse engendre leur modification.

Le RBE est un document recensant les personnes physiques exerçant un contrôle direct ou indirect sur une entreprise. Le site Infogreffe met un schéma à disposition des entrepreneurs pour identifier les bénéficiaires effectifs d’une entreprise.

La déclaration de transfert donne lieu à une modification et un nouvel extrait Kbis, avec la nouvelle adresse.

Quelles sont les conséquences d’un changement d’adresse de son entreprise ?

Le changement d’adresse d’une entreprise entraîne notamment :

• La mise à jour de tous vos documents légaux (devis, factures, logiciels, contrats, mentions légales, etc.).
• La mise à jour du numéro de SIREN et du SIRET qui s’adapte à la nouvelle adresse, ainsi qu’un RCS.
• Le transfert vers un autre tribunal de commerce.

D’autre part, vous devez notifier par écrit (et à l’avance) tous vos clients, partenaires ou fournisseurs d’un changement d’adresse.

Quelles sont les implications fiscales d'un changement d'adresse ?

Le changement d’adresse implique de dépendre d’un autre service des impôts des entreprises (SIE), cela a plusieurs conséquences sur votre activité :

• Le montant de la Cotisation foncière des entreprises (CFE) ou Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) peut évoluer.
• Vous pourriez profiter d’avantages fiscaux. Déménager son entreprise dans certaines régions peut donner lieu à des exonérations de charges ou aides fiscales et sociales. Exemple : les zones de revitalisation rurale (ZRR) ou les bassins d’emplois à redynamiser (BER).
• Votre régime fiscal ne change pas a priori, si vous ne changez pas l’activité de l’entreprise.

Pensez également à avertir l’URSSAF et les organismes sociaux, de votre changement d’adresse.

Restez attentif, car un changement d’adresse peut avoir une incidence sur les contrats de travail de vos salariés et les prestations ou ventes en cours.

Quelles sont les conséquences sur la gestion du courrier ?

Le changement d’adresse implique de mettre à jour les coordonnées de l’entreprise sur tous les documents administratifs, légaux et commerciaux. Pour éviter toute perte de correspondance entre l’ancienne et la nouvelle adresse, vous pouvez mettre en place un service de réexpédition de courrier pour une période transitoire. Les services de la Poste conservent ou transfèrent votre courrier à une nouvelle adresse pendant un temps donné (indisponible pour les entreprises domiciliées).

Changement d’adresse d’une entreprise : combien ça coûte ?

Le prix d’un changement d’adresse dépend de votre statut juridique.

Le changement d’adresse d’une entreprise individuelle ou micro-entreprise est normalement gratuit. Il peut y avoir des frais liés au changement d’établissement (CMA, CCI) dans un autre département.

Si vous changez le siège social de votre entreprise, des frais s’appliquent, notamment :

• Des frais de greffe (différent et nouveau ressort) : environ 200 € et 230 €.
• Toute inscription modificative à l’INPI, pour une société : 5,90 €.
• La diffusion au bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC) : 70 € TTC pour une personne physique et 143 € TTC pour une personne morale.
• Tarif forfaitaire pour publier une annonce légale : 106 €.

Le prix de la procédure est d’environ 200 € à 400 € selon le statut juridique (et souvent gratuit pour une micro-entreprise).

Voici un tableau récapitulatif des coûts liés au changement d'adresse en fonction de la forme juridique :

Guichet des formalités des entreprises

Seules les entreprises doivent réaliser leurs formalités sur le site du guichet des formalités. Les autres entités : associations, comités sociaux économiques d'entreprise, syndics de copropriété, syndicats de salariés, fondations ne sont donc pas concernées par le guichet des formalités. Un arrêté du 15 janvier 2025 fixe la liste de toutes les entités exclues.

Obligation d'utiliser le guichet des formalités

Toutes les formalités suivantes doivent être réalisées sur le site du guichet des formalités des entreprises :

• Création de l'entreprise : immatriculation, déclaration de début d'activité ou déclaration des bénéficiaires effectifs
• Modifications : changement d'activité, d'adresse, de nom, du nombre d'associés, de la forme juridique, des statuts, modification des bénéficiaires effectifs, etc.
• Cessation d'activité et de radiation d'entreprises

Le dépôt des comptes annuels des sociétés peut également être effectué sur le guichet des formalités. Le dépôt en format papier peut être déposé en un exemplaire au greffe du tribunal de commerce ou judiciaire du siège de la société.

Dérogations exceptionnelles : utilisation de formulaires PDF

Les formulaires PDF peuvent être utilisés pour effectuer les formalités suivantes :

• Répondez aux questions successives et les réponses s’afficheront automatiquement
• Rapport de radiation d'office

Les formulaires dépendent de la forme juridique de l'entreprise :

Entreprise individuelle

Pour un rapport de radiation d’office, un commerçant individuel doit remplir les formulaires suivants :

• Notice RGPD (Cerfa n° 52340)
• P2 - Déclaration de modification personne physique (commerce, métiers) (Cerfa n° 11678), sa notice (Cerfa n° 50783)
• Intercalaire P' (Cerfa n° 11677)

La situation de l'entreprise devra par ailleurs être régularisée sur le guichet des formalités, par exemple en cas de transfert de siège social ou de cessation d'une activité.

