Demander un Nouveau Kbis : Procédure et Informations Essentielles

L'extrait Kbis est un document essentiel qui atteste de l'existence légale d'une entreprise commerciale immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS). Il représente une « carte d'identité » à jour de l'entreprise et rassemble toutes les informations officielles relatives à l'entreprise inscrites au RCS.

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur. L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale.

Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois. Cet article vous guide à travers la procédure pour demander un nouveau Kbis, les coûts associés, et les délais à prévoir.

Qu'est-ce qu'un Kbis et à quoi sert-il ?

Le Kbis, un document central pour les entreprises commerciales. En principe, l'extrait Kbis de moins de 3 mois constitue l'un des documents obligatoires pour ouvrir un compte pro. À ce titre, il occupe une place centrale dans la vie d'une société, et témoigne de son existence juridique ainsi que de son immatriculation au Registre du commerce et des sociétés, ou RCS. 🪪 De façon schématique, le Kbis équivaut à la carte d'identité des particuliers. Il peut également être demandé par un fournisseur dans le cadre de l'achat de matériel ou de la conclusion d'un contrat d'approvisionnement.

Lire aussi: Obtenir un Financement Formation

Extrait Kbis en Micro-Entreprise : Tout ce que vous devez savoir ! 📄

Bon à savoir : L'extrait Kbis n'est plus demandé par l'administration dans le cadre de la réalisation de démarches administratives. Il est parfois également possible de s'en passer pour ouvrir un compte professionnel, et d'ouvrir un compte pro sans Kbis.

Contenu de l'extrait Kbis

Le Kbis des entreprises commerciales regroupe un certain nombre d'informations figurant au Registre du commerce et des sociétés. Le contenu de l'extrait Kbis reprend les éléments déclarés lors de la création de la société et les modifications ultérieures apportées:

Le nom du greffier du Tribunal de commerce ayant signé l'immatriculation.
La dénomination sociale de l'entreprise, son sigle et son enseigne.
Le numéro Siren.
Le code APE (ou code NAF).
Le montant du capital social de l'entreprise.
La forme juridique sous laquelle l'activité est exercée.
La ou les activités de l'entreprise.
L'adresse du siège social et des éventuels établissements secondaires situés en Union européenne (UE) ou dans l'Espace économique européen (EEE).
L'âge de la société.
La date où elle a été créée.
Les sites internet et/ou les noms de domaine.
La fonction, le nom, le prénom, la date et le lieu de naissance ainsi que l'adresse du dirigeant de la société, des administrateurs et des commissaires aux comptes pour les entreprises concernées.
Les autorisations obligatoires pour exercer une profession réglementée.
Les éventuelles procédures collectives engagées (sauvegarde de justice, redressement judiciaire et liquidation judiciaire) en cas de cessation de paiements.
Les procédures préventives (mandat ad hoc, conciliation ou procédure de sauvegarde) ne figurent pas sur l'extrait Kbis.

En cas de fermeture de l'entreprise, un autre type de Kbis est transmis au dirigeant d'entreprise : le Kbis de radiation. Cet extrait constitue la preuve que l'entreprise est fermée, et qu'elle a été radiée du Registre du commerce et des sociétés.

Bon à savoir : La nomination d'un commissaire aux comptes est obligatoire lorsqu'une société dépasse deux des trois chiffres suivants : 4 millions d'euros de bilan, 8 millions d'euros de chiffre d'affaires HT et 50 salariés.

Pour réaliser vos démarches administratives, la simple mention du numéro unique d'identification de l'entreprise (Siren) ou la transmission d'un justificatif d'immatriculation obtenu grâce à l'Annuaire des entreprises est suffisante. C'est le cas par exemple pour :

Lire aussi: Conditions délai de paiement Urssaf

une candidature à un marché public ;
une demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire ;
une demande d'autorisation d'exploitation commerciale.

