Qu'est-ce qu'un Avis de Situation INSEE ? Définition et Utilité

Lors de la création d'une entreprise, l'Institut national de la statistique et des Études Économiques (INSEE) attribue un numéro SIREN composé de neuf chiffres et délivre une fiche appelée « Avis de situation INSEE ». Cet avis de situation INSEE, disponible en libre accès sur le site Internet de l'INSEE, constitue une riche source d'informations sur les entreprises et est comme une carte d'identité de l'entreprise recensant son activité, son adresse et sa forme juridique. Cet avis peut notamment remplacer votre Kbis lorsque vous désirez travailler en partenariat avec Uber Eats ou Deliveroo.

Définition de l'Avis de Situation INSEE

L’avis de situation au répertoire Sirene est un document permettant de rechercher une entreprise ou un établissement au sein du répertoire d'identification des entreprises et de leurs établissements.

Ce travail de recherche est effectué par l’INSEE, quelque soit la forme juridique ou le secteur d’activité des entreprises (industriels, commerçants, artisans, professions libérales, agriculteurs, collectivités territoriales, assurances, banques, associations).

Qui est concerné par l'Avis de Situation INSEE ?

L’avis de situation concerne toutes les entreprises, associations ou organismes publics inscrits au répertoire SIRENE.

Chaque entreprise se voit attribuer un identifiant de 9 chiffres (numéro Siren) ou un identifiant de 14 chiffres (numéro Siret).

Depuis le 4 mai 2021, ce service concerne également les micro-entrepreneurs ainsi que l’ensemble des entreprises individuelles ayant choisi la non-diffusion publique des informations les concernant.

Votre entreprise ainsi que toutes celles ayant effectué la demande d’avis de situation INSEE sont répertoriées et disponibles en open data sur le site avis-situation-sirene.insee.fr

Comment obtenir un Avis de Situation SIRENE ?

Afin d’obtenir votre avis de situation INSEE, vous devez suivre une procédure précise que nous allons vous détailler :

Rendez-vous sur le site internet de l’INSEE
Allez dans le Menu et choisissez la catégorie Services
Cliquez sur l’onglet “Services Sirene et LEI”
Puis cliquez sur “Accéder aux services en ligne”
Enfin cliquez sur Obtenir un avis de situation au répertoire par Siren/Siret et sur le premier point qui se présente à vous

Une fois arrivé à cette étape, il vous faudra mentionner votre numéro Siren ou Siret dans la case prévue à cet effet située en haut à gauche et enfin cliquer sur le bouton “Avis de situation” afin d’afficher le document.

Une fois le document affiché, vous pourrez alors le télécharger, l’imprimer ou simplement le consulter.

Obtenir l’avis de situation SIRENE d’une entreprise concurrente

Pour obtenir l’avis de situation INSEE d'une entreprise concurrente dont vous voudriez connaître certaines informations, il vous suffit de réitérer le processus en indiquant son numéro SIREN que vous trouverez sur le site sirene.fr en tapant la dénomination sociale de l’entreprise souhaitée.

Comment se présente l’avis de situation ?

Le document est partagé en 2 principales catégories : l’une étant la description de l’entreprise et l’autre étant la description de l’établissement.

Description de l’entreprise

Dans cette catégorie, il vous sera précisé :

L’identifiant SIREN de l’entreprise: Le numéro SIREN est une suite aléatoire de neuf chiffres, attribué par l’INSEE. Une fois attribué, l’entreprise conserve son numéro SIREN tout au long de sa vie, peu importe les changements juridiques qui interviendront (transfert de siège, cession de parts, mise en sommeil, modification du code APE …etc.). C’est uniquement lorsque la personne juridique sera fermée que ce numéro sera supprimé du répertoire SIREN
L’identifiant SIRET du siège: L’identifiant SIRET est une suite de quatorze chiffres que l’INSEE attribue à chaque entreprise. Le numéro SIRET d’une entreprise se compose de son numéro SIREN (les 9 premiers chiffres) et d’une clé composée de cinq chiffres, appelée NIC - pour Numéro Interne de Classement. Si une société a plusieurs établissements, celle-ci aura autant de clés NIC que d’établissements. En revanche, comme mentionné ci-dessus, son numéro SIREN est unique.
Votre nom
Vos prénoms
Le numéro d’Activité Principale Exercée (APE): Le code APE est composé de quatre chiffres et d’une lettre et est attribué par l’INSEE lors de la création de votre société ou de votre entreprise individuelle. Ce code est attribué en fonction de l’activité déclarée et permet d’identifier la branche principale d’activité d’une entreprise. Attention, il arrive que le code APE soit un peu éloigné de la réalité de la profession exercée, dans ce cas, il est impératif d’en demander le changement auprès de l’INSEE.
La date depuis laquelle l’entreprise est active au répertoire Sirene est mentionnée.

