L'Extrait Kbis et les Statuts d'une Entreprise : Guide Complet

L'extrait Kbis est un document officiel délivré par les greffes des tribunaux de commerce, jouant un rôle essentiel dans la vie d'une entreprise en France. Ce document constitue la carte d’identité de toutes les sociétés. Il récapitule leurs principales caractéristiques : nom, adresse, capital dirigeant(s)… Mais, pour obtenir un Kbis, il convient de déposer une demande d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés.

Dans cet article, nous allons explorer en détail ce qu'est un extrait Kbis, son utilité, qui peut l'obtenir, comment l'obtenir, et quels sont les documents nécessaires pour l'immatriculation d'une entreprise.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

Qu'est-ce qu'un Extrait Kbis ?

L'extrait Kbis est un document officiel délivré par les greffes des tribunaux de commerce. Si l’emploi de l’expression Kbis peut être utilisée pour toute les entreprises exploitées dans le cadre d’une personne morale, il faut savoir que le terme approprié pour une entreprise individuelle est extrait K. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Contenu de l'extrait Kbis

Ce document synthétise les informations essentielles à propos d’une société : caractéristiques, dirigeants, locaux, etc. Les informations qu’il contient proviennent de la déclaration d’immatriculation réalisée sur le guichet unique.

Le document est composé de plusieurs parties:

Cette partie du Kbis donne un premier niveau d’information sur chaque entreprise.
Par exemple, le montant du capital social montre la solidité de l’entreprise.
C’est dans cette partie que vous pouvez identifier l’identité du représentant légal de la société : le président d’une SAS, SASU, SA, SELAS… ou le gérant d’une SARL, EURL, SCI, SELARL...

Si vous demandez à une entreprise de vous fournir un extrait Kbis, il doit avoir été émis dans les 3 derniers mois.

Par exemple, si l’entreprise a Des difficultés, une décision du tribunal de commerce y sera mentionnée. Cela concerne les procédures collectives comme les procédures de sauvegarde, de redressement et de liquidation.

Théoriquement, toute modification d’une entreprise doit être enregistrée par le greffe et le RCS dans les 30 jours suivants la date de la décision.

Extrait K ou Kbis : Quelle différence ?

Il est important de noter la distinction entre l'extrait K et l'extrait Kbis:

Extrait K: Concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.
Extrait Kbis: Concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Utilité de l'Extrait Kbis

L’extrait Kbis d’une EURL sert, tout d’abord, de justificatif. Il permet, en effet, d’attester officiellement que la société est bien inscrite sur le registre du commerce et des sociétés (RCS). De plus, ce document permet de prendre connaissance (ou, le cas échéant, de vérifier) un certain nombre d’informations à propos d’une société.

Dans les relations commerciales, l’extrait Kbis est un document très utilisé. Il doit cela à la fiabilité des données qu’il donne sur une entreprise. En effet, il est émis par les greffes qui en certifient l’exactitude.

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale.

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis).

Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Voici quelques exemples de démarches où l'extrait K ou Kbis n'est plus nécessaire :

Candidature à un marché public
Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
Etc.

Qui Peut Obtenir un Extrait Kbis ?

Toute personne peut commander un extrait Kbis auprès du greffe du greffe du tribunal de commerce compétent ou sur le site infogreffe.fr.

Un extrait Kbis n’est pas une donnée accessible librement.

Pour être certain d’avoir un document valable juridiquement, il est préférable de consulter un site officiel comme celui du GIE Infogreffe.

Si vous prévoyez de travailler avec une entreprise, en tant que fournisseur ou en tant que client, vous pouvez aussi lui demander directement son extrait Kbis. En effet, la demande de son propre extrait Kbis est gratuite. Il suffit de se connecter sur le site Monidenum.

Comment Obtenir un Extrait Kbis ?

Une EURL ne peut obtenir son extrait Kbis qu’après avoir demandé son immatriculation au registre du commerce et des sociétés. En pratique, c’est le tribunal de commerce qui lui délivre ce document, lorsque son dossier est complet.

Chaque entreprise a pour obligation de s'immatriculer sur le guichet unique des entreprises.

La plateforme administrée par l’INPI est la plateforme centrale qui enregistre la création de toutes les entreprises.

La demande d'immatriculation doit être faite sur le site internet du guichet des formalités des entreprises :

Guichet des formalités des entreprises

Une fois la demande effectuée, la société est inscrite automatiquement au répertoire national des entreprises (RNE) et au registre du commerce et des sociétés (RCS).

À savoir Une inscription au registre spécial des agents commerciaux (RSAC) est également faite en cas d'exercice de la profession d'agent commercial.

Les documents à fournir varient en fonction du type de société :

Les Étapes Préalables à l'Immatriculation

La demande d'immatriculation doit être réalisée lorsque les toutes formalités de constitution de la société ont été accomplies, c'est-à-dire, après les étapes suivantes :

Formalités liées aux activités réglementées : il s'agit par exemple des demandes d'agréments, de l'obtention de certains diplôme ou permis
Déclaration des bénéficiaires effectifs
Domiciliation de la société : il s'agit de déterminer le siège social de la société. Il faut également penser à se faire connaître à la poste pour recevoir les documents liés à la société après son immatriculation
Nomination du dirigeant : les associés ou l'associé unique doivent désigner le dirigeant de la société
Adoption des statuts : les statuts de la société contiennent toutes les informations importantes concernant le fonctionnement de la société. En cas d'apport en nature, il est nécessaire de nommer un commissaire aux apports pour évaluer le montant de l'apport et l'indiquer dans les statuts
Publication de la création de la société : une fois les statuts adoptés, il faut publier dans un support habilité à recevoir des annonces légales (Shal) la création de la société. Cette étape intervient avant la demande d'immatriculation
Dépôt du capital social : une fois constitué, le capital social de la société doit être déposé sur un compte. Il pourra être récupéré après l'immatriculation de la société
Acquisition des différents registres : il ne faut pas oublier de se procurer différents registres obligatoires liés à la comptabilité ou aux salariés de la société