⭐ L'extrait Kbis reste cependant très important pour les banques et les fournisseurs, nombreux à le demander pour conclure un contrat.

Qui est concerné par l'extrait Kbis ?

Vous ne savez pas si votre entreprise dispose d'un Kbis ? Vous ne connaissez pas les différences qui existent entre les extraits K, L, Kbis et Lbis ? Découvrez les réponses à vos questions afin de mieux comprendre ce qu'est un Kbis, et à qui il s'adresse.

Un document réservé aux sociétés commerciales

Le Kbis d'une entreprise témoigne de son inscription sur le Registre du commerce et des sociétés. L'extrait Kbis est donc exclusivement réservé aux entreprises ayant une activité commerciale ou commerciales par la forme, que sont :

les sociétés anonymes (SA) ;
les sociétés par actions simplifiées (SAS) et unipersonnelles (SASU) ;
les sociétés à responsabilité limitée (SARL) ou unipersonnelles (EURL) ;
les sociétés en commandite simple (SCS) ;
les sociétés en nom collectif (SNC).

Exemple : M. et Mme Nova décident de créer une société. Une fois l'immatriculation de leur SARL réalisée, un Kbis récapitulant toutes les informations sur leur entreprise est mis à leur disposition.

Seules les personnes morales peuvent disposer d'un extrait Kbis. Aussi, les micro-entrepreneurs et les Entrepreneurs Individuels (EI), malgré la réforme de leur statut en date du 15 mai 2022, ne peuvent pas obtenir de Kbis.

Il en va de même pour les entreprises artisanales ou libérales, qui ne figurent pas au Registre du commerce et des sociétés, mais au Registre National des Entreprises (RNE).

Les différents types d'extraits : K, L et Lbis

Le plus célèbre des extraits est, sans nul doute, l'extrait Kbis. Il existe cependant deux autres documents très proches : les extraits K, L et Lbis.

L'extrait K concerne les personnes physiques que sont entreprises individuelles et les micro-entrepreneurs (anciennement auto-entrepreneurs).
L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.
L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales.
Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Bon à savoir : Les travailleurs indépendants qui n'ont pas de Kbis peuvent également obtenir un justificatif d'immatriculation par l'intermédiaire du service de l'Insee délivrant des avis de situation Sirene.

Où et comment demander un Kbis ?

Vous voulez récupérer le Kbis de votre société ? Vous vous demandez où trouver le Kbis de votre entreprise ? Plusieurs options se présentent à vous. Quelles sont-elles, comment y avoir recours et à quel prix ?

Demande de Kbis en ligne

Il existe deux grandes façons d'obtenir un extrait Kbis en ligne :

le service en ligne monidenum.fr ;
le site Infogreffe.

Le service monidenum.fr présente l'avantage majeur de fournir un Kbis gratuit au dirigeant de l'entreprise. Il s'agit donc du meilleur moyen de réduire à zéro le coût d'un Kbis, ainsi que d'un extrait K. Ce téléservice est géré par les greffes des Tribunaux de commerce.

Pour y prétendre, il vous faudra tout d'abord vous inscrire, puis vous connecter sur la plateforme dédiée afin de télécharger votre extrait K ou Kbis.

Les chefs d'entreprises dont l'immatriculation a été effectuée au RCS disposent d'une seconde option pour obtenir un extrait Kbis, mais cette fois-ci de façon payante : le site Infogreffe. Un Kbis obtenu sur Infogreffe est facturé à un tarif différent en fonction du mode de réception de ce document officiel :

3,20 euros pour une transmission par voie électronique ;
3,85 euros en cas d'envoi par courrier.

Bon à savoir : Rapide, sans déplacement et simple, la demande de Kbis en ligne a de nombreux atouts pour les dirigeants de sociétés.

Demande de Kbis au greffe

Vous préférez vous rendre directement au greffe du Tribunal de commerce de votre lieu d'exercice ? Ceci est tout à fait réalisable, et permet d'obtenir un extrait Kbis au même titre que lors d'une demande en ligne.

