Gestion Administrative et Micro-Entrepreneurs : Un Guide Complet

Les assistants administratifs auto-entrepreneurs sont devenus des alliés indispensables pour les entreprises cherchant à optimiser leur gestion administrative tout en réduisant leurs coûts. Leur flexibilité permet d’adapter leurs services aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

L’indépendante peut créer son entreprise sous plusieurs statuts juridique : l’entreprise individuelle, l’entreprise à responsabilité limitée, la société par action simplifiée et la micro-entreprise. Quel que soit son statut, la personne qui souhaite devenir auto-entrepreneur peut réussir son projet, à partir du moment où elle répond aux critères exigés. Il est ainsi possible de devenir auto-entrepreneur en secrétariat administratif.

Ce métier consiste à assurer la rédaction, la préparation, l’organisation et la diffusion des informations. L’assistant administratif met son savoir-faire à la disposition de ses clients afin de les aider à comprendre plus facilement les différentes démarches administratives à effectuer. À noter : afin de devenir auto-entrepreneur en gestion administrative, il est important de spécifier toutes ces activités dans l’objet social de la société. Ce dernier doit être mentionné dans le statut, conformément aux dispositions de l’article L 210-2 du code de commerce.

Outre la facilité de création et de gestion de cette petite structure, le statut d’auto-entrepreneur représente la meilleure alternative pour créer une entreprise d’assistance administrative. Pour les prestations de service, le chiffre d’affaires annuel maximal est de 70 000 € (exprimé en hors taxe et évalué au prorata temporis).

Un auto-entrepreneur assistant administratif est une personne qui offre des services administratifs à des particuliers ou professionnels souhaitant déléguer leur gestion administrative. Il a donc la possibilité d’intervenir pour les tâches suivantes : rédiger des notes, faire de la communication, saisies comptables simples, gestion des devis et commandes et enfin encadrer le personnel.

Une secrétaire indépendante a pour mission d’assurer au mieux l’organisation de la vie de l’entreprise pour permettre aux différentes parties de travailler en collaboration et de manière efficace. De manière concrète, faire appel à une secrétaire indépendante permet à l’entreprise de maîtriser les coûts en réduisant les charges liées au recrutement interne ainsi qu’un gain de temps et d’effectivité.

Compétences et Tarifs

L’assistant administratif auto-entrepreneur peut être polyvalent (ce qui est le cas de l’Office Manager) mais, bien souvent, il opère l’administratif pour un département ou service précis de l’entreprise. Si vous voulez devenir auto-entrepreneur assistant administratif, certaines compétences sont essentielles pour assurer un service de qualité et développer une activité d’assistant administratif auto-entrepreneur avec succès.

En moyenne, les tarifs horaires d’un prestataire administratif se situent entre 20€ et 50€ de l’heure TTC. A noter que chaque prestation de l’auto entrepreneur est chargée à hauteur de 21,1% du chiffre d’affaires. Ces charges sont amenées à augmenter progressivement jusqu’à 26% du chiffre d’affaires d’ici 2026.

Organisation et Gestion de l'Administratif

L’administratif, c’est une question de règles et d’obligations à connaître, mais pas seulement. Pour rendre la tâche plus agréable et éviter la phobie administrative, cela demande de s’organiser. Je suis aussi OBM (Online Business Manager), où là, je viens dans une entreprise ponctuellement ou au plus long cours.

Le mot structure revient déjà et je pense que c’est vraiment notre point commun dans tout ça, d’aimer ce qui est tout carré, structuré, organisé. Le but, c’est de s’organiser, mais avec une vision stratégique et pragmatique. Sur ce qui va faire gagner du temps et surtout ce qu’on a tendance à oublier. C’est que parfois, il y a des choses qui ne prennent pas beaucoup de temps, mais qui prennent de l’énergie, de la charge mentale.

Adressons-nous maintenant à celles et ceux qui ont du mal à s’organiser, à gérer l’administratif de leur entreprise au quotidien. Soit, ils sont complètement allergiques à tout ça. Pour faire les choses, je m’inspire beaucoup de Getting Things Done, la méthode GTD de David Allen. Et qui indique, en faisant un énorme résumé, d’avoir un endroit où déposer les infos qui y rentrent. Ces infos, ça peut être les idées qui popent dans nos têtes, quelqu’un qui nous demande de faire quelque chose, etc.

