Guide pratique État des lieux du local commercial: tout ce que vous devez savoir

En tant que propriétaire ou chef d’entreprise envisageant la location d’un local commercial, vous allez rencontrer l’étape cruciale qu’est l’état des lieux. Depuis la loi Pinel de 2014, l’état des lieux est obligatoire et doit être réalisé à l’entrée et à la sortie du locataire, dans le cadre d’un bail commercial ou professionnel. Ce guide détaille les contours, les obligations et les bonnes pratiques pour réaliser un état des lieux fiable et efficace, en s’appuyant sur les propositions et les éléments du texte fourni.

Qu’est-ce qu’un bail commercial et pourquoi l’état des lieux est-il indispensable ?

Le bail commercial est un contrat de location conclu entre le bailleur et le locataire pour des activités commerciales, industrielles ou artisanales. Le bail peut être dit 3-6-9, avec une résiliation triennale et un cadre précis pour l’exploitation du fonds. L’état des lieux, réalisé contradictoirement, décrit l’état général des lieux à l’entrée et à la sortie afin de limiter les litiges et d’évaluer les dégradations ou l’usure normale.

État des lieux d’entrée et de sortie: deux temps forts et leurs rôles

L’état des lieux d’entrée est réalisé lors de la conclusion du bail, avant remise des clés, pour établir l’état initial du local et de ses équipements. L’état des lieux de sortie intervient lors de la restitution des locaux et permet de comparer l’état final à l’état d’entrée afin d’identifier les dégradations imputables au locataire ou la vétusté normale. Dans les cas de mutation ou de cession du fonds, l’état des lieux peut aussi être requis pour mettre à jour l’état du bien avant le transfert.

Obligations légales et cadre public

Depuis la loi Pinel, l’état des lieux est obligatoire à l’entrée et à la sortie pour les baux commerciaux et bien que les baux professionnels ne soient pas soumis de manière identique, l’établissement reste fortement recommandé. L’article L145-40-1 du Code de commerce prévoit que l’état des lieux soit établi contradictoirement et joint au contrat, ou conservé par chaque partie. En l’absence d’état des lieux d’entrée, pour un bail commercial, la présomption de bon état peut être écartée et le bailleur doit prouver l’origine des dégradations.

Qui fait l’état des lieux et qui paie ?

En pratique, l’état des lieux est réalisé par le bailleur et le locataire ensemble, sans frais particuliers. Si la présence d’un agent immobilier est requise, des frais peuvent être partagés. En cas d’absence des parties, un commissaire de justice peut intervenir, avec des frais partagés par moitié entre bailleur et locataire. L’intervention d’un professionnel garantit une fiabilité accrue du constat.

Contenu et qualité de l’état des lieux

Un état des lieux de qualité décrit chaque zone et chaque équipement, avec des photos annexées lorsque cela renforce la preuve. Il faut raisonner zone par zone et équipement par équipement: sols, murs, plafonds, cloisons, meubles, vitrerie, isolation, systèmes électriques, de chauffage, de climatisation, de ventilation et sanitaires, ainsi que les systèmes d’alarme et de sécurité. Le document doit aussi décrire les anomalies, réserves ou dégradations avec précision et annexer des photographies datées.

Modèle de vérification et checklists

Une checklist pratique avant signature aide à limiter les oublis et à obtenir un document exploitable: photographier chaque pièce et chaque équipement sensible, relever les compteurs, tester l’éclairage et les serrures, décrire la vitrine et l’état des façades visibles, vérifier les arrivées d’eau et les écoulements, noter les réserves et annexer les photos. Cette approche facilite la comparaison lors de la sortie et permet d’établir une répartition claire des responsabilités.

