Changement d'adresse et cessation temporaire d'activité : procédures et démarches pour les entreprises

Publié le lundi 27 janvier 2025

Démarches et formalités à effectuer par les entreprises et la mairie en cas de changement d'adresse résultant d'une décision de la commune (changement administratif). Celles-ci sont relativement simples mais demeurent encore trop souvent méconnues. Nous vous proposons donc ici un état des lieux des démarches à effectuer.

Le Guichet unique : point d'entrée obligatoire

En cas de changement d'adresse administratif, toutes les entreprises, quels que soient leurs statuts, doivent procéder à une déclaration sur le Guichet unique de l'INPI. Cette formalité est relativement simple et est décrite dans notre documentation. Depuis le 1er janvier 2023, il n’est plus possible d’effectuer les démarches liées à la création, la modification ou la cessation d’activité auprès d’un Centre de formalité des entreprises (CFE). En effet, ces démarches s’effectuent en ligne sur le site du Guichet unique.

Une fois validée, l'information corrigée sera transmise aux différentes administrations concernées : URSSAF, DGFiP, INSEE, CFE, services sociaux et tribunaux de commerce. L’ensemble des administrations est informé automatiquement du changement de l’adresse déclarée. La démarche est gratuite.

Conséquences pour le SIREN / SIRET et formalités selon le statut

Pour les entreprises qui n'ont pas de statuts (entreprise individuelle ou une micro-entreprise), la procédure s'achève là, il n'y a rien de plus à faire. Le numéro SIREN de l'entreprise restera inchangé, seul le numéro SIRET sera modifié. Le SIRET correspond au numéro d'identification d’un établissement d’une entreprise. Le changement de SIRET n’entraîne pas un changement de SIREN. Le numéro SIREN est un numéro unique. Il ne change pas.

Lire aussi: Modèles Annonce Changement Gérant

Le changement d’adresse d’un auto-entrepreneur est un événement important. Pour ce faire, il faudra télécharger et imprimer le formulaire Cerfa n°13905*04. Le formulaire P2P4 se présente en 2 exemplaires. Il est important de bien compléter et envoyer ces 2 exemplaires. Le courrier doit être adressé au CFE compétent. Pour effectuer sa déclaration de changement d’adresse en ligne, l’auto-entrepreneur doit se rendre sur le site de l’INPI, le Guichet unique en allant sur l’onglet “déposer une formalité de cessation ou de modification d’entreprise“.

Modification des statuts et rôle de la mairie et du greffe

En revanche, pour les autres entreprises, une modification des statuts auprès du tribunal de commerce est obligatoire afin d'être inscrite dans le registre du commerce. À cet effet, l'article R123-126 du code de commerce indique que c'est l'"autorité administrative", la mairie donc, qui doit informer le greffe (voir notre documentation) en demandant la "mention d'office au registre du commerce".

Pour respecter les termes de la loi, susceptible d'évoluer nous l'espérons afin d'alléger le travail des mairies, les mairies doivent adresser un courrier au greffe (c. f. annuaire des tribunaux de commerce) en mentionnant la liste des anciennes adresses en regard des nouvelles adresses et en demandant la "mention d'office au registre du commerce" pour les entreprises impactées. À cet effet, nous mettons à la disposition des mairies un modèle de courrier.

Le greffe effectuera alors la recherche des entreprises impactées par ces changements d'adresses, mentionnera d'office et pourra ultérieurement inviter les entreprises, dont le libellé adresse a été modifié, à régulariser leur dossier en déposant les actes modifiant les statuts et lesdits statuts mis à jour. Attention, l'entreprise ne doit donc pas faire elle-même la démarche auprès du greffe !

En l'état actuel de la législation, le dépôt par la société des statuts mis à jour occasionne des frais de traitement, ceux-ci restent toutefois modérés (15€). À cela peut s'ajouter 37€ s'il y a modification de l'adresse des "bénéficiaires effectifs". La modification de l'adresse des dirigeants dans ce cas est gratuite.