Ensuite, on se fixe un moment pour trier tout ça. On se demande, est-ce qu’il y a quelque chose à faire ou c’est juste une information ? S’il y a quelque chose à faire et que ça prend moins de deux minutes, on le fait. Pour l’administratif, par exemple, des informations non actionnables, c’est tien, je viens de lire une info sur la durée de conservation de tel document ou il y a un changement de réglementation : est-ce que j’ai un endroit pour mettre ces infos, les retrouver facilement ? Et plus on déteste ça, plus ces mouvements doivent revenir souvent parce que du coup, ils sont plus courts.

Aussi, faire des process, ça peut paraître encore plus lourd à faire pour la première fois. En pratique, ça peut être aussi simple qu’une checklist numérotée. Déjà, on doit découper ce qu’on a à faire en étapes, voire en étapes et sous étapes. Et vraiment lister tout ce qu’on a à faire dans l’ordre pour arriver au bout. Donc le mieux, c’est quand vient, par exemple, le moment de déclarer mon chiffre d’affaires. Je vais sur le site de l’URSSAF le déclarer.

On peut utiliser différents supports pour ses process. On peut gérer ce que l’on a à faire. Que ce soit au niveau du projet, d’éventuelles sous-actions, avec des tâches à l’intérieur. Ou les tâches elles-mêmes tout simplement. Et en même temps, on peut mettre toute la partie justement, ces process, ces ressources, toute la partie non actionnable. L’avantage dans Notion, c’est qu’on peut avoir d’un côté, des checklists, les ressources pour les process.

Quand c’est récurrent, on peut se poser la question de faire un process et surtout en priorité pour ceux où on voit qu’on se pose des questions à chaque fois. L’administratif, ça revient quand même souvent parce que ce sont des étapes qui demandent de la structure généralement, parce qu’on a des administrations en face, donc ça peut être utile de ne rien oublier. Grâce à ça, on repère les endroits où ce n’est pas hyper fluide, ce qu’on ne fait pas bien.

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Quand est-ce que cela vaut le coup de créer des process ? C’est vraiment intéressant quand c’est récurrent et prise de tête ou chronophage. Pour moi, il faut vraiment encore une fois que quelqu’un qui n’y connait rien puisse le faire. Plus tard, j’ai ajouté, par exemple que je télécharge le PDF de preuve de la déclaration et que je le range à tel endroit. Au départ, je ne l’avais pas noté parce que je le savais. Mais maintenant, si je devais le déléguer, la personne ne peut pas savoir où ça se range, donc je l’ai ajouté. Ce qui me permet, même quand je suis un peu fatiguée de ne pas oublier de télécharger le PDF.

Le 1ᵉʳ vendredi du mois, j’ai un moment prévu pour m’occuper de tout ce qui est compta. On a parlé de process administratif, mais il peut y avoir des process pour le suivi des prospects et des clients. L’envoi et le suivi des factures aussi, ça peut être utile pour être payé. Donc derrière, il y a directement là pour le coup, un gain de temps, d’énergie, mais aussi un gain financier.

Si on est freelance, le process client peut être un bon process à avoir assez rapidement pour ne pas oublier des choses dans cette relation importante. Avoir un process sur les lancements, ne serait-ce que sur la partie technique, par exemple. C’est une partie qui est très facilement déléguée à une assistante virtuelle. Tout ça aide à poser le cadre, que l’on va aussi communiquer à ses clients. Un autre process que je recommande aussi, c’est la récolte de témoignages.

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La première raison, si on ne sait pas par où commencer, on va découper en petites étapes franchissables. Faire des process qui découpent en petites étapes, faire des petites plages horaires, ce qui permet aussi de s’arrêter en route et de revenir en sachant où on en était et ce qu’il nous reste à faire. On fait des petits pas et c’est plus facile. La deuxième raison pour laquelle on procrastine parfois, c’est juste parce que ça nous saoule. Là on peut essayer de se mettre une deadline, ou un engagement extérieur.

