Comptabilisation des aides à l'apprentissage et traitement comptable pour les apprentis

L'embauche d'un salarié en contrat d'apprentissage permet à l'entreprise de moins de 250 salariés de bénéficier d'une aide financière unique de 5 000€ maximum en 2026.

Pour les entreprises qui ne peuvent pas en bénéficier, l'aide exceptionnelle est finalement prolongée en 2026 mais devient progressive.

La rémunération de l'apprenti bénéficie par ailleurs, sous conditions, d'exonérations de cotisations sociales et de taxe d'apprentissage.

Quelles sont les règles de comptabilisation des aides à l'apprentissage ?

Cadre général de l'apprentissage et financement

L'apprentissage permet de fournir à des salariés une formation à la fois théorique et pratique, en vue d'obtenir une qualification professionnelle.

À ce titre, ce contrat associe des heures en entreprise et des heures de formation en établissement.

Ce dispositif, financé par les employeurs et notamment les contributions à la formation professionnelle et à l'alternance, est largement soutenu par les pouvoirs publics.

Les aides à l'embauche d'apprentis sont modifiées en 2026.

Les PME bénéficient toujours de l'aide unique de 5 000€ maximum par contrat.

Cette aide unique n'est versée que pour l'embauche d'un apprenti préparant un diplôme ou un titre de niveau bac (bac + 2 en Outre-mer).

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Si l'apprenti est travailleur handicapé, le montant de l'aide est porté à 6 000€.

Pour la préparation d'un diplôme de niveau allant jusqu'au master (niveau 7), une aide exceptionnelle peut être versée, de même pour les entreprises de 250 salariés et plus en cas d'embauche d'apprentis avant le 1er janvier 2027.

Mais, cette aide est progressive selon le niveau du diplôme préparé.

Ce dispositif a remplacé l'aide unique de 6 000€ en vigueur jusqu'à fin 2024.

Les grandes entreprises devront toujours respecter des conditions liées à la proportion d'alternants dans leurs effectifs.

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Le décret du 6 mars 2026 instaurant les nouvelles règles de l'aide à l'apprentissage a été publié au Journal officiel du 7 mars 2026.

Comparaison entre apprentissage et professionnalisation

Bien que proches, le contrat d'apprentissage et le contrat de professionnalisation sont deux contrats distincts : le contrat d'apprentissage relève de la formation initiale alors que le contrat de professionnalisation relève de la formation continue.

Ils se distinguent notamment par la durée du contrat, mais aussi par l'âge et la rémunération du bénéficiaire.

Évolution du plan comptable et comptes concernés

Le plan comptable général a évolué depuis le 1er janvier 2025 (entrée en vigueur du règlement 2022-06 de l'ANC).

Dans ce cadre, certains comptes ont été modifiés ou supprimés : le compte 74 a été remplacé par le compte 741 Subventions d'exploitation ; les sous-comptes issus du compte 441 État - Subventions à recevoir ont été supprimés. Par conséquent, le compte 4417 a disparu du PCG.

Comptabiliser l'aide unique à l'apprentissage

L'aide unique à l'apprentissage s'applique pour la première année du contrat d'apprentissage et ne concerne que les entreprises de moins de 250 salariés.

Son montant est fixé à 5 000€ maximum pour les contrats conclus à partir du 1er janvier 2026 préparant à un diplôme de niveau bac.

L'aide est versée à l'employeur chaque mois lors de la 1ère année du contrat d'apprentissage.

Les entreprises ne pouvant pas bénéficier de l'aide unique peuvent toutefois bénéficier d'une aide exceptionnelle.

L'aide exceptionnelle, non cumulable avec l'aide unique, a été mise en place au 1er juillet 2020 par le Gouvernement.

Cette aide a été prolongée jusqu'au 31 décembre 2022. Son montant était alors de 5 000€ maximum pour un apprenti mineur et 8 000€ pour un apprenti majeur.

Pour les contrats conclus entre le 1er janvier 2023 et le 31 décembre 2024, l'aide a été prolongée également, mais s'élevait à 6 000€, quel que soit l'âge de l'apprenti.

Cette aide exceptionnelle a été abaissée à 5 000€ en 2025.

Pour les contrats d'apprentissage conclus à compter du 8 mars 2026 et jusqu'au 31 décembre 2026, les montants applicables varient selon la taille de l'entreprise et le niveau du diplôme préparé.

Les PME de moins de 250 salariés conservent l'aide unique pour les contrats préparant un diplôme ou un titre de niveau bac ; pour les autres situations, l'aide exceptionnelle est fixée par le décret n° 2026-168 du 6 mars 2026.