Description de l’établissement

Dans cette seconde rubrique, il vous sera précisé :

L’identifiant SIRET de l’établissement composé de 14 chiffres
L’adresse de l’établissement
De nouveau le numéro d’Activité Principale Exercée

Quand vous ne disposez pas du numéro SIREN de l’entreprise

Il se peut que vous ne connaissiez pas le numéro SIREN de votre entreprise. Dans ce cas, vous pouvez le retrouver sur le site internet sirene.fr en mentionnant votre raison sociale, nom/prénom ou adresse.

Il vous est également possible d’obtenir votre SIREN en vous renseignant auprès du Centre de Formalités des Entreprises (CFE) dans lequel vous êtes affecté.

Votre CFE selon votre activité

Le CFE auquel vous serez rattaché dépendra de votre activité professionnelle. C’est pourquoi il est nécessaire de bien l’identifier :

C'est quoi le numéro SIRET et SIREN et à quoi ça sert ?

Activité professionnelle	CFE affiliée
Société exerçant une activité commerciale (SARL, EURL, SA, SAS, SASU, SNC) ou entrepreneur individuel	Chambre de commerce et d’industrie (CCI)
Société ou entrepreneur individuel exerçant une activité artisanale	Chambre de métiers et de l’artisanat (CMA)
Entreprise de transport maritime de marchandises ou société coopérative fluviale	Chambre de la batellerie artisanale
Société ou entrepreneur individuel exerçant des activités agricoles à titre principal	Chambre d’agriculture
Artiste auteur ou entrepreneur individuel exerçant une profession libérale	Urssaf
Loueur en meublé Groupement d’intérêt économique (GIE) Établissement public et industriel (EPIC) Société civile (SCM, SCI, SCP…) Agent commercial en personne physique Société d’exercice libéral (SELAFA, SELARL, SELCA) Société en participation Association assujettie aux impôts commerciaux	Greffe du tribunal de commerce

Les commerçants-artisans et les artisans qui créent une entreprise commerciale doivent être inscrits à la fois au Registre du commerce et des sociétés (RCS) , mais également au Répertoire des métiers (RM) . Si vous êtes dans cette situation, vous devez alors adresser votre déclaration au CFE (Centre de Formalité des Entreprises) de la chambre de métiers et de l'artisanat dont vous dépendez.

Enfin les professionnels libéraux et notamment l’entrepreneur individuel membre d’une profession libérale, créant une société commerciale doivent procéder à l'immatriculation de leur société par le biais du CFE de la CCI et non auprès du CFE tenu par l'Urssaf.

Je n’arrive pas à obtenir mon avis de situation SIRENE, comment faire ?

Vous êtes inconnu aux bataillons ? Si jamais vous ne parvenez pas à le récupérer, c’est que vous avez sans doute demandé à masquer vos informations au répertoire SIRENE afin que vos données ne soient publiques.

Si vous changez d’avis, il est possible de lever cette option. Pour cela, il faut contacter l’INSEE ou remplir le formulaire de contact en ligne, dont voici le lien

A quels moments le CFE doit-il être sollicité ?

Le CFE ne doit pas uniquement être sollicité au moment de la création d’entreprise. Comme le rapporte bpifrance-creation.fr , le CFE peut être sollicité à différents autres moments de la vie d'une entreprise, notamment :

Au moment de l'ouverture d'un nouvel établissement.
Dans le cas d’une modification concernant l'exploitant individuel (changement de nom, d'adresse, etc.) ou concernant la personne morale (modification de la dénomination, de l'enseigne, de la forme juridique, du capital, de l'objet, de la durée, etc.).
Dans le cas de changement de dirigeants, de gérants, d'associés, etc.
Dans le cas d'option pour le régime de l' entrepreneur individuel à responsabilité limitée .
Dans le cas d'option du conjoint qui participe à l'activité pour le statut de conjoint collaborateur, associé ou salarié.
Dans le cas de modifications relatives à l'activité (extension, mise en location-gérance, reprise, etc.).
Au moment du transfert de l'établissement principal et du siège social.
Au moment de la fermeture d'un établissement.
Dans le cas de cessation totale d'activité pour radiation des registres, de mise en sommeil, de décès ou de dissolution de la personne morale.

Les différences entre l’avis de situation INSEE et l’extrait KBIS

Si les deux documents mentionnent des informations similaires concernant votre entreprise, ils ne sont néanmoins pas identiques et n’ont pas la même utilisation, ni le même contenu.

