Récupération de la TVA sur les Notes de Frais : Guide Complet

Lorsqu'une entreprise engage des frais nécessaires à l'exercice de son activité, elle peut en récupérer la TVA. Toutefois, toutes les dépenses n'ouvrent pas droit à déduction. Pour les notes de frais, par exemple, la déduction de la TVA n'est possible que pour certains types de dépenses et sous certaines conditions. Ces éléments sont importants à connaître pour une gestion efficace des notes de frais.

Découvrez toutes les règles spécifiques à la récupération de la TVA sur les notes de frais.

Peut-on récupérer la TVA sur les notes d'hôtels lors d'un déplacement professionnel ?

Sur quels types de frais la TVA est-elle récupérable ?

La TVA récupérable est un sujet important pour les frais professionnels, car elle peut s'appliquer ou non sur les péages, frais de transport, carburant, hôtel, cadeaux clients et parking.

En France, la TVA est déductible pour les professionnels à partir du moment où ces frais sont nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. Mais dès lors qu'il y a une règle, il y a des exceptions... Par exemple les taux de TVA diffèrent selon la nature des biens et services, comme c’est le cas pour la TVA en restauration. La TVA sur les frais n'est déductible que dans certains cas.

Les frais de repas

Un repas au restaurant fait souvent partie des dépenses incontournables lors d'un déplacement professionnel. Repas d'équipe, déjeuner avec un fournisseur, dîner avec un client, repas sur le pouce lors d'une tournée commerciale en solo… les repas au restaurant font partie du quotidien des professionnels en déplacement, et leur gestion doit être parfaitement cadrée pour optimiser vos processus internes. La question de la déduction de la TVA sur repas est d'ailleurs un sujet à part entière, car les règles de récupération peuvent être complexes.

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Par défaut, les frais de repas font partie des dépenses ouvrant droit à récupération de la TVA pour les entreprises. La facture ou le reçu doit clairement préciser la date, le lieu, le nombre de couverts, les détails des repas et la TVA.

La TVA est entièrement déductible des frais de repas dès lors que ceux-ci sont pris dans le cadre d’une mission ou d’un déplacement. D’autres sont également éligibles à la récupération de TVA, tels que les repas d’affaire, les frais de réception (événements de fin d’année ou de représentation), ou encore ceux pris dans le cadre d’une réunion professionnelle.

En général, si un salarié invite un tiers dans un cadre professionnel, il est recommandé de noter son nom et le contexte de l'invitation. Plus la note est élevée, plus elle peut être susceptible d'attirer l'attention des agents de l'administration en cas de contrôle. Il est donc important de justifier et documenter toutes les dépenses. En cas d'établissement d'une facture (généralement pour les dépenses conséquentes), celle-ci doit être établie au nom de la compagnie et non à celui de salarié. Une décision du Conseil d’État précise d'ailleurs que si la facture est au nom personnel du salarié, la TVA ne peut pas être récupérée.

Si vous prenez donc une salade à manger sur place, une canette de soda, un verre de vin et une pâtisserie à emporter, la TVA du repas sera de 10% pour la salade, 20% pour le vin et 5,5% pour la pâtisserie et la canette de soda.

La TVA sur les frais de réception engagés lors des déplacements professionnels par les salariés ou les dirigeants, même si aucun client n’est invité, est récupérable.

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Pour les restaurants, la TVA sur les frais de restauration est déductible seulement s'il s'agit de frais nécessaire à l'activité de l'entreprise, c'est-à-dire s'il s'agit d'un repas avec un client ou d'un déplacement professionnel.

La TVA est déductible également pour les réunions professionnelles des salariés au restaurant ou encore les repas seuls du salarié ou du dirigeant en déplacement professionnel. Pour les repas du midi, cette dépense est personnelle et ne peut donc pas être remboursable par la société. La TVA n’est pas récupérable.

Pour le dirigeant qui a le statut de salarié (président de SAS…) le repas du midi est couvert par la déduction forfaitaire de 10%. Elle n’est pas déductible sauf en cas de mission éloignée.

Pour les dépenses de restaurant, la mention des noms des participants sur la note de frais est une exigence importante pour justifier le caractère professionnel du repas. Il est conseillé de tenir un registre des repas d’affaires, indiquant les participants, la date, le lieu et le motif du repas.

Pour les petites dépenses de restaurant, une simple note de restaurant inférieure à 150 € TTC peut suffire comme justificatif.

Les frais de réception, y compris les repas au restaurant, sont souvent déductibles, mais sous certaines conditions précises:

Invitation de clients ou de fournisseurs au restaurant : Ces repas peuvent être déduits s’ils sont justifiés par une relation d’affaires.
Réunions professionnelles tenues au restaurant : Certaines entreprises organisent des réunions de travail ou des stages de formation au restaurant.
Repas de fin d’année pour les salariés : Organiser un repas pour tous les salariés à l’occasion des fêtes de fin d’année peut être déduit à condition que l’intérêt pour l’entreprise soit démontré.

