Dolibarr ERP/CRM et la Loi de Finance en France: Conformité et Défis
Depuis quelques années, Dolibarr ERP/CRM s’impose comme une solution open source largement utilisée par les petites et moyennes entreprises. Conçu initialement pour centraliser la gestion commerciale, ce logiciel a progressivement intégré des modules de comptabilité, de facturation et de gestion financière.
Simple à prendre en main, il permet à un(e) entrepreneur(se) de réaliser simplement ses factures. En effet, Dolibarr vous permet d’une part, d’enregistrer des tiers, clients et fournisseurs à qui vous vendrez et achèterez des produits et des services. D’autre part de formaliser votre relation commerciale par l’édition de devis, commandes, gestion des expéditions et factures.
Dolibarr vous emmènera plus loin en répondant à des besoins plus complexes. L’ERP est un progiciel qui permet de planifier les ressources de l’entreprise. Le terme ERP « Enterprise Ressource Planning » signifie en français « Progiciel de Gestion Intégré » (PGI).
La gestion de la relation client est le fait d’optimiser les interactions d’une société relatives aux clients et à vos prospects. Pour finir, le CRM regroupe chaque client, chaque lead et chaque requête du service client.
Lorsque la solution Dolibarr ERP/CRM est installée, le logiciel propose des paramétrages à effectuer comprenant les informations d’identité et de fonctionnement de l’entreprise. Tout d’abord, Dolibarr appartient à la catégorie des CRM libre et open source. Puis, les statuts de prospection permettent le suivi des prospects et clients.
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Dolibarr ERP/CRM offre la possibilité de classer les produits par famille ou thème avec des options de filtrages supplémentaires. Dans un premier temps, la fonction « demandes de prix fournisseurs » a pour objectif d’envoyer des demandes de prix aux fournisseurs pour ajouter ou mettre à jour manuellement vos prix d’achats.
Dans un second temps, les commandes fournisseurs ont plusieurs utilités dans Dolibarr. Elles permettent d’éditer un document propre à envoyer à votre fournisseur. Elles sont ensuite prise en compte lors de l’utilisation de la fonctionnalité de réapprovisionnement. Grâce à cette fonction vous pouvez suivre la gestion de vente d’une part en réalisant des devis pour proposer à vos clients ou prospects un tarif sur les produits, mais aussi soumettre des conditions sur ceux-ci.
De plus, l’utilisation du module commandes clients est une étape facultative mais importante dans un projet commercial. Puis, vous pouvez gérer l’expédition de marchandises à vos clients à partir d’une fonctionnalité. Enfin, le module contrats/abonnements permet de gérer des envois périodiques de produits.
Le module Projet permet de suivre l’avancée fine de vos chantiers. Il autorise la création d’un référentiel de tâches pour le compte d’un tiers. De plus, les vues des projets sont également cloisonnées en fonction des permissions accordées. Ainsi, un chef de projet pourra voir les membres de son équipe contrairement à un utilisateur subalterne par une gestion des droits poussées.
L’ERP / CRM Dolibarr possède en natif un module qui propose de la pré-comptabilité permettant de gérer un plan comptable et de le personnaliser en fonction de vos besoins. Les salaires, charges sociales et TVA sont des tâches dont le progiciel permet l’entrée automatique d’écriture bancaire à partir de l’enregistrement de ces données. Le module comptabilité Dolibarr permet aussi de gérer l’enregistrement des écritures dans le grand livre et d’afficher une balance des comptes pour une période donnée.
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Dolibarr couvre aussi avec ses modules complémentaires les besoins en terme de GPAO. L’acronyme GPAO signifie « Gestion de la Production Assistée par un Ordinateur« . C’est un logiciel qui permet aux entreprises de gérer sur ordinateur et de façon automatisée diverses activités liées à la production industrielle. Cette gestion passe notamment par la gestion des stocks, la gestion des commandes et par la gestion de tous les articles qui jouent un rôle dans le processus de production.
Woosync est un module de synchronisation entre WooCommerce et Dolibarr ou notre distribution étendue Easya. Il permet la synchronisation des catégories (de tiers et de produits), tiers, contacts, produits et commandes. L’opération est effectuée en temps réel de Dolibarr vers WooCommerce.