En revanche, une telle formalité a un coût, contrairement au service monidenum.fr. Au 1er janvier 2024, il faut débourser 2,56 euros pour récupérer l'extrait Kbis d'une entreprise en se déplaçant sur place, au greffe.

Coût d'un Kbis

Lors de l'accomplissement des formalités de constitution d'une entreprise, un extrait Kbis vous est fourni. Néanmoins, celui-ci doit parfois être mis à jour ou actualisé. Il est donc impératif d'obtenir un nouveau Kbis. Selon la modalité d'une telle requête, le coût du Kbis peut différer.

0 euro pour un Kbis en ligne via monidenum.fr.
2,56 euros au greffe du Tribunal de commerce.
3,20 euros grâce au service de télétransmission Infogreffe.
3,85 euros pour un envoi courrier depuis Infogreffe.

Combien de temps faut-il pour obtenir un Kbis ?

L'extrait Kbis est un document officiel qui peut être obtenu en quelques secondes grâce aux services en ligne monidenum.fr et Infogreffe. Grâce à la dématérialisation de cette carte d'identité des entreprises, le délai pour obtenir un Kbis a été réduit à zéro. Un atout qui leur permet d'être plus réactives, notamment pour la conclusion d'un contrat avec un fournisseur ou pour l'ouverture d'un compte pro dans une nouvelle banque.

Dans la plupart des cas, un extrait Kbis de moins de 3 mois est demandé par les interlocuteurs et les partenaires d'une entreprise. L'objectif ? S'assurer que les informations qui y sont inscrites sont à jour, et correspondent bel et bien avec la situation de l'entreprise.

👉 En effet, en cas de modification de l'un des éléments contenu dans un Kbis, à l'image du dirigeant, du siège social ou encore de l'activité exercée, le changement de Kbis doit être effectué sous un mois, après qu'une décision et une publication aient été effectuées en ce sens.

Mise à jour de l'extrait Kbis

L’extrait Kbis est un document dynamique : il évolue au fil des modifications de l’entreprise. À chaque changement notable dans la vie de la société, une mise à jour du Kbis s’impose. En pratique, cela signifie qu’il ne faut pas attendre une échéance particulière pour effectuer la déclaration : la modification doit être entamée dès que la décision est prise et validée juridiquement.

Voici quelques situations courantes nécessitant une mise à jour :

Déménagement de l'entreprise : Le transfert de siège social doit être déclaré au greffe. Il implique souvent une modification statutaire, notamment si le nouveau siège se situe dans un autre ressort de tribunal de commerce. Un justificatif du nouveau siège social, en cas de changement d’adresse (ex.
Changement de raison sociale ou de forme juridique : Lorsque l’entreprise change de raison sociale ou passe d’une SARL à une SAS par exemple, les statuts doivent être mis à jour, puis transmis via le guichet unique.
Remplacement du dirigeant : Le remplacement du dirigeant (président, gérant, directeur général…) doit être signalé sans délai.
Modification du capital social : Une augmentation ou réduction de capital doit faire l’objet d’une mise à jour officielle. Le Kbis mentionne toujours le montant exact du capital social, qu’il soit fixe ou variable.

La procédure de mise à jour du Kbis suit un processus administratif encadré, qui diffère légèrement selon la nature de la modification (changement de siège, de dirigeant, de capital social, etc.).

La première étape consiste donc à convoquer une assemblée générale extraordinaire pour acter la modification statutaire.

Procédure de modification de l'extrait Kbis

Pour modifier l’extrait Kbis d’une société, il faut généralement suivre les mêmes étapes, quelle que soit le statut de l’entreprise (EURL/SARL, SASU/SAS, SA, SNC…). Les formalités juridiques et légales à accomplir sont, en effet, généralement identiques pour toutes les formes juridiques : modification des statuts, publication d’une annonce légale, remplissage d’un formulaire et dépôt d’un dossier au greffe. Seules les conditions de la prise de décision diffèrent.