La prise en charge des frais de repas quotidien des salariés sur le lieu de travail n’entre pas dans l’intérêt direct de l’exploitation. En conséquence, la TVA sera non récupérable:

Pour les frais de gestion des titres-restaurant
Pour la facturation des prestataires assurant les repas (self, cantine d’entreprise), sauf pour la quote-part des repas fournis à des personnes externes (clients, fournisseurs, etc.).

Récupération de la TVA sur les notes de frais

Les coûts de déplacement, parkings et péages

La plupart des coûts de déplacement n’ouvrent pas droit à la déduction de TVA. Seules les TVA sur les tickets de péage, la location et l’entretien de véhicules utilitaires ainsi que les tickets de parking sont déductibles. En revanche, ceux concernant le transport de personnes (bus, train, avion…) ou la location et l’entretien de véhicules de tourisme ne permettent pas de récupérer la TVA.

En matière de note de frais, les frais de logement des salariés et dirigeants (hôtels) ainsi que les frais de transport (taxi, avion, train, bus) sont non-récupérables.

La TVA sur le péage est déductible. La TVA parking est déductible seulement pour des emplacements réservés aux clients.

Pour les frais de parking et de péages la TVA est récupérable. Toutefois, elle ne l’est pas pour les frais de taxi, d’avion, de bus et de train.

Pour ce qui est des Hôtels, la TVA est déductible seulement pour les chambres des clients.

Concernant la TVA sur les frais de déplacement, son applicabilité et son taux dépendent de divers facteurs tels que le type de dépense et la politique de l’entreprise en matière de déplacement.

Pour les frais d’hôtel, la récupération de la TVA hôtel nécessite une attention particulière aux justificatifs fournis afin de vérifier leur lien direct avec l’intérêt de l’activité professionnelle de l’entreprise. L’intervention d’un expert comptable peut être utile pour valider l’adéquation des dépenses avec les critères de déductibilité.

Pour les déplacements en train, avion ou bus, la TVA n’est pas récupérable, sauf cas particuliers où le fournisseur est assujetti à la TVA française et l’indique sur la facture.

La TVA sur les frais de taxi est généralement non récupérable.

La TVA sur les frais de parking est récupérable à condition qu’elle figure sur le ticket de parking. Le ticket de péage fait office de justificatif, et la TVA est récupérable si l’objet du déplacement est précisé.

Les frais relatifs au carburant

La TVA sur le carburant des véhicules personnels des salariés sort du champ d’application de la TVA. Seules les TVA sur le carburant des véhicules de société et de location sont déductibles selon qu’il s’agisse de véhicules de tourisme (VP) ou de véhicules utilitaires (VU). De plus, le carburant utilisé a également un impact sur la part de la TVA. Depuis 2022, les règles de récupération de la TVA sur l’essence sont identiques à celles du gazole.

Actuellement, la récupération de la TVA sur le gazole est encore favorisée par rapport à celle de l'essence. La récupération de TVA sur le carburant concerne aussi bien les véhicules professionnels (appartenant à l'entreprise) que ceux personnels.

La déductibilité de la TVA sur le gazole sera normalement progressivement étendue à l'essence.

Pour ce qui concerne le carburant, il est tout à fait possible de récupérer la TVA sur l’essence d’un véhicule d’utilitaire.

Depuis 2022, le taux de récupération de TVA sur les véhicules de tourisme est de 80% sur les véhicules utilitaires, il est de 100% pour l’essence.

Pour les véhicules de tourisme, la TVA sur le carburant est récupérable à hauteur de 80%. Pour les véhicules utilitaires, souvent utilisés pour les livraisons ou le transport de matériel, la TVA sur le carburant est récupérable à 100%.

Il est également nécessaire que ces frais soient justifiés, donc accompagnés de justificatifs. Cependant, comme toujours, ces dépenses doivent avoir été faites dans l'intérêt de l'entreprise. De plus, il faut que les factures soient établies au nom de l'entreprise, et surtout pas à celui du collaborateur !

Tableau récapitulatif de la TVA sur le carburant :

Année	Véhicules de tourisme (VP)	Véhicules Utilitaires (VU)
2017	10%	0%
2018	20%	20%
2019	40%	40%
2020	60%	60%
2021	80%	80%
À compter de 2022	80%	100%

Les coûts d’hébergement

La TVA sur les coûts d’hébergement (hôtel, appart-hôtel ou airbnb) n’est pas déductible. Seule la part “repas” (petit-déjeuner) peut prétendre à une opération de récupération de TVA à condition qu’elle fasse l’objet d’une ligne distincte dans la facture.

Toutefois, dans le cadre d’une mission de longue durée, ils peuvent être remboursés. Ce sont alors les règles de l’Urssaf qui s’appliquent.

La déduction de la TVA sur les frais d’hébergement, comme les nuits d’hôtel, est un sujet complexe, généralement mal compris par les entreprises. La TVA sur les frais d’hébergement pour les salariés ou les dirigeants est généralement non récupérable. Cela inclut les nuits d’hôtel, même si elles sont nécessaires pour un déplacement professionnel.

