Qu'est-ce qu'un Extrait Kbis ? Définition et Utilité

Le Kbis, appelé aussi extrait Kbis, est un document officiel qui valide l’existence juridique d’une société et qui donne les informations relatives à sa personnalité morale (capital social, forme juridique, noms des dirigeants, adresse du siège...). Le Kbis est un acte authentique, signé puis délivré par le greffier du tribunal de commerce dont relève la société.

Le Kbis ou « extrait Kbis » est un document officiel qui valide, à la date mentionnée, l’immatriculation d’une société au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ; attestant ainsi son existence juridique. L'extrait Kbis est un document délivré par le greffe du tribunal de commerce, une fois votre entreprise déclarée au Registre National des Entreprises (RNE) . L'inscription au RNE est obligatoire pour pouvoir exercer une activité commerciale.

Il doit être présenté pour répondre à des appels d’offres ou encore dans le cadre de formalités administratives ou de relations en BtoB.

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). L’extrait Kbis constitue la carte d’identité officielle et à jour d’une entreprise.

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Le Kbis ne concerne que les sociétés qui exercent une activité commerciale.

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Utilité du Kbis pour les Entreprises

Dans sa définition, l'extrait Kbis est le gage de l'existence de l'identité juridique d'une entreprise. C'est ce document qui lui permet d'engager sa signature dans divers contrats. C'est d'ailleurs pour cette raison que les partenaires commerciaux et les administrations publiques réclament le Kbis avant de s'engager auprès d'une entreprise. Il est également demandé à l'occasion des candidatures pour appels d'offres publics, pour l'ouverture des comptes professionnels, ou encore pour l'achat de matériel professionnel.

Que ce soit pour ouvrir un compte bancaire professionnel, répondre à un appel d’offres ou simplement prouver la légalité de son activité, l’extrait Kbis est souvent demandé dans de nombreuses démarches administratives et commerciales.

Un autre rôle de ce document est qu'il sert de recueil d'informations sur la société et ses dirigeants. Il contient notamment la forme juridique de l'entreprise, son numéro d'immatriculation, une mention qui atteste de l'engagement ou non de l'entreprise dans une procédure collective, et l'indication du Greffe du tribunal auquel elle est rattachée. Il est aussi possible d'y trouver le montant du capital social, l'adresse du siège, la date de création, la durée de vie ou encore l'activité commerciale pratiquée.

À tous ces éléments, s'ajoutent les informations sur le dirigeant principal, les administrateurs et les commissaires aux comptes, à savoir : leur nom, leur date et commune de naissance, leur adresse et leur nationalité.

Toutes ces informations permettent de se renseigner sur la régularité, la visibilité et la légalité de l'entreprise, mais aussi sur sa santé financière et donc sa solvabilité. Ces divers paramètres sont très importants pour les partenaires qui aimeraient traiter avec l'entreprise ou étudier la concurrence.

Par conséquent, une entreprise qui ne possède pas d'extrait Kbis prend le risque de réduire ses chances d'obtenir le soutien de nouveaux fournisseurs, assureurs, organismes financiers, investisseurs, mais également la possibilité de candidater à des marchés publics par exemple. Or, selon sa situation, il peut lui être fatal de perdre de telles chances.

L'extrait Kbis est généralement sollicité dans le cadre :

D’une candidature à un appel d’offres public
D’une ouverture de compte bancaire
Souscrire une assurance professionnelle
D’achat de marchandises ou de matériel auprès de distributeurs (relations en BtoB)
De démarches administratives variées...

En outre, toute personne peut demander un extrait Kbis d’une entreprise inscrite au RCS, ce qui favorise la transparence dans les relations commerciales et permet de vérifier la bonne foi des partenaires.

Le Kbis fait état de toutes les modifications qui interviennent en cours de vie sociale.

Lire aussi: Tout savoir sur l'Extrait Kbis

Qui est Concerné par l'Extrait Kbis ?

Au vu de son utilité et des informations qu'il véhicule, il est logique que l'extrait Kbis soit requis uniquement pour les sociétés commerciales, c'est-à-dire les personnes morales inscrites au RCS. Il s'agit des entreprises de type SARL, SA, EURL, SASU, etc.

