Frais Réels Kilométriques : Conditions et Démarches en France
L’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels ouvre droit au salarié, sous conditions, au remboursement des frais kilométriques par l’employeur, sous forme d’indemnité kilométrique forfaitaire ou au réel. Chaque printemps, à l'approche de la déclaration de revenus, les contribuables ont l'opportunité de maximiser leurs économies fiscales, notamment en matière de frais professionnels.
Le calcul des frais kilométriques et de l’indemnité kilométrique répond à des normes strictes. En application du barème de calcul des frais kilométriques établi par l’administration fiscale, le salarié ou le dirigeant peut déduire ses dépenses - carburant, usure, assurance… - du montant de son impôt sur le revenu.
Conditions d'application des frais réels kilométriques
Les frais professionnels, pour mémoire, correspondent aux dépenses que les salariés engagent dans le cadre de leur activité professionnelle, et dans l’intérêt de l’entreprise. Le remboursement de ces frais est encadré et peut prendre différentes formes.
- Le véhicule ne doit pas être immatriculé au nom de la société.
- Le remboursement des frais de déplacements ne peut se faire, que si le salarié est contraint d’utiliser son véhicule professionnel dans le cadre de ses déplacements professionnels.
- Pour bénéficier du remboursement des frais kilométriques par l’employeur, il doit cependant être prouvé que l’éloignement impliquant l’obligation de prendre son propre véhicule n’est pas lié à des convenances personnelles.
De manière générale, il est considéré que le trajet domicile/travail n’est pas remboursé en tant que frais professionnel. Cependant, les frais kilométriques liés à des déplacements professionnels, autres que le trajet domicile-travail, peuvent également être calculés dans le cadre d'un remboursement de notes de frais. C'est le cas où un salarié utilise sa voiture personnelle pour un déplacement professionnel (rendez-vous avec un client, participation à un événement ou à une formation, etc.).
Si le domicile est situé à plus de 40 km du lieu de travail, le kilométrage déductible est limité à 40 km (soit un maximum de 80 km aller-retour). Les trajets entre le domicile et le lieu de travail, dans la limite de 80 km aller simple (sauf justification particulière, comme une contrainte familiale ou un emploi spécifique, art.
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Calcul des frais réels : Barème kilométrique vs Indemnité forfaitaire
Calcul des frais réels en application du barème kilométrique ou indemnité kilométrique forfaitaire pour la gestion de son véhicule personnel : la question revient régulièrement pour calculer la déduction fiscale applicable au moment de la déclaration de revenus. En effet, il existe 2 possibilités : la déduction forfaitaire de 10 %, ou la déduction des frais kilométriques pour leur montant réel, en application du barème fiscal.
Chaque contribuable salarié bénéficie automatiquement d'une déduction forfaitaire de 10 %, appliquée directement sur ses salaires imposables. Cependant, si vos frais réels dépassent cette déduction forfaitaire, vous pouvez choisir de les déclarer au réel. Par défaut, c'est la déduction forfaitaire qui s'applique.
Lorsque le montant des dépenses engagées à but professionnel sont visiblement supérieures, l’administration fiscale autorise à faire le calcul des frais kilométriques sur la base du calcul des frais réels. C’est-à-dire que le collaborateur peut déduire ses frais kilométriques réellement engagés, en application du barème kilométrique, pour bénéficier d’un avantage fiscal d’autant plus intéressant.
En cas d’option pour la déduction sur la base du calcul des frais réels, le bénéfice de l’indemnité kilométrique forfaitaire est exclu. Pourtant, il est possible de déduire certains frais non intégrés au barème des frais kilométriques.
La déduction des frais kilométriques repose sur cette règle simple : les frais engagés pour l’usage d’un véhicule personnel dans le cadre de l’activité professionnelle peuvent, sous conditions, être pris en compte pour réduire le revenu imposable.
