Comment modifier l’activité exercée sur le Kbis et les implications juridiques et administratives

Carte d’identité de l’entreprise, le Kbis est l’un des premiers documents officiels reçus du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), à la constitution de votre société. Au cours de l’existence de votre entreprise, vous pourriez avoir besoin de modifier votre Kbis. Dans quels cas devez-vous effectuer cette modification ? Comment procéder pour effectuer un changement de Kbis ?

Quand faut-il modifier le Kbis et pourquoi cela importe

Le Kbis est un document qui atteste de la situation d'une entreprise en temps réel. C'est la raison pour laquelle lors de vos démarches administratives, il vous est demandé un Kbis de moins de trois mois. Tout changement au cours de la vie de l'entreprise demande une ou des modifications du Kbis. Ainsi, vous devez suivre plusieurs étapes importantes pour effectuer ces modifications.

Pour certains changements, vous devez convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire des Associés (AGE) et voter la validation ou non de la modification envisagée. D'autres changements ne nécessitent que la validation du président de l'entreprise. La parution d'une annonce légale de modification est une étape cruciale sans quoi votre demande de modification peut être rejetée par le greffe. Vous devez vous rapprocher d'un journal d'annonces légales (JAL) habilité dans le département où siège votre entreprise, pour publier dans leurs pages ou sur leur site une annonce légale de modification (statuts juridique, siège social, dirigeants, etc).

Cas nécessitant une annonce légale et attestation de parution

Une fois l'annonce légale publiée dans le journal, vous recevez une attestation de publication à joindre à votre demande de modification de Kbis. Attention, dans le cas d'un transfert de siège social dans un autre département, vous devez publier deux annonces légales : l'une dans le département où déménage l'entreprise, l'une dans le département où siégeait jusqu'alors la société. L'envoi du dossier de modification du Kbis au greffe du tribunal du Commerce ou au CFE de la CCI.

Pièces et démarches pour la modification du Kbis

Lui seul est habilité à effectuer la mise à jour de votre Kbis. Pour cela, vous devez constituer un dossier comprenant notamment les pièces justificatives suivantes :

Un exemplaire de la décision de modification (dans le cas où il s'agit d'une décision prise lors d'une Assemblée Générale Extraordinaire des Associés) ;
Le formulaire Cerfa M2 (ou M3 pour un changement de gérant) rempli, daté et signé ;
L'attestation de parution de l'annonce légale de modification, transmise par le journal d'annonces légales habilité ;
Un exemplaire des statuts juridiques de l'entreprise si la modification concerne les statuts de la société ;
Lorsque le changement cible la direction de l'entreprise : une copie de la carte d’identité du nouveau dirigeant ainsi qu’une déclaration sur l'honneur de non-condamnation et de filiation.

Obligation d'utiliser le guichet unique et particularités

Depuis le 1er janvier 2023, les formalités de création, de modification et de cessation d'activité doivent être réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. L'utilisation de ce « guichet unique » dématérialisé est désormais obligatoire. Il remplace les centres de formalités des entreprises (CFE) qui sont supprimés.

Toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique ou leur activité, doivent utiliser le guichet unique des formalités des entreprises : Entreprises individuelles (EI) ou sociétés exerçant une activité commerciale, artisanale, libérale ou agricole; Entreprises ayant un siège social, un établissement principal, un établissement secondaire ou une adresse en France; Entreprises étrangères souhaitant exercer une activité en France.

Attention Seules les entreprises doivent réaliser leurs formalités sur le site du guichet des formalités. Les autres entités: associations, comités sociaux économiques d'entreprise, syndics de copropriété, syndicats de salariés, fondations ne sont donc pas concernées par le guichet des formalités. Un arrêté du 15 janvier 2025 fixe la liste de toutes les entités exclues.

Les coûts et les détails des différentes modifications d’activité

Les frais de greffe et les coûts varient selon le type de modification. Par exemple, le coût de ces formalités auprès du greffe est de 95,95 euros. Toutefois, ce coût est porté à 123,77 euros en cas de modification de l’activité de l’entreprise suite à l’achat d’un fonds de commerce. Encore, les frais sont de 98,77 euros en cas de modification d’activité suite à la prise d’un fonds en location-gérance. La modification d’activité peut entraîner une modification du code APE.