Contenu typique d’un état des lieux du local commercial

Adresse du local et identité des parties, référence au bail
Date, heure et contexte (entrée, sortie, cession, mutation)
Description des surfaces: espace de vente, bureaux, réserve, sous-sol, mezzanine, local technique
État des sols, murs, plafonds, peintures, revêtements et cloisons
Accès: portes, vitrines, serrures, rideaux métalliques, issues de secours
Équipements: chauffage, climatisation, ventilation, extraction, électricité, sanitaires, alarmes
Compteurs, clés, badges, télécommandes
Anomalies, dégradations et éléments à compléter
Photographies datées annexées

Que se passe-t-il en cas de dégradations ?

La notion d’usure normale ou vétusté est distincte des dégradations imputables au locataire. L’usure normale est généralement à la charge du propriétaire, tandis que les dégradations causées par le locataire doivent être réparées et peuvent être déduites du dépôt de garantie. Le dépôt peut être retenu partiellement ou en totalité selon l’évaluation des travaux et le devis correspondant.

Quand réaliser l’état des lieux et à quelle occasion ?

L’entrée et la restitution sont les moments clés. D’autres circonstances comme la cession du droit au bail ou la cession du fonds peuvent nécessiter un nouvel état des lieux ou sa mise à jour, afin d’éviter que le repreneur n’hérite d’un état mal documenté. Le calendrier a son importance: retarder ou avancer l’état des lieux peut compromettre la lisibilité des défauts et des améliorations.

Modalités pratiques et conseils

Pour réussir l’état des lieux, privilégiez la lumière naturelle pendant la visite, allumez les installations électriques pour tester leur fonctionnement et décrivez minutieusement chaque élément, du plus petit au plus grand. Les rapports numériques, les photos et les vidéos renforcent la fiabilité du constat. En cas de désaccord, l’intervention d’un huissier ou d’un commissaire de justice peut être nécessaire, avec des frais partagés par moitié.

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Préparez les documents: plans, contrats, historiques d’entretien.
Inspectez pièce par pièce et documentez tout détail, même minime.
Photographiez et annexe des images datées.
Réalisez le constat contradictoire en présence des deux parties ou de leurs représentants.
En cas de litige, recourez à un professionnel indépendant pour sécuriser la preuve.

Le rôle des technologies et la digitalisation

La digitalisation des états des lieux, avec tablettes et signatures électroniques, améliore la traçabilité, réduit les risques de pertes de documents et facilite l’archivage. Le numérique favorise une relation transparente entre bailleur et locataire et peut aider à planifier les travaux ainsi que le suivi patrimonial.

#25 : Conseils pour réaliser un bon état des lieux- "La minute du propriétaire" by Visite & Co

Cas particuliers: bail commercial vs bail professionnel

Pour le bail commercial: l’état des lieux est obligatoire à l’entrée et à la sortie. Les frais peuvent être partagés et, en l’absence de diligences suffisantes du bailleur, la présomption de bon état peut être écartée. Pour le bail professionnel, l’état des lieux est fortement recommandé et peut être réalisé gratuitement ou par un tiers mandaté; en cas de litige, un commissaire de justice peut intervenir, avec des frais partagés selon les règles applicables.

Tableau récapitulatif des points clés

Aspect	Bail commercial	Bail professionnel
Obligation d’état des lieux	Entrée et sortie	Recommandé, pas toujours imposé
Règle de répartition des frais si huissier	Partagés par moitié	Partagés par moitié
Présomption en absence d’état des lieux	Non applicable sans diligences	Applicable
Conseil pratique	Photographies, descriptions détaillées, pièces séparées	Référence au contrat et à l’usage

Pour conclure: un outil de sécurité et de transparence

L’état des lieux n’est pas une simple formalité: c’est le socle de la relation locative, qui protège à la fois le bailleur et le locataire, assure une relocation efficace et contribue à préserver la valeur du bien. L’état des lieux peut être manuscrit ou numérique et peut être réalisé par un professionnel; quelle que soit la forme, il doit être précis, contradictoire et documenté par des éléments probants (photos, devis, annexes).

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