Frais de Publicité et TVA Déductible : Conditions et Modalités

Les frais de publicité qu'une entreprise engage au quotidien peuvent avoir des origines diverses. Dès lors que ces dépenses sont engagées dans l'intérêt de l'entreprise, elles constituent des charges déductibles du résultat. Leur comptabilisation se fait par un compte de charges, plus précisément au débit du compte 623 - Publicité, publications, relations publiques. Cet article vous explique tout sur les différents types de frais de publicité existants et les écritures comptables à utiliser pour les enregistrer dans les comptes.

Il sera également abordé la publicité légale lors d'une modification de l'entreprise telle que l'augmentation de capital ou encore la création d'un établissement secondaire.

I. Les Différents Types de Frais de Publicité et Leur Comptabilisation

Sylvie, gérante de "Vélos & Nature", une EURL située à Annecy, souhaite promouvoir son service de location de vélos sur les radios locales et Internet. Les publicités qu’elle va payer sont des frais professionnels. Ils sont déductibles de son résultat fiscal, à condition qu'ils soient payés par le compte professionnel de son EURL.

Sylvie enregistre les dépenses de publicité dans la catégorie 623 - Publicité, publications du plan comptable. Voici les étapes à suivre :

• Créer une ligne dédiée aux frais de publicité (compte 623) dans le plan comptable de l’entreprise ;
• Enregistrer chaque dépense dès qu’elle est réalisée, en précisant le type de publicité (radio, Internet, presse…) ;
• Associer chaque dépense à un justificatif (facture, reçu) pour garantir la traçabilité.

Pour éviter les erreurs et simplifier la gestion, Sylvie utilise un logiciel de comptabilité. Ce dernier automatise l’enregistrement des dépenses et assure une bonne organisation des comptes.

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A. Le Compte 6231 : Annonces et Insertions

S'agissant de frais pour les annonces et insertions, cette charge concerne une prestation publicitaire réalisée sur l'exercice. Peu importe qu'il s'agisse d'un renouvellement annuel ou d'une prestation exceptionnelle, une césure doit être constatée à la clôture afin de ne retenir que la période qui concerne l'exercice en cours.

Exemple d'écriture comptable :

B. Le Compte 6232 : Échantillons

Sont constatés en compte 6232, les cadeaux à destination des clients réalisés à cette seule fin. Il s'agit de cadeaux de type stylos publicitaires, allumettes, pochettes publicitaires... Les supports publicitaires restant à la clôture des comptes annuels doivent faire l'objet d'une césure avec une charge constatée d'avance.

Exemple d'écriture comptable :

C. Le Compte 6233 : Foires et Expositions

Ce compte doit regrouper tous les frais liés aux foires expositions, qu'il s'agisse des frais d'inscription, des frais de transport ou encore des frais de montant des stands. Il convient de préciser que les frais de type frais de déplacement ou frais de restauration sont à enregistrer selon leur nature à savoir en compte 625. Ces frais doivent être comptabilisés en charges uniquement lorsque la foire ou l'exposition a eu lieu.

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Exemple d'écriture comptable :

D. Le Compte 6234 : Cadeaux à la Clientèle

Le compte 6234 - Cadeaux à la clientèle doit être mouvementé pour isoler les cadeaux faits à destination des clients à la condition qu'ils soient habituellement destinés à la vente. L'isolement de ces charges dans un tel compte a l'avantage d'être plus lisible à la lecture des comptes de l'année. L'autre intérêt d'utiliser ce compte est au niveau de la fiscalité qui pourra être gérée plus aisément, notamment, en ce qui concerne la TVA ou encore le régime fiscal lié aux cadeaux.

De plus, un cadeau à destination d'un client évite d'avoir un impact au niveau du taux de marge. En effet, si ce cadeau est inclus initialement en achats de matières premières ou de marchandises (exemple : les gratuités dans un bar...), il ne sera jamais trouvé le chiffre d'affaires correspondant et fausserait le taux de marge dégagé sur la période.

Exemple d'écriture comptable :

E. Le Compte 6236 : Catalogues et Imprimés

Dans ce compte, il s'agit de l'ensemble des frais engagés pour réaliser des prospectus publicitaires de type catalogues, flyers... Les supports publicitaires restant à la clôture des comptes annuels doivent faire l'objet d'une césure avec une charge constatée d'avance.

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Exemple d'écriture comptable :

F. Le Compte 6238 : Divers

Ce compte regroupe toutes les autres publicités non abordées dans les comptes précédemment abordés avec les pourboires, les dons courants... À titre d'exemple, il est possible de citer les dons faits pour le calendrier du facteur ou des pompiers, les pourboires laissés au restaurant...

Exemple d'écriture comptable :

II. Conditions Générales de Déduction des Dépenses de Publicité

Pour être admises en déduction du résultat fiscal, les dépenses de publicité doivent satisfaire aux conditions suivantes :

• Être exposées dans l'intérêt de l'entreprise, à savoir se rattacher à une gestion normale.
• Se traduire par une diminution de l'actif net de l'entreprise (elles n'ont pas pour contrepartie l'acquisition ou la création d'une immobilisation).
• Être justifiées par une facture ou un document en tenant lieu.
• Être comptabilisées au cours de l'exercice au titre duquel elles ont été engagées.
• Ne pas être expressément exclues par une disposition fiscale.