L’extrait Kbis concerne les personnes morales, soit toute entreprise immatriculée au RCS, c’est-à-dire exerçant une activité commerciale qu’il s’agisse de personne physique ou morale. Cela inclut :

les sociétés à responsabilité limitée (SARL) ;
les sociétés par actions simplifiées (SAS) ;
les sociétés anonymes (SA) ;
les sociétés en nom collectif (SNC) ;
les sociétés en commandite simple (SCS).

Les micro-entreprises, les artisans et les professions libérales en sont d'office exclus, mais ces derniers possèdent plutôt des équivalents qu'ils peuvent obtenir via des démarches indépendantes de celles de l'obtention de l'extrait Kbis.

Chez les artisans, l'équivalent du Kbis est l'extrait D1 (Déclaration d'activité d'un artisan) obtenu après immatriculation au répertoire des métiers (RM). Pour les professions libérales, le numéro SIREN suffit pour attester de l'immatriculation de l'activité. Ce dernier s'obtient auprès de l'Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales (Urssaf).

Les entreprises individuelles n’étant pas des personnes morales, ils disposent simplement d’un extrait K.

Les artisans et les professions libérales ne sont pas concernés. Ils doivent fournir le numéro SIREN obtenu auprès de l’Urssaf pour justifier de leur activité.

En outre, il est possible d’obtenir un justificatif d’immatriculation au RNE (ou extrait RNE, un équivalent de l’extrait Kbis).

Attention Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Extrait K pour Entreprise Individuelle et Micro-Entrepreneurs

Comme expliqué ci-dessus, le Kbis des entreprises individuelles est l'extrait K. Il prouve lui aussi l'existence juridique de la micro-entreprise et présente ses caractéristiques. Cependant, le contenu diffère légèrement de celui du Kbis.

En ce qui concerne les micro-entreprises, il est important de faire certaines précisions : les micro-entreprises ont également l'obligation de s'inscrire au RCS. Cependant, n'étant pas des personnes morales, mais plutôt physiques, elles reçoivent à la place du Kbis un extrait K, qui possède à peu près les mêmes attributs que l'extrait Kbis.

Depuis 2014, les auto-entrepreneurs en micro-entreprise et exerçant une activité commerciale doivent s’immatriculer au RCS dans les 15 jours suivants leur début d’activité. Pour ces micro-entrepreneurs, l’inscription au RCS entraîne la délivrance d’un extrait K, similaire à celui des autres entreprises individuelles.

L'extrait K contient les informations sur l'entrepreneur (nom et prénom, nationalité, date de naissance, adresse), la date et le numéro d'identification de la micro-entreprise, une description de l'activité, la date de démarrage de l'activité, le nom de domaine du site web, etc. Ainsi, n'ayant pas de siège, de statut, d'associés ou autres administrateurs, la micro-entreprise possède un extrait K avec moins d'informations, mais tout aussi important que l'extrait Kbis.

L'importance de l'extrait K se révèle au moment d'ouvrir des comptes professionnels, de louer un bien, de traiter avec des fournisseurs, de postuler pour un marché public, etc. D'ailleurs, pour l'obtenir, l'entrepreneur doit suivre les mêmes démarches qu'un dirigeant d'entreprise.

Il est à noter que cette obligation ne s’applique pas aux micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale ou libérale.

Associations et Extrait Kbis

Bien qu'elles ne soient pas des entreprises, certaines associations sont concernées par l'extrait Kbis. Normalement, les associations ne relèvent pas du RCS, pour la simple raison qu'elles ne sont pas censées exercer une activité lucrative, encore moins une qui soit commerciale.

Cependant, la loi peut autoriser une association à pratiquer une activité lucrative si elle est prête à partager les bénéfices. Ainsi, il en existe qui se voient délivrer le Kbis après s'être inscrites au RCS, iIl s'agit de celles qui exercent des activités monétaires et financières. C'est le cas par exemple des associations qui ont la possibilité d'émettre des obligations ou titres de créance négociables. A celles-là, on peut ajouter les associations qui effectuent habituellement des opérations de change manuel.

Ces organismes faisant face à des enjeux considérables, il est normal d'exiger de leur part un certain formalisme qui n'est pas habituellement demandé aux associations classiques.

