MonIdenum et l'extrait KBIS : Définition et Obtention

L’extrait KBIS - ou plus simplement KBIS - est un document officiel prouvant qu’une entreprise commerciale est bien inscrite au Registre du commerce et des sociétés (RCS). En France, toute entreprise dont l’activité est de nature commerciale a l’obligation de s’immatriculer au Registre du commerce et des sociétés (RCS) lors de sa création. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Véritable carte d’identité de l’entreprise commerciale, le KBIS reprend toutes les informations figurant au Registre du commerce et des sociétés. Au quotidien, le KBIS permet à l’entreprise de réaliser un certain nombre de démarches administratives et commerciales. Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Il est essentiel de comprendre que les informations figurant sur ce document sont de nature publique. À ce titre, l’extrait KBIS d’une entreprise peut être consulté par n’importe quel tiers.

Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois. Obligatoire pour réaliser de nombreuses démarches, le KBIS doit généralement dater de moins de 3 mois pour être valide. Lorsque l’entreprise en a besoin - pour candidater à un appel d’offres ou réaliser une commande par exemple - elle doit pouvoir prouver de sa situation actuelle.

Différence entre l'extrait K et l'extrait KBIS

L’extrait K et l’extrait KBIS attestent, tous deux, de l’immatriculation d’une entreprise commerciale au RCS. Toutefois, ces deux documents se distinguent sur un point : ils ne concernent pas les mêmes personnalités juridiques.

L’extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.
L’extrait KBIS : il n’est délivré qu’aux personnes morales, à savoir les sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Attention Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Comment obtenir un extrait KBIS ?

Comme nous l’avons déjà évoqué, une entreprise ne peut avoir un KBIS que si elle est immatriculée au Registre du commerce et des sociétés. Un extrait KBIS est automatiquement créé par le greffe lors de l’immatriculation au RCS de l’entreprise commerciale. Toutefois, il est également possible de faire une demande de KBIS par la suite, que ce soit pour l’entreprise dont vous êtes le représentant légal ou pour une entreprise tierce.

Il est possible d’obtenir un Kbis en se rendant physiquement au greffe du tribunal de commerce dans lequel la société est domiciliée. Cependant, il est plus simple d’utiliser les services en ligne.

Voici les principales options pour obtenir un extrait KBIS :

MonIdenum : à condition d’avoir activé son identité numérique officielle sur cette plateforme, le représentant légal de l’entreprise - dont le nom figure au RCS - peut obtenir gratuitement le KBIS de sa propre société au format numérique sur MonIdenum. MonIdenum est un service d'authentification juridiquement opposable.
Le greffe : il est également possible de demander l’extrait KBIS d’une entreprise au greffe du Tribunal de commerce dont celle-ci dépend.
Infogreffe : Pour une démarche en ligne, il faut se rendre sur le site infogreffe.fr, muni du SIREN ou de la dénomination exacte de l’entreprise. L’extrait peut être obtenu par courrier postal ou par voie électronique. À noter : sur Infogreffe.fr, vous pouvez également vous abonner à un service d’envoi périodique de l’extrait KBIS par courrier.

Par la suite, le délai de réception du KBIS va principalement dépendre du mode de transmission.

MonIdenum : Qu'est-ce que c'est ?

Depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce se sont engagés à simplifier les formalités juridiques de création et gestion pour les chefs d’entreprise. Une solution en ligne a été développée à cet effet : MonIdenum.

MonIdenum est un service d’authentification numérique permettant d’effectuer des démarches en ligne sur différents sites administratifs partenaires de la plateforme. Le service opère un rapprochement avec le registre du commerce et des sociétés (RCS) et avec les tribunaux de commerce.

Comment s’inscrire sur MonIdenum ?

Afin de s’inscrire sur ce service, rendez-vous sur le portail d’inscription MonIdenum. Il vous faudra remplir un formulaire en ligne. Une fois la validation de votre identité effectuée, vous serez automatiquement rattaché aux entreprises que vous dirigez. Vous pouvez approuver le rattachement ou bien signaler une erreur le cas échéant.

Comment obtenir son extrait Kbis sur MonIdenum ?

L’extrait Kbis est un document officiel permettant d’authentifier l’existence juridique d’une entreprise. Ce document est délivré par le greffier du tribunal de commerce. Cependant, vous pouvez désormais l’obtenir gratuitement grâce au service MonIdenum. Pour cela vous devez vous connecter à l’espace personnel de votre identité numérique MonIdenum et cliquer sur la rubrique « Kbis et performances ». Ensuite vous n’avez plus qu’à télécharger votre extrait Kbis. Celui-ci apparaitra au format PDF.

Obtenir son Kbis gratuit en ligne (en moins d'1 minute)

Coût d'un extrait KBIS

Le prix d’un KBIS dépend de la manière dont vous en faites la demande.

L’obtention ou le renouvellement d’un extrait Kbis est gratuit lorsque vous vous rendez sur le site monidenum.fr au nom de votre propre entreprise. En revanche, un tarif est appliqué si vous passez par le site infogreffe.fr, que ce soit pour obtenir votre propre extrait Kbis ou celui d’une autre entreprise. La transmission par voie postale est facturée 3,85 euros, et la transmission par voie électronique 3,20 euros. Le retrait d’un extrait Kbis sur place, au greffe, est facturé 2,56 euros.

Voici un tableau récapitulatif des coûts :

Méthode d'obtention	Coût
MonIdenum (pour sa propre entreprise)	Gratuit
Infogreffe (voie postale)	3,85 €
Infogreffe (voie électronique)	3,20 €
Greffe du tribunal de commerce (sur place)	2,56 €

Durée de validité et mise à jour du KBIS

En théorie, un extrait KBIS n’a pas de durée de validité. En pratique, il est toutefois nécessaire que le KBIS date de moins de 3 mois.

En cas de modification d’une information figurant sur son extrait KBIS, l’entreprise a l’obligation de mettre sa situation à jour auprès du RCS. Une fois la demande validée, le greffe du Tribunal de commerce se charge de mettre à jour la situation de l’entreprise.

Simplification des démarches administratives

Jusqu’en 2021, les certificats de type extraits K et Kbis devaient être produits par les sociétés dans le cadre d’un très grand nombre de démarches. Depuis la loi Pacte et le décret n° 2021-631 du 21 mai 2021 visant à simplifier les obligations administratives des entreprises, 55 démarches ne nécessitent plus de présenter un extrait K ou Kbis. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis).

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