Et pour ceux qui sont allergiques, la troisième raison pour laquelle on procrastine, c’est qu’il y a de l’émotionnel derrière et du coup ça peut être plus difficile. Parfois, on aura besoin de quelqu’un qui nous explique dans quel sens faire les choses ou d’un soutien extérieur. C’est déjà un premier pas d’aller demander de l’aide.

Il est crucial d’utiliser les bons outils pour votre micro-entreprise, tant pour gagner du temps que pour limiter les erreurs ou encore répondre aux réglementations en termes de facturation et comptabilité. Un logiciel pour auto-entrepreneur est donc un allié précieux pour gagner du temps dans la gestion de votre activité professionnelle, et ainsi vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Le meilleur logiciel pour auto-entrepreneur est celui qui s’adapte à vos besoins et aux problématiques de votre profession.

Les Meilleurs Logiciels de Gestion pour Auto-Entrepreneurs

Freebee : Un outil de gestion conçu spécifiquement pour les freelances en micro-entreprise.
Obat : Un logiciel de gestion pour le bâtiment, réputé pour sa grande simplicité d’utilisation et ses fonctionnalités innovantes.
Indy : Un logiciel comptable qui se veut intuitif, offrant une gestion comptable automatisée et 100 % en ligne.
Sinao : Un outil complet qui offre une formule de comptabilité spécifiquement adaptée à votre statut professionnel.
Macompta.fr : Possède une version spécialement conçue pour les auto-entrepreneurs, reconnue comme l’une des options les plus abordables du marché.
MonAE : Une solution complète dédiée aux entrepreneurs débutants, combinant la gestion des affaires et un accompagnement administratif par des experts.
Evoliz : Un logiciel de comptabilité pour micro-entrepreneur 100 % français, principalement axé sur la facturation.
Superindep : Un logiciel auto-entrepreneur qui permet d’automatiser les déclarations de chiffre d’affaires et de TVA.
Myae : Se présente comme un logiciel de facturation pour auto-entrepreneur, offrant des formules d’abonnement variées.
Spayce : Un logiciel de gestion auto-entrepreneur conçu pour aider les indépendants à gérer les factures et sécuriser les paiements.

Formalités de Création d'une Micro-Entreprise

Pour devenir secrétaire en tant qu’auto-entrepreneur, plusieurs formalités de création de micro-entreprise sont indispensables et obligatoires. Il faut être adulte, ne pas être placé sous tutelle ou curatelle ou bien avoir fait l’objet d’une interdiction de gérer une entreprise. De plus, il faut fournir les documents suivants : une déclaration de micro-entreprise datée et signée, une attestation sur l’honneur de non-condamnation, un justificatif de domicile de moins de trois mois et enfin, en option, une attestation de stage de préparation à l'installation pour les activités artisanales.

Les formalités de déclaration de micro-entrepreneur sont dématérialisées et s’effectuent sur les plateformes suivantes en fonction de la nature de l'activité exercée : Guichet-Entreprises pour toutes les activités, InfoGreffe pour les activités commerciales, l'urssaf pour les activités libérales et le Cfe-métiers pour les activités artisanales. La déclaration est ensuite transmise et traitée par le Centre de Formalité des Entreprises (CFE) compétent en fonction de la nature de l’activité, mais aussi du lieu d’exercice de celle-ci.

Il est nécessaire de choisir un nom pour sa micro-entreprise. Ce nom est aussi appelé la dénomination sociale ou encore la raison sociale. Lorsqu'un entrepreneur crée sa micro-entreprise, il exerce son activité en son nom propre. Ainsi, le nom de la micro-entreprise correspond au prénom et au nom de famille de l'entrepreneur précédé ou suivi de la mention "entrepreneur individuel ou "EI". En plus de la dénomination sociale, il est recommandé de choisir également un nom commercial ou professionnel. Il s'agit du nom sous lequel la micro-entreprise sera connue du public.

