Comment obtenir rapidement son Kbis en ligne ?

Pour une entreprise, l'extrait Kbis constitue un document important qui comporte toutes les informations sur son identité. Il apporte la preuve de son existence juridique. Cet extrait s'obtient sur demande. Quelles procédures suivre pour un Kbis express ? Cet article vous apporte les réponses.

Exemple d'extrait Kbis

Quelle est la valeur juridique d'un extrait Kbis ?

Le Kbis constitue une preuve légale de l'existence d'une entreprise. Il comporte également tous les détails de son identité : son nom, sa raison sociale, son capital, son dirigeant, sa forme juridique… Ce document revêt une valeur importante pour un établissement au cours de l'exercice de son activité.

En effet, des partenaires exigent, dans certaines situations, une preuve légale pour se prémunir d'un défaut de paiement ou d'un acte préjudiciable. L'extrait Kbis est notamment indispensable pour l'acquisition de matériel professionnel, pour ouvrir un compte professionnel, pour une candidature à un appel d'offres public. La présentation de ce document est aussi incontournable auprès de Pôle Emploi.

Le code de commerce apporte des précisions sur la valeur juridique de cet extrait à travers les articles de R.123-150 à R.123-152. Ils mentionnent en outre sa capacité à attester la légalité d'une entreprise aux yeux de la loi. Pour qu'elle bénéficie de cette qualité de document officiel, la certification du greffier doit y figurer.

L'article R.123-152 souligne que deux éléments conditionnent cette valeur en tant que preuve juridique : son obtention auprès du greffe du tribunal et la présence du sceau qui justifie son immatriculation au RCS. Cet élément atteste l'authenticité du document. En papier ou en version numérique, l'extrait Kbis possède les mêmes valeurs.

Comment obtenir un Kbis en express ?

Pour obtenir un extrait Kbis, il faut soumettre une demande auprès de l'autorité concernée. Cependant, le délai varie selon la méthode utilisée. Pour disposer d'un Kbis express, il existe plusieurs options.

Le Kbis certifié en ligne

Pour toutes les entreprises qui exercent une activité commerciale, l'immatriculation au registre du commerce ouvre les portes vers des droits et des obligations. En effet, le code de commerce en énumère plusieurs. Cette inscription au RCS se caractérise par la mise à disposition par l'Insee d'un numéro SIREN.

Le document officiel qui atteste de cette existence juridique d'une entreprise est l'extrait Kbis. La demande en ligne permet d'obtenir un Kbis express.

Le Kbis provisoire

Il arrive également qu'un dirigeant ait besoin d'un extrait Kbis rapidement après la création de son entreprise. Outre l'option en ligne, il est aussi possible d'en faire la demande auprès du greffe du tribunal. Cependant, tous les greffes ne délivrent pas de Kbis provisoire. Il faut s'assurer à l'avance si cette possibilité existe.

Cette demande provisoire doit se faire 48 heures à 72 heures après avoir déposé le dossier d'immatriculation. L'établissement utilisera un Kbis provisoire et obtiendra de facto un numéro d'identification provisoire. Le document définitif n'est délivré que quelques jours après.

Le premier extrait Kbis en ligne

La digitalisation des procédures offre un certain nombre d'avantages, y compris l'accélération des opérations. En matière de création d'entreprises, le gouvernement autorise l'immatriculation sur le site Infogreffe.fr. Le futur dirigeant remplit un formulaire pour confirmer le statut juridique. Il joint des pièces justificatives en format numérique. Le dossier passe ensuite par un contrôle et une validation. Après cette étape, le greffier du tribunal de commerce s'occupe de l'envoi de l'extrait Kbis en format numérique et certifié.

Cela ne prend généralement que 24 heures après la réception et la validation de la demande. La démarche en ligne accélère ainsi la création d'une entreprise et la mise à disposition de l'extrait Kbis. Toutes les étapes ont été simplifiées sur Infogreffe. Il est par exemple impossible que le dirigeant se trompe de formulaire à l'enregistrement de son statut juridique. Le site redirige directement vers le document adapté après avoir spécifié la forme juridique. Cela réduit les risques d'erreurs.

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Le Kbis express via un formaliste

Une autre option intéressante tout aussi accessible permet d'avoir un Kbis express : le passage par un formaliste. Il s'agit d'un prestataire qui se spécialise dans le dépôt de dossiers auprès du greffe du tribunal du commerce. Il est habitué à ce genre de procédures.

Le formaliste organise correctement le dossier pour faciliter le travail au greffe du tribunal. Les demandes d'extrait et d'immatriculation affluent par centaine, en plus d'autres démarches administratives. Pourtant avant de traiter un dossier, le greffier vérifie la présence de tous les éléments requis.

Le formaliste présentera correctement la demande, pour que toutes les informations utiles puissent être facilement accessibles. Par conséquent, le traitement du dossier ne nécessite pas trop de temps au greffier et la validation est plus courte.

