Qu'est-ce que le KBIS et sa Définition pour une Collectivité Locale?

Le KBIS est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce en France. Il atteste de l’immatriculation d’une société commerciale au RCS (registre du commerce et des sociétés) et donc de son existence légale. En bref, le KBIS constitue la carte d'identité de l'entreprise, et il est généralement nécessaire pour mener à bien un grand nombre d'activités commerciales ou de démarches administratives en France.

Kbis : Kézako ?

C’est la carte d’identité de votre entreprise. Un document officiel qui atteste de son existence légale et dévoile ses caractéristiques essentielles : nom, adresse, activité, dirigeants… Bref, tout ce qui la définit aux yeux du monde. Le Kbis est un extrait du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

Quelle est l'utilité du Kbis pour les entreprises ?

Dans sa définition, l'extrait Kbis est le gage de l'existence de l'identité juridique d'une entreprise. C'est ce document qui lui permet d'engager sa signature dans divers contrats. C'est d'ailleurs pour cette raison que les partenaires commerciaux et les administrations publiques réclament le Kbis avant de s'engager auprès d'une entreprise. Il est également demandé à l'occasion des candidatures pour appels d'offres publics, pour l'ouverture des comptes professionnels, ou encore pour l'achat de matériel professionnel.

Un autre rôle de ce document est qu'il sert de recueil d'informations sur la société et ses dirigeants. Il contient notamment la forme juridique de l'entreprise, son numéro d'immatriculation, une mention qui atteste de l'engagement ou non de l'entreprise dans une procédure collective, et l'indication du Greffe du tribunal auquel elle est rattachée. Il est aussi possible d'y trouver le montant du capital social, l'adresse du siège, la date de création, la durée de vie ou encore l'activité commerciale pratiquée. À tous ces éléments, s'ajoutent les informations sur le dirigeant principal, les administrateurs et les commissaires aux comptes, à savoir : leur nom, leur date et commune de naissance, leur adresse et leur nationalité.

Toutes ces informations permettent de se renseigner sur la régularité, la visibilité et la légalité de l'entreprise, mais aussi sur sa santé financière et donc sa solvabilité. Ces divers paramètres sont très importants pour les partenaires qui aimeraient traiter avec l'entreprise ou étudier la concurrence. Par conséquent, une entreprise qui ne possède pas d'extrait Kbis prend le risque de réduire ses chances d'obtenir le soutien de nouveaux fournisseurs, assureurs, organismes financiers, investisseurs, mais également la possibilité de candidater à des marchés publics par exemple. Or, selon sa situation, il peut lui être fatal de perdre de telles chances.

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Entreprises concernées par le Kbis

Sociétés Commerciales

Au vu de son utilité et des informations qu'il véhicule, il est logique que l'extrait Kbis soit requis uniquement pour les sociétés commerciales, c'est-à-dire les personnes morales inscrites au RCS. Il s'agit des entreprises de type SARL, SA, EURL, SASU, etc.

Micro-entreprises

Les micro-entreprises, les artisans et les professions libérales en sont d'office exclus, mais ces derniers possèdent plutôt des équivalents qu'ils peuvent obtenir via des démarches indépendantes de celles de l'obtention de l'extrait Kbis.

En ce qui concerne les micro-entreprises, il est important de faire certaines précisions : les micro-entreprises ont également l'obligation de s'inscrire au RCS. Cependant, n'étant pas des personnes morales, mais plutôt physiques, elles reçoivent à la place du Kbis un extrait K, qui possède à peu près les mêmes attributs que l'extrait Kbis.

Artisans et Professions Libérales

Chez les artisans, l'équivalent du Kbis est l'extrait D1 (Déclaration d'activité d'un artisan) obtenu après immatriculation au répertoire des métiers (RM). Pour les professions libérales, le numéro SIREN suffit pour attester de l'immatriculation de l'activité. Ce dernier s'obtient auprès de l'Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales (Urssaf).

