Qu'est-ce qu'un extrait Kbis et à quoi sert-il ?

L'extrait Kbis est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce, une fois votre entreprise déclarée au Registre National des Entreprises (RNE). L'inscription au RNE est obligatoire pour pouvoir exercer une activité commerciale. Ainsi, l'extrait Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale.

Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). L'extrait Kbis est un document public et tout un chacun peut en demander un exemplaire.

Exemple d'extrait Kbis.

Utilité de l'extrait Kbis

L'extrait Kbis vous permet de mener des démarches administratives et commerciales.

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

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Voici les principales raisons pour lesquelles il vous sera indispensable :

Formalités administratives et bancaires : que ce soit pour ouvrir un compte bancaire professionnel, souscrire une assurance ou demander une aide financière, un extrait Kbis récent est souvent exigé pour finaliser ces démarches.
Attestation de légitimité : en tant qu'artisan-commerçant, vous rencontrerez des clients, fournisseurs et partenaires qui veulent être sûrs de votre sérieux. L'extrait Kbis attestera que votre entreprise est bien immatriculée, en règle et autorisée à exercer son activité.
Accès aux marchés publics : si vous souhaitez répondre à des appels d'offres ou collaborer avec des institutions, un extrait Kbis à jour vous sera souvent demandé. Il prouvera que vous êtes bien en conformité avec les réglementations.
Obtention de financements et de subventions : l'extrait Kbis est une pièce justificative requise pour accéder à un prêt ou à une aide qui développera votre activité. Les banques et organismes financiers y voient une preuve de la solidité et de la régularité de votre entreprise.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

Qui est concerné par l'extrait Kbis ?

Le Kbis ne concerne que les sociétés qui exercent une activité commerciale. Les entreprises ayant une activité commerciale peuvent être concernées par une demande d'extrait K ou Kbis.

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.
L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Attention : Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Informations contenues dans l'extrait Kbis

L’extrait Kbis contient plusieurs informations essentielles au sujet d’une entreprise :

Nom du greffe du tribunal de commerce et ses coordonnées
Date d’émission du kbis
Date d’immatriculation de la société
Dénomination sociale de la société
Forme juridique
Numéro d’immatriculation au RCS
Montant du capital social
Adresse du siège social
Activités principales exercées (objet social)
Durée de la personne morale (généralement, 99 ans)
Nom et coordonnées du représentant légal
Adresse de l’établissement principal
Date de commencement de l’activité
Date de clôture de l’exercice social
Date de clôture du premier exercice social
Origine du fonds de commerce (création, rachat, location-gérance…)
Nom de domaine (le cas échéant)
Le numéro SIREN (numéro à 9 chiffres permettant d’identifier l’entreprise)
La date d’immatriculation de l’entreprise au greffe indiqué sur l’extrait Kbis
La forme juridique de l’entreprise (pour les personnes morales)

Dans les cas où votre entreprise est soumise au contrôle d’un « CAC » (commissaire aux comptes), les coordonnées de ce dernier sont renseignées sur l’extrait kbis. Il en va de même pour les entreprises ayant des administrateurs.

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Durée de validité de l'extrait Kbis

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’extrait Kbis n’a pas de durée de validité légale. Cette absence de date limite s’explique par la nature évolutive des entreprises. Les informations qu’il contient peuvent être modifiées à tout moment (changement de siège social, d’activité, de forme juridique.). Ainsi, un extrait Kbis ne périme pas.

Dans la pratique, la validité de ce document est souvent évoquée. En effet, la plupart des administrations, banques, clients et autres partenaires commerciaux exigent généralement un extrait Kbis datant de moins de 3 mois. Cette règle est motivée par le besoin d’avoir une information à jour sur la situation de votre entreprise. Un extrait trop ancien ne reflète pas forcément la réalité juridique et financière de votre entreprise au moment de la demande.

En fournissant un Kbis daté de moins de trois mois, vous assurez ainsi à vos interlocuteurs une transparence totale et montrez que votre établissement est en règle. Vous devez aussi savoir qu’un extrait Kbis photocopié et certifié authentique à l’original ne possède aucune valeur juridique. Tous les organismes publics et privés exigent qu’on leur fournisse un document original.

Comment obtenir un extrait Kbis ?

Obtenir un extrait Kbis est simple ! Tout d’abord, vous devez immatriculer votre entreprise sur le Guichet Unique pour qu’elle soit ensuite enregistrée au Registre du Commerce et des Société (RCS) puis au Registre national des entreprises (RNE). Une fois votre entreprise immatriculée, le greffe du tribunal de commerce vous transmettra votre extrait Kbis initial, soit sous format électronique, soit sous format papier.

Si vous avez besoin d’un extrait Kbis récent après le lancement de votre activité, faites la demande auprès du greffe. Par ailleurs, le document est accessible sur le site infogreffe.fr. Après avoir renseigné le numéro SIREN ou la raison sociale de votre entreprise, vous recevrez votre extrait en version numérique.

Il est simple et rapide d’obtenir votre kbis, mais également le kbis de n’importe quelle société à partir du moment où celle-ci a obligation d’être enregistrée auprès d’un greffe du tribunal de commerce.

Vous avez la possibilité de leur envoyer une demande par courrier, accompagnée du chèque représentant les frais de délivrance. Vous pouvez également le commander directement et sans délai sur internet, sur le site www.infogreffe.fr ou sur place, sur demande.

Coût d'un extrait Kbis

La première demande d’extrait est gratuite, car incluse dans les frais d’immatriculation pour les 3 premiers exemplaires. Concernant les demandes suivantes, les tarifs varient selon le mode de retrait que vous choisissez :

2,56 € pour un retrait direct au greffe
3,20 € pour un envoi électronique
3,97 € pour un envoi postal

En cas de modification des informations (changement d’adresse, de gérant, de statut juridique…), il sera nécessaire d’effectuer une formalité modificative, suite à laquelle votre extrait Kbis mis à jour vous sera envoyé par le Greffe.

Démarches administratives ne nécessitant plus l'extrait Kbis

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis). Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

Candidature à un marché public
Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
Douanes, fiscalité
Déclarations, agréments et autorisations
Produits énergétiques
Urbanisme
Travaux d'intérêt général
Procédures collectives
Autorisations d’exploitation commerciale
Agriculture
Propriété industrielle
Transport

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