L'Équivalent du Kbis en Espagne et en Europe : Guide Complet

Le Kbis est la carte d’identité d’une société en France. Ce document constitue la seule et unique identité juridique d’une entreprise en France. Mais qu'en est-il dans les autres pays européens ? En réalité, chaque pays de l’Union européenne dispose de son propre système de registre des entreprises.

L'extrait Kbis est le document qui permet d’attester de l’immatriculation d’une entreprise au Registre nationale des entreprises (RNE), anciennement RCS. L'extrait K-bis est un document délivré suite à l'inscription de la société au Registre national des entreprises (RNE). L’article 2 de la loi PACTE a prévu le 1er janvier 2023 le remplacement des registres d’entreprises existantes par le Registre national des entreprises (RNE). L'extrait Kbis sert notamment à prouver l'existence juridique d'une entreprise.

Ce document est un standard chez les pays Européens qui intègrent les mêmes informations sous d’autres appellation. Petit tour de la question.

Qu'est-ce que le Kbis ?

Le Kbis est un document officiel qui justifie de l’existence juridique d’une entreprise en France. Ce papier constitue l’unique identité officielle et juridique d’une entreprise installée en France. Parmi les informations dans ce document, on retrouve notamment l’identité ainsi que l’adresse de la personne physique ou morale. On y retrouve également l’immatriculation, l’activité mais aussi une mention sur « l’existence ou non d'une procédure collective engagée à son encontre ».

On parle d’extrait KBIS lorsqu’on diffuse un extrait du registre du commerce et des sociétés attestant de l’existence juridique et de la légalité de l’entreprise. L’extrait Kbis, c’est comme la carte d’identité de votre société, preuve de son immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). C’est un document très important dans la mesure où il atteste de l’existence juridique de la société. Ce dernier est délivré par le greffe du tribunal de commerce et regroupe toutes les informations que l’entreprise doit déclarer.

Utilité du Kbis

Il est nécessaire dans le cadre de diverses démarches administratives.
Il est indispensable pour effectuer certaines manœuvres administratives ou commerciales, comme l'ouverture d'un compte bancaire professionnel ou la signature d'un contrat avec un fournisseur.
L'extrait est indispensable pour effectuer certaines manœuvres administratives ou commerciales, comme l'ouverture d'un compte bancaire professionnel ou la signature d'un contrat avec un fournisseur.

Équivalents du Kbis en Europe

Seulement, ce document est propre à la France. Il est obligatoire d’enregistrer son entreprise au registre du commerce des sociétés du pays dans lequel on exerce. Vous voulez développer votre entreprise à l’étranger, mais vous ne connaissez pas les équivalents du Kbis dans d’autres pays européens limitrophes ? Il est important de connaître les équivalents du Kbis, ceux qui souhaitent s'étendre à l'étranger ou travailler avec des partenaires internationaux.

Voici un aperçu des équivalents du Kbis dans différents pays européens :

Espagne : Le CIF (Código de Identificación Fiscal)

En Espagne, le CIF (code de l’identification fiscal) est le semblable du Kbis français. Le code de l’identification fiscal (CIF) est l’équivalent du Kbis en Espagne, pour une entreprise. Ce numéro est aussi l’identifiant fiscal d’une société. Le CIF est composé de 8 numéros et d’une lettre représentant le type de société. C’est un numéro unique et exclusif délivré à la création de l’entreprise.Le Certificado de Registro Mercantil atteste de l'existence légale d'une entreprise en Espagne. Il contient des informations similaires à celles de l'extrait K-bis. Le traducteur pourrait appeler Kbis le "Certificado de Registro Mercantil", délivré par le RCS. De la même manière, les renseignements des établissements ont la même exactitude et les mêmes précisions.

Royaume-Uni : Companies House

Au Royaume-Uni, l’équivalent du KBIS est appelé « Companies House ». Autrement dit, pour enregistrer votre entreprise il faudra vous enregistrer auprès de la Companies House, équivalent du Registre du commerce des sociétés français. Tout comme le KBIS, il contient les informations légales sur l’entreprise, mais il est gratuit et accessible au public en ligne. La traduction de notre précieux extrait au Royaume-Uni est généralement appelé "Company Registration Certificate" (certificat d'enregistrement) ou "Certificate of Incorporation" (certificat de constitution). Le Certificate of Incorporation prouve la création et l'existence légale d'une entreprise au Royaume-Uni. Au Royaume-Uni, l'équivalent est le "Certificate of Incorporation", délivré par Companies House. Il atteste de la création et de l'enregistrement de l'entreprise auprès de cette institution.

Pour le coût, il faut prévoir 20 livres minimum pour un enregistrement ordinaire. Si vous voulez un accès premium, il vous faudra alors compter 50 livres, ce qui vous permettra d’être enregistré le jour même de la réception de la liste des documents à fournir.

Allemagne : Handelsregisterauszug

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En Allemagne, le document équivalent au KBIS est appelé « Handelsregisterauszug ». En Allemagne, un traducteur pourrait traduire le Kbis comme le "Handelsregisterauszug", extrait du registre du commerce allemand, le Handelsregister. Le Handelsregister, traduction du Kbis en Allemagne est un registre public où sont consignées les données essentielles concernant les firmes allemandes. L'objectif principal de cet extrait est de garantir la transparence et la sécurité juridique pour toutes les parties prenantes, qu'il s'agisse des entrepreneurs, des partenaires commerciaux ou des consommateurs.

