Gestion cent heures : fonctionnement et principes

La gestion du temps et des priorités est une discipline à part entière qui constitue l’un des fondements du succès de votre entreprise. Par définition, la gestion du temps est la manière de répartir les tâches sur une période donnée et entre les membres d’une équipe engagée sur un ou plusieurs projets.

Pourquoi mieux gérer son temps au travail ?

Le temps est une denrée précieuse dans la vie des entreprises, à tel point qu’en tant que professionnel, nous sommes toujours en train de courir après… Et souvent, c’est parce qu’on s’est laissé déborder. Dans nos vies bien remplies et ultra connectées, chaque jour, chaque heure, chaque minute est désormais comptée, décortiquée, comptabilisée, facturée… Mieux vaut donc passer maître dans l'art de la gestion du temps si vous ne voulez pas perdre le contrôle.

Les bénéfices concrets d'une meilleure organisation sont nombreux : gagner en efficacité et en productivité, se dégager du temps libre, se libérer d'une dose de stress. Consacrer son temps à définir vos priorités et structurer votre journée n'est pas du temps perdu, bien au contraire.

Principes fondamentaux de la gestion du temps

Planification : La gestion de temps repose en premier lieu sur la planification, qui elle-même dépend d’une identification claire des objectifs à atteindre.
Objectifs clairs : La première étape vers une gestion efficace du temps est de définir clairement vos objectifs. Que ce soit à court terme ou à long terme, avoir des objectifs précis vous permet de concentrer votre énergie sur les tâches les plus importantes.
Priorisation : Une fois vos objectifs définis, il est essentiel de savoir prioriser vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence.
Organisation : Structurer vos idées et planifier vos journées et vos semaines est une façon d'avoir une vue d'ensemble sur un projet, peu importe sa complexité.
Flexibilité : Les urgences et les imprévus font partie de la vie d’entreprise. Une gestion efficace du temps et des priorités doit garantir la flexibilité.
Délégation : Vous n’avez pas à tout faire vous-même et surtout, vous ne devriez pas. Le vrai rôle d’un dirigeant, c’est de décider quoi déléguer et à qui.
Pauses : Prévoyez des pauses régulières dans votre emploi du temps et inscrivez-les clairement dans votre calendrier. Ces moments boostent votre productivité.

Méthodes et outils éprouvés

Lorsqu’il s’agit de maximiser notre efficacité dans la gestion du temps, il existe plusieurs méthodes et approches qui peuvent nous aider à organiser notre travail de manière plus efficiente.

Méthode Pomodoro

La méthode Pomodoro met l’accent sur la gestion du temps en fractionnant la journée en unités de 25 minutes appelées pomodoros. Créée dans les années 1980 par Francesco Cirillo, elle tire son nom du minuteur en forme de tomate qu’il utilisait à l’époque. Habituellement, un pomodoro dure 25 minutes, suivi d’une pause de 5 minutes.

Matrice d’Eisenhower

La méthode Eisenhower ou matrice d’Eisenhower facilite la priorisation de tâches. Elle se base sur un tableau à double entrée et à quatre cases qui définit clairement l’importance et l’urgence des tâches. Les tâches urgentes et importantes doivent être traitées immédiatement, tandis que celles qui sont importantes mais non urgentes peuvent être planifiées à un moment plus opportun.

Principe de Pareto et GTD

Le principe de Pareto, également connu sous le nom de règle des 80/20, stipule que 80% des résultats sont obtenus par 20% des efforts. La méthode GTD (Getting Things Done), développée par David Allen, est une approche holistique de la gestion du temps qui repose sur cinq étapes : collecter, traiter, organiser, réviser et agir.

Outils numériques

La technologie peut devenir un formidable accélérateur de productivité. Google Calendar ou Outlook : Pour planifier vos plages de travail en blocs clairs. Les logiciels de time tracking sont des outils utiles pour suivre et analyser la manière dont nous utilisons notre temps. Un logiciel de gestion du temps et de time tracking vous permet de suivre toutes vos tâches à un seul et même endroit et d'enregistrer le temps passé pendant leur réalisation.

Rituels et bonnes pratiques

Recueillir : il s’agit de lister l’ensemble des tâches à faire sans chercher à les ordonner.
Clarifier : pour chaque tâche identifiée, il faut s’assurer de son utilité. Et pour les actions qui prennent moins de deux minutes, il est préférable de les réaliser dans la foulée.
Organiser : trier et répartir les tâches de manière ordonnée et logique.
Agir : en prenant en compte les étapes précédentes, mise en œuvre concrète de vos tâches.

Prendre le temps de se former sur des méthodes de gestion du temps efficaces, d’organiser votre espace de travail et de mettre en place des routines qui favorisent la productivité. Il peut sembler contre-intuitif de perdre du temps pour en gagner par la suite, mais investir du temps dans la planification et la préparation peut réellement vous faire gagner du temps à long terme.

Erreurs fréquentes et lois à connaître

Le multitâche est contre-productif : exécuter plusieurs tâches en même temps est en effet contre-productif. Les interruptions sont un des pires ennemis de la productivité au travail. À chaque fois qu’un travail est interrompu et que l’on doit s’y remettre, notre cerveau doit se relancer et il y a un « temps de chauffe ».

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La loi de Parkinson indique que si pour finir un document de travail vous avez une semaine, c'est précisément le temps que vous allez mettre pour y arriver. La loi de Pareto invite à se focaliser sur les priorités. La loi de Laborit explique que nous avons tendance à d’abord faire les choses qui nous font plaisir et à éviter les activités désagréables ; comprendre cette loi permet de prendre le contrepied en commençant la journée par les tâches les plus difficiles.

La loi de Murphy nous invite à envisager le pire, dans un principe de précaution : « chaque chose prend toujours plus de temps qu’il n’y parait ».

Spécificité : les heures centièmes pour la paie

Le décompte du temps de travail est une étape incontournable de la gestion de la paie. Pour éviter les erreurs sur les bulletins de salaire et prévenir les litiges, la précision est de mise. C’est là qu’intervient la conversion des minutes en centièmes, une méthode standardisée et redoutablement efficace.

Le système des heures centésimales (ou centièmes d’heure) est une unité de mesure conçue pour fiabiliser le décompte du temps de travail. Le principe est simple : une heure classique (60 minutes) est divisée en 100 parts égales. Un centième correspond donc à 0,6 minute (soit 36 secondes).

Conversion des minutes en centièmes

Passer du système sexagésimal (minutes) au système centésimal demande une petite gymnastique mathématique. La formule de base consiste à diviser le nombre de minutes par 0,6. Par exemple, 30 minutes de travail correspondent à 50 centièmes (30 / 0,6 = 50).

Importance pour les RH

Les professionnels des ressources humaines portent la lourde responsabilité d’établir des fiches de paie irréprochables. L’adoption du format centésimal permet de standardiser les données issues des pointeuses ou des logiciels de GTA (Gestion des Temps et des Activités), limitant ainsi drastiquement le risque d’erreur.

Outils : Calculette Mauricette

La Calculette Mauricette est une solution en ligne pensée pour simplifier la vie des gestionnaires de paie. Il vous suffit de renseigner la durée classique (en heures et minutes) pour obtenir instantanément son équivalent en centièmes.

Conseils pratiques pour les employés

Notez vos horaires d’arrivée et de départ avec exactitude, sans omettre les minutes.
Servez-vous des outils de pointage ou des applications de suivi mis à disposition par votre employeur.
Prenez le temps de lire votre fiche de paie chaque mois pour vérifier la cohérence entre vos pointages et le volume horaire rémunéré.
Écrivez une liste exhaustive de tous les projets sur lesquels vous travaillez en ce moment : plus vous serez spécifiques dans votre liste, plus vous libérez de l'espace et d'énergie dans votre cerveau.

Comment mettre en œuvre les 5 principes essentiels

Voici cinq astuces qui vous aideront à mieux gérer votre planning au sein de votre entreprise.

Certaines tâches sont à exécuter en priorité pour garantir l’avancée de chaque projet. Il est difficile de procéder à la priorisation des actions à mener sans une vision globale des tâches.
En allouant des créneaux précis à chaque tâche, vous réduirez les risques de distraction qui portent atteinte à la performance. Le but est notamment de minimiser le risque de multitasking.
Prévoyez des pauses régulières dans votre emploi du temps et inscrivez-les clairement dans votre calendrier.
La réduction des distractions est l’un des principes les moins connus de la gestion du temps.
Il faut savoir dire non quand c’est nécessaire.

Mettre la discipline en habitudes

La gestion du temps n’est pas une performance ponctuelle, c’est une discipline de fond. Et comme toute discipline, elle se construit par de petites habitudes ancrées au quotidien. Pour mettre en place ces principes, pas besoin de tout transformer du jour au lendemain. L’idée n’est pas d’être parfait mais de progresser chaque semaine.

Choisissez une seule méthode parmi celles présentées. Appliquez-la pendant trois semaines minimum. Mesurez vos progrès, ajustez votre approche, puis enrichissez progressivement votre système.

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Foire aux questions (FAQ)

Quelle est la meilleure méthode de gestion du temps ?

Il n'existe pas de méthode universelle. La meilleure approche dépend de votre personnalité, votre type d'activité et vos contraintes. Testez différentes techniques pendant 2 à 3 semaines chacune.

Comment convertir des minutes en centièmes ?

La méthode la plus directe consiste à diviser votre nombre de minutes par 0,6. Par exemple, 45 minutes divisées par 0,6 donnent 75 centièmes (soit 0,75 heure).

Comment gagner du temps sans compromettre la qualité du travail ?

Concentrez-vous sur l'essentiel en utilisant le principe de Pareto. Pour les autres tâches, visez le "suffisamment bon" plutôt que la perfection.

Comment gérer son temps quand on est constamment interrompu ?

Instaurez des plages de disponibilité clairement définies, communiquez vos créneaux de concentration et utilisez des signaux visuels pour limiter les interruptions.

La maîtrise de votre temps professionnel ne s'improvise pas. Elle se construit progressivement. En apprenant à le gérer intelligemment, vous ne gagnez pas seulement en productivité : vous retrouvez votre sérénité et la satisfaction du travail accompli dans des conditions saines.

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