KBIS aux Pays-Bas : Comprendre le Fonctionnement et les Obligations Fiscales

Vous développez vos ventes à l’export et vous envisagez de choisir la Hollande (Amsterdam ou Rotterdam) plutôt que la France (Paris) ou le Luxembourg pour votre projet de création de société en Europe? Vous avez de nouvelles obligations fiscales en matière de TVA intracommunautaire à gérer? Il est donc essentiel de bien comprendre le fonctionnement du KBIS et les obligations fiscales aux Pays-Bas.

Qu'est-ce que le KBIS et son équivalent aux Pays-Bas ?

L’extrait Kbis est le document qui permet d’attester de l’immatriculation d’une entreprise au Registre nationale des entreprises (RNE), anciennement RCS. L'extrait K-bis est un document délivré suite à l'inscription de la société au Registre national des entreprises (RNE). L’article 2 de la loi PACTE a prévu le 1er janvier 2023 le remplacement des registres d’entreprises existantes par le Registre national des entreprises (RNE). L'extrait Kbis sert notamment à prouver l'existence juridique d'une entreprise. Il est nécessaire dans le cadre de diverses démarches administratives.

Chaque administration nationale remet un document d’identification aux établissements qui ont procédé à leur immatriculation dans le pays concerné. En revanche, un entrepreneur peut avoir besoin de ce document lorsque son travail requiert la réalisation d’activités à l’étranger. Dans ce cas, le professionnel devra procéder à la légalisation et à la traduction de son Kbis français.

Aux Pays-Bas, l’équivalent d’un extrait Kbis en France est un extrait du registre des entreprises (« Uittreksel Kamer van Koophandel« ). Par la suite, l’organisme d’enregistrement des entreprises néerlandais délivre également un extrait du registre des entreprises (« Uittreksel Kamer van Koophandel« ), document officiel attestant de l’existence juridique de votre entreprise.

Équivalents du KBIS dans d'autres pays européens :

Royaume-Uni: Certificate of Incorporation
Espagne: Certificado de Registro Mercantil
Italie: Visura Camerale
Belgique: Extrait BCE (Banque-Carrefour des Entreprises)
Portugal: Certidão do Registo Comercial

Ces documents attestent de l'existence légale d'une entreprise dans les pays respectifs et contiennent des informations similaires à celles de l'extrait K-bis.

Comment créer une entreprise aux Pays-Bas et obtenir un numéro de TVA ?

Avant de créer une entreprise aux Pays-Bas, il vous faut en choisir le statut. La société à responsabilité limitée (BV) est la forme juridique la plus sollicitée par les investisseurs étrangers. Ensuite, vous devez effectuer les différentes démarches. Et vous en connaissez maintenant toutes les étapes !

Toute société qui réalise aux Pays-bas des opérations taxables sur le territoire hollandais, doit s’identifier à la TVA aux Pays-bas, déclarer ses opérations imposables et s’acquitter du paiement de la TVA. Il existe un certain nombre de situations commerciales qui exigent généralement qu’une entreprise étrangère s’enregistre auprès des autorités fiscales néerlandaises.

Pour s’inscrire à la TVA, il est important de savoir que les documents requis peuvent varier d'un pays à l'autre. Cependant, il existe une base commune de documents généralement demandés par la majorité des administrations fiscales. Voici les essentiels :

Les statuts de l'entreprise
Le Kbis (ou un document équivalent selon le pays)
La pièce d'identité du dirigeant

Concernant la traduction des documents, les exigences varient sensiblement d'un pays à l'autre. Certains pays acceptent une traduction simple des documents, Deepl ou Google Translate. D'autres pays, en revanche, exigent une traduction assermentée, c'est-à-dire effectuée par un traducteur reconnu officiellement par les autorités judiciaires. Dans certains cas, une procédure d'apostille peut être requise. L'apostille est une forme de certification internationale qui authentifie un document pour son utilisation dans un autre pays.

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Le rôle d'un mandataire fiscal aux Pays-Bas

Vous souhaitez faire appel à un mandataire fiscal aux Pays-Bas? Tout savoir sur le mandat fiscal aux Pays-Bas? Comprendre les intérêts d’un mandataire fiscal aux Pays-Bas? Savoir comment obtenir un numéro de TVA aux Pays-Bas? Vous êtes au bon endroit ! Besoin d’un mandataire fiscal pour vous immatriculer à la TVA aux Pays-Bas ?

Aux Pays-Bas, la désignation d’un mandataire fiscal pour assurer vos obligations déclaratives n’est pas obligatoire. Vous pouvez vous concentrer pleinement sur votre business en mandatant Eurofiscalis.