Afin d’anticiper au mieux le processus, nous proposons un service qui permet d’automatiser les envois des e-factures à partir de Dolibarr ou de notre distribution Easya Solutions. Le 1er janvier 2020 toutes les sociétés qui presteront pour le service public seront soumises à l’obligation de transmettre des factures dématérialisées ou e-factures sur la plateforme Chorus Pro.
Nous avons d’ores et dégât mis à disposition de la communauté notre module Chorus Pro préconfiguré sur le Dolistore ou sur notre e-shop. L’ERP & CRM Dolibarr propose aussi des modules complémentaires spécialisés en ressources humaines, qui permettent d’améliorer le traitement des tâches administratives. Ainsi, Dolibarr est un logiciel modulaire, ce qui signifie que ses fonctionnalités dépendent des modules activés.
Ce progiciel libre est une application s’utilisant depuis un navigateur web. Axés sur Lyon, nous installons, configurons et personnalisons Dolibarr selon vos besoins et vous formons à son utilisation. Ainsi Open-DSI a su prouver sa crédibilité et son implication autour de ce logiciel de gestion open source.
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Votre projet dépasse le cadre des fonctionnalités standards de Dolibarr ou de notre distribution Easya Solutions ? L’objectif est de jauger chaque livraison en production au vu des conditions réelles de l’activité. Mené à intervalles réguliers, ce suivi permet de se fonder sur une appréciation de la situation, en vue de réagir rapidement aux changements.
La gestion de projet itérative permet d’obtenir un management fonctionnel plus visuel et en temps réel afin de détecter les problèmes et les spécificités plus tôt. « Tout le monde est ravi. Maintenant plus personne ne veut travailler sans ça. Pour nous c’est une évidence.
Conformité Légale et Fiscale
L’un des points sensibles pour toute entreprise reste la conformité légale et fiscale. En France, la loi anti-fraude à la TVA impose que les logiciels de caisse et de facturation soient certifiés ou conformes à des normes strictes.
Depuis janvier 2018, les systèmes de caisse ou logiciels d’encaissement des organismes (français) soumis à la TVA et qui vendent à des particuliers ont l’obligation de fournir, sur demande de l’administration fiscale, soit la certification de leur système, soit une attestation de conformité du système à la loi. La certification est un processus long et coûteux, et à l’époque, l’attestation de conformité remise par l’intégrateur qui a installé le logiciel était une bonne solution pour des projets comme Dolibarr.
Ce n’était pas du tout une attestation de complaisance : la loi rend en effet solidaire le prestataire signant l’attestation d’une éventuelle amende que son client pourrait avoir en cas de fraude. Et l’amende a 5 chiffres, ce n’est donc pas du tout anodin pour le prestataire. Autant vous dire que nous veillons à ce ne nos clients aient réellement une installation conforme à la loi.
C’est donc un processus long et coûteux qui est imposé à tous les éditeurs de logiciels de caisse ou d’encaissement, quelque soit leur taille.
Du 1er septembre 2025 au 28 février 2026 s’ouvre une période transitoire où la certification n’est pas encore obligatoire, mais l’éditeur doit avoir engagé le processus de certification. Il doit fournir une preuve d’engagement ferme de certification, datant au plus tard du 31 août 2025 : contrat, devis accepté ou commande ferme.
Le chantier est entamé, porté par l’association Dolibarr qui a pour l’instant engagé un budget de départ de 3000€ pour préparer le socle documentaire nécessaire à la demande de certification (on ne part pas de rien, mais il y a quand même un gros travail pour correspondre aux attendus de la certification).
Important: si vous êtes concernés, déjà détenteur de l’attestation de conformité, il faut d’ores et déjà prévoir de passer sur cette version 23 au printemps. Le devis est déjà demandé à LNE, dans les temps. Cette attestation sera ensuite transmise à chacun de nos clients qui bénéficie aujourd’hui de l’attestation de conformité.
La communauté qui œuvre sur Dolibarr propose aux sociétés concernées d’obtenir une attestation de conformité auprès d’un prestataire spécialisé avec Dolibarr 7.0 . Cette version dispense l’inaltérabilité des données par le biais du blocklog qui consigne tous les événements commerciaux de votre activité dans un fichier journal non réversible.