Associations

Bien qu'elles ne soient pas des entreprises, certaines associations sont concernées par l'extrait Kbis. Normalement, les associations ne relèvent pas du RCS, pour la simple raison qu'elles ne sont pas censées exercer une activité lucrative, encore moins une qui soit commerciale. Cependant, la loi peut autoriser une association à pratiquer une activité lucrative si elle est prête à partager les bénéfices. Ainsi, il en existe qui se voient délivrer le Kbis après s'être inscrites au RCS, iIl s'agit de celles qui exercent des activités monétaires et financières. C'est le cas par exemple des associations qui ont la possibilité d'émettre des obligations ou titres de créance négociables. A celles-là, on peut ajouter les associations qui effectuent habituellement des opérations de change manuel. Ces organismes faisant face à des enjeux considérables, il est normal d'exiger de leur part un certain formalisme qui n'est pas habituellement demandé aux associations classiques.

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Le Kbis pour entreprise individuelle

Comme expliqué ci-dessus, le Kbis des entreprises individuelles est l'extrait K. Il prouve lui aussi l'existence juridique de la micro-entreprise et présente ses caractéristiques. Cependant, le contenu diffère légèrement de celui du Kbis. L'extrait K contient les informations sur l'entrepreneur (nom et prénom, nationalité, date de naissance, adresse), la date et le numéro d'identification de la micro-entreprise, une description de l'activité, la date de démarrage de l'activité, le nom de domaine du site web, etc. Ainsi, n'ayant pas de siège, de statut, d'associés ou autres administrateurs, la micro-entreprise possède un extrait K avec moins d'informations, mais tout aussi important que l'extrait Kbis. L'importance de l'extrait K se révèle au moment d'ouvrir des comptes professionnels, de louer un bien, de traiter avec des fournisseurs, de postuler pour un marché public, etc. D'ailleurs, pour l'obtenir, l'entrepreneur doit suivre les mêmes démarches qu'un dirigeant d'entreprise.

Comment obtenir son extrait K ou Kbis ?

L'extrait K ou le Kbis est délivré à l'entreprise au moment de l'immatriculation au RCS. Mais puisqu'il est régulièrement actualisé, une version actualisée peut être obtenue à tout moment ; il suffit de se rendre sur le site monidenum afin d'en faire la demande. Pour ce faire, il faudra télécharger une pièce d'identité et attendre que le site vérifie l'enregistrement de l'entreprise au RCS. Une fois la demande validée, l'extrait K est disponible pour l'auto-entrepreneur. Dans le cas d'une entreprise morale, la démarche est la même, sauf que dans ce cas, elle doit être introduite par le représentant légal de l'entreprise.

Obtenir son extrait K auprès du Greffe du tribunal

Il est aussi possible d'obtenir les extrait K et Kbis directement auprès du Greffe du tribunal du commerce auquel l'entreprise est rattachée. Cette démarche est payante, peu importe qu'il s'agisse du représentant légal de la société, de l'auto-entrepreneur lui-même ou d'un tiers. La demande peut se faire en ligne sur le site du Greffe du tribunal du commerce ou sur le site Infogreffe qui rassemble les ressources de tous les tribunaux de commerce en un seul endroit.

Kbis et Associations : Ce qu'il faut savoir

Les entreprises commerciales peuvent être identifiées grâce à un certain nombre d’éléments dont l’extrait Kbis, qui prouve notamment leur existence juridique. Il s’agit d’un document délivré aux créateurs d’entreprises lorsqu’ils procèdent à leur immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il reprend l’ensemble des informations figurant sur le RCS. Mais qu’en est-il des associations ? Existe-t-il aussi un Kbis association ? Comment procède-t-on pour l’avoir ? La création d'une association suppose un certain nombre de formalités.

Comme nous venons de le souligner ci-dessus, l’extrait Kbis est un document qui est délivré après l’immatriculation au RCS. Il sert en réalité à attester de l’existence juridique d’une personne physique ou morale inscrite au registre. Cela signifie donc que pour avoir un extrait Kbis l'entreprise individuelle doit exercer une activité commerciale. En effet, la loi de 1901 définit une association comme une « convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d’une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices ».

Lire aussi: Définition et utilité de l'extrait Kbis

Il ressort de cette définition que l’objectif principal d’une association n’est pas de faire des profits ; mais de réaliser des activités à but non lucratif. On déduit donc qu’une association ne peut s’inscrire au registre de commerce et des sociétés. Par conséquent, elle ne peut normalement pas se faire délivrer un extrait Kbis association. Comme pour le cas de la délivrance d'un kbis d'une activité artisanale, il existe certains cas où l’autorité peut délivrer un extrait Kbis pour une association. Il s’agit de cas exceptionnels où les associations bénéficiaires doivent demander une immatriculation au RCS.

