Obligations de l’employeur en matière de formation professionnelle continue pour les PME en France

La loi pour « la liberté de choisir son avenir professionnel » du 5 septembre 2018 a renforcé les obligations des employeurs en matière de formation professionnelle et a placé le salarié au cœur du parcours de formation. L’employeur se retrouve dans une position proactive afin de maintenir ou développer les compétences de ses collaborateurs. À travers cet article, dressons la liste des différentes obligations de l’employeur en matière de formation et expliquons les dispositifs, les sanctions et les bonnes pratiques pour les PME.

Cadre légal et principes fondamentaux

D’après les articles L. 6313-1 et L.6321-1 du Code du Travail, l’employeur a l’obligation d’assurer la formation de chaque collaborateur. L'article L6321-1 du Code du travail prévoit que « l'employeur assure l'adaptation des salariés à leur poste de travail. Il veille au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l'évolution des emplois, des technologies et des organisations ». Ainsi, on trouve deux types d’obligations :

L’obligation d’adapter le salarié à son poste de travail.
L’obligation de maintenir le salarié dans son emploi.

On trouve également un troisième type d’obligation : l’obligation de former les salariés aux bonnes pratiques de sécurité. Toutes les entreprises doivent fournir aux salariés une formation à la sécurité. Selon le Code du travail, la formation incendie est obligatoire dans toutes les entreprises et pour tous les salariés. De plus, le Code du travail prévoit l’obligation d’exercices incendie tous les 6 mois.

L’entretien professionnel : obligation récurrente

Selon l’article L6315-1 du Code du Travail, l’entretien professionnel est une obligation de formation pour l’employeur. Rendu obligatoire par la loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018, l’entretien professionnel a plusieurs objectifs : envisager des perspectives d’évolution professionnelle, vérifier qu’au moins une formation non obligatoire a été proposée au salarié, identifier les prochains besoins d’accompagnement et informer sur la validation des acquis de l’expérience (VAE) et sur le compte personnel de formation (CPF).

Les entretiens professionnels sont l'occasion de faire le point sur les besoins en formation des collaborateurs, et partager ces informations. L’entretien professionnel étant encadré par la loi, l’employeur est tenu de : mentionner dans le contrat de travail que le salarié bénéficie des entretiens professionnels, d’organiser l’entretien professionnel et de prévenir le salarié dans un délai raisonnable de la date de l’entretien (généralement un mois entre la date de la convocation et la date de l’entretien), définir le contenu de l’entretien selon l’accord d’entreprise ou la convention collective et lui fournir une copie du compte rendu de l’entretien pour se prémunir en cas de contrôle de l’inspection du travail.

L’entretien professionnel doit avoir lieu tous les 2 ans à compter de la date d’arrivée du collaborateur dans l’entreprise et tous les 6 ans afin de faire un bilan du parcours professionnel du salarié. Tous les deux ans à minima, l’employeur doit réaliser un entretien professionnel avec chacun de ses salariés, consacré aux perspectives d’évolution professionnelle et aux besoins de formations professionnelles. Tous les six ans, cet entretien professionnel prend la forme d’un état des lieux.

Obligations de financement et contributions

Toutes les entreprises qui emploient au moins 1 salarié sont tenues de participer au financement de la formation professionnelle. Elles doivent s’acquitter d’une contribution unique à la formation professionnelle et à l’alternance (CUFPA), versée directement à l’URSSAF, de manière mensuelle, par le biais de la DSN. Le montant de cette contribution varie selon la masse salariale de l’entreprise : 0,55 % pour les entreprises de 1 à 10 salariés et 1 % pour les entreprises de 11 salariés et plus.

Depuis 2022, ce ne sont plus les OPCO et l’organe collecteur de la taxe d’apprentissage, mais les URSSAF qui sont chargées de récolter et de gérer le financement des formations. Les entreprises doivent contribuer au financement de la formation professionnelle et de l’apprentissage par le biais d’une contribution unique (la CUFPA). La période de reconversion est financée par les opérateurs de compétence (OPCO) et, le cas échéant, par le compte personnel de formation du salarié sous réserve de son accord.

