Comptabilisation des factures et des frais généraux : écritures comptables et bonnes pratiques

Les frais de facturation désignent les coûts associés à la vente d’un produit ou d’un service. Les frais généraux correspondent aux coûts de fabrication en dehors des coûts de la main-d’œuvre et des matériaux directs. En comptabilité, les frais généraux représentent tous les coûts de fonctionnement engagés par l’entreprise afin de générer des revenus.

Qu’entend-on par frais de facturation et frais généraux ?

Il existe plusieurs cas de figure pour lesquels une entreprise a recours aux frais de facturation. Un e-commerçant à la tête d’une boutique en ligne facture à ses client·es la livraison pour l’envoi postal des colis. Ce coût additionnel est considéré comme des frais de facturation. Les frais généraux sont, par définition, les coûts de fonctionnement d’une entreprise. L'objectif de ces dépenses est de garantir la bonne marche de l’entreprise et de lui permettre de générer des revenus.

Les frais généraux excluent les charges sociales, les salaires, l'achat de matières premières ou de matériaux. Ils s’opposent donc aux charges directes, comme les matières premières ou la main-d’œuvre affectée à un chantier. Les frais généraux regroupent l’ensemble des dépenses qui ne sont pas directement liées à la production d’un bien ou à la réalisation d’une prestation.

Classification des frais généraux

Pour saisir les écritures d'achat, comptabiliser efficacement les frais généraux et pouvoir analyser le compte de résultat d’une entreprise, il est nécessaire de les classer en trois catégories différentes :

Les frais généraux fixes : également appelée coût de structure, cette catégorie regroupe les charges structurelles liées à l’existence de l’entreprise. Ces frais sont les mêmes pour toutes les structures. Ils ne varient pas en fonction du chiffre d’affaires ou du niveau de production.
Les frais généraux variables : contrairement aux charges fixes, cette catégorie de frais varie en fonction de la production. Ils sont donc liés au chiffre d'affaires et à la production.
Les frais généraux semi-variables : dans cette catégorie, les dépenses sont mixtes et se composent d’une partie fixe et d’une partie variable.

La classification des frais généraux en fonction de leur caractère est importante pour faciliter l’analyse des résultats d’exploitation. Dans le cadre de la comptabilité budgétaire, chaque poste de frais généraux doit être analysé par les dirigeants.

Principaux postes à comptabiliser parmi les frais généraux

Les charges locatives et le loyer : ces frais représentent le coût de la location d’un local commercial ou de bureaux pour l’entreprise.
Les frais d’assurances : l’assurance responsabilité civile professionnelle, l’assurance des biens de l’entreprise, la garantie cybersécurité, etc.
Les frais comptables et juridiques : l’intervention d’un comptable pour la réparation des comptes annuels, l’émission des bulletins de paie ou pour l’écriture comptable engendrent des charges.
Les frais de communication et marketing : services d’un web designer, community manager, infographiste, places sur salons, etc.
Les frais d’entretien et de réparation : nettoyage des locaux, maintenance des outils informatiques et techniques.
Les frais de déplacement : notes de frais des employés, frais kilométriques, hébergements, repas.
L’achat de petit matériel : montant ne dépassant pas 500 euros HT s’enregistre en frais généraux.
Les frais bancaires : tenue de compte, commissions de mouvement, frais d’encaissement par carte.
La sous-traitance et l’intérim : règlement d’un prestataire externe ou salaires des intérimaires.

Comptabilisation des frais de facturation : deux cas pratiques

Pour enregistrer les frais de facturation au niveau comptable, 2 cas de figure sont à considérer.

Cas n°1 : frais facturés directement au client

Dans le cas où les frais sont supportés par le client, leur enregistrement comptable prend la forme suivante : débit du compte 411 “Clients” du montant TTC de la facture ; crédit du compte 708 “Produit des activités annexes” ou sous-compte associé ; le cas échéant, crédit du compte 445 “État - Taxes sur le chiffre d’affaires”.

Si les frais refacturés sont inclus dans la facture, l’écriture comptable peut être directement intégrée à la comptabilisation de la vente ou de la prestation.

Cas n°2 : frais supportés par l’entreprise avant refacturation

Pour comptabiliser les frais que l'entreprise supporte avant de les refacturer, l’écriture comptable diffère légèrement. La méthode de comptabilisation à suivre est la suivante : crédit du compte 401 “Fournisseurs” du montant TTC de la facture ; débit du compte de classe 6 associé à la nature des frais engagés, HT ; le cas échéant, débit du compte 445 “État - Taxes sur le chiffre d’affaires”.