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Le barème kilométrique
Les salariés peuvent alors utiliser le barème des frais kilométriques qui est mis à jour chaque année par l'administration fiscale. Le barème kilométrique permet de simplifier le calcul des frais de déplacement en tenant compte de plusieurs éléments : la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus dans l'année.
Ce barème inclut plusieurs types de frais comme la dépréciation du véhicule liée à l'usure, les frais de réparation et d'entretien, les dépenses en pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d'assurances. Chaque année, l'administration fiscale publie un barème spécifique, prenant en compte ces facteurs. Ainsi, selon la puissance de votre véhicule, un montant forfaitaire par kilomètre est appliqué.
Ce barème couvre donc l’ensemble des frais liés à l’utilisation du véhicule pour des déplacements professionnels, qu’il s’agisse de trajets domicile-travail ou de déplacements dans le cadre de votre activité. L’application du barème kilométrique , publié annuellement par l’administration fiscale, permet d’évaluer forfaitairement les dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles.
Le barème kilométrique est modifié en temps réel dès sa publication. Si toutefois vous choisissez d’appliquer votre propre barème, qui ne peut pas être moins intéressant que le barème en vigueur, vous pouvez tout à fait le personnaliser dans N2F.
Alors que le montant des barèmes kilométriques avait tendance à évoluer année après année, 2024 s'inscrit dans une forme d'exception avec des montants identiques à ceux de 2023.
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Le barème kilométrique 2024 sera publié par l’administration fiscale entre mars et avril : d’ici là, c’est le barème de 2023 qui s’applique. Pour tous vos calculs, c’est donc à celui-ci que vous devez vous référer.
Exemple de calcul
Exemple : Un(e) salarié(e) utilise une voiture de 5 CV pour parcourir 6 000 km à des fins professionnelles en 2024.
Justification des frais kilométriques
Entre remboursements d’indemnités et déclarations fiscales, les frais kilométriques soulèvent chaque année les mêmes questions : comment les justifier en cas de contrôle ? Quels documents faut-il conserver ?
Si la déclaration des frais kilométriques reste une démarche individuelle, l’entreprise engage également sa responsabilité lorsqu’elle procède à un remboursement d’indemnités kilométriques. Dès lors, que vous soyez employeur ou salarié, la prudence impose de constituer un dossier solide.
Non. Même si les justificatifs ne sont pas à transmettre au moment de la déclaration, ils doivent être conservés pendant 3 ans minimum. Il est obligatoire de justifier ces dépenses et de conserver les justificatifs pendant les trois années suivantes. Cependant, ceux-ci ne sont pas à joindre dans la déclaration d’impôts. Le salarié doit simplement pouvoir les présenter au centre des finances publiques si celui-ci les lui réclame.
D’ailleurs, pour rester en conformité, il ne suffit pas de connaître le barème fiscal : encore faut-il être capable de justifier précisément chaque trajet. En structurant votre process, côté salarié comme côté employeur, vous sécurisez vos déclarations, limitez les risques de redressement et gagnez un temps précieux.
Solutions pour optimiser la gestion des frais kilométriques
La gestion des frais kilométriques peut s’avérer fastidieuse et représente souvent un travail administratif important. Or, tout ceci a un coût qu’il est possible de réduire en optimisant la gestion des frais kilométriques. Comment ? En utilisant une application complète pensée pour répondre aux attentes de chaque professionnel, quelle que soit la taille de la structure.
Pour éviter la perte de temps, il est souvent contre-productif d'utiliser des tableurs Excel ou des méthodes internes peu adaptées à la réalité des déplacements. Lorsque rien n'est en place, le salarié doit noter chaque déplacement dans un tableur Excel pour s'assurer de ne rien oublier et indiquer les dates des déplacements, les motifs et les distances parcourues.
Heureusement, si l'employeur souhaite limiter et automatiser les tâches chronophages à faible valeur ajoutée, un outil de gestion des frais professionnels permet de tout calculer automatiquement depuis une application mobile. Ainsi, le salarié en déplacement peut déclencher son application au moment où il part, et le trajet et les kilomètres sont automatiquement enregistrés.