La modification d’activité de la société peut impliquer une modification des statuts et nécessite parfois une assemblée générale extraordinaire. Pour une modification d’objet social, il faut généralement se faire accompagner par un professionnel si vous n’êtes pas juriste car l’exercice de l’Assemblée générale extraordinaire nécessite beaucoup de préparation en amont. L’objet social, c’est l’ensemble des activités que la société souhaite exercer à court, moyen ou long terme. C’est une clause obligatoire des statuts. La société ne peut pas exercer d’autres activités que celles inscrites dans l’objet social.

Cas pratique : modification d’objet social et adjonction d’activités

La modification d’objet social implique la modification des statuts. La décision de modifier les statuts doit être transcrite soit dans un procès-verbal d’AGE, soit par une décision du président ou de l’organe compétent en fonction de la forme juridique de la société. Ainsi, l’ajout d’une ou plusieurs activités dans les statuts d’une SAS peut être valablement décidé par le président ou par tout autre organe mis en place. L’annonce légale de changement d’objet social doit être publiée dans le mois qui suit la décision de modifier le nom de la société et doit contenir plusieurs mentions.

Le dossier de modification de société doit comprendre : le formulaire M2 de modification de société complété et signé; un exemplaire du PV d’AGE; une copie des statuts mis à jour certifiée conforme; l’attestation de parution d’un avis de changement d’objet social dans un JAL. Des diplômes ou autorisations doivent être fournis si la nouvelle activité est réglementée. Si la modification d’activité fait suite à l’achat d’un fonds de commerce, une copie de l’acte d’achat devra être jointe au dossier. Les frais de greffe pour une modification d’objet social s’élèvent à environ 195,38 euros, avec des réductions possibles selon le statut (par exemple SASU/EURL).

Cas particuliers : la modification de la date de clôture et ses conséquences

Pour modifier la date de clôture de l’exercice social, les sociétés doivent convier les associés à une AG et publier une annonce légale si l’avis de constitution mentionnait la date de clôture. Le guichet unique permet ensuite le dépôt en ligne. Pour les SASU et EURL, l’AG n’est pas nécessaire lorsqu’il n’y a qu’un seul associé. L’exercice social doit durer 12 mois, sauf la première année; le changement peut être temporaire ou permanent.

La modification peut avoir des répercussions sur les comptes annuels et la durée du mandat du commissaire aux comptes, ainsi que sur le code APE et les conditions de certaines déclarations fiscales. Si le changement concerne une activité libérale relevant du régime BNC, la date de clôture est généralement fixée au 31 décembre. En cas d’allongement de l’exercice, deux inventaires doivent être réalisés et l’administration doit être informée pour ajuster l’IS.

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Synthèse pratique pour réussir une modification de Kbis

La modification du Kbis passe par une décision appropriée (AGE ou simple décision du président selon le cas), la publication d’une annonce légale, l’obtention d’une attestation de parution, la constitution d’un dossier de modification et l’envoi au greffe ou au CFE. Le guichet unique des formalités des entreprises est désormais la voie unique pour réaliser ces démarches en ligne. Le processus est facilité lorsque les étapes et les pièces justificatives sont préparées à l’avance, notamment les actes de décision, les statuts mis à jour, et les attestations de publication.

Type de modification	Pièces à joindre	Frais approx.
Modification d’activité sans changement d’objet social	Décision, M2, attestation publication, éventuelles pièces justificatives	Variable, souvent autour de 95,95 €
Modification d’objet social	PV AGE, M2, statuts mis à jour, attestation publication	≈ 195,38 € + coût JAL
Changement de siège (transfert de département)	Attestation publication (2 JAL, si nécessaire), autres pièces selon cas	Frais greffe + 2 publications légales

Pour toute démarche, gardez à l’esprit que l’existence légale et juridique de votre entreprise est en jeu mais aussi son image et sa légitimité. Toute personne qui le souhaite peut demander un extrait Kbis de votre société, gage de confiance dans le cadre de partenariats, ou de vente de produits, entre autres.

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