Qu'est-ce qu'une entreprise de mise sous pli et comment fonctionne le publipostage

La mise sous pli (aussi appelée publipostage) consiste à insérer automatiquement ou manuellement des documents dans des enveloppes afin de préparer les envois postaux. Aussi appelée publipostage, la mise sous pli est essentielle au bon fonctionnement des activités des entreprises. Le but de la mise sous pli est de communiquer avec ses clients et/ou prospects. C’est un service qui a pour but de communiquer des produits ou des informations à leurs clients et prospects.

Types de mise sous pli : manuelle, mécanique et automatisée

Comme son nom l’indique, la mise sous pli manuelle ou mécanique signifie que vous ferez le travail à la main. La mise sous pli manuelle consiste à effectuer entièrement le travail à la main. Vous serez en charge de faire les plis, de mettre les lettres dans les enveloppes et de les sceller. Il faut savoir que cette méthode se fait de plus en plus rare, mais elle est encore pratiquée par certaines personnes.

Dans la plupart des envois en nombre, ou publipostages, la mise sous pli est par une machine (qu’il faut régler ou non selon le format de l’enveloppe et le pliage des feuilles ou feuillets), avec utilisation d’enveloppes mécanisables. Les modèles de machines à mise sous pli sont nombreux et variés de sorte qu’il existe une solution en fonction de la taille de votre entreprise ou le volume de plis que vous envoyez de façon journalière ou sur une période donnée (mois, trimestre, année). Les performances varient selon les modèles. Les équipements destinés aux PME peuvent traiter quelques centaines de plis par heure, tandis que les machines professionnelles les plus performantes dépassent fréquemment les 4 000 enveloppes par heure.

L'automatisation de la mise sous pli permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d'améliorer la productivité des équipes. Ces solutions intelligentes multiplient en effet les contrôles et assurent la traçabilité des envois. Par rapport à la mise sous pli à domicile, elles apportent donc un gain de fiabilité.

Quand choisir la mise sous pli manuelle ?

Dans le cas d’envois spécifiques, ou lorsque le volume des envois (sur une période donnée), ne justifie pas le coût de location ou d’achat d’une machine, ou le coût des réglages nécessaires (pliage, insertion), la mise sous pli doit s’effectuer de façon manuelle. L’ajout d’un goodies, ou petit cadeau publicitaire, exige également une mise sous pli manuelle, dans le respect des normes postales (taille, format, poids, étiquetage…). Il existe néanmoins des envois stratégiques qui sortent des schémas de l’automatisation. Cela concerne des documents au format spécifique à l’instar d’une communication premium avec un support sur-mesure, ou de lettres de relance avec coupon de retour par exemple. Ces cas particuliers ne peuvent être traités que par des routeurs de courrier.

Prestations d'entreprise : interne ou externalisée

La mise sous pli peut donc se réaliser en interne comme en externe. Une prestation de mise sous pli fait souvent l’objet d’une solution « clé en main ». Depuis 16 ans, Groupe Routage, entreprise certifiée ISO 9001, suit les projets de ses clients afin de pouvoir leur proposer la prestation la plus adaptée à leur courrier postal. Son activité permet de gérer non seulement une mise sous pli de vos courriers mais également l’impression multisupport et un routage postal répondant aux attentes du marketing direct. En qualité de conseiller, Groupe Routage étudie avec vous, avant même l’établissement de votre cahier des charges, la faisabilité de vos envois (impressions, pliages, mise sous enveloppe, affranchissement).

Faire le choix d’une entreprise de publipostage courrier, c’est opter pour des prestations de qualité, de la production des documents personnalisés à leur acheminement : même avec la meilleure imprimante du monde, rien ne peut rivaliser l’impression d’une carte-postale avec un imprimeur professionnel, par exemple ! Enfin, une entreprise de publipostage n’assure pas que la partie logistique. Vous l’avez compris, une campagne de publipostage papier est complexe et fait intervenir de nombreuses compétences.

Le publipostage : définition et étapes

Le publipostage courrier, c’est l’envoi groupé de documents personnalisés promotionnels imprimés, par voie postale et à des destinataires spécifiques. Il consiste donc en des envois en nombre de différents types de supports de communication, tels que des courriers promotionnels (offres spéciales, informations, nouveautés, etc.), des brochures, des catalogues, des cartes postales, des coupons, des échantillons, etc.

Un publipostage s’effectue à l’aide d’un fichier, qui peut être en location ou vendu. Lors du traitement et la gestion du fichier, nous effectuons sa restructuration et sa normalisation, des normes postales sont à respecter. Il est possible de réaliser un routage mécanisable ou manuel, des documents standards peuvent être mécanisés alors que certaines pochettes, enveloppes spécifiques ne le sont pas. Des codes-barres servent à automatiser la mise sous pli de documents qui ont un nombre de pages variable en fonction de leurs destinataires.