Lorsqu’une association se trouve dans l’un de ces deux cas, ses dirigeants doivent en dehors de l’immatriculation, déclarer ses bénéficiaires effectifs. Il s’agit d’une obligation consacrée par l’article 139 de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016. La déclaration s’effectue à l’endroit du greffe du tribunal de commerce ; via un formulaire intitulé « Document relatif au bénéficiaire effectif d’un GIE ou d’une ASSOCIATION IMMATRICULÉE AU RCS. » Les créateurs d’association sont tenus de déposer ce document en même temps que leur demande d’immatriculation ; ou au plus tard quinze jours après dépôt du dossier d’immatriculation.

Les associations constituées avant le 1er août 2017 avaient jusqu’au 1er avril 2018 pour se mettre en règle. Comme la demande d’immatriculation, cette déclaration de bénéficiaires effectifs peut être effectuée en ligne. C’est donc après elle que vous recevez votre extrait Kbis association qui vous servira à attester de l’existence juridique de votre association. Le délai de cette formalité peut être calqué sur les délais d'immatriculation d'une société.

En résumé, notons que toutes les associations ne disposent pas d’extraits Kbis. Celles qui en reçoivent sont uniquement celles qui s’inscrivent au registre de commerce et des sociétés. Si votre association ne mène pas d’activité l’obligeant à obtenir un numéro de siret elle ne recevra donc pas de Kbis association.

Extrait Kbis pour Autoentrepreneur

L’extrait KBIS est un souvent présenté comme la carte d’identité d’une entreprise et il est souvent exigé pour participer à un appel d’offres. C’est donc un document officiel très important que tout entrepreneur doit posséder et présenter en cas de besoin. Autrement dit, si vous voulez créer et gérer une micro-entreprise, il vous faudra obtenir un extrait Kbis pour autoentrepreneur. Lorsqu’on se lance dans l’entrepreneuriat, il est normal de se demander qu’est-ce qu’un extrait Kbis. Il s’agit d’un acte authentique, signé par le greffier du tribunal de commerce. Il atteste de la création et de l’existence juridique d’une entreprise. Concrètement, il vous sera demandé par le bailleur lors de la signature du bail commercial. La banque pourra aussi vous l’exiger pour obtenir un prêt. En tant que carte d’identité d’une entreprise, ce document renferme toutes les informations importantes de l’entreprise.

Pour obtenir son extrait Kbis pour artisan pour son entreprise, vous pouvez vous rendre au greffe du tribunal de commerce pour faire votre demande. Pour obtenir un extrait Kbis en ligne pour autoentrepreneur, quelques formalités doivent être accomplies. 💻 Pour ce faire, vous devrez d’abord vous rendre sur le site du greffe et faire une recherche de votre entreprise par son nom. Les délais pour obtenir son extrait Kbis sont relativement courts au moment de la création de son entreprise. Il faut noter que ce document a un coût et il faut prévoir 2,96 euros plus 1,10 euro pour les frais d’envoi. Une fois en possession de votre extrait Kbis, il faut savoir que celui-ci ne dispose pas d’une durée de validité officielle.

Les Collectivités Locales et le Numéro SIRET

La Mairie et les Identifiants SIREN/SIRET

Vous êtes le maire de votre commune ou le secrétaire d'une mairie. Vous êtes un professionnel et fournissez une mairie ou un établissement communal. Vous êtes salarié d'une collectivité locale. Vous êtes intervenant dans un établissement contrôlé par la mairie. Saviez-vous que la mairie dispose d'un numéro SIREN (Système d'Identification du Répertoire des Entreprises) et d'un numéro SIRET (Système d’Identification du Répertoire des Etablissements) ?

La mise en place du répertoire SIRENE date de 1973. Ce répertoire a d'abord concerné le secteur privé (hors secteur agricole). Mais depuis 1983, l'immatriculation au répertoire est obligatoire pour les services et institutions étatiques, ainsi que pour les collectivités locales. Et, cette immatriculation s'accompagne de la délivrance des identifiants SIRET/SIREN, ainsi que du code APE (Activité Principale Exercée) aussi appelé code NAF (Nomenclature d'Activité Française). Ce code sert à des fins de classification. Pour une mairie, il s'agit en principe du code APE 8411Z - Administration publique générale.

