Note de Frais SARL : Exemple, Obligations et Optimisation

Les notes de frais sont un élément essentiel de la gestion financière de toute entreprise, et les SARL (Société à Responsabilité Limitée) ne font pas exception. Ce document permet aux dirigeants et aux salariés de se faire rembourser les dépenses engagées dans l'intérêt de la société.

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Note de frais : comment les optimiser au MAXIMUM ?

Qu'est-ce qu'une Note de Frais ?

La note de frais est un formulaire énumérant toutes les dépenses engagées par un salarié à des fins professionnelles. Ce sont les dépenses payées et engagées personnellement par le dirigeant d’entreprise (un associé ou un salarié) dans l’intérêt et pour la société.

Ces frais ne sont pas payés par le compte professionnel de la société mais bien par le compte bancaire ou les deniers personnels du dirigeant (ou associé, ou salarié).

Une note de frais peut donc concerner toutes les dépenses faites dans l’intérêt et pour votre société (achat de matériel informatique, restaurant, frais de déplacement, etc.).

Le plus important est que la note de frais doit toujours être une dépense 100% professionnelle, d’un montant raisonnable et toujours accompagnée d’un document justificatif (une facture par exemple) au nom de la société ou de l’entreprise.

En principe, tous les salariés et dirigeants d’une société peuvent demander le remboursement de dépenses professionnelles via une note de frais.

Pour l’entreprise, les frais sont exonérés de charges sociales et sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise.

Il est important de rédiger un document unique (papier ou numérique) pour chaque note de frais (ou une par mois), faisant apparaître plusieurs mentions obligatoires.

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Sous format papier ou digital, selon le modèle imposé par l’entreprise, ce document incontournable permet de demander le remboursement des frais professionnels à son employeur.

Mentions Obligatoires sur une Note de Frais

Quelles sont les obligations et mentions obligatoires lorsque l'on rédige une note de frais ?

Le numéro de la note de frais (NDF1 pour le premier mois, NDF 2 pour le deuxième mois par exemple) ;
La date de la dépense (date de la facture) ;
Votre nom et prénom ;
Si besoin, le service de l’entreprise où vous travaillez ;
Le motif et lieu de déplacement (par exemple : Client Martin - XX rue de XX à Limoges) ;
La nature de la note de frais : un restaurant, des billets de train, etc. ;
Le montant HT et TTC de la note de frais.

Il est important que vous joigniez à cette feuille le justificatif en question, c’est-à-dire la facture du restaurant ou du taxi.

Types de Dépenses Incluses dans une Note de Frais

En principe, l’employeur est tenu de rembourser toutes les dépenses avancées par un salarié dans l’intérêt de l’entreprise, mais il est également possible qu’une politique interne mentionne des types de frais spécifiques.

Voici quelques exemples de dépenses dont la nature peut potentiellement faire l’objet d’une note de frais :

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Déplacement (bus, avions, etc.).
Les frais de repas au restaurant ;
Les frais d’hébergement dans le cadre de déplacements professionnels ;
Les frais de transport : le collaborateur doit renseigner le motif (l’objet du rendez-vous, le client ou fournisseur rencontré etc.) de son déplacement et joindre un justificatif du billet ou de la location de véhicule à sa note de frais ;
Les frais kilométriques : les déplacements professionnels en véhicule personnel peuvent faire l’objet d’indemnités kilométriques.

Les Frais de Transport/Déplacement

Lors d’un déplacement professionnel pour se rendre par exemple chez un client ou un prospect, il est possible de faire supporter à la société le montant des frais de ce déplacement. Cela peut avoir différentes natures/justificatifs :

Le billet de train ou d’avion ;
Le titre de transport en commun (ticket RATP-TCL, ou RER) ;
Le taxi ou le VTC.

Dans le cas de l’utilisation de votre véhicule personnel, il faudra passer par les indemnités kilométriques (pas possible de passer la note de carburant par exemple en note de frais) .

Les Indemnités Kilométriques

Lorsque le salarié ou le dirigeant utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, il peut se faire rembourser une partie du carburant, de l’assurance et de l’entretien de son véhicule personnel au moyen des indemnités kilométriques.

Celles-ci doivent être calculées selon le barème kilométrique fixé par l’administration fiscale. Le barème dépend de la distance parcourue dans l’année ainsi que de la puissance fiscale du véhicule personnel, aussi appelée chevaux fiscaux du véhicule (montant figurant sur la carte grise en case P.6).

Le nombre de kilomètres effectués lors d’un déplacement dans la note de frais doit être mentionné ainsi que le calcul en plus de toutes les mentions obligatoires.

Les Frais de Repas Restaurant

Dans le cadre d’une mission professionnelle, ou d’une invitation client/prospect, votre société peut bien entendu rembourser les frais de restauration.

Une facture doit bien être demandée au restaurateur et présentée avec la note de frais afin de faire la demande de remboursement des frais de repas.

Il est préférable de mentionner l’identité des personnes invitées pour le repas (nom, entreprise, poste…) afin de faire valider facilement la note de frais.

Soulignons aussi que dans une société assujettie à l’IS comme la SARL, les frais de repas personnels ne sont pas remboursés par l’entreprise, qu’ils soient pris sur le lieu de travail ou à proximité. Mais dans une EURL, ils sont remboursables si la distance entre ce dernier et le domicile du gérant est trop importante.