Niveau du diplôme ou titre préparé, Entreprises de 250 salariés et plus, Entreprises de moins de 250 salariés: Bac (niveau 4) 2000€ / 5000€; Bac + 2 (niveau 5) 1500€ / 4500€; Bac + 3, master (niveaux 6 et 7) 750€ / 2000€.

Ces aides sont considérées comme des subventions d'exploitation. Par conséquent, la comptabilisation des aides à l'embauche des jeunes se fait via le compte 741 depuis 2025 (compte 74 Subventions d'exploitation auparavant).

Elles doivent être enregistrées, selon le plan comptable général, dès qu'elles sont acquises à l'entreprise. Elles sont accordées après la signature du contrat d'apprentissage et la transmission à l'OPCO.

Par simplification, en pratique, certaines entreprises comptabilisent toutefois l'aide au fur et à mesure de son versement. Il convient toutefois de valider, au moment de la clôture des comptes, que l'ensemble des aides correspondantes ont bien été rattachées à l'exercice.

Procédure comptable et exemples

Concrètement, le traitement comptable de cette aide sous forme de subvention est le suivant : on crédite le compte 741 ; on débite un compte de tiers 441 État - Subventions et aides à recevoir. Le versement vient ensuite solder le compte 441 par le compte 512 Banque.

Exemple : comptabilisation de l'aide unique pour les apprentis - Une petite entreprise embauche un apprenti et demande l'aide à l'embauche dans les PME de moins de 250 salariés. Elle déclare les salaires sur le site Silae et touche environ 416€ par mois.

Pour comptabiliser l'aide à l'embauche :

441 Aide à l'embauche - 416€
741 Aide à l'embauche - 416€
512 Virement de l'ASP, aide à l'embauche - 416€
441 État - Subventions et aides à recevoir - 416€

Numéro de compte Libellé Montant Débit Crédit Débit Crédit 441 Aide à l'embauche 416€ 741 Aide à l'embauche 416€

Numéro de compte Libellé Montant Débit Crédit Débit Crédit 512 Virement de l'ASP, aide à l'embauche 416€ 441 Aide à l'embauche 416€

Exonérations de charges sociales et taxe d'apprentissage

Faut-il comptabiliser les exonérations de charges sociales ?

Les employeurs d'apprentis bénéficient de la réduction générale de cotisations patronales ou réduction Fillon. Depuis le 1er janvier 2019 en effet, l'exonération spécifique attachée au contrat d'apprentissage conclu par un employeur du secteur privé a été supprimée.

Concrètement, l'apprenti est exonéré de charges salariales jusqu'à un salaire de 50% du SMIC depuis le 1er mars 2025 (contre 79% auparavant) ; CSG et CRDS jusqu'à ce seuil de 50% du SMIC.

Pour les contrats conclus avant le 1er mars 2025, la rémunération des apprentis reste exonérée de CSG et de CRDS selon l'ancien régime.

Attention Le seuil de 50% est applicable pour les contrats d'apprentissage conclus à partir du 1er mars 2025 (décret n° 2025-290 du 28 mars 2025). Pour les contrats conclus avant cette date, le seuil de 79% continue de s'appliquer.

Cette limite s'apprécie mois par mois sans régularisation progressive ou annuelle. Elle est proratisée en cas d'embauche en contrat d'apprentissage en cours de mois ou de départ du salarié mais pas pour une absence en cours de contrat ou un horaire à temps partiel.

Sur le plan comptable, les réductions ou exonérations de charges sociales ne sont pas enregistrées, car elles diminuent le montant des charges sociales, et sont donc déjà incluses dans l'écriture de salaire. Toutefois, lorsque ces exonérations de charges sociales ont un impact significatif sur les comptes, elles peuvent faire l'objet d'une mention en annexe, pour éclairer le lecteur des comptes.

L'exonération de taxe d'apprentissage

Certaines entreprises employant un ou plusieurs apprentis peuvent, sous conditions, être exonérées de taxe d'apprentissage. Cette exonération s'applique aux entreprises dont la masse salariale n'excède pas 6 fois le montant du SMIC mensuel et qui emploient au moins un apprenti avec un contrat d'apprentissage.

Sur le plan comptable, il s'agit d'une diminution de charge, qui ne donne pas lieu à un enregistrement particulier : aucune écriture ne doit être comptabilisée à ce titre.

Autres points et conseils pratiques

Quand utiliser le compte 791 ? Le compte 791 Transfert de charges, qui ne pouvait pas être utilisé pour l'aide unique à l'apprentissage, a disparu du PCG depuis le 1er janvier 2025 et remplacé par le compte 649 Remboursements de charges de personnel.

Comment comptabiliser un contrat d'apprentissage ? Le contrat d'apprentissage en tant que tel ne se comptabilise évidemment pas.

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