Étapes pratiques sur le Guichet unique pour modifier ou cesser

Étape 2 : débuter la démarche - Vous êtes maintenant connecté au portail e-procédures, votre formalité commence. Débutez votre formalité en cliquant sur « Créer, modifier ou cesser une entreprise » depuis la rubrique « Entreprises ». Vous arrivez sur la page d’accueil pour les déclarations de création, de modification, de dépôt de documents et de cessation d’entreprise.
Dans la rubrique « Modification, cessation, dépôt d’actes, correction ou complétion », renseignez le numéro Siren de l’entreprise à modifier puis cliquez sur le nom de l’entreprise. Une page « Informations de l’entreprise » s’ouvre. Cliquez ensuite sur « Modifier l’entreprise » ou « Cesser l’entreprise » selon votre besoin.
Étape 3 : modifier les informations - Vérifiez les informations qui apparaissent sur le formulaire. Renseignez les informations manquantes marquées d’un astérisque *. Nommez votre brouillon (afin de retrouver votre formalité par la suite).
Étape 4 : téléverser les pièces jointes - À cette étape, ajoutez les documents justificatifs en format PDF (10 Mo maximum par pièce jointe). Pour rappel l’INPI ne peut pas vous confirmer la conformité des pièces jointes téléversées. Le contenu des pièces jointes et leur validité sont du ressort des autorités compétentes.
Étape 5 : vérifier le dossier complété - Les pièces jointes sont maintenant ajoutées, vous pouvez vérifier le dossier. « Observations » : si vous le souhaitez, vous avez la possibilité de laisser un commentaire à l’autorité compétente. « Valider le dossier » ne signifie pas que votre demande est terminée.
Étape 7 : payer la formalité - La déclaration de cessation d’activité d’une micro-entreprise est gratuite. Toutefois, des frais peuvent s’appliquer pour la radiation de certains registres. Le Guichet unique vous permet de régler ces frais par carte bancaire via un module de paiement sécurisé, par l’intermédiaire d’un compte de paiement INPI, ou par délégation de paiement.

Une fois validée, signée et payée, votre demande de modification d’entreprise est transmise aux autorités compétentes qui examineront votre dossier. Vous pouvez suivre l’avancée de votre dossier à partir de votre tableau de bord. Si le dossier est incomplet ou présente des irrégularités, vous recevrez une notification par courriel vous invitant à consulter le tableau de bord dans le bloc « Formalité en attente de régularisation ». Ces régularisations sont initiées uniquement par l’autorité compétente de validation définitive et sont toujours à effectuer sur le Guichet unique.

Tutoriel - Formalité de complétion / correction avec le Guichet Unique

Cessation temporaire d'activité (mise en sommeil) : définitions et durée

Qu’est-ce que la fermeture temporaire d’une micro-entreprise ? Le micro-entrepreneur peut choisir de suspendre de manière provisoire son activité, sans procéder à la fermeture définitive de la micro-entreprise. La cessation temporaire d'activité, ou mise en sommeil, permet d'éviter la dissolution et la radiation de l'entreprise. Pendant cette période d'inactivité, l'entreprise conserve son immatriculation et continue de régler ses échéances fiscales et sociales.

La mise en sommeil d’une entreprise correspond à la cessation temporaire de son activité sans radiation. Elle est limitée à 2 ans pour les sociétés et 1 an pour les entreprises individuelles (renouvelable une fois pour les commerçants). Au-delà de ces délais, l’entreprise s’expose à une radiation d’office.

La déclaration de mise en sommeil est faite en ligne par le représentant légal de l’entreprise sur le site du guichet unique. Elle entraîne une inscription modificative au Registre national des entreprises (RNE) dans le mois suivant la cessation d’activité, avec insertion automatique au Bodacc.

Conditions et formalités particulières

L’entrepreneur individuel doit déclarer la cessation temporaire auprès du guichet des formalités des entreprises dans le délai d’1 mois à compter de la décision de cessation de l'activité.
Lorsque l’entreprise dispose d’un établissement secondaire, il est nécessaire de s’assurer que l’entreprise ne dispose pas d’établissement secondaire actif, avant de déclarer la cessation temporaire d’une entreprise individuelle. Si tel est le cas, chaque établissement secondaire doit d’abord être fermé en effectuant une formalité de modification auprès du Guichet unique.
La déclaration de cessation temporaire auprès du guichet des formalités des entreprises entraîne automatiquement une inscription modificative au registre national des entreprises (RNE) et, le cas échéant, au registre du commerce et des sociétés (RCS), et l'insertion automatique au Bodacc.
La publication dans un journal d’annonces légales et la tenue d’une assemblée générale (AG) pour décider la mise en sommeil sont facultatives. L’AG est toutefois recommandée afin d’ajuster la rémunération du dirigeant.

Conséquences fiscales et sociales de la mise en sommeil

Lorsqu’un micro-entrepreneur cesse temporairement son activité, plusieurs obligations fiscales restent à respecter : déclaration d’impôt sur les bénéfices : même si l’entreprise ne réalise aucun bénéfice, une déclaration doit être déposée avec la mention « néant ». TVA : l’entrepreneur est dispensé de déclaration et de paiement pendant la période d’inactivité. Cotisation foncière des entreprises (CFE) : la CFE reste due pendant 12 mois à compter de la cessation temporaire, puis l’entreprise peut être exonérée.

Lire aussi: Comment changer son code APE ?

La cessation temporaire d’activité a pour conséquence : une inscription modificative au Répertoire national des entreprises (RNE) ; l’insertion automatique au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc) afin de rendre la cessation temporaire opposable aux tiers.