Il est possible de démarrer l'activité avant l'immatriculation de la société. Dans ce cas, il est important d'indiquer sur tous les documents la mention "Société en cours de formation". Il faut également rédiger une annexe aux statuts indiquant tous les actes passés avant la demande d'immatriculation.

Documents Nécessaires pour l'Immatriculation

Lors de la demande d'immatriculation de la société sur le guichet des formalités des entreprises, il faut indiquer un certain nombre d'informations et joindre les documents suivants :

Type de Société	Documents Requis
EURL	Statuts de la société datés et signés Justificatif de domiciliation avec l'adresse clairement identifiable Attestation de parution de l'avis de création dans un support habilité à recevoir des annonces légales Déclaration des bénéficiaires effectifs de la société Copie du contrat d'appui au projet d'entreprise (Cape) pour la création ou la reprise d'une activité En cas d'activité réglementée : copie de l'autorisation d'exercice, du diplôme ou du titre Documents concernant le dirigeant : Pièce d'identité, Déclaration sur l'honneur de non condamnation S'il n'est pas nommé dans les statuts : son acte de désignation En cas de conjoint ou partenaire de Pacs collaborateur : justificatif de mariage ou de Pacs En cas de recours à un commissaire aux apports : son rapport daté et signé En cas de désignation d'un commissaire aux comptes : Justificatif de son inscription sur la liste officielle des commissaires aux comptes, Lettre d'acceptation de sa désignation
SARL	Statuts de la société datés et signés Justificatif de domiciliation avec l'adresse clairement identifiable Attestation de parution de l'avis de création dans un support habilité à recevoir des annonces légales Déclaration des bénéficiaires effectifs de la société En cas d'activité réglementée : copie de l'autorisation d'exercice, du diplôme ou du titre Documents concernant le dirigeant : Pièce d'identité, Déclaration sur l'honneur de non condamnation S'il n'est pas nommé dans les statuts : son acte de désignation En cas de conjoint ou partenaire de Pacs collaborateur : justificatif de mariage ou de Pacs En cas de recours à un commissaire aux apports : son rapport daté et signé En cas de désignation d'un commissaire aux comptes : Justificatif de son inscription sur la liste officielle des commissaires aux comptes, Lettre d'acceptation de sa désignation
SAS (Dirigeant personne physique)	Statuts de la société datés et signés Justificatif de domiciliation avec l'adresse clairement identifiable Attestation de parution de l'avis de création dans un support habilité à recevoir des annonces légales Déclaration des bénéficiaires effectifs de la société En cas d'activité réglementée : copie de l'autorisation d'exercice, du diplôme ou du titre Documents concernant le dirigeant : Pièce d'identité, Déclaration sur l'honneur de non condamnation S'il n'est pas nommé dans les statuts : son acte de désignation En cas de conjoint ou partenaire de Pacs collaborateur : justificatif de mariage ou de Pacs En cas d'achat de fonds commerce : copie de l'acte de vente et de l'attestation de parution dans un support d'annonces légales de l'avis relatif à l'achat En cas de location-gérance du fonds de commerce : copie du contrat de location-gérance et de l'attestation de parution dans un support d'annonces légales de l'avis relatif à la prise en location-gérance En cas de gérance-mandat de fonds de commerce : copie du contrat de gérance-mandat et de de l'attestation de parution dans un support d'annonces légales de l'avis relatif à la prise en gérance-mandat. En cas de recours à un commissaire aux apports : son rapport daté et signé En cas de désignation d'un commissaire aux comptes : Justificatif de son inscription sur la liste officielle des commissaires aux comptes, Lettre d'acceptation de sa désignation
SAS (Dirigeant personne morale)	Statuts de la société datés et signés Justificatif de domiciliation avec l'adresse clairement identifiable Attestation de parution de l'avis de création dans un support habilité à recevoir des annonces légales Déclaration des bénéficiaires effectifs de la société En cas d'activité réglementée : copie de l'autorisation d'exercice, du diplôme ou du titre Documents concernant le dirigeant : Numéro Siren de la société (ou un document attestant de son existence si elle n'est pas immatriculée) Si la société n'est pas immatriculée au sein de l'Union européenne, copie de ses statuts traduits en français et certifiée conforme par son représentant permanent Pour le représentant permanent de la société : Copie de sa carte d'identité, Déclaration sur l'honneur de non-condamnation et attestation de filiation Copie de l'acte confirmant la place de représentant permanent de la société administrateur

Si la personne qui réalise la formalité d'immatriculation n'est pas le dirigeant, elle doit joindre à la demande un exemplaire du pouvoir (acte authentique ou acte sous signature privée) l'autorisant à effectuer des démarches au nom de la société.

L'extrait Kbis est un document essentiel pour toute entreprise en France, servant de preuve de son existence juridique et facilitant de nombreuses démarches administratives et commerciales. Comprendre son contenu, son utilité et la manière de l'obtenir est crucial pour tout entrepreneur.

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