L'administration fiscale n'est en principe pas habilitée à s'ingérer dans la gestion d'une entreprise. Toutefois, elle est en droit de refuser la déduction d'une charge si elle estime que l'opération en question constitue un acte anormal de gestion. Une notion illustrée par une jurisprudence abondante.

III. TVA et Frais de Publicité

La TVA ne pourra être déduite que si la facture du fournisseur ou le document en tenant lieu indique la TVA. À défaut la TVA ne sera pas récupérable et la facture s’enregistrera pour son montant TTC en charge. La dépense doit être nécessaire et engagée dans l’intérêt de l’exploitation. En cas d’acquisition d’un bien à usage mixte (à la fois professionnel et privé), il doit au moins être utilisé à 10% pour les besoins de l’entreprise.

La TVA sur les achats de biens ou services ne sera déductible que s’ils sont utilisés pour la réalisation d’une opération imposable. Il est courant que les hôtels facturent en même temps que les nuitées, des frais de repas.

La TVA sur les frais de parking des salariés lors de déplacements professionnels n’est déductible que pour les véhicules utilitaires. À compter du 1er janvier 2022, la TVA sur l’essence utilisée comme carburant pour les véhicules utilitaires devient déductible à hauteur de 100 %.

IV. Publicité Légale et Foncière

A. Publicité Légale

Il s'agit des frais d'établissement comme les frais de prospection, frais de constitution ou encore les frais d'augmentation de capital. Ces frais peuvent être constatés :

• Soit pour partie en charges en compte 623 Publicité notamment.
• Soit en totalité en actif immobilisé avec le compte 201 Frais d'établissement avec un amortissement d'une durée maximale de 5 ans.

Ce choix doit faire l'objet d'une option auprès du Centre des impôts dont dépend l'entreprise et engagera l'entreprise pour la suite.

B. Publicité Foncière

Il permet à l'Administration d'enregistrer le changement de propriétaire pour un bâtiment ou un terrain. Dans le cas d'une entreprise acquérant un bien immobilier, cette publicité foncière peut être comptabilisée au choix :

• Soit en compte de charges en 635 - Droits d'enregistrements.
• Soit à l'actif immobilisé en tant que frais liés à l'acquisition du bien immobilier.

Dans le premier cas, la publicité foncière sera déduite pour la totalité l'année d'acquisition. Dans le second cas, la publicité foncière sera intégrée avec l'ensemble des coûts d'acquisition du bien.

V. Entretien de la Relation Client : Déductions Fiscales Encadrées

Cadeaux d'affaires, cartes de fidélité, remises ou ristournes : soyez dans les clous vis-à-vis des règles imposées par l'administration fiscale.

A. Cadeaux d'Affaires

Les cadeaux de toute nature sont en principe déductibles du résultat imposable. L'administration fiscale peut toutefois les réintégrer si elle estime qu'ils sont excessifs ou ne sont pas faits dans l'intérêt direct de l'entreprise. La notion d'intérêt de l'entreprise est une question de fait liée notamment à la taille et l'activité de l'entreprise ou aux usages de la profession.

Il importe donc d'anticiper un éventuel contrôle en se constituant des éléments de preuve matériels et factuels : le nom et la qualité du bénéficiaire du cadeau doivent être clairement identifiés, ainsi que les faits précis justifiant que l'attribution du cadeau a des répercussions positives pour la marche présente ou future de l'entreprise.

En principe, les biens remis à titre gratuit ou moyennant un prix très inférieur à leur prix normal n'ouvrent pas droit à la déduction de la TVA. Sauf dans deux cas précis :

1. Biens de très faible valeur : la TVA sur les biens d'une valeur unitaire TTC inférieure à 73 € par bénéficiaire et par an offerts dans l'intérêt de l'entreprise est déductible.
2. Présentoirs publicitaires : la TVA supportée est déductible si la valeur unitaire TTC est inférieure à 107 € sans limitation du nombre de présentoirs remis à un même destinataire dans une année.

B. Rabais, Remises, Ristournes

Au regard de la TVA, pour que la réduction de prix puisse venir en déduction de la base imposable, il faut qu'elle bénéficie intégralement au client, qu'elle ne soit pas la contrepartie d'une opération imposable et qu'elle fasse l'objet d'une facture rectificative ou d'une note d'avoir. Ce formalisme est une condition impérative pour pouvoir récupérer la TVA initialement collectée.

C. Frais de Réception

Les frais de réception de tiers sont déductibles du résultat imposable dans la mesure où ils correspondent effectivement à des dépenses d'ordre professionnel et sont motivés par le fonctionnement de l'entreprise. Celle-ci doit en apporter la preuve et ne doit pas se contenter de faire valoir qu'ils ne sont pas excessifs par rapport au chiffre d'affaires. Les frais de réception pris en charge par le personnel et qui lui sont directement remboursés sont déductibles.

Dans un but de promotion commerciale, les voyages de stimulation offerts par une entreprise à ses revendeurs les plus méritants constituent des charges déductibles. Toute justification doit pouvoir être apportée à l'administration fiscale quant à l'identité et aux fonctions des bénéficiaires.

D. Tolérance pour le Matériel Publicitaire

La TVA sur le matériel publicitaire remis gratuitement par une entreprise de fabrication ou de commercialisation à son client est déductible dans les conditions suivantes : son coût de fabrication ou d'acquisition est supporté par l'entreprise qui fabrique ou commercialise les produits, le matériel est destiné à assurer la promotion du produit et la remise est justifiée par les besoins de l'activité commerciale.

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