Hébergement des partenaires de l’entreprise : Lorsque l’entreprise prend en charge l’hébergement de partenaires commerciaux (comme des clients ou des fournisseurs), la TVA peut être déduite. Hébergement du personnel de sécurité ou de gardiennage : Si l’entreprise doit héberger du personnel de sécurité dans ses locaux, la TVA sur ces frais est récupérable. Repas et petits déjeuners à l’hôtel : La TVA sur les repas et petits déjeuners pris à l’hôtel peut être récupérée, sous les mêmes conditions que les repas pris au restaurant.

Comment déduire la TVA sur les frais d'hébergement

Les cadeaux d’entreprise et objets promotionnels

Considérés comme des cadeaux d’affaires, les objets promotionnels et les cadeaux de fin d’année peuvent bénéficier d’une récupération de TVA si la valeur totale n’excède pas 60 euros HT par client.

Autres

N'est pas déductible la TVA sur les frais relative à l'acquisition de certains produits ou services comme:

les dépenses de logement faites au bénéfice des dirigeants ou des salariés de l'entreprise (sauf pour les logements fournis gratuitement aux personnels de sécurité, de gardiennage et de surveillance),
les véhicules de transport de personnes qui sont inscrites à l'actif de l'entreprise (sauf pour les entreprises de transport de voyageurs, les loueurs de véhicules ou les auto-écoles),
les biens cédés gratuitement ou à un prix inférieur à leur valeur normale (cadeaux), sauf quand il s'agit de biens de très faible valeur (valeur unitaire de 65 euros TTC, par objet et par an pour un même bénéficiaire),
les services liés à des biens exclus du dispositif.

Comment déduire la TVA sur les frais ?

Si une entreprise souhaite récupérer la TVA sur les notes de frais, les conditions suivantes doivent être réunies:

les dépenses réalisées doivent avoir été engagées dans l’intérêt de l’entreprise,
pour chaque dépense, une facture doit être présentée, qui respecte les règles liées au formalisme des factures, et qui mentionne notamment le montant de la TVA payée,
la facture en question doit être libellée au nom de l’entreprise, et non pas au nom du salarié ou du dirigeant,
la TVA doit être exigible chez le fournisseur pour que l’entreprise puisse la récupérer.

A noter : en fonction de la nature de la dépense, les règles liées à l’exigibilité de la TVA sont différentes. Sur une prestation de services, par exemple, le droit à déduction apparait uniquement lorsque la prestation est payée. Lorsque la prestation est réglée, une note de frais doit toujours être soutenue par les factures originales, libellées au nom de l’entreprise, afin que celle-ci puisse enfin récupérer la TVA.

Afin de déduire la TVA sur les frais, il faut remplir plusieurs conditions obligatoires. La facture doit contenir le nom et adresse du client et du fournisseur, ainsi que le numéro intracommunautaire du fournisseur, détail de la TVA par taux, montant de la TVA, du HT, du TTC.

Encore une fois, il existe une exception pour la TVA sur les frais de restauration, si la note est inférieur à un total de 150 euros, un ticket de caisse suffit, mais il faut tout de même qu'apparaissent les différents montants de la TVA, le taux de la TVA, le HT et le TTC.

A la fin d'un bon repas, n'oubliez pas de vérifier vos tickets de CB ou vos factures. Rappelez-vous qu'une facture de restaurant mal renseignée de 100 euros, c'est environ 10 euros de donné à l'Etat.

Pour les situations où une note de frais est présentée sans TVA, il est essentiel de comprendre les procédures spécifiques à suivre pour traiter ces dépenses correctement.

Remboursement au réel

Le remboursement au réel signifie que l’employeur rembourse les dépenses de repas réellement engagées par le salarié. Pour cela, ce dernier doit soumettre une note de frais valide avec les justificatifs associés. Avec le remboursement au réel, le salarié paye le repas et la TVA et sera remboursé de la totalité de la dépense liée à son activité professionnelle. Au moment du traitement de la note de frais, l'employeur peut récupérer la TVA sous réserve de validation par un expert comptable afin de s’assurer de la conformité avec les règles fiscales.

Remboursement au forfait

Avec le forfait, l'employeur donne aux salariés une somme d'argent dont le montant est fixé par l'URSSAF, et qui doit couvrir les dépenses à engager pour les repas lors d'un déplacement. Le salarié peut utiliser ou non cette somme, ou plus ou moins selon ses besoins, et n'a pas à produire de note de frais.

Tant qu'un repas professionnel répond à tous les critères de l'administration fiscale et de la politique de l'entreprise, les dépenses engagées doivent être remboursées par l'employeur. Cela concerne également la consommation d'alcool, dont l'usage peut être restreint selon les règles internes. Pour assurer la déductibilité de ces dépenses, il est conseillé de consulter un expert comptable qui pourra valider leur lien direct avec l’intérêt de l’entreprise.

Le crédit de TVA : définition

Lorsque la taxe déductible est supérieure à la taxe collectée, la somme excédentaire constitue dès lors un crédit de TVA.

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