Obtenir un Extrait Kbis en Ligne : Guide Complet

Saviez-vous qu’il était possible d’obtenir un extrait Kbis gratuit en ligne ? Document essentiel à de nombreuses démarches administratives et opérations commerciales, l’extrait Kbis est indispensable au bon fonctionnement des entreprises.

C’est indispensable si vous devez déposer une candidature, répondre à un appel d’offre, acheter du matériel ou encore ouvrir un compte bancaire pour votre entreprise. Vous avez besoin d’un Kbis de moins de 3 mois pour effectuer des démarches administratives en tant qu’entrepreneur ? Voici comment procéder !

Qu'est-ce qu'un Extrait Kbis ?

Document officiel et légal attestant de l’existence juridique d’une entreprise commerciale, l’extrait Kbis justifie de son enregistrement et de son immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). L’extrait Kbis est utilisé comme justificatif faisant foi de l’existence légale des personnes physiques ou morales inscrites au RCS (Registre du commerce et des sociétés). Il est indispensable pour effectuer certaines démarches administratives.

Assimilé à un véritable extrait d’état civil de l’entreprise, ce document a une durée de validité de 3 mois. On y retrouve toutes les données actualisées relatives à l’entreprise, ses numéros Siret et Siren, son activité, sa domiciliation, sa raison ou dénomination sociale, sa forme juridique, les informations concernant l’identité de ses dirigeants, son mode de gestion, d’administration et de contrôle et si oui ou non elle fait l’objet d’une procédure collective.

L’extrait Kbis est le document qui atteste de la légalité et de l’immatriculation de toute personne morale. Pour les établissements secondaires, il s’agit de l’extrait Lbis. Cet extrait Kbis concerne les entreprises commerciales, les sociétés comme les SCI, les SARL, les SA, les EURL.

Lire aussi: Comment télécharger un Kbis ?

L’extrait K ou L est celui qui concerne toute personne physique exerçant une activité commerciale. L’extrait K ou L, concerne donc les entrepreneurs, les artisans, les entreprises individuelles ou les micro-entreprises.

Hormis les associations, les agents commerciaux immatriculés au RSAC et les entrepreneurs immatriculés au RSEIRL, ce document officiel est obligatoire pour toutes les autres formes d’entreprise commerciales précédemment citées.

Ce document est délivré et certifié par le greffe du Tribunal de Commerce dont dépend l’entreprise. Si vous voulez obtenir une copie actualisée, vous pouvez en faire la demande auprès du greffe sur place, par courrier ou en ligne sur le site infogreffe.

Toute personne a la possibilité de demander un extrait KBIS, car il s'agit d'un document public. Elle doit simplement pouvoir indiquer la raison sociale ou le numéro d'immatriculation (ex SIREN ou SIRET).

Comment obtenir un Extrait Kbis ?

Deux options s'offrent à vous pour demander un extrait Kbis. Vous pouvez soit vous adresser au greffe du tribunal de commerce dont vous dépendez soit faire une demande d'extrait Kbis en ligne sur Infogreffe.fr, un portail internet qui regroupe les greffes des tribunaux de commerce français. Il est important de savoir que c'est un site officiel accessible à toute personne intéressée.

Lire aussi: Définition et utilité de l'extrait Kbis

De ce fait, toutes les informations concernant votre entreprise immatriculée RCS sont rendues publiques.Pour faire une demande d'un extrait Kbis sur le site d'Infogreffe, il faut identifier l'entreprise concernée en entrant son numéro Siren ou sa dénomination sur la barre de recherche.

Obtenir un Extrait Kbis via Infogreffe

La plateforme infogreffe permet, entre autres, de gérer ses mandats, de saisir le Tribunal de commerce compétent, de consulter les procédures engagées ou encore d’obtenir ou télécharger votre extrait Kbis en ligne. L’obtention de l’extrait Kbis d’une entreprise via infogreffe est payante. Pour rappel, obtenir votre Kbis via infogreffe est un service payant même en tant que chef d'entreprise.

Pour commander et obtenir un Kbis en ligne, il convient de se rendre sur le site Infogreffe.fr. Il s’agit d’un portail internet qui regroupe l’ensemble des greffes des tribunaux de commerce français. Accessible à toute personne intéressée, ce site officiel permet de rendre publiques les informations portées au registre du commerce et des sociétés.

La marche à suivre pour obtenir le Kbis d’une entreprise sur le site Infogreffe est la suivante :

1. Identifiez la société concernée dans la barre de recherche à l’aide de sa dénomination ou de son numéro Siren.

Pour les personnes n’ayant pas accès à internet, il est possible de se procurer un extrait Kbis en se rendant directement au greffe du tribunal de commerce territorialement compétant. Toutefois, les demandes d'envoi par voie postale sont plus longues et demandent généralement un délai de 3 jours ouvrables.