Étapes pratiques du publipostage avec Word et Excel

Le publipostage est une fonctionnalité de Microsoft Word permettant de créer des lettres personnalisées en conservant une structure commune. Le logiciel peut remplir lui-même les champs individuels, à partir d'une liste de contacts, par exemple. Pour maximiser le niveau d'automatisation du publipostage, il est donc très important pour l'utilisateur de les trier et de les classer en fonction de leur pertinence. Dans le logiciel Microsoft Excel notamment, il faut réaliser un formatage et un tri des données afin, d'une part, de ne conserver que les plus importantes et, d'autre part, de faciliter par la suite la lecture de ces données par l'assistant publipostage de Word.

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Puis, cliquer sur « Démarrer la fusion et le publipostage ». Dans le menu, sélectionner le publipostage souhaité pour le document. Ce document constituera la base de son courrier. Il comprendra les formulations générales, ce qui évitera de devoir réécrire le contenu de la lettre autant de fois qu'il y a de contacts. Ensuite, cliquer sur « Formule d'appel » et sélectionner un format à utiliser pour l'importation des données de publipostage. Il est possible d'ajouter des champs supplémentaires dans le corps du texte si l'action de publipostage requiert un niveau supérieur de personnalisation du courrier.

Word a défini plusieurs règles de publipostage, qui portent sur la manière dont le document final se liera aux données sources du publipostage. « Si... Alors... Ces règles permettent d'organiser la structuration du publipostage. Par exemple, pour féminiser certains termes, utiliser la formule « Si... Alors... Sinon ». Comme sur tous les documents Word, la fonction « Aperçu avant impression » permet de contrôler l'apparence du document final.

Contraintes postales et normes techniques

La mise sous pli peut être effectuée de façon manuelle ou mécanique mais doit respecter certaines contraintes, par exemple le grammage du papier, les normes postales…. Lorsque les données du publipostage sont répertoriées dans un classeur Excel, certaines règles de présentation sont à respecter. Le document doit se présenter sous la forme d'un tableau de données brutes, sans fioriture. Lorsque le publipostage implique l'utilisation de données chiffrées, à l'image des codes postaux, il est indispensable de les faire apparaître au format texte dans la base de données source.

Des erreurs de présentation sont courantes, plus encore lors de l'automatisation d'un message, car les champs d'insertion peuvent complexifier la lisibilité du document. Les espacements peuvent engendrer des problèmes spécifiques, notamment lorsqu'un champ ne s'applique pas à tous les destinataires. Dans ce cas de figure, les espaces doivent être saisis à l'aide de symboles directement dans les données sources.

Mise sous pli à domicile : opportunité et précautions

Si vous décidez de faire de la mise sous pli à domicile, vous recevrez des cartons remplis d’enveloppes et de lettre à mettre sous pli chez vous et vous aurez la possibilité de choisir les horaires qui vous conviennent. Vous pourrez par exemple faire vos plis en week-end dans la matinée ou l’après-midi selon vos disponibilités. Il s’agit du moyen le plus utilisé si vous décidez de faire de la mise sous plis à domicile et vous trouverez sur le marché des machines de mise sous pli toutes aussi performantes les unes que les autres.

Si vous décidez de faire de la mise sous pli à domicile, il s’agit d’un travail à domicile manuel qui ne vous demande aucune connaissance particulière. Pas besoin d’expérience ni de diplôme, c’est un travail à domicile manuel qui ne vous demande aucune connaissance particulière. L’un des grands avantages de cette activité est que vous travaillez quand vous le souhaitez, à votre rythme, en gérant votre propre emploi du temps.

La mise sous pli à domicile : c’est quoi exactement ? En fait, il n’y a rien de bien compliqué, il s’agit de mettre dans une enveloppe des lettres, brochures, prospectus ou même des objets promotionnels qui arrivent par cartons, et les expédier. Tout le nécessaire vous est envoyé par les sociétés qui se déchargent de cette tâche. Cependant, la pratique était assez en vogue dans les années 70 jusqu’aux années 2000 - c’est l’âge d’or de la vente par correspondance - mais aujourd’hui, elle est beaucoup moins courante.

La mise sous pli (aussi appelée publipostage) est un moyen de gagner de l’argent plutôt astucieuse. Se dégager un salaire avec la mise sous pli à domicile, une perspective alléchante car il s’agit d’une activité à la portée de tous. Cette opération de conditionnement ne nécessite pas de compétences ou de formation particulière, et on peut l’effectuer chez soi aux horaires qui nous conviennent contre rémunération. En plus d’être rédactrice pour Radin Malin, Hélène est spécialiste des questions écologiques et éthiques, qui riment souvent avec frugalité, décroissance et donc économies.