En revanche, si les coûts sont supportés par l’entreprise, la refacturation des frais requiert un débit du compte de classe 6, en attendant la refacturation auprès du client.

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Factures à établir et impact sur la comptabilisation

Lors du bilan comptable de votre entreprise, vous devrez peut-être enregistrer des factures à établir (FAE) pour prendre en compte le décalage de comptabilité entre la livraison du produit, ou la réalisation du service, et l’émission de la facture de vente. Selon le principe d’indépendance des exercices comptables, toutes les prestations réalisées, les produits vendus et les charges doivent être comptabilisés par l’entreprise dans l’exercice auquel ils se rapportent.

Lorsque l’entreprise livre un produit ou rend un service qui ne peut pas être facturé à la clôture de l’exercice comptable, elle ne doit pas antidater sa facture. Elle doit simplement enregistrer une facture à établir pour justifier la créance en cas de contrôle fiscal. L’écriture devra être contrepassée au début de l’exercice comptable suivant.

Les Factures d'Avoir à Etablir ou à Recevoir | Charges à Payer |Produits à Recevoir

Enregistrement des frais généraux en comptabilité fournisseurs

En comptabilité la saisie des frais généraux s’effectue au sein des comptes de classe 6 du plan de la comptabilité générale. Les frais généraux sont enregistrés comme des charges dans le compte de résultat de l'entreprise. Ils sont souvent subdivisés en plusieurs catégories, telles que les frais administratifs, les frais de vente, et les frais d'exploitation.

Pour l’enregistrement comptable des frais, conservez des justificatifs. Le relevé de frais généraux est un document qui permet de déclarer à l'administration fiscale les dépenses qui sont à déduire du résultat imposable. Ce document est obligatoire pour les entreprises qui doivent déclarer leurs frais généraux.

Calculer et analyser les frais généraux

Le calcul des frais généraux permet de déterminer le prix des produits et des services tout en assurant la rentabilité de l’entreprise. Pour une entreprise de BTP par exemple, le coefficient de frais généraux est calculé en utilisant la formule suivante : frais généraux / (consommation + main d’œuvre). Pour une entreprise de fabrication, la formule est : Frais généraux de fabrication = main d'œuvre indirecte + matériaux indirects + autres coûts indirects.

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L'analyse des frais généraux est une étape cruciale de la gestion financière d'une entreprise. Pour réaliser cette analyse, il est important de commencer par classer les frais généraux en différentes catégories, puis d'examiner chaque catégorie pour comprendre son impact sur l'activité globale. Des indicateurs clés de performance (KPI) peuvent être utilisés pour évaluer la performance de chaque catégorie de frais.

Type	Exemples	Comptes usuels
Frais fixes	Loyer, assurance, salaires permanents	61x, 62x
Frais variables	Sous-traitance, intérim, marketing	61x, 62x
Frais semi-variables	Abonnement + consommation d'énergie	61x, 60x

Comment réduire les frais généraux ?

Optimisation des processus : L'automatisation et l'optimisation des processus internes permettent de réaliser des économies sur le long terme.
Négociation avec les fournisseurs : Négocier les tarifs avec vos fournisseurs peut entraîner une réduction significative des coûts.
Réduction des dépenses non-essentielles : Identification et réduction des coûts non-essentiels, rationalisation des dépenses de marketing, diminution des frais de déplacement.
Télétravail : Encourager le télétravail peut permettre de diminuer les frais liés à l'espace de travail, comme le loyer ou les charges énergétiques.

Rôle stratégique des frais généraux

Dans un contexte de tension économique, la gestion des frais généraux est un levier stratégique. Une dérive des charges fixes peut fragiliser la rentabilité, même si l’activité se porte bien. Les frais généraux, s’ils sont mal maîtrisés, peuvent obérer la rentabilité et freiner le développement de l’entreprise. Bien les comprendre, les suivre et les piloter permet non seulement de maîtriser ses coûts, mais aussi de dégager des marges de manœuvre financières.

Le coefficient des frais généraux d’une entreprise se détermine grâce à une analyse de chaque poste de dépenses. La saisie des frais généraux en comptabilité s’effectue au sein des comptes de classe 6 du plan comptable général. Faire preuve de rigueur dans la gestion de sa société représente également une opportunité de réduire certains frais généraux.

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