Contenu de l'Extrait Kbis

Dans le détail, l’extrait K bis contient les informations suivantes :

nom du greffier du tribunal de commerce qui a signé l’immatriculation ;
raison sociale, statut juridique, numéro SIREN et code APEou NAF ;
montant du capital social ;
adresses du siège et du principal établissement et des éventuels établissements secondaires en Union européenne ou dans l’Espace économique européen (EEE) ;
nom de l’entreprise et de ses sites internet, durée d’existence de la société et date de sa création ;
activité détaillée ;
fonction, nom, prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes ;
référence des autorisations obligatoires pour les professions réglementées ;
récapitulatif de toutes les décisions du tribunal de commerce en matière de procédures collectives : sauvegardes, redressements et liquidations judiciaires.

Le cas échéant, ce document indique également les décisions du tribunal de commerce en matière de procédures collectives. Il peut s’agir de sauvegardes, de redressement ou encore de liquidation judiciaire de l’entreprise.

Exemple d'extrait Kbis

Comment Obtenir un Extrait Kbis ?

L'extrait K ou le Kbis est délivré à l'entreprise au moment de l'immatriculation au RCS. Mais puisqu'il est régulièrement actualisé, une version actualisée peut être obtenue à tout moment ; il suffit de se rendre sur le site monidenum afin d'en faire la demande. Pour ce faire, il faudra télécharger une pièce d'identité et attendre que le site vérifie l'enregistrement de l'entreprise au RCS. Une fois la demande validée, l'extrait K est disponible pour l'auto-entrepreneur.

Dans le cas d'une entreprise morale, la démarche est la même, sauf que dans ce cas, elle doit être introduite par le représentant légal de l'entreprise.

Lors de la création de votre société ou de votre entreprise, vous passez par l’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Ce passage sera marqué par la délivrance d’un Kbis par le tribunal de commerce.

Ainsi, le dirigeant devra régulièrement re-commander un extrait Kbis en ligne auprès du greffe du tribunal de commerce.

Obtenir son extrait K auprès du Greffe du tribunal

Il est aussi possible d'obtenir les extrait K et Kbis directement auprès du Greffe du tribunal du commerce auquel l'entreprise est rattachée. Cette démarche est payante, peu importe qu'il s'agisse du représentant légal de la société, de l'auto-entrepreneur lui-même ou d'un tiers. La demande peut se faire en ligne sur le site du Greffe du tribunal du commerce ou sur le site Infogreffe qui rassemble les ressources de tous les tribunaux de commerce en un seul endroit.

L’extrait Kbis d’une société peut être demandé par tout intéressé auprès du greffe du tribunal de commerce concerné, sur simple demande (sur place, par voie postale ou via le site Internet du greffe). En tant que dirigeant d’entreprise, vous pouvez demander un extrait Kbis si l’entreprise est domiciliée en France. Dans ce cas, il faut vous adresser au greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège de l’établissement ou faire une demande en ligne sur infogreffe.fr.

Un gérant de société peut trouver son extrait de Kbis en ligne sur le site Monideum, géré par les greffes des tribunaux de commerce. Les personnes extérieures à l’entreprise peuvent consulter l’extrait K-Bis d’une société immatriculée en France :

effectuer une demande d’extrait de Kbis sur le site infogreffe.fr.
contacter le greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise. Dans le cadre de l’Alsace ou de la Moselle, il faut s’adresser à la chambre commerciale du tribunal d’instance ou de grande instance.

Accéder au site Infogreffe.fr.

Rechercher l’entreprise via le nom, le numéro SIREN ou le numéro SIRET de l’entreprise.

Sélectionner l’entreprise.

Commander l’extrait Kbis dans la section "Documents officiels" ou "Commander un extrait Kbis".

Extrait Kbis Gratuit : Comment Faire ?

Tout dirigeant a la possibilité d’accéder à l’extrait Kbis de son entreprise ou société commerciale (demande gratuite de Kbis numérique si faite en ligne).

Depuis 2021, il est possible pour les dirigeants d’entreprises d’obtenir gratuitement l’extrait Kbis de leur propre société via le service en ligne MonIdenum.fr.

Monidenum est un dispositif mis en place pour remplacer progressivement l’extrait Kbis.

Depuis octobre 2019, elle est gratuite et accessible de manière sécurisée !

En 2022, il est possible d’obtenir un Kbis de moins de trois mois gratuitement, et ce, depuis 2019.

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