Tout comme le Kbis en France, le Handelsregister est géré par les tribunaux locaux (Amtsgericht) dans chaque Land allemand. L'inscription est obligatoire pour les sociétés de capitaux (GmbH, AG), les sociétés en commandite (KG) et les sociétés en nom collectif (OHG). Les entreprises individuelles (Einzelunternehmen) et les professions libérales (Freiberufler) ne sont pas tenues de s'y inscrire, mais elles peuvent le faire volontairement pour des raisons de crédibilité et de visibilité.

Italie : Visura Camerale

En Italie, le document similaire au KBIS est appelé « Visura Camerale ». En Italie, l'équivalent est le "Certificato di iscrizione alla Camera di Commercio", délivré par la Chambre de commerce locale. Il témoigne de l'enregistrement de l'établissement auprès de la juridiction compétente et a exactement la même contenance que le pays vu précédemment. La Visura Camerale certifie l'existence légale d'une entreprise en Italie.

Autres pays

Suisse: l’IDE est depuis 2013 utilisé comme numéro d’identification pour le registre du commerce. c’est seulement après s’être inscrit au registre du commerce que vous pouvez disposer de l’IDE.
Belgique: l’acte du Moniteur Belge représente l’équivalent du Kbis. Celui-ci est téléchargeable en ligne et gratuit. c’est l’extrait BCE, ou extrait Banque-Carrefour des Entreprises qui correspond à l’équivalent de l’extrait K-bis.
Portugal: l’équivalent du K-bis est le Certidão do Registo Comercial. Le Certidão do Registo Comercial atteste de l’existence légale d’une société.

Tableau Récapitulatif des Principaux Identifiants à l’International

Pays	Nom de l’Identification	Structure du numéro	Autorité d’attribution	Usage principal
France	SIREN	9 chiffres	INSEE	Déclarations fiscales, sociales, RCS
États-Unis	EIN (Employer Identification Number)	9 chiffres (XX-XXXXXXX)	IRS (Internal Revenue Service)	Déclarations fiscales, embauche du personnel
Royaume-Uni	Company Number	Combinaison de chiffres et de lettres (8 caractères)	Companies House	Enregistrement officiel, modifications de statut
Allemagne	Handelsregisternummer	Format alphanumérique variable	Handelsregister (registre du commerce)	Déclarations fiscales, contrats, formalités
Espagne	CIF	Lettres et chiffres (e.g. A12345678)	Agence fiscale espagnole (AEAT)	Facturation, déclarations fiscales
Italie	Partita IVA / Codice Fiscale	Combinaison de chiffres et de lettres	Agenzia delle Entrate	Déclarations fiscales, facturation
Pays-Bas	KvK-nummer	8 chiffres	Kamer van Koophandel	Enregistrement, obligations administratives

Ce tableau met en évidence la diversité des formats et des autorités compétentes. Malgré ces disparités, l’objectif reste le même : identifier clairement chaque entité commerciale pour garantir la validité de ses activités et la confiance du marché.

Comment obtenir et utiliser les équivalents du Kbis à l'étranger ?

Obtenir et utiliser les documents d'identification équivalents au Kbis à l'étranger peut être un processus simple ou complexe, en fonction du pays concerné et de la nature de la démarche à effectuer. Tout d'abord, il est important de noter que chaque pays possède ses propres procédures pour délivrer les papiers d'identification des entreprises. Ainsi, il est essentiel de se renseigner sur les exigences spécifiques et les procédures à suivre pour obtenir le Kbis dans le pays concerné. Il peut également être nécessaire de payer des frais de délivrance.

Dans certains cas, le document peut être obtenu en ligne, tandis que dans d'autres, il faut se rendre en personne au bureau du registre du commerce ou envoyer une demande par courrier. Une fois que vous avez obtenu le document d'identification pour l'entreprise étrangère, vous pouvez l'utiliser pour différentes démarches à l'international.

Il est également important de savoir que certains pays exigent que les documents d'identification d'entreprise soient apostillés ou légalisés pour être reconnus à l'étranger. L'apostille est une certification qui atteste de l'authenticité d'un document public, et qui est délivrée par l'autorité compétente du pays émetteur.

Chaque administration nationale remet un document d’identification aux établissements qui ont procédé à leur immatriculation dans le pays concerné. En revanche, un entrepreneur peut avoir besoin de ce document lorsque son travail requiert la réalisation d’activités à l’étranger. Dans ce cas, le professionnel devra procéder à la légalisation et à la traduction de son Kbis français. Cependant, seul un document original datant de trois mois au maximum peut faire l’objet d’une légalisation et d’une traduction.

Enfin, il conviendra de procéder à la légalisation du document. Cette formalité permet d’attester de l’authenticité des signatures et cachets présents sur un document. L’apostille est une formalité similaire à la légalisation. Les entrepreneurs étrangers peuvent également être amenés à faire traduire leurs documents. Dans ce cas, les professionnels peuvent faire appel à un traducteur habilité par les autorités françaises.

Les documents étrangers doivent également passer par une procédure de légalisation. Une ambassade ou un consulat français peuvent, par exemple, procéder à la légalisation.

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