Création d'une association immatriculée au registre du commerce et des sociétés

Le guichet unique des formalités des entreprises permettra prochainement de réaliser en ligne la formalité de création d'une association immatriculée au RCS (registre du commerce et des sociétés).

Dans cette attente, pour informer l’administration, il faut remplir les formulaires suivants :

• M0 ASSO (Cerfa n° 15909*02) et sa notice (Cerfa n° 52275*2)
• M'BE GIE associations (Cerfa 16064*02) et sa notice (52315#01)
• Notice RGPD (Cerfa n° 52340)

Radiation d'une association immatriculée au RCS

Le guichet unique des formalités des entreprises permettra prochainement de réaliser en ligne la formalité de radiation d'une association immatriculée au RCS (registre du commerce et des sociétés).

Dans cette attente, pour informer l’administration, il faut remplir les formulaires suivants :

• M4 - Déclaration de radiation personne morale (Cerfa N) 11685) et l'intercalaire M'
• Notice RGPD (Cerfa n° 52340)

Ces formulaires accompagnés des documents justificatifs doivent être adressés au greffe du tribunal de commerce, du tribunal des affaires économiques (TAE) ou du tribunal judiciaire du lieu du siège de la société.

Pour connaître le tribunal compétent, le ministère de la Justice met à disposition l'outil suivant :

Connaître le tribunal compétent pour les procédures de prévention ou de traitement des difficultés

Comment fonctionne le Guichet des formalités des entreprises ?

• Lors de sa première connexion, le déclarant (chef d'entreprise, mandataire ou délégataire) doit créer un compte utilisateur sur le site www.formalites.entreprises.gouv.fr. Ce compte utilisateur est personnel.
• Les détenteurs d'un compte « e-procédures » à l'Inpi peuvent utiliser ce compte pour utiliser le guichet des formalités.
• Pour réaliser sa formalité, le déclarant saisit en ligne les informations et joint les pièces dématérialisées nécessaires. Il est possible de commencer une démarche et de la sauvegarder dans un brouillon pour la terminer plus tard.
• Les organismes compétents (Insee, services sociaux et fiscaux, greffes de tribunaux de commerce, chambres consulaires, etc.) traitent les informations reçues.
• L'état d'avancement des formalités est consultable à tout moment sur le guichet, depuis le tableau de bord de l'espace personnel. En raison de l'ouverture récente du guichet, les délais de traitement des formalités peuvent être rallongés.
• L'utilisation du site est gratuite, mais certaines formalités sont payantes.

Qui peut utiliser le Guichet des formalités des entreprises ?

• Le chef d'entreprise (dirigeant ou micro-entrepreneur) peut réaliser lui-même les démarches en ligne sur le guichet des formalités.
• Il peut demander à un salarié (appelé délégataire) de réaliser les formalités pour le compte de l'entreprise en rédigeant une délégation.
• ll peut aussi donner cette mission à toute autre personne (appelée mandataire) en rédigeant un contrat de mandat. Un modèle de mandat est mis à disposition sur le site du guichet. Une copie de l'acte de délégation ou du mandat devra être transmise lors de la réalisation de la formalité sur le site.

Difficultés techniques

Un récépissé est délivré en cas de difficulté technique empêchant le dépôt du dossier sur le site. Il peut s'agir d'un indisponibilté générale du site ou d’un blocage d'un ou plusieurs types de déclaration (création, cessation d'activité, modifications de situation). Le récépissé délivré atteste de la tentative de dépôt d’une formalité sur le site du guichet des formalités des entreprises. Ce récépissé atteste que l'entreprise a satisfait à son obligation de réaliser la formalité. Il est délivré le jour de la tentative du dépot. L'entreprise est informée dès la résolution du blocage. Elle doit alors se reconnecter pour réaliser sa formalité dans un délai maximum de 15 jours.

Avant de réaliser les formalités de modification d’entreprise

Pour pouvoir modifier votre entreprise sur le Guichet unique, vous devez être majeur (sauf cas particulier) et disposer des différents éléments et justificatifs requis, notamment :

• Une pièce d’identité à jour ;
• Un justificatif de domicile ;
• Un numéro de sécurité sociale.

Signature de la formalité de modification

Pour signer votre formalité de modification, vous devez vous munir d’une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié afin que l’identité du signataire puisse être vérifiée par le valideur. Vous pouvez signez votre formalité avec :

• FranceConnect+ ;
• Ou une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié.

Vérifier les autorisations, diplômes et formations nécessaires

L’exercice de certaines professions ou activités, dites « réglementées », requiert des conditions particulières (diplômes, qualifications, etc.). Pour des raisons liées à leur activité ou à une condamnation antérieure, certaines personnes peuvent aussi faire l’objet d’une interdiction de gérer une entreprise.

balises: #Entreprise #Inpi

Articles populaires:

• Devenir auto-entrepreneur à Versailles : les démarches CMA
• Tout savoir sur le remboursement des impôts
• Quand appliquer l'autoliquidation de la TVA ?
• Franchise La Fourchette Qui Roule : Analyse complète
• Créer son entreprise : le rôle de l'INPI