Pour les salariés en CDD, les entreprises doivent s’acquitter d’une contribution CPF-CDD, dont le montant est égal à 1 % du revenu d’activité retenu pour le calcul des cotisations sociales de ces salariés. Une entreprise qui franchit le seuil de 11 salariés bénéficie d’un lissage sur cinq ans.

Rémunération et temps de formation

Par principe général, le temps passé en formation constitue du temps de travail effectif. Cela implique le maintien de la rémunération du collaborateur. Pour les formations obligatoires, celles-ci sont effectuées pendant le temps de travail. L’employeur est alors tenu de maintenir la rémunération du collaborateur, car les heures de formation sont considérées comme du temps de travail effectif.

Dans le cadre des formations non obligatoires, elles sont réalisées pendant ou en dehors du temps de travail. Dans le premier cas, l’employeur doit maintenir la rémunération, mais pas dans le second cas. Le CPF est un droit individuel permettant à chaque salarié de financer une formation qualifiante ou certifiante tout au long de sa vie professionnelle, y compris en période de chômage. Le compte est crédité de 500 euros par an et plafonné à 5000 euros pour l’ensemble des salariés.

Dispositifs spécifiques : CPF, VAE, projet de transition professionnelle (PTP) et alternance

Le CPF (Compte personnel de formation) est un droit exclusif du salarié. Un salarié peut décider de mobiliser son CPF pour suivre une formation sur son temps de travail. Le projet de transition professionnelle s’adresse aux salariés qui souhaitent se reconvertir. Le dispositif est accessible aux collaborateurs ayant justifié d’une ancienneté d’au minimum 24 mois (consécutifs ou non) dans un métier et dont 12 mois au sein d’une entreprise. Le projet de transition professionnelle est accordé uniquement après l’aval de son employeur.

La Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) aboutit à l’obtention d’un diplôme ou d’une certification de qualification professionnelle. Il s’agit d’une série d’examens effectués à la demande du salarié. La VAE est réservée aux salariés justifiant d’un an d’ancienneté dans une activité spécifique. La VAE permet aux salariés d’obtenir une certification professionnelle attestant de l’expérience acquise. Si la VAE s’inscrit dans le plan de développement des compétences ou dans un projet de reconversion ou de promotion par la voie de l’alternance, l’employeur doit assurer le maintien de la rémunération du salarié pour la partie VAE se déroulant sur son temps de travail.

La reconversion ou la promotion par alternance vise à permettre aux salariés de changer de métier ou de poste grâce à une formation en alternance. La reconversion ou la promotion par alternance permet, à travers une formation en alternance, de maintenir un salarié peu qualifié dans un poste. La reconversion ou la promotion par alternance est accessible à la demande du salarié ou de l’employeur, dans le cadre d’un plan de formation de l’entreprise.

Plan de développement des compétences et formation en PME

La loi n’oblige pas les employeurs à mettre en place un plan de développement des compétences. Cependant, les PME qui comptent au moins 50 salariés doivent consulter le Comité Social et Économique (CSE) concernant les orientations stratégiques de l’entreprise en matière de formation. En pratique, dès lors qu’un employeur met en œuvre des actions de formation (qu’elles soient obligatoires ou non), celles-ci doivent être formalisées dans un plan de développement des compétences, même sommaire.

Ce plan est un outil essentiel pour structurer la stratégie de montée en compétences, assurer la traçabilité des actions engagées… et répondre aux obligations légales en cas de contrôle. Conseil : même dans les petites structures, un plan simplifié permet de piloter efficacement les actions de formation ! Une offre de formation diversifiée constitue l’un des meilleurs avantages sociaux des PME.

Si votre entreprise comprend plus de 10 salariés, elle doit disposer d’un Comité économique et social (CSE) composé d’élus du personnel. La formation économique, qui permet aux titulaires d’apprendre le fonctionnement économique du comité, et la formation SSCT, afin que tous les membres du CSE puissent mener à bien leurs missions en matière de santé, sécurité et conditions de travail, sont obligatoires.