Pour une personne externe

Une personne externe à une entreprise peut faire une demande d'extrait Kbis, comme un partenaire ou un fournisseur. En effet, le Kbis n'est pas uniquement accessible aux entrepreneurs. Un particulier peut aussi en faire la demande pour se renseigner sur une entreprise. Pour cela, il existe deux possibilités pour l'obtention du document :

En s'adressant directement au guichet du greffe du tribunal dont dépend l'entreprise. Il faut communiquer le nom, le numéro SIRET ou SIREN. L'extrait est disponible après quelques jours seulement.
En allant directement sur le site Infogreffe.fr. La personne remplit un formulaire de demande d'un extrait Kbis. Pour cela, il entre le nom ou le numéro d'identification et accède à la fiche. En dessous, le site met à disposition le formulaire. Le demandeur choisit entre deux options : la version numérique ou une version en papier. La première permet une mise à disposition immédiate d'un extrait Kbis. La seconde implique un temps d'attente de quelques jours, car l'envoi s'effectue par courrier.

Dans les deux cas, il faut rappeler que la personne doit s'acquitter des frais.

Comment récupérer mon extrait Kbis avec infogreffe.fr ? Est-ce que c'est payant ?

La plateforme infogreffe permet, entre autres, de gérer ses mandats, de saisir le Tribunal de commerce compétent, de consulter les procédures engagées ou encore d’obtenir ou télécharger votre extrait Kbis en ligne. Pour rappel, obtenir votre Kbis via infogreffe est un service payant même en tant que chef d'entreprise.

Comment obtenir votre extrait Kbis en ligne et de façon gratuite sur le site monidenum.fr ?

Depuis 2019, il est possible pour les dirigeants d’entreprise de se procurer un extrait Kbis de moins de trois mois gratuitement en ligne sur le site Monidenum. Afin de faciliter les démarches administratives pour les entreprises commerciales, ce nouveau portail sécurisé a été développé par le Tribunal de Commerce à l’initiative de 134 greffiers en France pour donner accès à de nombreux services en ligne.

Pour l'ouverture d'un compte sur Monidenum.fr et accéder au téléchargement gratuit de son Kbis, il suffit de se rendre sur le site. En vous enregistrant sur le site, vous pourrez obtenir une clé d’identification unique. Vous pourrez ainsi vous connecter sur le site pour profiter de tous les services du Tribunal de Commerce en ligne.

Une fois que vous serez connecté au portail, il suffira d’accéder à votre compte sur Monidenum.fr et de vous rendre dans l’onglet Kbis et Performances. À partir de là, vous pourrez télécharger votre extrait Kbis en ligne en version PDF et en obtenir un nombre illimité de copies.

Le guichet unique de formalités des entreprises

Depuis janvier 2023, toutes les formalités liées à votre entreprise doivent obligatoirement passer par le guichet unique de formalité des entreprises géré par l'INPI. Le guichet unique ne remplace pas les différents réseaux de CFE (centre de formalités des entreprises), il permet de simplifier toutes les démarches administratives des entreprises en centralisant toutes vos demandes sur une plateforme unique.

Mais attention, le guichet unique de formalités des entreprises ne pourra pas émettre d'extrait Kbis, celui-ci sera toujours transmis par le Greffe du tribunal de commerce. Normalement, votre Kbis vous est envoyé par voie postale par le Greffe du tribunal de commerce mais vous pouvez l'obtenir plus rapidement en faisant une demande via monidenum.fr (gratuit) ou via le site d'infogreffe (payant).

Où trouver son Kbis gratuitement ?

Il est possible pour les dirigeants d’obtenir un Kbis en ligne gratuitement. De même, toute personne autre que le chef d'entreprise a également le droit de demander un extrait Kbis gratuit pour toute entreprise enregistrée en France. La fourniture de ce document est sans frais. Vous pouvez le télécharger gratuitement en utilisant soit le service en ligne de l'Annuaire des entreprises, soit celui de monIdenum.fr.

Plateforme MonIdenum

KBIS : Qu'est-ce que c'est?

L'extrait KBIS est généralement demandé par les établissements financiers, par les partenaires commerciaux, par les administrations lors d'un appel d'offre public (comme d'ailleurs le numéro de TVA intracommunautaire). Le KBIS est également réclamé par un grossiste, pour l'ouverture d'un compte au nom de la société.

Le KBIS se demande auprès du greffe du tribunal de commerce sur place ou en ligne ou auprès d'un judiciaire ou de proximité en Alsace-Moselle, en Guadeloupe, en Martinique et en Guyane.

Toute personne a la possibilité de demander un extrait KBIS, car il s'agit d'un document public. Elle doit simplement pouvoir indiquer la raison sociale ou le numéro d'immatriculation (ex SIREN ou SIRET).

Le KBIS atteste, tout d'abord, que la société a une existence légale, qu'elle est régulièrement inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Le RCS existe depuis 1919 et répertorie l'ensemble des entreprises françaises et des succursales d'une société étrangère ayant une activité commerciale, quelle que soit leur forme juridique : SARL, SA, SAS, association sans but lucratif ayant émis des obligations, Société Civile Professionnelle d'avocat (SCP d'avocats), Établissement Public Industriel et Commercial (EPIC) etc.