Lire aussi: Tout savoir sur l'Extrait Kbis

Obtenir un Extrait Kbis Gratuitement via Monidenum

Depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont décidé de mettre en place un système d'identification en ligne permettant aux chefs d'entreprises d'obtenir leur extrait Kbis.

Depuis 2019, il est possible pour les dirigeants d’entreprise de se procurer un extrait Kbis de moins de trois mois gratuitement en ligne sur le site Monidenum. Afin de faciliter les démarches administratives pour les entreprises commerciales, ce nouveau portail sécurisé a été développé par le Tribunal de Commerce à l’initiative de 134 greffiers en France pour donner accès à de nombreux services en ligne.

En tant que dirigeant d’une entreprise ou d’une société, vous pouvez donc obtenir gratuitement et de manière illimitée votre Kbis numérique par le biais du téléservice MonIdenum. Ce service d’identification gratuit et sécurisé vous permet de vous authentifier auprès du greffe du tribunal de commerce compétant.

Pour l'ouverture d'un compte sur Monidenum.fr et accéder au téléchargement gratuit de son Kbis, il suffit de se rendre sur le site. En vous enregistrant sur le site, vous pourrez obtenir une clé d’identification unique. Vous pourrez ainsi vous connecter sur le site pour profiter de tous les services du Tribunal de Commerce en ligne.

Une fois que vous serez connecté au portail, il suffira d’accéder à votre compte sur Monidenum.fr et de vous rendre dans l’onglet Kbis et Performances. À partir de là, vous pourrez télécharger votre extrait Kbis en ligne en version PDF et en obtenir un nombre illimité de copies.

Pour cela, il convient de se rendre sur le site monidenum.fr et de suivre les étapes suivantes :

1. Activez votre identité numérique en transmettant une copie de votre pièce d’identité au format numérique.
2. Une fois votre identité activée, vous pouvez vous authentifier auprès des services digitaux partenaires.
3. Le téléservice MonIdenum opère alors un rapprochement avec le registre du commerce et des sociétés, vous permettant d’obtenir gratuitement l’extrait Kbis numérique de votre entreprise.

Guichet Unique et Extrait Kbis

Depuis janvier 2023, toutes les formalités liées à votre entreprise doivent obligatoirement passer par le guichet unique de formalité des entreprises géré par l'INPI. Le guichet unique ne remplace pas les différents réseaux de CFE (centre de formalités des entreprises), il permet de simplifier toutes les démarches administratives des entreprises en centralisant toutes vos demandes sur une plateforme unique.

Mais attention, le guichet unique de formalités des entreprises ne pourra pas émettre d'extrait Kbis, celui-ci sera toujours transmis par le Greffe du tribunal de commerce. Normalement, votre Kbis vous est envoyé par voie postale par le Greffe du tribunal de commerce mais vous pouvez l'obtenir plus rapidement en faisant une demande via monidenum.fr (gratuit) ou via le site d'infogreffe (payant).

Les informations contenues dans un extrait KBIS

Le KBIS contient des informations essentielles sur la société.

Pour une société à responsabilité limitée, les informations suivantes sont présentes :

• Le numéro d'identification (anciennement numéro Siren) et le code NAF (Nomenclature d'Activité Française). Le code NAF constitué de 4 chiffres et 1 lettre est attribué par l'INSEE à des fins statistiques.
• La raison sociale.
• La forme juridique.
• Le nom commercial.
• L'adresse du siège.
• L'activité détaillée.
• Le montant du capital social. Ce capital sert à financer la société et de garantie pour les tiers débiteurs.
• La date de constitution de la société et sa durée de vie.
• La référence des autorisations obligatoires pour une profession réglementée (copie de l'autorisation préfectorale, pour une société de domiciliation, par exemple).
• L'identité complète des principaux dirigeants et du commissaire aux comptes.
• La présence d'une éventuelle procédure collective (procédure de sauvegarde, liquidation ou redressement judiciaire).

Pour les entreprises individuelles à visée commerciale sont également mentionnés des renseignement sur le dirigeant :

• Son nom et prénom.
• Sa date de naissance.
• Sa nationalité.
• Son adresse.

Ces informations sont susceptibles d'évoluer au cours de la vie de l'entreprise commerciale. C'est pourquoi la date de validité d'un extrait KBIS est limitée à trois mois. De plus, pour être valable, le KBIS doit obligatoirement être signé par le greffier du tribunal compétent.

Sanctions en l'absence de KBIS

L'absence d'inscription volontaire au registre du commerce et des sociétés est assimilée à un travail dissimulé. Cette infraction est généralement constatée, lors d'un contrôle de l'URSSAF. La peine encourue va jusqu'à 3 ans de prison et 45 000 euros d'amende, pour une personne physique. Pour les personnes morales, l'amende peut s'élever à 225 000 euros et être accompagnée de sanctions administratives.

Par ailleurs, si une personne physique commerçant ou une société ne s'inscrit pas au RCS, une injonction de s'immatriculer assortie éventuellement d'une astreinte peut être prononcée par un juge. Ce juge peut se saisir d'office ou être saisi par le Procureur de la République ou par toute personne, qui y a un intérêt.

Comment s'immatriculer au RCS ?

L'inscription au RCS peut se faire au plus tôt un mois avant le début d'activité commerciale et au plus tard, dans les 15 jours, qui suivent.

Pour s'inscrire, il existe deux possibilités :

• Le Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de la Chambre de Commerce et de l'Industrie (CCI). La démarche peut être effectuée en ligne ou sur place.
• Le greffe du tribunal de commerce. La demande d'immatriculation peut être envoyée par courrier au tribunal compétent, c'est-à-dire celui du siège social de l'entreprise. Le formulaire à compléter dépend de la forme juridique de la société. La demande peut également se faire directement sur le site infogreffe.fr

Si le dossier est complet, un extrait KBIS est alors délivré, dans un délai de 24 heures.

Demande d'Extrait Kbis pour Auto-Entrepreneurs et Artisans

Pour les auto-entrepreneurs exerçant une activité commerciale, l'obtention de l'extrait Kbis est conditionnée par l'inscription au RCS. Pour cela, il faut s'adresser au Centre de Formalités des Entreprises géré par la CCI. Une fois votre auto-entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés, vous pouvez faire une demande d'extrait Kbis au Greffe du Tribunal de Commerce dont vous dépendez ou bien sur le portail numérique infogreffe.fr.

Ceux dont l'activité est artisanale devront, par contre, s'inscrire au Répertoire des Métiers du CFE de la Chambre des Métiers et de l'Artisanat. Il s'agira, ici, d'un extrait D qui est l'équivalent de l'extrait Kbis. En revanche, l'immatriculation au RM et au RCS est obligatoire pour les artisans dont les activités comportent une partie commerciale et qui souhaitent obtenir un extrait Kbis.

Obtenir un Extrait Kbis à Jour

Notons que la validité de l'extrait Kbis est de moins de 3 mois. Pour mener à bien l'ensemble de vos démarches administratives et professionnelles, il convient de demander l'envoi périodique du document officiel sur le portail internet Infogreffe.fr. Vous trouverez cette option lors du processus de la commande.

Pour obtenir régulièrement votre extrait Kbis, vous devez cocher la case « courrier », la périodicité et la durée durant laquelle vous souhaitez recevoir le document. Cette durée ne doit pas excéder les 24 mois.

À titre d'exemple, vous recevrez 8 plis incluant chacun un extrait Kbis pour l'option « recevoir tous les 3 mois pour une durée de 24 mois ». Les documents seront envoyés à l'adresse postale de votre profil, mais vous pouvez aussi spécifier une adresse différente. En outre, vous avez la possibilité de suivre et visualiser les spécificités des envois périodiques d'extraits Kbis : dates d'envoi prévu et effectué avec référence de la commande. De plus, vous pouvez avoir accès à la liste des sociétés sur lesquelles vous avez souscrit à un envoi périodique du Kbis et aux détails des envois.

Il peut être intéressant de demander l’envoi périodique de votre extrait Kbis sur le site Infogreffe. Ce service est accessible à toute personne intéressée, qu’elle fasse partie ou non de l’entreprise. Pour en bénéficier, il convient de se rendre sur le site Infogreffe.fr, puis d’identifier la société concernée en suivant la même démarche que précédemment décrite.

Vous devez alors effectuer une demande d’extrait Kbis par courrier postal, puis choisir la périodicité et la durée d’envoi du document, en sachant que la durée ne peut excéder 24 mois. Après avoir validé et payé votre commande, vous recevrez un Kbis automatiquement aux dates et à l’adresse de votre choix. Comme pour la demande ponctuelle d’un extrait Kbis, la commande périodique est un service payant dont le coût varie en fonction du nombre d’envois. Il s’agit pour ainsi dire d’un abonnement qui vous permet de bénéficier régulièrement d’un Kbis à jour sans avoir à effectuer de démarches supplémentaires.

La demande de Kbis peut être faite par le dirigeant de l’entreprise ou par un tiers. Ce document permet de justifier l’inscription de l’entreprise au registre du commerce et des sociétés (RCS). Le Kbis est très souvent demandé par les institutions pour prouver l’existence légale de l’entreprise.

A noter : Si vous avez un doute, vous pouvez vérifier votre immatriculation sur Infogreffe, en recherchant votre entreprise dans la base des sociétés immatriculées au RCS. Vous pouvez également consulter votre numéro SIREN.

Tableau Récapitulatif des Options pour Obtenir un Extrait Kbis

balises: #Kbis

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