TVA et Notes de Frais

Toutes les dépenses incluses dans la note de frais ne font pas tout le temps l’objet d’une récupération de la TVA. Les conditions sont les suivantes :

La dépense doit être dans l’intérêt de la société (vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur un achat de skis alors que votre activité est consultant informatique) ;
La dépense doit toujours être accompagnée d’un justificatif/facture au nom de la société ;
La TVA doit être exigible auprès du fournisseur (par exemple : pour une prestation de service, ce sera lors du paiement de la facture).

La TVA sur les Déplacements

Les déplacements de type train, avion, bateau, ne sont pas assujettis à la TVA. Par conséquent, aucune TVA n'est récupérable sur ces frais.

Également, il n’y a pas de TVA récupérable sur les indemnités kilométriques.

Sur les frais d’hébergement (hôtels, logement) la TVA n'est également pas récupérable sur les frais engagés pour le salarié ou le dirigeant concerné par la note de frais.

En revanche, la TVA sur les frais de péages et de parking est récupérable par la société.

La TVA sur le Carburant

Depuis 2022, la réglementation s’est uniformisée en matière de TVA et est la même que vous ayez acheté du gazole ou de l’essence avec un véhicule professionnel :

Si la note de carburant concerne un véhicule utilitaire : la société peut récupérer 100 % de la TVA sur le carburant ;
S'il s’agit d’un véhicule de tourisme, 80% de la TVA est récupérable.

La TVA sur les Frais de Repas, Restaurant

Dans le cas d’un déplacement professionnel, d’une mission, la TVA est toujours récupérable sur les frais de repas et de restaurant.

Il faut bien demander au restaurateur ou à la boulangerie une facture avec le nom de la société, faisant apparaître également le taux et le montant de la TVA.

Dans le cas d’une invitation d’un client ou d'un prospect, la TVA est également récupérable mais il faut, en plus de la facture du restaurant, bien noter au dos de la facture le ou les noms des personnes que vous avez invitées.

Comment Remplir une Note de Frais ? Exemple et Modèle

Pour vous aider dans la gestion de vos notes de frais, n'hésitez pas à utiliser notre modèle de tableau excel réutilisable. Un exemple de note de frais déjà remplie est également disponible avec le modèle.

Il faut bien joindre à ce tableau, à cette note de frais, les factures correspondantes ou autres justificatifs.

Le modèle de note de frais Excel ci-dessous peut être facilement édité. Il vous suffira de remplir rapidement vos informations depuis un simple navigateur pour personnaliser votre modèle avec les informations de votre entreprise.

Pourquoi partir de zéro, alors qu’il existe des modèles de note de frais Excel tout prêt à télécharger ? Organilog a mis la main à la pâte pour vous préparer un exemple de note de frais tout prêt, pour que vous puissiez l’utiliser et l’adapter facilement. Un fichier Excel tout simple, qui vous permet de faciliter la gestion de vos notes de frais

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Pour que vous ou le salarié qui a avancé les frais puisse se faire rembourser, il faut donc produire le document récapitulatif correspondant : la note de frais. Ce document peut se produire via un logiciel spécialisé ou directement sur Excel, en PDF ou un document papier.

Le salarié transmet la note de frais et les justificatifs (factures, ticket de caisse, etc.) correspondants. Puis la société procèdera au remboursement de la dépense directement auprès du salarié (soit via son bulletin de paie, soit directement par virement bancaire)

Méthodes de Gestion des Notes de Frais

Il existe deux méthodes pour gérer ses notes de frais, le choix se fera principalement selon la récurrence des dépenses.

Notes de frais avec Frais réels

Cette méthode consiste à rembourser le salarié du montant exact avancé.

✓ Avantages des notes de frais par frais réels : Pratique pour des dépenses occasionnels

✗ Inconvénients des frais réels : Nécessite une validation pour chaque note de frais

Notes de frais par Forfait

Généralement utilisé pour les déplacements récurrents, cette méthode permet à l’employeur d’attribuer une allocation globale au salarié.

Par exemple, il pourra attribuer une somme de 15€ pour déjeuner.

Remboursement des Frais du Gérant de SARL

Le remboursement de frais du gérant de SARL est encadré par loi et particulièrement contrôlé par l’administration fiscale. Il concerne certaines dépenses professionnelles généralement avancées pour le compte de l’entreprise. Souvent, il se trouve à l’origine des redressements fiscaux.

L’administration fiscale applique un certain nombre de règles dans le cadre du remboursement de frais du dirigeant de SARL. En règle générale, tous les remboursements s’effectuent à l’euro près. Précisons aussi que les frais professionnels sont souvent déductibles fiscalement.

Les dépenses liées à la création de l’entreprise font partie des frais remboursables au gérant de SARL et à ses associés.

Au sujet des cadeaux d’affaires, ils sont remboursés dès qu’ils sont offerts dans le cadre d’une relation commerciale, mais ne sont pas déductibles du résultat de manière systématique. A noter : pour les cadeaux d’entreprise, la taxe sur la valeur ajoutée est irrécupérable sur les biens cédés si aucune contrepartie financière n’est prévue, sauf si leur valeur unitaire est inférieure à 65 euros toutes taxes comprises par bénéficiaire et par an.

Dans le premier cas, les dépenses sont remboursées s’il est prouvé qu’elles ont bien été engagées dans l’intérêt de l’entreprise. Si le montant est supérieur à 6 100 euros annuels, les dépenses doivent apparaître dans le Relevé annuel des frais généraux.

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