En tant que dirigeant, il est important de réussir à différencier les deux documents et savoir de quoi il est question dans l’un comme dans l’autre.

Du point de vue de l’utilisation

Valeur juridique

A l’inverse du Kbis , l’avis de situation n’a quant à lui aucune valeur juridique. Il peut certes vous servir dans l’ouverture d’un compte bancaire professionnel dans le cas où votre entreprise est non assujettie au RCS , ou pour les autres démarches relatives au lancement de votre activité, mais il ne peut pas remplacer votre Kbis et notamment dans les formalités relatives à la création de votre entreprise. Le Kbis est essentiel concernant la valeur juridique de votre entreprise et il vous servira tout au long de votre activité.

Etude de marché

Grâce à votre avis de situation, vous pouvez élaborer vos stratégies commerciales et marketing dans la continuité de votre étude de marché. En effet, après la réalisation de votre avis de situation, vous pouvez, en vous rendant sur le site avis-situation-sirene.insee.fr accéder librement et gratuitement aux avis de situation des entreprises concurrentes et ainsi analyser leurs différentes données afin d’établir votre stratégie commerciale et surtout la plus adaptée à votre projet et au marché que vous désirez pénétrer.

Au-delà d’une analyse de vos concurrents, de leurs points forts et faiblesses, vous pouvez également repérer les entreprises avec lesquelles vous pourrez collaborer et créer des partenariats pouvant vous aider dans votre projet entrepreneurial.

Démarches administratives

Votre Kbis sera le document officiel nécessaire à toutes vos démarches administratives et vous ne pourrez pas passer à côté que ce soit dans le processus de création de votre entreprise comme dans son développement. Il vous sera régulièrement demandé pour effectuer différentes démarches. Ce document reprend l'ensemble des informations relatives aux décisions du Tribunal de Commerce.

Du point de vue du contenu

Kbis

Ce document comprend :

Le nom du greffe d'immatriculation
La raison sociale
L'enseigne
Le sigle de votre entreprise
Le numéro d'identification de votre structure
La forme juridique de votre entreprise
L'adresse de son siège social
Sa durée
Sa date de constitution
Code fils NAF
Fils en activité
L'adresse de son établissement principal
La devise et le montant de son capital
L'ensemble des informations concernant les administrateurs et les commissaires aux comptes

Avis de situation

L'avis de situation a pour rôle d'établir une fiche d'identité de l'entreprise.

Kbis et avis de situation INSEE : Les points communs et différences

Pour les entreprises en France, il existe plusieurs documents administratifs essentiels, dont l'avis de situation INSEE et l'extrait Kbis. Bien qu'ils servent tous deux à identifier et à fournir des informations sur les entreprises, ils ont des rôles distincts et sont utilisés dans des contextes différents.

Différences entre Kbis et avis de situation INSEE

Définition et contenu de l'avis de situation INSEE

Qu'est-ce que l'avis de situation INSEE ?

L'avis de situation INSEE est un document officiel délivré par l'Institut National de la Statistique et des Études Économiques (INSEE). Il fournit des informations sur l'identité administrative et légale d'une entreprise, notamment :

Numéro SIREN: Identifiant unique de 9 chiffres attribué à chaque entreprise.
Numéro SIRET: Identifiant unique de 14 chiffres pour chaque établissement, composé du numéro SIREN suivi d'un code NIC (Numéro Interne de Classement) de 5 chiffres.
Code APE: Activité principale de l'entreprise, basée sur la nomenclature NAF (Nomenclature des Activités Françaises).
Adresse: Localisation du siège social et des établissements.
Statut juridique: Forme juridique de l'entreprise (SARL, SA, etc.).

Utilisation de l'avis de situation INSEE

L'avis de situation INSEE est utilisé pour diverses démarches administratives et légales :

Démarches administratives: Utilisé lors de l'immatriculation de l'entreprise, pour les déclarations fiscales et sociales, et pour obtenir des licences et autorisations.
Vérification: Permet aux partenaires commerciaux, aux clients et aux fournisseurs de vérifier l'existence et la situation administrative de l'entreprise.
Transparence: Renforce la transparence et la crédibilité de l'entreprise en fournissant des informations vérifiables.

Définition et contenu de l'extrait Kbis

Qu'est-ce que l'extrait Kbis ?

L'extrait Kbis est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce. Il atteste de l'existence juridique d'une entreprise commerciale et fournit des informations légales détaillées, telles que :

Identité de l'entreprise: Dénomination, forme juridique, adresse du siège social.
Numéros d'identification: SIREN, SIRET.
Informations légales: Capital social, identité des dirigeants, objet social.
Historique: Indique les éventuelles procédures collectives (liquidation judiciaire, redressement, etc.).