Au niveau social, le dirigeant reste en principe affilié au régime social dont il dépendait avant la mise en sommeil. Il continue à verser des cotisations sociales pendant cette période s'il relève du régime des travailleurs indépendants (travailleurs non salariés - TNS). Ses charges sociales sont alors calculées sur une base minimale. En revanche, le dirigeant relevant du régime général de la Sécurité sociale (c'est-à-dire l'assimilé-salarié) n'est pas redevable de cotisations sociales en l'absence de rémunération.

L’Acre : la cessation temporaire d'activité n'a aucune incidence sur l'exonération temporaire de cotisations sociales accordée au titre de l'Acre.

Comptabilité et obligations déclaratives

Les formalités comptables des micro-entreprises au sens du droit européen sont allégées. Lorsqu’elles sont en activité, celles-ci sont en effet dispensées d'établir une Annexe lors du dépôt des comptes annuels. En outre, lorsqu'elles ont effectué une inscription de mise en sommeil ou de cessation temporaire d'activité et qu'elles n'emploient aucun salarié : les micro-entreprises personnes morales peuvent établir un bilan et un compte de résultat abrégés ; les micro-entreprises personnes physiques peuvent ne pas établir de bilan et de compte de résultat.

Imposition sur les bénéfices : au cours de la période d'imposition, si l'entreprise ne réalise aucun bénéfice, la société ou l'entrepreneur individuel doit cependant effectuer une déclaration d'impôt sur les bénéfices avec la mention "néant". L’entrepreneur individuel est soumis à l’IR ou à l’IS s’il opte pour être assimilé EURL. Pendant la cessation temporaire d’activité, l’entrepreneur individuel doit continuer à déclarer son chiffre d'affaires et indiquer la mention « néant ».

Réactivation, dissolution ou radiation d’office

Après une cessation temporaire d'activité (d’une durée de 2 ans maximum) l’entrepreneur individuel a 3 possibilités : soit reprendre l’activité : il faut alors réactiver l’entreprise en effectuant une inscription modificative au registre national des entreprises (RNE) auprès du guichet des formalités des entreprises ; soit cesser définitivement son activité : en effectuant des démarches fiscales et sociales et en déclarant la cessation d’activité auprès du guichet des formalités des entreprises ; soit vendre la société.

Au-delà de la durée maximale de cessation temporaire d'activité, le greffier peut procéder à la radiation de la société ou de l'entreprise individuelle, après en avoir préalablement informé son représentant légal par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR). Lorsqu'une personne a été radiée d'office, elle peut demander au greffier de rapporter cette radiation, sous réserve de démontrer qu'elle a régularisé sa situation. Ce dernier dispose d’un délai de 15 jours à compter de la demande pour revenir sur cette radiation ou pour rejeter la demande de rapport.

La radiation au registre du commerce et des sociétés entraîne pour la société la perte du droit au renouvellement de son bail commercial. La personne qui a été radiée d'office peut demander au greffier de rapporter cette radiation, sous réserve de démontrer qu'elle a régularisé sa situation.

Points pratiques et recommandations

Informez les tiers : L'auto-entrepreneur qui déménage doit également prendre soin d’en informer les tiers. Modifier tous ses modèles de documents administratifs et commerciaux. Cela concerne essentiellement les factures, les devis, les contrats, les conditions générales de vente, etc.
Respectez les délais : En tant qu'entreprise, vous avez un délai de 30 jours suivant la fin de l'activité pour déclarer son arrêt sur le Guichet unique des formalités d'entreprise.
Vérifiez les établissements secondaires : L'entreprise ne doit pas avoir d'établissement secondaire lorsqu'elle déclare une cessation temporaire d'activité.
Consultez la documentation et aidez-vous d'outils : Nos équipes sont à votre écoute pour vous proposer des services adaptés à votre situation. Nous vous accompagnons dans vos démarches de publication d'annonces légales en ligne.
Propriété intellectuelle : Il est important de considérer la propriété intellectuelle. Elle vous permet d’avoir un avantage concurrentiel et de vous démarquer de vos concurrents.

Tableau synthétique - principales démarches et conséquences

Situation	Démarche	Conséquences principales
Changement d'adresse administratif	Déclaration sur le Guichet unique (INPI) + courrier mairie → greffe pour mention d'office	Transmission aux administrations, modification SIRET, possible dépôt de statuts
Auto-entrepreneur déménagement	Déclaration en ligne sur l'INPI / Cerfa n°13905*04	Modification SIRET, information automatique des organismes (Urssaf)
Mise en sommeil (société)	Déclaration sur le Guichet unique par le représentant légal	Inscription au RNE, insertion au Bodacc, durée max 2 ans, obligations comptables
Mise en sommeil (entreprise individuelle)	Déclaration sur le Guichet unique	Durée 1 an (renouvelable une fois pour commerçants), CFE due 12 mois, cotisations sociales

Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité.

balises: