Extrait Kbis : Définition, Utilité et Obtention du Registre du Commerce et des Sociétés

L’extrait Kbis d’une entreprise peut être assimilé à sa carte d’identité : c’est un document officiel qui prouve la création d’une société en bonne et due forme. Il est obligatoire pour exercer son activité commerciale, peu importe votre secteur professionnel. Mais à quoi ça sert exactement ? Comment se le procurer et quelles sont les informations mentionnées ?

Le Kbis, c’est quoi ?

Ce document juridique atteste de l’existence d’une entreprise française. Il est obligatoirement produit pour toute personne physique ou morale exerçant une activité commerciale dans l’hexagone. L'extrait Kbis est un document délivré par le greffe du tribunal de commerce, une fois votre entreprise déclarée au Registre National des Entreprises (RNE). L'inscription au RNE est obligatoire pour pouvoir exercer une activité commerciale.

L’extrait de Kbis est délivré par le Registre du commerce et des sociétés (RCS) dès que vous enregistrez votre activité. Et comme votre carte d’identité, il contient toutes les informations importantes sur votre entreprise : nom, capital social, adresse, date de création, etc. L’extrait Kbis d’une société est un acte authentique signé par le greffier du tribunal de commerce. Il concerne donc toutes les personnes morales (EURL/SARL, SASU/SAS ou SA) exerçant une activité commerciale à une date mentionnée.

Un auto-entrepreneur n’obtient pas de Kbis mais un extrait K : ce document est seulement dédié aux entrepreneurs qui gèrent leur entreprise en nom propre (en micro-entreprise ou en entreprise individuelle). Quant aux artisans qui n’exercent pas d’activité commerciale, ils ne sont pas non plus concernés par ce document. Chez les artisans, l'équivalent du Kbis est l'extrait D1 (Déclaration d'activité d'un artisan) obtenu après immatriculation au répertoire des métiers (RM). Pour les professions libérales, le numéro SIREN suffit pour attester de l'immatriculation de l'activité. Ce dernier s'obtient auprès de l'Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales (Urssaf).

Exemple d'extrait Kbis

Pourquoi le Kbis est-il important ?

Le Kbis joue un rôle majeur dans la vie de votre entreprise : il ne sert pas qu’à prouver votre existence légale. Pour commencer, vous en avez besoin pour réaliser des transactions avec vos partenaires commerciaux, notamment pour émettre des factures juridiquement valables. Ce document est aussi demandé pour de nombreuses formalités administratives, comme obtenir une subvention ou encore participer à un appel d’offres public. Pour l’entrepreneur souhaitant bénéficier des aides financières pôle emploi pour soutenir la création ou la reprise d’entreprise. Vous en aurez aussi besoin pour l’ouverture d’un compte bancaire au nom et pour le bénéfice de votre entreprise. Le Kbis est également nécessaire pour débloquer le capital social déposé pendant la phase de création d’entreprise.

Enfin, second point très important : l’extrait Kbis est un document d’une grande utilité pour vérifier des informations sur une entreprise (un prospect par exemple), et notamment si elle ne fait pas l’objet d’une procédure collective.

Dans sa définition, l'extrait Kbis est le gage de l'existence de l'identité juridique d'une entreprise. C'est ce document qui lui permet d'engager sa signature dans divers contrats. C'est d'ailleurs pour cette raison que les partenaires commerciaux et les administrations publiques réclament le Kbis avant de s'engager auprès d'une entreprise. Il est également demandé à l'occasion des candidatures pour appels d'offres publics, pour l'ouverture des comptes professionnels, ou encore pour l'achat de matériel professionnel.

Un autre rôle de ce document est qu'il sert de recueil d'informations sur la société et ses dirigeants. Il contient notamment la forme juridique de l'entreprise, son numéro d'immatriculation, une mention qui atteste de l'engagement ou non de l'entreprise dans une procédure collective, et l'indication du Greffe du tribunal auquel elle est rattachée. Il est aussi possible d'y trouver le montant du capital social, l'adresse du siège, la date de création, la durée de vie ou encore l'activité commerciale pratiquée. À tous ces éléments, s'ajoutent les informations sur le dirigeant principal, les administrateurs et les commissaires aux comptes, à savoir : leur nom, leur date et commune de naissance, leur adresse et leur nationalité.

Toutes ces informations permettent de se renseigner sur la régularité, la visibilité et la légalité de l'entreprise, mais aussi sur sa santé financière et donc sa solvabilité. Ces divers paramètres sont très importants pour les partenaires qui aimeraient traiter avec l'entreprise ou étudier la concurrence. Par conséquent, une entreprise qui ne possède pas d'extrait Kbis prend le risque de réduire ses chances d'obtenir le soutien de nouveaux fournisseurs, assureurs, organismes financiers, investisseurs, mais également la possibilité de candidater à des marchés publics par exemple. Or, selon sa situation, il peut lui être fatal de perdre de telles chances.

Lire aussi: Tout savoir sur l'Extrait Kbis

Le Kbis représente la carte d’identité de votre entreprise. L’extrait Kbis constitue la carte d’identité officielle et à jour d’une entreprise. Le Kbis est un document public. Ainsi, tout un chacun peut en demander un exemplaire.

Informations contenues dans le Kbis

Le Kbis d’une société regroupe tout ce que vous devez savoir sur l’identité et la création de l’entreprise. Ce document recense tous les actes qui sont intervenus en cours de vie sociale, mais aussi de nombreuses informations susceptibles d’intéresser les tiers (clients comme partenaires).

L’extrait Kbis contient plusieurs informations essentielles au sujet d’une entreprise.

Le numéro SIREN (numéro à 9 chiffres permettant d’identifier l’entreprise.
La date d’immatriculation de l’entreprise au greffe indiqué sur l’extrait Kbis.
La forme juridique de l’entreprise (pour les personnes morales).

Validité et modifications du Kbis

Le Kbis possède une durée de validité relativement courte (3 mois) puisque de nombreux évènements peuvent impacter la vie de l’entreprise. Une augmentation de capital social ou un changement de dirigeant suffisent à le rendre caduc ! Le Kbis fait état de toutes les modifications qui interviennent en cours de vie sociale.

Changement de logo ou de dénomination sociale, modification de forme juridique, augmentation de capital, transfert de siège social, nouveau dirigeant, modification de date de clôture de l’exercice annuel, changement de l’objet social : de nombreux changements vous obligent à modifier votre Kbis.

Les changements qui nécessitent une modification du Kbis

Comment obtenir un Kbis ?

Quant à savoir comment obtenir un Kbis, c’est assez simple : vous en obtiendrez plusieurs exemplaires après la création de votre société. Mais si vous avez besoin de plus de copies, pas d’inquiétude ! Vous pouvez aussi déposer une demande de Kbis auprès du tribunal (en physique ou par courrier) ou bien sur le site Infogreffe. Cette méthode vous permet de l’obtenir immédiatement, sans délai de réponse, mais elle est payante.

Les dirigeants d’entreprise peuvent toutefois obtenir un extrait Kbis gratuit de leur entreprise sur le site Monidenum, un service proposé par le Conseil National des Greffiers et Infogreffe.

L'extrait K ou le Kbis est délivré à l'entreprise au moment de l'immatriculation au RCS. Mais puisqu'il est régulièrement actualisé, une version actualisée peut être obtenue à tout moment ; il suffit de se rendre sur le site monidenum afin d'en faire la demande. Pour ce faire, il faudra télécharger une pièce d'identité et attendre que le site vérifie l'enregistrement de l'entreprise au RCS. Une fois la demande validée, l'extrait K est disponible pour l'auto-entrepreneur. Dans le cas d'une entreprise morale, la démarche est la même, sauf que dans ce cas, elle doit être introduite par le représentant légal de l'entreprise.

Obtenir son extrait K auprès du Greffe du tribunal

Il est aussi possible d'obtenir les extrait K et Kbis directement auprès du Greffe du tribunal du commerce auquel l'entreprise est rattachée. Cette démarche est payante, peu importe qu'il s'agisse du représentant légal de la société, de l'auto-entrepreneur lui-même ou d'un tiers. La demande peut se faire en ligne sur le site du Greffe du tribunal du commerce ou sur le site Infogreffe qui rassemble les ressources de tous les tribunaux de commerce en un seul endroit.

Délais d'obtention

Votre extrait Kbis d’entreprise vous sera généralement envoyé dans un délai de 3 à 7 jours ouvrés après la date de dépôt de votre dossier au greffe. Pour une immatriculation, comptez une dizaine de jours ouvrés à compter de la date de dépôt de votre dossier au greffe pour l’avoir en votre possession. Vous êtes pressé ? Il est possible de demander un Kbis provisoire au greffe. Ce document peut être obtenu dans les 48 heures qui suivent le dépôt de votre dossier de création. Si vous êtes pressé, vous pouvez également demander un Kbis provisoire au greffe.