Le siège social correspond à l'adresse de la micro-entreprise. Il s'agit du lieu où tous les documents concernant l'activité de la micro-entreprise sont envoyés. Le micro-entrepreneur a la possibilité de domicilier son entreprise chez lui ou dans un local dédié (cabinet, colocation d'entreprises, pépinière). Cette adresse doit être renseignée lors de l'immatriculation sur le site du guichet des formalités des entreprises. En l'absence de domiciliation, l'immatriculation ne peut pas être effectuée. L'adresse doit figurer sur les documents commerciaux (devis, factures notamment).

Une fois que l'entrepreneur a choisi l'adresse de sa domiciliation, il est important de communiquer cette adresse au bureau de Poste le plus proche pour s'assurer de recevoir son courrier. Lorsqu'un individu devient micro-entrepreneur, son patrimoine personnel est en principe protégé. Seul son patrimoine professionnel (patrimoine affecté à l'activité de la micro-entreprise) pourra être saisi en cas de difficultés.

La résidence principale de l'entrepreneur est automatiquement protégée. En revanche, pour protéger les biens immobiliers qui ne sont pas affectés à l'activité professionnelle (par exemple, résidence secondaire), il faut se rapprocher d'un notaire pour qu'il effectue une déclaration d'insaisissabilité. Cette déclaration doit être jointe lors de la démarche d'immatriculation sur le guichet des formalités des entreprises.

Une fois toutes les étapes préalables réalisées, il faut déclarer l'existence de la micro-entreprise à l'administration. Cette déclaration d'existence s'appelle l'immatriculation. Elle est gratuite. Elle doit être effectuée sur le site du guichet des formalités des entreprises.

Une fois l'immatriculation effectuée, le micro-entrepreneur obtient un justificatif (ou attestation) d'immatriculation au registre national des entreprises (RNE) contenant un certain nombre d'éléments d'identification de la micro-entreprise. Il s'agit par exemple des éléments suivants :

Numéro Siren
Code d'activité APE (correspondant à l'activité principale exercée)

Il est important de se procurer un certain nombre de registres : comptables, liés à la sécurité des données personnelles ou aux salariés. Ces registres sont pour la plupart obligatoires et dépendent du type d'activité exercée (libérale, artisanale, commerciale, agricole). Selon le registre, il peut être tenu sous format papier ou sous format électronique.

Obligations et Conseils

Selon l'activité exercée, le micro-entrepreneur peut être soumis à l'obligation de souscrire certaines assurances. C'est aussi le cas s'il embauche des salariés ou si des véhicules sont affectés à l'activité. Même lorsque le micro-entrepreneur n'est pas soumis à cette obligation, il est fortement conseillé de s'assurer contre les sinistres qui peuvent survenir.

Il existe des plafonds de chiffre d’affaires à ne pas dépasser pour garder le statut de micro-entreprise et ses nombreux avantages. Le statut d’auto-entrepreneur entraîne une franchise de TVA , seulement si vous ne dépassez pas un certain seuil de CA : 94 500 € pour les activités commerciales et 36 500 € pour les activités libérales ou artisanales. Si vous ne facturez pas la TVA, vous devez obligatoirement inscrire “TVA non-applicable, article 293 b du CGI” sur vos factures.

Si vous dépassez le plafond fixé pour votre type d’activité 2 années consécutives, vous basculez au régime réel de l’entreprise individuelle. Ces seuils sont à surveiller et à anticiper. L’URSSAF ne vous prévient pas directement si vous dépassez un de ces seuils.

Opter pour la micro-entreprise c’est choisir un statut professionnel allégé, qui vous déleste de nombreuses tâches administratives et comptables. Par exemple, vous n’aurez plus de bilan à produire. Vos obligations comptables se résument à tenir un livre de recettes (et un registre des achats, si votre activité est concernée). L’obligation de compte bancaire dédié est effective si vous dépassez 10 000 € de CA deux années consécutives.

Avec votre statut, vous pouvez exercer plusieurs activités auto-entrepreneur : commerciale, libérale, achat/vente, artisanale… Vous pouvez avoir un site e-commerce et proposer une ou plusieurs prestations de services, par exemple.

Comparée à un statut salarié ou en entreprise individuelle, en micro-entreprise, la protection sociale est légère. Vous ne pouvez pas cotiser pour des congés payés ni pour le chômage. Si vous interrompez votre activité, vous ne pouvez pas compter sur des allocations chômage. Tout micro-entrepreneur est affilié à la sécurité sociale des indépendants (SSI). Mais la couverture santé n’est pas suffisante : les remboursements en régime de base ne couvrent pas tous les frais médicaux.