Enfin, chaque mairie a un code commune ou code INSEE à 5 chiffres (différent du code postal), les 2 premiers chiffres correspondant au numéro du département et les 3 autres étant un code propre à la commune. Le répertoire SIRENE est tenu par l'INSEE (Institut Nationale de la Statistique et des Etudes Economiques), un organisme dépendant du Ministère de l'Economie et des Finances.

A noter : depuis 1993, l'immatriculation au SIRENE concerne également le secteur privé agricole. Et certaines associations sont également immatriculées, notamment celles recevant des subventions municipales ou en provenance d'une autre collectivité locale ou encore en provenance de l'Etat.

Définition du Numéro de SIRET Mairie

Le numéro de SIRET d'une commune française est un identifiant à 14 chiffres, qui se compose d'un SIREN à 9 chiffres et d'un code NIC (Numéro Interne de Classement) à 5 chiffres.

‍Le SIREN des organismes publics commence toujours par 1 ou 2 et le 9ème chiffre est une clé de contrôle. Les autres chiffres sont attribués de manière aléatoire. Le SIREN est attribué à vie à une mairie et ne va disparaitre que s'il y a une fusion de communes, un phénomène peu répandu. Ainsi, il y a eu 3 fusions en 2019 alors que la France compte presque 35000 communes.

La mairie dispose d'un SIRET principal, le SIRET de l'hôtel de ville et éventuellement de SIRET secondaires correspondant à des établissements municipaux rattachés, comme des écoles maternelles et primaires, un conservatoire municipal de musique, un musée municipal, un centre d'action social municipal etc. Ainsi à titre d'exemple, 88 établissements actifs sont rattachés à la mairie de Metz (numéro SIRET 215 704 636 00012). Les établissements inactifs concernent les établissements ayant cessé leur activité ou ayant déménagé, car le SIRET est un identifiant géolocalisé.

A noter : une maire peut avoir des filiales, des régies, des SEML (Sociétés d'Economie Mixte Locales). Ces dernières ont alors un numéro SIREN distinct, car contrairement à un établissement, elles ont leur propre personnalité juridique et leur propre patrimoine. C'est ainsi le cas de la Régie Immobilière de la Ville de Paris (RIVP) - numéro de SIRET 552 032 708 00216, dont la mairie de Paris - numéro de SIRET 217 500 016 00019 a repris la majorité du capital en 2007.

Comment Trouver le Numéro SIRET d'une Commune

Contrairement aux sociétés et aux entrepreneurs individuels, les communes n'ont pas l'obligation de faire figurer leur SIRET sur les documents qu'elles éditent (bulletins d'informations municipales, bons de commande, factures, site internet de la commune etc.). En revanche, les identifiants de la mairie font partie des informations publiques. Ainsi, l'administré ou le fournisseur ou tout autre tiers souhaitant connaitre le numéro de SIRET de son hôtel de ville peut effectuer une recherche dans le répertoire SIRENE de l'INSEE. Des sites privés proposent un service équivalent.

Par ailleurs, lorsque la mairie fait enregistrer un établissement secondaire, elle reçoit dans un délai de 10 à 15 jours, un courrier de l'INSEE l'informant du numéro de SIRET attribué à ce nouvel établissement. L'actualisation des bases gérés par des sites privés se fait avec un décalage.

Utilité du Numéro de SIRET de Mairie

Le numéro de SIRET permet d'identifier de manière certaine une commune française. Cela écarte ainsi tout risque d'erreur liée à une homonymie, car il n'est pas rare que plusieurs mairies portent le même nom sur le territoire nationale.

Par ailleurs, le SIREN permet de connaitre tous les établissements attachés à la commune et de vérifier leur adresse officielle.

Informations Complémentaires

• Avis de situation INSEE (relevé SIREN) : C’est un justificatif d’immatriculation d’une entreprise au relevé SIREN. C’est en effet tout simplement un registre dépendant de l’Insee. Ce document n’a pas de valeur juridique.
• Extrait RNE : Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.
• Durée de validité : Cependant, un extrait Kbis est généralement considéré comme valable pour une durée de trois mois car il assure à quiconque le réclame d'avoir des informations actualisées sur l'entreprise. Il peut donc arriver qu’une administration ou un partenaire commercial puisse être davantage stricte et demander un extrait Kbis datant de moins d'un mois afin de garantir l'exactitude des informations communiquées.

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