Conséquences de l'absence de Kbis

L’absence de Kbis pour les entreprises qui y sont soumises signifie que vous n’avez pas réalisé (ou finalisé) votre immatriculation auprès du RCS. Aux yeux de la loi, vous n’avez alors pas le droit d’exercer votre activité commerciale : ce serait du travail dissimulé. Sans lui, impossible d’émettre des factures valables ou de répondre à des appels d’offres.

Cas particuliers

Le Kbis pour entreprise individuelle

Comme expliqué ci-dessus, le Kbis des entreprises individuelles est l'extrait K. Il prouve lui aussi l'existence juridique de la micro-entreprise et présente ses caractéristiques. Cependant, le contenu diffère légèrement de celui du Kbis. L'extrait K contient les informations sur l'entrepreneur (nom et prénom, nationalité, date de naissance, adresse), la date et le numéro d'identification de la micro-entreprise, une description de l'activité, la date de démarrage de l'activité, le nom de domaine du site web, etc. Ainsi, n'ayant pas de siège, de statut, d'associés ou autres administrateurs, la micro-entreprise possède un extrait K avec moins d'informations, mais tout aussi important que l'extrait Kbis. L'importance de l'extrait K se révèle au moment d'ouvrir des comptes professionnels, de louer un bien, de traiter avec des fournisseurs, de postuler pour un marché public, etc. D'ailleurs, pour l'obtenir, l'entrepreneur doit suivre les mêmes démarches qu'un dirigeant d'entreprise.

Le Kbis pour les associations

Bien qu'elles ne soient pas des entreprises, certaines associations sont concernées par l'extrait Kbis. Normalement, les associations ne relèvent pas du RCS, pour la simple raison qu'elles ne sont pas censées exercer une activité lucrative, encore moins une qui soit commerciale. Cependant, la loi peut autoriser une association à pratiquer une activité lucrative si elle est prête à partager les bénéfices. Ainsi, il en existe qui se voient délivrer le Kbis après s'être inscrites au RCS, iIl s'agit de celles qui exercent des activités monétaires et financières. C'est le cas par exemple des associations qui ont la possibilité d'émettre des obligations ou titres de créance négociables. A celles-là, on peut ajouter les associations qui effectuent habituellement des opérations de change manuel. Ces organismes faisant face à des enjeux considérables, il est normal d'exiger de leur part un certain formalisme qui n'est pas habituellement demandé aux associations classiques.

Utilité du Kbis pour diverses démarches administratives

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis). Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

Candidature à un marché public
Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
Douanes, fiscalité
Déclarations, agréments et autorisations
Produits énergétiques
Urbanisme
Travaux d'intérêt général
Procédures collectives
Autorisations d'exploitation commerciale
Agriculture
Propriété industrielle
Transport

Tableau récapitulatif des équivalents du Kbis

Ce tableau vous aidera à identifier le document équivalent au Kbis selon votre type d'entreprise :

Type d'entreprise	Document équivalent	Organisme émetteur
Entreprise individuelle (EI)	Extrait K	Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)
Artisan	Extrait D1 (Déclaration d'activité d'un artisan)	Répertoire des Métiers (RM)
Profession libérale	Numéro SIREN	Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales (Urssaf)
Association exerçant des activités monétaires et financières	Extrait Kbis	Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)

L’objectif du Registre du Commerce et des Sociétés avec le Kbis, c’est que chacun puisse prendre connaissance des informations qui y figurent. Ainsi, tout le monde peut demander l’extrait Kbis d’une entreprise en s’adressant au greffe du Tribunal de commerce concerné. Pour ouvrir un compte bancaire professionnel, activer votre compte et récupérer les fonds, ce document devra aussi être présenté.

Toute entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) doit posséder un extrait Kbis. Ce dernier est un document officiel qui atteste de l'existence juridique d'une personne morale. Cependant, toutes les entreprises ne sont pas enregistrées au RCS et ne sont donc pas considérées comme des personnes morales. Alors, lesquelles sont concernées par ce document ?Quelle est l'utilité du Kbis pour les entreprises ?

Image illustrative du Kbis

Attention : Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Les entreprises ayant une activité commerciale peuvent être encore concernées par une demande d'extrait K ou Kbis.

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Image de Kbis

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