La seule exception concerne les agents commerciaux et les EIRL (Entreprises Individuelles à Responsabilité Limitée). En effet, ces derniers s’inscrivent au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC). Dans tous les autres cas, l'inscription au RCS est obligatoire y compris pour les personnes physique (entreprise individuelle) ayant une activité commerciale.

L'extrait KBIS fait, en quelque sorte, office de carte d'identité pour ces sociétés. Il arrive régulièrement qu'un KBIS soit demandé à des entreprises non commerciales. Elles ont alors la possibilité de fournir un document équivalent :

Extrait D1, pour les artisans inscrits au répertoire des métiers.
Le certificat d'inscription au répertoire des entreprises et des établissements (SIRENE) à télécharger sur la plateforme de l'INSEE, pour les professions libérales ayant une activité non-commerciale.

Comment s'immatriculer au RCS ?

L'inscription au RCS peut se faire au plus tôt un mois avant le début d'activité commerciale et au plus tard, dans les 15 jours, qui suivent.

Pour s'inscrire, il existe deux possibilités :

Le Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de la Chambre de Commerce et de l'Industrie (CCI). La démarche peut être effectuée en ligne ou sur place.
Le greffe du tribunal de commerce. La demande d'immatriculation peut être envoyée par courrier au tribunal compétent, c'est-à-dire celui du siège social de l'entreprise. Le formulaire à compléter dépend de la forme juridique de la société. La demande peut également se faire directement sur le site infogreffe.fr

Si le dossier est complet, un extrait KBIS est alors délivré, dans un délai de 24 heures.

Quelles informations sont indiquées sur un KBIS ?

Le KBIS contient des informations essentielles sur la société.

Pour une société à responsabilité limitée, les informations suivantes sont présentes :

Le numéro d'identification (anciennement numéro Siren) et le code NAF (Nomenclature d'Activité Française). Le code NAF constitué de 4 chiffres et 1 lettre est attribué par l'INSEE à des fins statistiques.
La raison sociale.
La forme juridique.
Le nom commercial.
L'adresse du siège.
L'activité détaillée.
Le montant du capital social. Ce capital sert à financer la société et de garantie pour les tiers débiteurs.
La date de constitution de la société et sa durée de vie.
La référence des autorisations obligatoires pour une profession réglementée (copie de l'autorisation préfectorale, pour une société de domiciliation, par exemple).
L'identité complète des principaux dirigeants et du commissaire aux comptes.
La présence d'une éventuelle procédure collective (procédure de sauvegarde, liquidation ou redressement judiciaire).

Pour les entreprises individuelles à visée commerciale sont également mentionnés des renseignement sur le dirigeant :

Son nom et prénom.
Sa date de naissance.
Sa nationalité.
Son adresse.

Ces informations sont susceptibles d'évoluer au cours de la vie de l'entreprise commerciale. C'est pourquoi la date de validité d'un extrait KBIS est limitée à trois mois. De plus, pour être valable, le KBIS doit obligatoirement être signé par le greffier du tribunal compétent.

Quelles sont les sanctions en l'absence de KBIS ?

L'absence d'inscription volontaire au registre du commerce et des sociétés est assimilée à un travail dissimulé. Cette infraction est généralement constatée, lors d'un contrôle de l'URSSAF. La peine encourue va jusqu'à 3 ans de prison et 45 000 euros d'amende, pour une personne physique. Pour les personnes morales, l'amende peut s'élever à 225 000 euros et être accompagnée de sanctions administratives.

Par ailleurs, si une personne physique commerçant ou une société ne s'inscrit pas au RCS, une injonction de s'immatriculer assortie éventuellement d'une astreinte peut être prononcée par un juge. Ce juge peut se saisir d'office ou être saisi par le Procureur de la République ou par toute personne, qui y a un intérêt.

Comment demander un extrait Kbis à jour ?

Notons que la validité de l'extrait Kbis est de moins de 3 mois. Pour mener à bien l'ensemble de vos démarches administratives et professionnelles, il convient de demander l'envoi périodique du document officiel sur le portail internet Infogreffe.fr. Vous trouverez cette option lors du processus de la commande.

Pour obtenir régulièrement votre extrait Kbis, vous devez cocher la case « courrier », la périodicité et la durée durant laquelle vous souhaitez recevoir le document. Cette durée ne doit pas excéder les 24 mois.

À titre d'exemple, vous recevrez 8 plis incluant chacun un extrait Kbis pour l'option « recevoir tous les 3 mois pour une durée de 24 mois ». Les documents seront envoyés à l'adresse postale de votre profil, mais vous pouvez aussi spécifier une adresse différente.

En outre, vous avez la possibilité de suivre et visualiser les spécificités des envois périodiques d'extraits Kbis : dates d'envoi prévu et effectué avec référence de la commande. De plus, vous pouvez avoir accès à la liste des sociétés sur lesquelles vous avez souscrit à un envoi périodique du Kbis et aux détails des envois.

Est-il possible de souscrire un envoi périodique d'extrait Kbis pour toutes les entreprises ?

La souscription à un envoi périodique d'extrait Kbis pour les sociétés, GIE et sociétés civiles et les commerçants immatriculés au RCS est possible sur le site Infogreffe.

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