Vous pouvez suivre le travail effectué sur la page du Wiki Dolibarr, qui est mise à jour régulièrement (un membre du projet Dolibarr participe aux discussions avec l’APRIL et le ministère des finances). Dolibarr version 7 (actuellement en phase de beta tests : parution en janvier 2018) répondra aux exigences de la Loi et tout prestataire pourra établir l’attestation légale nécessaire aux utilisateurs.
Selon votre situation professionelle et l'utilisation que vous faites du logiciel, vous pouvez êtres elligible à la loi Finance Anti Fraude à la TVA. Cette dernière stipule que vous ne pouvez pas utiliser un système informatique pour suivre vos encaissements si ce dernier n'est pas conforme.
Le périmètre de la loi est assez clair pour déterminer qui est elligible et qui ne l'est pas en terme de société (société assujéttie à la TVA et non en franchise de base de TVA). Elle l'est également en ce qui concerne le contexte d'utilisation (encaissements de particuliers). Il est par contre très flou pour déterminer quel logiciel est concerné ou pas.
Cette loi interdit, dès lors que vous êtes dans le périmètre, l'utilisation de tout logiciel informatique qui ne soit pas conforme (donc exit l'utilisation de tableur ou autre logiciel non conforme). Pour résumé, votre utilisation de DoliCloud et de votre Dolibarr ERP CRM n'est concerné que si vous êtes assujéttis à la TVA (et pas en franchise en base de TVA), ET si vous l'utilisez pour saisir des encaissements de particuliers (B2C=Business To Consumer) ou en mode mixte, à savoir encaissement aussi bien de particuliers (B2C) et d'entreprises (B2B), quelquesoit le ratio entre les 2, quelquesoit les modes de paiement utilisés.
si vous ne facturez QUE des entreprises/professionnels, dans ce cas, vous n'êtes pas concerné non plus par la loi finance (non B2C). Cela reste toutefois de votre responsabilité de savoir si vous etes ou non concerné. Renseignez vous auprès de votre comptable ou en consultant le lien vu précedemment sur l'historique et aboutissement de la loi (qui reste hélas très évasive).
Chez DoliCloud, seule la version 22.0 ou supérieure de Dolibarr peut faire l'objet du certificat de conformité loi finance. si vous êtes dans le périmètre de la loi, vous pouvez obtenir le document de conformité pour l'utilision de Dolibarr ERP CRM sur DoliCloud.
Tous les logiciels servant à tracer les encaissements de particulier sont concernés. Une modification de la loi pour mettre fin à ce mécanisme d'"attestation" a été votée le 6 février 2025 et le décret est paru le 14 février 2025.
Dans votre Dolibarr, allez dans le menu Accueil > Configuration > Dictionnaire > Taux de TVA et taxes de ventes. Remplissez le formulaire et cliquez sur le bouton « ajouter ». Votre nouveau taux de TVA apparaîtra alors dans votre liste.
Pour changer le taux de TVA qui a été défini par défaut des produits ou services vendus/achetés, il vous faudra aller dans Accueil > Outils de modules > Mise à jour TVA de masse. Vous arriverez alors sur une page avec deux lignes : sur la 1ère, notez l’ancien taux et sur la seconde le nouveau, et cliquez sur modifier.
Les Faiblesses de Dolibarr en Comptabilité
Cependant, si Dolibarr a de nombreux atouts pour accompagner les indépendants et les structures en croissance, son usage en comptabilité révèle aussi plusieurs faiblesses techniques et pratiques. La première faiblesse de Dolibarr réside dans la portée de son module comptabilité.
Dolibarr est réputé pour sa simplicité d’utilisation côté gestion commerciale. La force de Dolibarr réside dans son système modulaire.
Contrairement aux solutions propriétaires, Dolibarr ne bénéficie pas d’un support client officiel centralisé. Dolibarr, en tant que logiciel open source, laisse une grande liberté à ses utilisateurs. La question de la sécurité des données est cruciale en comptabilité.
Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) et Dolibarr
L’abandon progressif du Portail Public de Facturation (PPF) au profit de plateformes privées certifiées (PDP) suscite de nombreuses interrogations chez les entreprises françaises. Faut-il y voir un aveu d’impuissance de l’État à concevoir une solution opérationnelle dans les délais impartis, ou bien les effets d’un lobbying intensif des acteurs du numérique déjà bien installés ?