Organisation, choix des prestataires et évaluation

Si vous disposez des compétences nécessaires en interne, votre entreprise peut créer sa propre action de formation. Ce modèle s’avère adapté pour des formations en entreprise portant sur des compétences spécifiques à un métier, un secteur ou un poste, ou directement liée à la structure. Elle peut prendre la forme d’un e-learning, d’un séminaire de formation ou d’une immersion. Pour les formations obligatoires ou généralistes (par exemple en langues), mieux vaut faire appel à un organisme spécialisé.

La formation en entreprise implique également son évaluation. Après chaque action de formation, vérifiez auprès des salariés formés qu’ils ont bien acquis les compétences enseignées. Certaines formations nécessitent un renouvellement régulier. C’est notamment le cas de la formation incendie, qui doit être réitérée tous les 6 mois à 3 ans selon le risque incendie de l’entreprise.

Comment construire un plan de développement des compétences ?

Sanctions en cas de manquement et contentieux

La Cour de cassation qualifie l’absence de formation professionnelle de manquement de l’employeur vis-à-vis de son obligation de formation pour les salariés. L’employeur défaillant s’expose ainsi au versement de dommages-intérêts. Le montant dépend de la hauteur du préjudice et de sa négligence. Le manquement de l’employeur à son obligation annuelle de financement de la formation professionnelle continue l’expose au paiement d’une contribution majorée.

La principale sanction qui guette les entreprises est celle liée à la non-réalisation des entretiens professionnels. En cas de manquement, le Code du Travail (article L. 6315-1) prévoit un abondement du CPF à hauteur de 3 000 € par collaborateur concerné. L’entreprise peut également être condamnée à verser des dommages et intérêts aux collaborateurs lésés. Si la première mesure ne concerne que les entreprises de plus de 50 salariés, la seconde s’applique à toutes.

Contentieux prud’homal : un salarié peut saisir le Conseil de prud’hommes pour faire reconnaître un manquement à vos obligations de formation. Un refus sans motif légitime de suivre une formation peut être condamné, selon la Cour de cassation. Certains salariés peu qualifiés s’exposent à un risque de licenciement pour cause d’insuffisance professionnelle, dans un contexte où l’employeur n’a pas rempli ses obligations de formation.

Bonnes pratiques et recommandations pour les PME

Ne plus voir la formation comme une charge : si les besoins en formation sont bien analysés, l’action de formation sera porteuse d’un retour sur investissement pour l’entreprise.
Formaliser un plan de développement des compétences, même simplifié, pour assurer la traçabilité et l’efficacité des actions.
Communiquer aux salariés toutes les informations clés sur les dispositifs (CPF, VAE, CEP) lors des entretiens professionnels.
Évaluer systématiquement les acquis après chaque action de formation et renouveler les formations obligatoires selon le rythme requis.
Considérer l’abondement volontaire du CPF pour lever le reste à charge et inciter la mobilisation des droits à la formation.

Il est grand temps pour les entreprises de ne plus voir la formation comme une charge. Peut-être avez-vous déjà eu cette discussion, qui révèle tout le dilemme actuel des entreprises : « Que faire si on les (collaborateurs) forme et qu’ils partent ? » En matière de formation des salariés, les employeurs doivent respecter certaines obligations. L’obligation de formation de l'employeur n'est pas simplement une bonne pratique, mais une exigence légale qui permet de réduire le turnover des employés en leur offrant des perspectives d'évolution de carrière au sein de l’entreprise.

Tableau récapitulatif : principales obligations et dispositifs

Obligation / Dispositif	Qui	Fréquence / Conditions
Entretien professionnel	Employeur	Tous les 2 ans ; bilan tous les 6 ans
Formation sécurité (incendie, SSCT)	Employeur	Obligatoire ; exercices incendie tous les 6 mois
Contribution CUFPA	Employeur	Mensuelle via DSN ; 0,55% (1-10 sal.) / 1% (≥11 sal.)
CPF	Salarié (droit)	Crédit 500 €/an, plafond 5 000 €
VAE	Salarié (demande)	Accessible après 1 an d’expérience dans l’activité

En respectant ces obligations et en adoptant une stratégie proactive, les PME peuvent transformer la formation en levier de compétitivité et de fidélisation des talents.

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