Comptabilisation des avances et acomptes reçus et versés par les clients et fournisseurs en comptabilité

Retour Dans de nombreux secteurs, il est courant de demander un acompte à un client avant de réaliser une prestation ou de livrer un bien. Mais sur le plan comptable, la gestion des acomptes clients en comptabilité obéit à des règles strictes. Comment les enregistrer ? Quel impact sur la TVA ? Quelle écriture comptable utiliser ?

Les relations financières qu’entretenent une entreprise avec ses clients et fournisseurs peuvent l’amener à verser ou à recevoir des avances et acomptes. Avant toute chose il convient de définir chaque terme et de les distinguer : une avance est une somme d’argent versées avant tout commencement d’exécution d’une commande. Acompte : somme versée par le client, qui engage les deux parties. Arrhes : somme versée à titre de réservation. En pratique, les entreprises utilisent surtout les acomptes.

Le cadre conceptuel et les termes clés

  • Acompte : somme versée par le client avant le démarrage de la prestation ou de la livraison; elle engage les deux parties et donne lieu à une facture d’acompte.
  • Avance ou avance sur commande : somme versée avant le commencement d’exécution, souvent assimilée à une avance ou à une arrhes selon le contrat.
  • Arrhes : somme versée à titre de réservation avec une possibilité de rétractation selon les termes du contrat; le désistement peut entraîner des conséquences financières spécifiques.

Écriture comptable et comptes à utiliser

Quand l’acompte est reçu ou versé, l’écriture comptable s’effectue dans les comptes de classe 4 et non dans les comptes de produits ou charges, car l’acompte ne constitue pas encore un revenu ou une dépense. Pour les acomptes clients, la logique est d’enregistrer le montant dans:

  1. Pour le client recevant un acompte: 4091 “Clients - Avances et acomptes reçus sur commandes” (crédit) du montant HT de l’acompte et, le cas échéant, 44587 TVA collectée sur encaissements ou 44571 TVA collectée sur encaissements selon le plan comptable local, si la TVA est exigible à l’encaissement.
  2. Pour le fournisseur versant un acompte: 4091 “Fournisseurs - Avances et acomptes versés sur commandes” (débit) du montant HT et, le cas échéant, 44566 TVA déductible sur ABS ou 44586 TVA déductible sur paiements selon la situation.

Lors de l’émission de la facture finale, ces comptes se soldent par la régularisation correspondante et l’impact sur le chiffre d’affaires (ou les achats) est enregistré au moment de la facturation finale.

Exemples concrets

Exemple d’acompte reçu par un client :

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  1. À la commande, le client verse 25% du montant HT de 40 000 €, soit 10 000 € HT. Le total TTC est 12 000 €, avec 2 000 € de TVA due.
  2. À l’encaissement, l’écriture chez le fournisseur est:

Exemple simplifié d’écritures (à adapter selon plan comptable et libellés locaux):

  • À la réception de l’acompte (client): Débit 512 Banque pour 12 000 €, Crédit 4191 Clients - Avances et acomptes reçus sur commandes pour 12 000 €, Crédit 44587 TVA sur encaissements pour 2 000€ et Débit 44571 TVA collectée sur encaissements pour la partie TVA selon le régime.
  • À l’émission de la facture finale, l’écriture de vente et la régularisation du compte 4191 s’effectuent, et le solde dû est reporté sur le compte client 411 selon le montant restant.

Exemple d’acompte versé à un fournisseur pour des achats:

Chez le fournisseur, l’écriture d’un acompte versé est:

  • Débit 4091 Fournisseurs - Avances et acomptes versés sur commandes pour le montant HT;
  • Crédit 512 Banque pour le même montant;
  • TVA déductible associée enregistrée en 44586 TVA déductible sur ABS ou équivalent selon le plan comptable.

À réception de la facture finale, le compte 4091 est soldé et le montant restant à devoir est enregistré dans les comptes de dettes fournisseurs (par exemple 401).

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TVA et règles d’exigibilité

Depuis le 1er janvier 2023, la TVA est exigible dès l’encaissement de l’acompte, que ce soit pour des prestations de services ou des livraisons de biens. Pour les services, la TVA est déductible ou exigible selon la nature de l’opération et la facture d’acompte. La facture d’acompte doit obligatoirement mentionner le montant HT, le taux de TVA et le montant de TVA; elle peut être nécessaire pour attester du versement et pour permettre la déduction ou l’imposition de la TVA selon le statut du client et du fournisseur.

La facture d’acompte ne porte pas de produit ou de charge à elle seule; c’est le règlement et la TVA associée qui sont comptabilisés, et c’est la facture finale qui soldera le produit ou la charge et impactera le résultat.

Émission et contenu de la facture d’acompte

Pour établir une facture d’acompte, il faut:

  • Mentionner clairement “Facture d’acompte”;
  • Référence au devis ou bon de commande signé;
  • Coordonnées des deux parties;
  • Numéro d’identification à la TVA et numéro de facture;
  • Date; base HT, taux et montant de TVA;
  • Montant total TTC de l’acompte;
  • Échéance et modalités de règlement;
  • Respect des exigences liées à la facturation électronique selon les règles en vigueur.

Depuis 2023, la TVA est dûe à l’encaissement de l’acompte, et non plus uniquement au moment de l’encaissement selon le type d’opération. La TVA sur acompte est ainsi collectée par le fournisseur et déductible par le client dès le versement, sous réserve de disposer d’une facture conforme.

Conclusions pratiques et conseils

Pour simplifier la gestion comptable, l’utilisation d’un logiciel de facturation conforme est recommandée: il permet d’éditer des factures conformes, de suivre les encaissements et d’appliquer la TVA selon les règles en vigueur. L’acompte est un paiement partiel qui engage les deux parties et qui peut être remboursé ou minoré en cas de désistement selon les termes contractuels (arrhes ou clause spécifique). Une facture d’acompte permet d’attester le versement et de préparer la facturation finale mais ne constitue pas elle-même un revenu ou une charge.

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Comment fonctionnent les acomptes de TVA ?

Pour aller plus loin, une facture finale et une vérification précise des soldes dans les comptes 4191 et 44587 (ou équivalents) sont essentielles afin de solder correctement les acomptes et d’éviter les écarts lors de la clôture.

Note: les libellés exacts des comptes et les chiffres peuvent varier selon le plan comptable utilisé et le pays; adaptez les écritures selon votre réglementation locale.

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