Dans le cas où vous êtes une entreprise établie au sein de l’Union européenne et engagez des opérations taxables dans un autre État membre, vous faites appel à un mandataire fiscal pour établir toutes les formalités administratives relatives à la TVA (obtention n° TVA, déclaration TVA, déclaration Intrastat…).

En tant que représentant fiscal ou mandataire fiscal, nous seront le lien entre votre entreprise et les administrations locales. Une veille réglementaire et une assistance est inclut dans notre accompagnement. Vous avez accès à votre chargé d’affaires, notre newsletter et notre Academy.

Obligations et avantages

En engageant des opérations taxables dans un pays, cela vous rend redevable uniquement de la TVA. En d’autres mots, seules les obligations TVA doivent être remplies. C’est le principal avantage d’utiliser les services d’un représentant ou mandataire fiscal. Immatriculer votre société dans un autre État membre ne veut pas dire création d’un établissement stable.

En utilisant les services d’un cabinet spécialisé en représentation fiscale et mandat fiscal, vous sécurisez vos flux et obligations déclaratives. La première étape est la plus importante. Vous avez besoin de vous immatriculer à la TVA ? Nous nous occupons de toutes les formalités : dossier d’immatriculation, traduction des documents, communication avec les administrations locales…Les coûts et les délais d’enregistrement varient en fonction du pays.

TVA aux Pays-Bas : Taux et obligations

La TVA, ou Taxe sur la Valeur Ajoutée, est un impôt appliqué sur la plupart des biens et services. Cependant, le taux de TVA n'est pas uniforme partout : il varie d'un pays à l'autre. Au sein de l'Union Européenne (UE), chaque État membre fixe son propre taux de TVA, dans le cadre de certaines règles communes définies pas l'UE. Il y a généralement trois types de taux : le taux standard, qui s'applique à la plupart des biens et services, et un ou plusieurs taux réduits pour des catégories spécifiques de produits ou services (comme les livres, les médicaments, ou les aliments).

Voici un tableau récapitulatif des taux de TVA en vigueur dans les États membres de l'UE, ainsi qu'au Royaume-Uni, en Suisse et en Norvège :

Pays	Taux Standard	Taux Réduit(s)
France	20%	10%, 5.5%, 2.1%
Royaume-Uni	20%	5%, 0%
Suisse	7.7%	2.5%, 3.7%
Norvège	25%	15%, 12%, 0%
Pays-Bas	21%	9%, 0%

Il est fréquent qu’une entreprise opérant régulièrement dans les différents pays de l’UE ait plusieurs numéros de TVA. La commission européenne a mis en place un site permettant de vérifier en temps réel la validité d’un numéro de TVA intracommunautaire.

Conséquences du non-respect des règles de TVA

Quand une entreprise ne suit pas les règles de la TVA comme il faut, cela peut entraîner plusieurs problèmes, un peu comme lorsque l'on ne suit pas les règles d'un jeu. Voici ce qui peut arriver :

Amendes et pénalités : Lorsque votre entreprise manque à ses obligations de TVA, soit par un retard de paiement, soit par des erreurs dans les calculs et déclarations, l'administration fiscale peut imposer des sanctions financières.
Intérêts de retard : Tout comme les banques appliquent des intérêts sur les prêts, l'administration fiscale calcule des intérêts sur les montants de TVA payés en retard.
Contrôles fiscaux : Le non-respect des obligations liées à la TVA peut déclencher des audits fiscaux de la part des autorités.

Notre service « conformité TVA » est en charge du dépôt de vos déclarations de TVA et EMEBI. En fonction de vos obligations fiscales et du rythme déclaratif, nos collaborateurs comptables spécialistes des échanges intracommunautaires et internationaux soumettrons vos déclarations. Vos déclarations sont traitées par des collaborateurs comptables, fiscalistes ou experts-comptables locaux.

Facturation et TVA intracommunautaire

Quand on vend des produits ou des services à des clients dans d'autres pays de l'UE, il est important de bien comprendre comment fonctionne la facturation en matière de TVA. Voici ce que vous devez savoir :

Mentions obligatoires : Ces mentions incluent des détails sur votre entreprise et votre client (comme les noms et adresses, SIREN et numéro de TVA intracommunautaire), la description du produit ou service vendu, la date de la transaction.
Numéro de TVA : Si vous vendez à des entreprises dans d'autres pays de l'UE, vous devez indiquer votre numéro de TVA et celui de votre client sur la facture.
Taux de TVA : Selon le type de produit ou service que vous vendez, et où votre client est basé, vous pourriez avoir à appliquer différents taux de TVA, ou même ne pas appliquer de TVA du tout.

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