Utilisation de l'extrait Kbis

L'extrait Kbis est utilisé dans de nombreux contextes légaux et administratifs :

Preuve juridique: Sert de preuve officielle de l'existence légale de l'entreprise et de son inscription au registre du commerce et des sociétés (RCS).
Démarches administratives: Requis pour l'ouverture de comptes bancaires, la participation à des appels d'offres, et lors de certaines formalités juridiques.
Vérification: Utilisé par les partenaires commerciaux pour vérifier la situation juridique de l'entreprise et s'assurer de sa légitimité.

Source de délivrance

Avis de situation INSEE: Délivré par l'INSEE, l'organisme national de la statistique.
Extrait Kbis: Délivré par le greffe du tribunal de commerce, sous l'autorité du ministère de la Justice.

Rôle et fonction

Avis de situation INSEE: Utilisé principalement pour des démarches administratives, fiscales et sociales, et pour la vérification des informations administratives de l'entreprise.
Extrait Kbis: Sert de preuve légale de l'existence de l'entreprise, attestant de son inscription au RCS et fournissant des informations légales et financières détaillées.

Contenu des informations

Avis de situation INSEE: Contient des informations administratives et statistiques, telles que le numéro SIREN, le numéro SIRET, le code APE, l'adresse et le statut juridique.
Extrait Kbis: Contient des informations légales détaillées, incluant l'identité des dirigeants, le capital social, l'objet social, et l'historique des procédures collectives.

Utilisations spécifiques et contextes d'application

Avis de situation INSEE

Déclarations fiscales et sociales : Utilisé pour les déclarations auprès des administrations fiscales et sociales.
Licences et autorisations : Requis pour obtenir certaines licences commerciales et autorisations administratives.
Transparence et vérification : Utilisé par les partenaires commerciaux pour vérifier les informations administratives de l'entreprise.

Extrait Kbis

Preuve légale : Utilisé comme preuve officielle de l'existence légale de l'entreprise.
Ouverture de comptes bancaires : Requis pour ouvrir des comptes bancaires professionnels.
Appels d'offres et contrats : Nécessaire pour participer à des appels d'offres publics ou privés et pour signer certains contrats commerciaux.

Étude de cas : Utilisation combinée de l'avis de situation INSEE et de l'extrait Kbis par une entreprise

Contexte et défi initial

Une PME française dans le secteur de la construction souhaitait participer à des appels d'offres publics et avait besoin de présenter des documents officiels pour prouver sa légitimité et sa situation administrative.

Solutions mises en place

Obtention de l'avis de situation INSEE: Utilisation de l'avis pour vérifier et mettre à jour les informations administratives de l'entreprise.
Obtention de l'extrait Kbis: Présentation de l'extrait Kbis pour prouver l'existence légale de l'entreprise et ses informations légales lors des appels d'offres.

Résultats et bénéfices

Accès facilité aux appels d'offres: La PME a pu participer à plusieurs appels d'offres grâce à la présentation des documents requis.
Conformité et transparence: Amélioration de la conformité administrative et renforcement de la transparence et de la crédibilité de l'entreprise.
Efficacité administrative: Réduction du temps et des efforts nécessaires pour compléter les démarches administratives grâce à la disponibilité des deux documents.

Conseils pratiques pour les entreprises

Maintenir les informations à jour: Il est crucial de maintenir les informations dans l'avis de situation INSEE et l'extrait Kbis à jour pour garantir la conformité et la fiabilité des données. Cela inclut la vérification régulière des informations et la mise à jour en cas de changements.
Utiliser les deux documents de manière complémentaire: Les entreprises devraient utiliser l'avis de situation INSEE et l'extrait Kbis de manière complémentaire pour couvrir tous les aspects administratifs et légaux nécessaires. Cela permet de garantir que toutes les informations requises sont disponibles pour les démarches administratives et commerciales.
Former le personnel administratif: Former le personnel responsable des démarches administratives à l'utilisation et à la mise à jour de l'avis de situation INSEE et de l'extrait Kbis peut prévenir les erreurs et garantir une gestion efficace.

Essentiels mais distincts

L'avis de situation INSEE et l'extrait Kbis sont deux documents essentiels pour les entreprises en France, chacun ayant un rôle distinct et important. Tandis que l'avis de situation INSEE fournit des informations administratives et statistiques cruciales pour les démarches administratives, l'extrait Kbis sert de preuve légale de l'existence de l'entreprise et de ses informations légales.

Attention : Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Les entreprises ayant une activité commerciale peuvent être encore concernées par une demande d'extrait K ou Kbis. Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois.

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

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