En micro-entreprise, il faut couvrir les risques possibles liés à votre activité. Certaines professions sont obligées de souscrire à une assurance professionnelle. Une RC pro garantit les biens matériels, immatériels et corporels.

Pour être exonéré de TVA, c’est-à-dire être en franchise en base de TVA, vous devez respecter le seuil limite. Dans ce cas, vous facturez à vos clients des prestations hors taxes. Si vous dépassez le seuil de TVA correspondant à votre activité auto-entrepreneur, vous êtes dans l’obligation de facturer la TVA à vos clients et de la déclarer.

Si et seulement si vous êtes redevable de la TVA, vous pouvez récupérer la TVA sur vos frais professionnels, même en auto-entreprise. Si vous avez un véhicule professionnel (obligatoirement considéré comme véhicule utilitaire) ou si vous avez une activité de transport ou de loueur de véhicule, vous pouvez également déduire la TVA de l’achat, de l’entretien, du carburant et de la location du véhicule.

Assistance en Gestion et Comptabilité

Pour se faire assister en matière de gestion et de comptabilité, un micro-entrepreneur peut, s'il le souhaite, faire appel à des professionnels : experts-comptables, centres de gestion agréés (CGA) ou associations agréées (AA).

Vous n'avez pas l'obligation d'adhérer à un centre de gestion agréé. Un organisme de gestion agréé a pour mission de vous aider dans la gestion, la comptabilité et la fiscalité de votre micro-entreprise.

Il existe 2 types d'organismes agréés auxquels vous pouvez adhérer en fonction de votre activité principale :

Si vous exercez une activité industrielle, commerciale, artisanale ou agricole, il s'agit d'un centre de gestion agréé (CGA)
Si vous exercez une profession libérale, il s'agit d'une association de gestion agréée (AGA)

L'adhésion à un organisme de gestion est payante. Vous devez payer une cotisation annuelle (entre 100 € et 200 €).

Vous n'êtes pas obligé d'engager un expert-comptable dans la gestion de votre entreprise. Vous pouvez décider de gérer vous-même votre comptabilité en interne ou la faire gérer en externe en ayant recours à un expert-comptable.

Les missions d'un expert-comptable qui travaille pour une entreprise sont diverses :

Il gère la comptabilité : ouverture, organisation, tenue, surveillance et consolidation de la comptabilité par exemple.
Il s'occupe de la gestion de l'entreprise : analyse de la situation et du fonctionnement de l'entreprise.
Il gère certaines obligations légales de l'entreprise : les bulletins de paie, les déclaration sociales par exemple.
Il peut conseiller l'entreprise lors de la mise en place de son système informatique.
Il peut faire des audits de l'entreprise : cela concerne surtout les entreprises qui ne sont pas obligées d'avoir recours à un commissaire aux comptes.
Il peut agir en tant que tiers de confiance : il peut établir des pièces justificatives pour l'entreprise pour laquelle il travaille et qui sont nécessaires à l'obtention d'avantages fiscaux (crédit d'impôt, réduction,...).

Les honoraires d'un expert-comptable dépendent de nombreux facteurs tels que le temps passé, les missions confiées, le lieu des missions ou encore l'expérience de l'expert.

Faire appel à un expert-comptable peut vous donner un certain nombre d'avantages, par exemple :

Sécurité dans la gestion de la comptabilité
Conformité aux lois et règlements
Respect des délais
Centralisation des informations financières
Réduction des coûts de la fonction comptable dans l'entreprise

Tableau Récapitulatif des Seuils de Chiffre d'Affaires et de TVA

Les seuils de chiffre d'affaires et de TVA doivent être surveillés attentivement pour maintenir le statut de micro-entreprise et bénéficier de la franchise de TVA.

Type d'Activité	Seuil de Chiffre d'Affaires (CA)	Seuil de TVA
Activités Commerciales	94 500 €	94 500 €
Activités Libérales ou Artisanales	36 500 €	36 500 €

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