La plupart des modifications qui affectent les statuts d’une société génèrent, en général, la demande de délivrance d’un nouvel extrait Kbis. Enfin, une société doit demander la modification de son extrait Kbis en cas de changement de dirigeant, même si ce dernier n’emporte aucune modification des statuts.

On distingue deux types de décisions : les décisions extraordinaires (ce sont celles qui ont pour conséquence une modification des statuts) et les décisions ordinaires (toutes les autres, parmi lesquelles l’approbation des comptes annuels). Pour qu’une décision soit adoptée, il faut qu’elle soit acceptée par l’organe compétent. Il s’agit, en général, de la collectivité des associés. Mais ce n’est pas toujours le cas. Les conditions de majorité et de vote dépendent également de la forme juridique de la société. Parfois, la Loi les prévoit avec - ou non - la possibilité d’y déroger en retenant une majorité plus ou moins importante.

Toutes les décisions qui entraînent une modification de l’extrait Kbis doivent respecter un certain formalisme. Tout d’abord, il est nécessaire de matérialiser la décision dans un écrit. Il conviendra, le cas échéant, de procéder à la modification des statuts. Pour procéder ainsi, il faut respecter scrupuleusement le procès-verbal et remplacer l’ancienne mention par la nouvelle. Ensuite, une annonce légale doit être rédigée et diffusée dans un journal habilité. En effet, les modifications doivent généralement être portée à la connaissance des tiers, et notamment de toute personne qui pourrait être intéressée par l’information. La procédure s’achève avec le dépôt d’une demande d’inscription modificative au registre du commerce et des sociétés (RCS).

Les sociétés ont l'obligation d'avertir les tiers lorsqu'elles changent une information importante les concernant. Pour ce faire, il faut publier une annonce dans un journal d'annonces légales situé dans votre département. La publication d'une annonce légale coûte de 108 à 227 € selon la localisation, la forme juridique et le type de changement.

Vous souhaitez modifier vos statuts ? Utilisez notre service partenaire : Je modifie !

L’extrait Kbis recense les informations légales et administratives d’une entreprise inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Par ailleurs, la non-mise à jour du Kbis peut entraîner un refus de certains dossiers administratifs ou contractuels, voire des sanctions en cas de contrôle.

Comment effectuer la mise à jour ?

Pour effectuer cette mise à jour, vous devez remplir un formulaire spécifique accompagné des justificatifs requis.

Mise à jour des statuts si nécessaire (ex.

Ce guichet centralise les formalités des entreprises, et remplace les anciens interlocuteurs comme le greffe, le CFE ou l’URSSAF. Une fois votre demande transmise, vous pouvez suivre son traitement depuis votre espace personnel sur le guichet unique. L'utilisation du guichet unique est gratuite.

Pour que la modification du Kbis soit effective, il est impératif de transmettre un dossier complet et conforme.

👉 Des justificatifs complémentaires peuvent être demandés si la forme juridique change, ou en cas de transfert de siège vers un autre ressort de greffe. Dans certains cas, plusieurs dirigeants peuvent coexister.

Le Kbis est un document officiel attestant de l’immatriculation d’une société au Registre des Commerces et des Sociétés (RCS).

Bon à savoir : la modification du Kbis est obligatoire dès lors que le contenu du document doit être mis à jour. Elle n’implique pas forcément une modification statutaire. La modification peut résulter de la décision du dirigeant. Il est également possible que cette dernière ait été prise en assemblée générale par les associés, puis a fait l’objet d’un procès-verbal. La décision du représentant légal de l’entreprise suffit dans le cadre de certaines modifications de Kbis. Souvent, cette procédure est à suivre au sein d’une SA.

balises: #Kbis