Guichet Unique INPI : Dépôt des Comptes Annuels et Fonctionnement Détaillé

Depuis le 1er janvier 2025, le Guichet unique est le seul portail dédié aux formalités d'entreprise. Le Guichet unique des formalités d’entreprises vise à simplifier et moderniser les démarches administratives des entreprises en centralisant toutes les formalités en un seul point d'entrée (demandes d’immatriculation, cessations, modifications, dépôts des comptes annuels…).

Ce « guichet unique » remplace les centres de formalités des entreprises (CFE) qui sont supprimés. Il concerne toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique ou leur activité. Sa mise en place s'inscrit dans le cadre de la loi Pacte (Plan d'action pour la croissance et la transformation des entreprises) avec pour objectif de faciliter la vie des entreprises en évitant les redondances et en réduisant les délais de traitement.

Infographie présentant le Guichet Unique.

Le Mode Expert : Une Voie Simplifiée pour le Dépôt des Comptes Annuels

Depuis le 27 avril 2023, l'INPI a tenu compte des besoins des professionnels en proposant un dépôt simplifié des comptes annuels sur le site du guichet unique : le mode expert.

Attention, depuis le 9 novembre 2023, il s'agit de l'unique moyen offert aux déclarants pour déposer leurs comptes annuels sur cette plateforme. Ce mode expert s'adresse aux professionnels du droit ayant l'habitude de déposer des comptes. Les contrôles juridiques et l'accompagnement effectués par le guichet unique sont plus restreints ce qui implique une plus grande responsabilité des professionnels.

Comment fonctionne le mode expert ?

Voici les étapes à suivre pour utiliser le mode expert :

1ère étape : Après s'être connecté au guichet unique, le professionnel commence par saisir le numéro de SIREN de son client. Une fois l'entreprise rapatriée, un choix est proposé au professionnel, le mode classique ou le mode expert.
2ème étape : Après avoir sélectionné « Déposer des comptes annuels en mode expert », le professionnel a accès au formulaire de dépôt. Les informations relatives à l'identité de l'entreprise (issues du RNE) qui apparaissent dans la partie « entreprise » ne sont pas modifiables mais permettent de vérifier qu'il s'agit bien de l'entreprise cliente.

Les différents contrôles effectués par le guichet unique dans le cadre du mode expert sont ensuite présentés :

Type de dépôt : le professionnel a le choix entre comptes sociaux et comptes consolidés. Ce choix modifiera ensuite les pièces jointes qu'il devra fournir.
Dépôt des comptes rectificatifs : cette fonctionnalité permet de modifier une erreur commise lors d'un dépôt des comptes initialement soumis. Attention, la réponse à cette question est par défaut négative.
Information comptable : dans cette partie, le professionnel est invité à renseigner la date de début et de clôture de l'exercice comptable.
Diffusion : cette partie concerne la confidentialité souhaitée des comptes déposés.

La suite de la procédure s'intéresse aux documents à joindre dans le cadre du dépôt sélectionné en amont (comptes sociaux ou comptes consolidés). Il s'agit seulement de propositions de pièces à joindre. Il n'y pas d'obligation à les fournir. Le professionnel conserve aussi la possibilité d'ajouter des pièces supplémentaires s'il le souhaite.

Enfin, un récapitulatif du dépôt des comptes est proposé. Il permet de relire et de contrôler les informations du dépôt. Le dépôt peut ensuite être finalisé. Il passe alors en attente de signature. Les pièces déposées peuvent être contrôlées dans la partie « Dossier ».

Il est possible de télécharger une synthèse PDF du dépôt afin de contrôler les informations reprises. Le professionnel peut signer le dépôt en cliquant sur « Signer les comptes annuels ». Une fois le dépôt signé et payé, il est reçu par le greffe du tribunal de commerce qui le traite. Si le greffe a besoin d'éléments complémentaires il enverra une notification d'irrégularité permettant d'apporter des éléments complémentaires.

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Modalités du Dépôt des Comptes Annuels

Le dépôt des comptes annuels consiste à déposer les documents juridiques et comptables de l’entreprise auprès du greffe du tribunal de commerce. Le dépôt des comptes est obligatoire uniquement pour les sociétés commerciales (société par actions simplifiée (SAS), société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU), société à responsabilité limitée (SARL), entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL), société anonyme (SA), etc.).

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Traitement des comptes déposés : Les comptes annuels sont transmis automatiquement au greffe du tribunal de commerce dont l’entreprise dépend. Après validation par le greffe compétent, l’information est transmise au Registre national des entreprises (RNE) et publiée sur DATA INPI. Le greffe publie d’office l’information au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc). Dans certains cas, la confidentialité des données peut être demandée.

Réalisation du dépôt des comptes annuels sur le Guichet unique : Le dépôt de comptes annuels sur le Guichet unique comporte plusieurs étapes. Le déclarant doit tout d’abord préciser la nature du dépôt qu’il entend effectuer (comptes relatifs à une entreprise ou à un groupe) et s’il s’agit d’un dépôt initial ou rectificatif.

La nature des documents à déposer sur le guichet dépend de la forme juridique de l’entreprise, certaines entreprises pouvant être dispensées de déposer des annexes. Enfin, certains types d’entreprises peuvent demander soit la publication partielle, soit la non-publication des documents comptables.

Préparer et suivre le dépôt des comptes annuels sur le Guichet unique : Afin de faciliter la démarche en ligne, il est recommandé au déclarant de préparer son dépôt en amont en vérifiant précisément dans quelle situation réglementaire il se trouve au vu de la forme juridique de son entreprise.

Coût et Paiement du Dépôt des Comptes Annuels

Le dépôt des comptes annuels sur le Guichet unique est gratuit.

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Pour effectuer le paiement, le Guichet unique propose, au choix, le règlement :

Par carte bancaire via un module de paiement sécurisé.
Par l’intermédiaire d’un compte de paiement INPI. Cette modalité est particulièrement adaptée aux déclarants et aux mandataires qui réalisent un nombre important de formalités.

Signature du Dépôt des Comptes Annuels

Pour signer le dépôt des comptes annuels sur le Guichet unique, il convient de vous munir d’un certificat de signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié fourni par un organisme de certification afin que l’identité du signataire puisse être vérifiée par le valideur.

Pour vous aider dans votre choix d’un organisme fournisseur, l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI) met à votre disposition une liste des organismes de confiance.

Le titulaire du certificat de signature électronique peut être une personne physique ou morale. En revanche le signataire doit être une personne physique (le mandataire, l’entrepreneur ou le représentant légal de la société).

Si vous ne disposez pas d’un certificat de signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié, vous pouvez effectuer votre déclaration en vous connectant sur le Guichet unique via FranceConnect+.

Suivi de la formalité

Depuis son tableau de bord accessible depuis la rubrique « Suivre » sur la page d’accueil du Guichet unique, le déclarant peut accéder à l’ensemble des formalités et actions effectuées.

Qui peut utiliser le Guichet des formalités des entreprises ?

Le chef d'entreprise (dirigeant ou micro-entrepreneur) peut réaliser lui-même les formalités en ligne. Il peut également demander à un salarié (appelé délégataire) de réaliser les formalités pour le compte de l'entreprise en rédigeant une délégation. Il peut aussi donner cette mission à toute autre personne (appelée mandataire) en rédigeant un contrat de mandat. Une copie de l'acte de délégation ou du mandat devra être transmise lors de la réalisation de la formalité sur le site.

Comment fonctionne le Guichet des formalités des entreprises ?

Le déclarant (chef d'entreprise, mandataire ou délégataire) doit créer un compte utilisateur lors de sa première connexion. Ce compte utilisateur est personnel. Les détenteurs d'un compte « e-procédures » à l'Inpi peuvent utiliser ce compte pour utiliser le site du guichet des formalités des entreprises.

Pour réaliser sa formalité, le déclarant saisit en ligne les informations et joint les pièces dématérialisées nécessaires.

Second Webinaire : Bonnes pratiques et Nouveautés 2024

Lors d'un webinaire, Cécile de Saint-Michel a souligné l'importance croissante du guichet unique pour le dépôt des comptes annuels. Elle a évoqué les nouveautés, telles que la suppression du mode classique en faveur d'un mode simplifié, généralisé depuis novembre 2023. De plus, depuis le 1er janvier 2024, il est désormais possible de déposer les comptes annuels sur Infogreffe.

Godefroy Lemenager est ensuite revenu sur le processus de dépôt pour cette année. Les experts-comptables doivent se connecter sur le site du guichet unique, renseigner le numéro SIREN de l'entreprise concernée, et vérifier l'exactitude des informations. Les documents doivent être séparés (bilan, compte de résultat, annexes) et correctement catégorisés avant le téléversement.

Depuis le 22 novembre 2024, les entreprises déposant leurs comptes via le Guichet unique peuvent soumettre un fichier unique regroupant le bilan, le compte de résultat et l'annexe, lorsqu'elle est requise. Auparavant, chaque document comptable devait être transmis sous un fichier distinct, rendant la procédure plus fastidieuse pour les déclarants. Cette nouvelle option simplifie donc considérablement le processus.

À noter que le dépôt papier des comptes annuels reste possible auprès du greffe, conformément aux articles L232-21 et suivants du Code de commerce. Cette alternative garantit une flexibilité pour les entreprises non entièrement digitalisées.

La signature électronique avancée est requise, utilisant FranceConnect+. Les frais peuvent être payés par carte bancaire, compte client, ou nouveauté 2024, par virement instantané.

Capture d'écran du Guichet Unique.

Questions/Réponses Fréquentes

Voici quelques exemples de questions posées par les experts-comptables et les réponses apportées lors du webinaire :

Est-il toujours possible de déposer des comptes annuels par voie papier ? Oui, le dépôt papier reste possible auprès des greffes des tribunaux de commerce et des CMA pour les activités artisanales. Cette procédure est pérenne.
Quels sont les délais de traitement pour les dépôts de comptes annuels ? Les délais de traitement peuvent varier en fonction des partenaires valideurs. Le traitement est généralement rapide, mais il est conseillé de vérifier régulièrement l'état des formalités via le tableau de bord du guichet unique.
Peut-on déposer les comptes d'une société étrangère ayant une succursale en France ? Oui, les sociétés étrangères doivent déposer les comptes publiés à l'étranger. Le guichet unique propose des catégories adaptées pour ces dépôts, mais il est en constante amélioration pour mieux répondre à ces spécificités.
Comment gérer les erreurs dans les informations de l'entreprise avant le dépôt ? Il est important de vérifier et corriger les informations de l'entreprise avant le dépôt des comptes pour éviter des rejets. En cas de besoin, une formalité de correction peut être effectuée préalablement.
Pourquoi certains dépôts sont-ils rejetés par les greffes ? Les rejets peuvent survenir en raison d'erreurs dans les documents ou les informations fournies. Il est important de suivre les directives du guichet unique et de contacter le support en cas de problème persistant.
Quelles sont les options de paiement pour les frais de dépôt ? Les frais peuvent être payés par carte bancaire, compte client, ou virement instantané. Le virement instantané est une nouveauté permettant un règlement rapide et sécurisé.
Quels documents sont nécessaires pour le dépôt des comptes annuels ? Les documents requis incluent le bilan, le compte de résultat, et les annexes. Ils doivent être séparés et correctement catégorisés pour faciliter le traitement par les partenaires valideurs.

Guichet Unique : Les Nouveautés 2025

Le 28 novembre 2024, le ministre de l'Économie, Antoine Armand, a confirmé que la procédure de secours permettant de déposer des formalités d'entreprise via Infogreffe prendra fin le 31 décembre 2024. Depuis le 1er janvier 2025, le Guichet unique est le seul portail dédié à ces démarches.

Le ministre a également fait deux annonces supplémentaires :

Une cellule sera chargée de récriminations faites par les utilisateurs. Elle s'occupera de corriger les bugs en temps réel.
Le directeur de l'INPI fera, tous les 2 mois, un point public sur l'état d'avancement du guichet unique.

Un arrêté du 20 décembre 2024 encadre la délivrance de récépissés en cas de dysfonctionnement grave du guichet unique, à compter du 1er janvier 2025. Ce récépissé permettra aux entreprises de prouver qu'elles ont rempli leurs obligations administratives, même si le dépôt effectif des formalités a été temporairement impossible.

En cas d'indisponibilité générale ou de blocage des déclarations, l'INPI délivrera ce document daté, reconnu comme preuve par les autorités et organismes concernés. Une fois le problème résolu, les entreprises auront jusqu'à 15 jours pour finaliser leurs démarches.

Enfin, pour répondre aux éventuelles difficultés rencontrées dans la gestion de certaines formalités complexes, le CNOEC met à disposition de la profession une nouvelle plateforme de signalement. Ce dispositif permet de transmettre directement les dossiers nécessitant une assistance avancée à une équipe dédiée de l'INPI.

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