Selon les pouvoirs publics, ce changement de cap vise à optimiser l’utilisation des ressources et à accélérer la transition numérique en s’appuyant sur l’expertise du secteur privé. Cependant, ce revirement stratégique interroge sur la neutralité et l’indépendance des décisions prises.
Depuis le 16 septembre 2024, l’espace partenaires sur impots.gouv.fr permet désormais aux entreprises de consulter la liste des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) immatriculées, qui s’enrichit progressivement avec de nouveaux acteurs.
Initialement, la loi de finances pour 2024 prévoyait le lancement d’un Portail Public de Facturation (PPF) pour permettre aux entreprises de transmettre leurs factures électroniques directement à l’administration fiscale. Depuis le 16 septembre 2024, l’espace partenaires sur impots.gouv.fr permet aux entreprises de consulter la liste des PDP immatriculées sous réserve, qui s’enrichit régulièrement de nouveaux acteurs.
L’État est pleinement confiant dans la capacité des plateformes à garantir des services de qualité, sécurisés et à proposer des offres suffisamment élargies pour couvrir les besoins actuels et à venir de toutes les entreprises. Dans ce contexte, le projet sera poursuivi en privilégiant la construction d’un annuaire des destinataires, indispensable aux échanges entre les plateformes, et d’un concentrateur des données permettant leur transmission à l’administration fiscale.
L’État affirme qu’en misant sur les PDP, il s’assure que les services offerts seront de qualité, sécurisés et capables de répondre aux besoins diversifiés des entreprises. En renonçant à développer le PPF, l’État souhaite également optimiser ses ressources et profiter de l’expertise des acteurs privés du numérique. Si cette réorientation est officiellement présentée comme un moyen de gagner en efficacité, elle suscite de nombreuses questions.
En examinant la liste des plateformes agréées, une question se pose : quelles seront les possibilités d’interfaçage avec des logiciels tiers comme Dolibarr? Cela pourrait remettre en question l’autonomie des entreprises qui ont choisi Dolibarr précisément pour son caractère open-source et sa capacité à être personnalisé en fonction de leurs besoins.
L’abandon du Portail Public de Facturation (PPF) risque de ne pas faire plaisir à tout le monde, en particulier aux grosses entreprises qui avaient probablement prévu de s’interfacer directement avec ce portail public. En effet, pour ces grandes structures, l’idée de centraliser la gestion de la facturation électronique au sein d’un outil public représentait une solution simple, fiable et gratuite, permettant de réduire les coûts et de garantir la conformité.
Avec le recours désormais imposé aux plateformes privées certifiées, ces entreprises pourraient se retrouver dans une situation où elles devront négocier des contrats avec des fournisseurs externes, souvent payants, ce qui alourdit les coûts opérationnels et complexifie les processus.
Il semble que l’Ordre des Experts Comptables envisage de lancer une plateforme de facturation électronique gratuite destinée aux moyennes, petites et micro-entreprises. Cependant, cette initiative suscite des interrogations et des inquiétudes, notamment en raison des élections de l’Ordre qui se tiendront dans moins d’un mois.
Certains experts-comptables s’insurgent déjà contre cette annonce, se demandant pourquoi ils devraient financer une solution gratuite pour les TPE et PME, alors que l’État n’a pas été en mesure de déployer une solution publique viable.
Pour rappel, la réforme de la facturation électronique a toujours prévu deux options principales de raccordement pour les entreprises : le Portail Public de Facturation (PPF) et les Plateformes de Démonstration et de Production (PDP). Le PPF, porté par l’État, devait offrir une solution gratuite et centralisée pour la gestion des factures électroniques, tandis que les PDP, proposées par des acteurs privés, offraient des solutions payantes avec des fonctionnalités et services supplémentaires.
Ces deux modèles permettaient aux entreprises de choisir la solution la mieux adaptée à leurs besoins et à leur taille, en fonction de leurs ressources et de leurs exigences spécifiques en matière de facturation électronique.
Inquiétudes chez les e-commerçants français
Avec la mise en application de la Loi de Finance 2016 au 01/01/2018, les encaissements doivent être effectués avec un logiciel conforme à la Loi. Or un CMS e-commerce (Prestashop, Magento, Opencart, Woocommerce…) ne remplit pas les conditions de conformité à la Loi.
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