Le Procès-Verbal d'Assemblée Générale (PV d'AG) : Un Guide Complet

Le procès-verbal d'assemblée générale (PV d'AG) est un document essentiel pour toute association ou entreprise. Il sert de témoignage officiel des décisions prises lors des réunions, assurant ainsi une traçabilité et une valeur juridique aux actions entreprises.

Qu'est-ce qu'un Procès-Verbal d'Assemblée Générale ?

Le procès-verbal d'AG est un document rédigé à la suite d'une assemblée générale pour décrire fidèlement les résolutions prises lors de cette réunion. Il ne retranscrit pas les discussions dans leur intégralité, mais reprend équitablement les éléments des débats, y compris les points de vue contraires aux résolutions adoptées.

Le procès-verbal d'assemblée générale est indispensable pour tous les évènements marquants de la vie d’une association ou d’une entreprise. Par exemple, au moment de la création d'une entreprise, en cas de modifications de ses statuts ou de dissolution, la rédaction d'un PV d'AG est obligatoire.

D’un point de vue juridique, sa valeur probante est assurée par un formalisme rigoureux et structuré, autant sur la forme que sur le fond. Il est donc indispensable de maîtriser les différentes règles qui régissent l’établissement d’un tel document.

Objectifs et Utilité du PV d'AG

Les objectifs d’un PV d’assemblée générale sont multiples. Le procès-verbal d'assemblée générale sert aussi de document témoin des décisions prises par les participants à la réunion.

À l’occasion d’un événement de la vie sociale d’une société nécessitant de procéder à la modification des statuts (transfert de siège social, modification de la dénomination sociale ou de l’objet social…), la décision doit dans la plupart des cas être votée au cours d’une assemblée générale et être consignée dans un PV d’AG, dans le respect des stipulations statutaires applicables.

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Modèles de PV d'Assemblée Générale

Il existe différents modèles de PV d’assemblée générale d’association ou d’entreprise pouvant être téléchargés sur Internet. La plupart d’entre eux sont disponibles gratuitement. Le modèle de PV d’assemblée générale est un document prêt à remplir qui peut être utilisé par les associations et les entreprises.

Il est préférable d'utiliser un modèle de PV d'assemblée générale comme base, dont le contenu peut être aisément adaptable à la situation concernée.

Si les modèles de PV d’assemblée générale sont des plus pratiques, ils ne correspondent pas toujours aux réalités des associations ou des entreprises. Bon à savoir : afin de disposer d’un document unique, il est possible de faire appel à un professionnel du droit, dont il faut prendre en compte le montant des honoraires. Celui-ci se chargera de la rédaction d’un PV sur mesure. Le document sera établi à partir des contraintes propres à l’association ou à l’entreprise.

Rédaction du PV d'AG

Le PV d’AG est établi à la fin de la réunion ou peu de temps après. Il est essentiel de connaître les règles générales et particulières qui régissent la rédaction d’un PV d’AG.

Normalement, le PV d'AG est rédigé par les membres de l'organe exécutif (gérant, administrateur, président du conseil d'administration…). Ainsi, dans la pratique, la rédaction du procès-verbal est souvent confiée par l’organe exécutif ou par l’assemblée générale à un tiers qui fait office de secrétaire de séance. Bien que la rédaction du PV d’AG soit confiée à une autre personne, en cas de litige, les rédacteurs légaux ne sont pas déchargés de leur responsabilité civile. Cependant, la preuve de l’existence d’un préjudice réel subi doit être établie.

Afin de rédiger le procès-verbal d'une assemblée générale, il convient de tenir compte des mentions obligatoires qui varient selon la forme juridique de la société ou de l'association.

Le PV d'assemblée générale d'une association doit respecter le formalisme imposé par les statuts ou par le règlement intérieur. Il doit comporter un certain nombre de mentions, comme l'organe appelé à délibérer, l'ordre du jour ou encore les résolutions soumises au vote.

Bon à savoir : dans certaines situations, notamment en cas de conflits lors des échanges, il est recommandé de dresser un brouillon de PV qui sera signé par le président d’assemblée et un associé présent.

Contenu du Procès-Verbal

Le contenu du procès-verbal d’assemblée générale dépend du statut juridique de l’entité. Le PV d’assemblée générale pour une association doit respecter le formalisme imposé par les statuts ou à défaut, par le règlement intérieur.

Nature Juridique du PV d'AG

Sans considération du statut juridique de l’entreprise, le procès-verbal d’assemblée générale est considéré comme un acte sous seing privé ou un acte sous signature privée. Bon à savoir : dans certaines situations, il est obligatoire que le procès-verbal d’assemblée générale soit un acte authentique.

Correction des Erreurs dans un PV d'AG

Si des erreurs sont constatées, il est possible de modifier un procès-verbal d’assemblée générale rédigé au titre d’un acte authentique. Seules les suppressions, les additions ou les rectifications effectuées dans le texte rédigé dans les feuilles du PV sont autorisées.

Pour corriger les erreurs, il est d’usage de rayer et numéroter les mots annulés (à marquer par un renvoi en marge). Ensuite, les mots ou bouts de phrases rectifiés seront ajoutés dans cette marge ou en bas de page. Pour valider les rectifications, il est nécessaire de faire parapher les mots annulés ainsi que les rectifications par les mêmes signataires du procès-verbal original.

Bon à savoir : les règles de correction pour les actes sous seing privé ne sont pas définies par le droit des sociétés.

Délai de Signature

En principe, il n’y a pas de délai pour faire signer un PV d’AG. Toutefois, il est recommandé d’y procéder en fin de séance, car tous les associés sont encore présents.

Bon à savoir : l’arrêt du 14 mai 2013 de la Cour d’appel de Bordeaux (n°11/03856) précise que l’absence de la signature du gérant n’entraîne pas la nullité du PV d’AG.

Exemple Juridique

Les contrats de prêts sont signés par les deux uniques associés de la SARL. L'un des co-gérant et associé s'est porté caution. Pour se soustraire au paiement, le co-gérant soutient que les deux contrats de prêts sont nuls. À ce titre, il fait valoir que, selon les statuts de la SARL, les décisions collectives peuvent certes résulter du consentement de tous les associés dans un acte. Son argument est rejeté tant en appel qu’en cassation : chacun des deux emprunts bancaires ne dépasse le plafond de 76 000 €. En pratique, l'argument de la caution était contestable. Source : cass. com.

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