Rémunération et réalité économique

Amazon, FNAC, Carrefour... On aborde enfin la rémunération. Alors, on gagne combien ? Eh bien, vous êtes payés selon l’effort fourni. Vous n’êtes pas rémunérés à l’heure mais au nombre d’envois que vous effectuez. Vous devez donc être à la fois, agile et rapide. Au risque de vous décevoir, la rémunération n’est pas incroyable. Chaque enveloppe rapporte entre 20 et 30 centimes d’euros. Il faut donc en faire un sacré paquet pour espérer gagner une rémunération intéressante.

La mise sous pli c’est très souvent beaucoup de travail manuel pour une petite rémunération. C’est donc un travail très séduisant mais qui ne rapporte pas des sommes mirobolantes. C’est une petite activité qui, vous le pensiez, ne devait vous prendre que quelques heures par semaine risque d’accaparer tout votre temps libre dans l’espoir de gagner une rémunération intéressante.

Arnaques et règles de prudence

Malheureusement, il existe beaucoup d'arnaques en la matière. Alors pour les éviter : Règle n°1 : évitez les annonces trop alléchantes comme celles vous promettant de gagner 1 voire 2 € par enveloppe. Règle n°2 : si on vous demande de débourser de l’argent, fuyez. Peu importe la somme demandée, ni même si c’est pour un quelconque « kit pour démarrer » ou pour le « traitement de votre dossier ». À l’inverse, si l’on vous promet un chèque dont une partie du montant est à renvoyer, courez. Règle n°4 : mettez-vous en alerte rouge s’il n’y a aucune référence à des sociétés sérieuses. Règle n°5 : préférez les entreprises qui souhaitent travailler avec une personne géographiquement proche d’elles, c’est bien plus avantageux pour elles donc plus crédible.

« Entreprise recherche salarié.e pour mise sous pli à domicile » : stop à l’escroquerie ! Car le publipostage à domicile appartient au passé et que la seule intention de ce genre d’annonce est d’abuser de personnes vulnérables pour leur soutirer de l’argent. Une entreprise vous propose de vous expédier des cartons entiers de prospectus et d’enveloppes pour que vous vous chargiez de glisser les premières dans les secondes. Pour débuter, les candidat.e.s sont d’abord mis.e.s à contribution pour avancer les frais afin de s’équiper pour leur mission.

Si la mise sous enveloppe à domicile a pu exister aux premières heures de la vente par correspondance dans les années 1970, aucune entreprise sérieuse n’a recours à ce type de prestation de nos jours. Bien avant que le digital ne bouleverse les process, le progrès technologique a permis d’automatiser ce type de tâche à faible valeur ajoutée. Depuis plusieurs années déjà, il existe des machines de mise sous pli qui remplissent cette fonction à des coûts inférieurs à ceux d’un travailleur à domicile.

Compétences et services apportés par un prestataire de publipostage

Faire un publipostage courrier efficace exige donc de nombreuses compétences dans différents domaines. Un prestataire spécialisé en publipostage courrier sait capter l’attention avec une mise-en-forme attrayante. Une entreprise de publipostage sait ce qui compte dans votre liste des destinataires. Il peut nettoyer votre carnet d’adresses en éliminant les doublons et en vérifiant la validité des données. Or, vous le savez maintenant, de l’élaboration du document principal à la mise sous pli, du fichier clients à cibler à la vérification du code postal : tout ceci demande du temps et de l’attention.

La réponse tient principalement en 3 mots : personnalisation, concurrence et taux de lecture ! En marketing direct, le publipostage courrier reste un incontournable de la fidélisation et de la prospection pour de nombreuses entreprises. Cette campagne d’envoi en nombre est un outil de communication pour toucher nombre de personnes susceptibles de commander à court ou moyen terme.

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Bonnes pratiques pour une campagne réussie

S’assurer de la qualité et de la mise en forme du fichier destinataires (formatage dans Excel, suppression des doublons).
Respecter les normes postales (format, grammage, étiquetage) pour éviter des refus ou des surcoûts d’acheminement.
Choisir le bon mode de mise sous pli selon le volume et le format : mécanisé pour les grands volumes, manuel pour les cas spécifiques.
Prévoir des contrôles qualité et la traçabilité des envois pour garantir la confidentialité et la conformité.
Se méfier des offres à domicile trop attractives et vérifier la crédibilité des partenaires.

Tableau récapitulatif : choix selon volume et contraintes

Situation	Solution recommandée	Avantages
Grand volume régulier	Mise sous pli automatisée en interne ou prestataire	Rapidité, faible erreur, traçabilité
Volume faible ou envois spécifiques	Mise sous pli manuelle	Flexibilité, possibilité d'ajouter goodies
Campagne personnalisée (coupon, format premium)	Prestataire spécialisé / routeur	Qualité, conformité, savoir-faire

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