Parmi les atouts de l’application N2F, évoquons le module Google Maps, intégré à la fois à l’application mobile et à l’application web, qui permet de gagner un temps précieux. Il offre la possibilité de retrouver rapidement la distance parcourue, idéal si vous avez oublié de relever votre compteur lors de votre déplacement professionnel. Nul besoin de sortir de l’application pour obtenir les informations nécessaires au remboursement de vos indemnités kilométriques.
Vous saisissez les lieux de départ et d’arrivée, N2F calcule automatiquement la distance parcourue - avec intégration des étapes du parcours, le cas échéant - ainsi que le montant des frais kilométriques à vous faire rembourser. L’application en effet est en permanence à jour du barème des frais kilométriques en vigueur, et l’applique automatiquement eu égard à la puissance fiscale de votre véhicule. A ce module est associé celui que l’on nomme Places. L’objectif étant toujours de gagner du temps, ce module permet de saisir le nom de l’entreprise sans avoir à rechercher vous-même son adresse.
Autre point essentiel de cette application dédiée aux frais kilométriques : la possibilité d’enregistrer des déplacements favoris. Si vous avez des clients récurrents, il n’est pas rare que vous leur rendiez visite régulièrement, inutile donc de perdre du temps à saisir une nouvelle fois ce trajet. Dès lors qu’il est enregistré, il vous suffit de le sélectionner et de l’ajouter à vos déplacements du mois.
Optez pour une gestion plus simple et plus intuitive de vos frais kilométriques et oubliez les calculs d’apothicaire. N2F est une solution fiable qui vous assure d’être à jour de la réglementation en vigueur, pour vous préserver contre tout redressement fiscal.
Et si vous souhaitez aller plus loin, la meilleure solution, c’est un logiciel RH tout-en-un qui simplifie vraiment la gestion de votre entreprise. 👍 Avec Factorial, vous pouvez, en quelques clics, sécuriser l’ensemble de votre process de remboursement des frais kilométriques.
Frais kilométriques et mobilité douce
La loi d’orientation des mobilités de mai 2020 a introduit la notion de mobilité douce dont l’objectif est de promouvoir les moyens de transport propres et peu coûteux. Le forfait mobilités douces (FMD) remplace désormais l’indemnité kilométrique vélo mais l’employeur peut continuer de verser cette dernière. L’entreprise peut ainsi prendre en charge les frais de trajets domicile-travail de ses collaborateurs ayant recours à un moyen de transport alternatif (vélo classique et vélo électrique, mais aussi covoiturage, trottinette…).
Le FMD est fixée à 700 € par employé et par an pour 2022 et 2023. Les trottinettes électriques en location ou en libre-service sont désormais éligibles au forfait mobilités douces au même titre que les scooters en libre-service. Le covoiturage est également considéré comme une solution mobile douce.
Questions fréquentes
- Les impôts remboursent-ils les frais kilométriques ?
Si vous utilisez votre véhicule personnel dans le cadre d’une utilisation professionnelle (formation, déplacement sur site, etc.), vous pouvez vous faire rembourser les frais kilométriques. - Qu’est-ce que prend en charge l’indemnité kilométrique ?
L’indemnité kilométrique rembourse les frais liés à l’usure du véhicule (entretien, changement des pneus, frais de garage et dépréciation), l’assurance auto, le carburant. - Qu’est-ce qu’une indemnité kilométrique ?
Les indemnités kilométriques (ou IK) sont les frais remboursés à un salarié par une entreprise pour les déplacements qu’il réalise dans le cadre professionnel (mission, formation, etc.) avec son véhicule personnel : voiture, utilitaire, moto ou scooter. - Les indemnités kilométriques sont-elles imposables ?
Vous devez déclarer vos frais professionnels dans votre déclaration d’impôts, mais les indemnités kilométriques ne sont pas imposables.
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