Récupération de la TVA sur les Notes de Frais : Guide Complet

Nombre d’entrepreneurs s’interrogent sur la gestion de la TVA lorsqu’il s’agit des notes de frais. Ce type de dépenses est régi par des principes généraux qui connaissent toutefois des exceptions. Découvrez toutes les règles spécifiques à la récupération de la TVA sur les notes de frais.

Lorsque vous dépensez de l'argent pour le compte de votre entreprise, vous devez créer une note de frais dans le but de vous faire rembourser. Celle-ci comprend généralement une part de TVA. Si vous êtes assujetti·e à cette taxe, vous pouvez aussi la récupérer sur vos dépenses. Notre guide vous explique comment récupérer la TVA sur les notes de frais !

Après avoir réalisé des dépenses dans le cadre de son activité professionnelle, un employé peut, sur la base de sa note de frais, obtenir de son entreprise un remboursement. De même, quand une entreprise est facturée sur des dépenses relatives à ses activités, il lui est possible de récupérer la TVA. Le principe général est que la TVA acquittée sur les notes de frais est récupérable.

Ces éléments sont importants à connaître pour une gestion efficace des notes de frais. Les entreprises (hors microentreprises) sont tenues de respecter certaines obligations en matière de TVA acquittées sur les frais.

Webinar: La TVA sur les notes de frais

Principes Fondamentaux de la Récupération de la TVA

La récupération de la TVA sur les notes de frais est guidée par des règles spécifiques. Pour que votre entreprise puisse déduire la TVA, plusieurs critères doivent être respectés :

Les dépenses doivent avoir été engagées dans l’intérêt de l’entreprise.
Il faut posséder une facture au titre de chaque dépense qui respecte les règles liées au formalisme des factures, et qui mentionne notamment le montant de la TVA payée.
La facture doit être libellée au nom de l’entreprise, et non pas au nom du salarié ou du dirigeant.
Et la TVA doit être exigible chez le fournisseur pour que l’entreprise puisse la récupérer.

🚨Seules les entreprises assujetties à la TVA sont en mesure de récupérer celle-ci sur leurs notes de frais. Si votre entreprise n'est pas assujettie à la TVA (micro-entreprise en dessous des seuils de CA), la récupération est impossible.

Sur Quels Types de Frais la TVA est-elle Récupérable ?

Chaque type de dépense implique des conditions spécifiques pour la récupération de la TVA. Voici un aperçu des règles applicables à différents types de frais :

Les frais de repas

La TVA est entièrement déductible des frais de repas dès lors que ceux-ci sont pris dans le cadre d’une mission ou d’un déplacement. D’autres sont également éligibles à la récupération de TVA, tels que les repas d’affaire, les frais de réception (événements de fin d’année ou de représentation), ou encore ceux pris dans le cadre d’une réunion professionnelle.

Par exemple, pour les repas d’affaires, il convient d’inscrire au dos de la facture le nom des convives, leur qualité et le motif du repas. Quand une note de restaurant ne dépasse pas 150€, un ticket de caisse pour justifier les frais de repas permettra la récupération de la TVA lorsqu’il mentionne le montant HT, le taux et le montant de la TVA ainsi que le montant TTC.

Les coûts de déplacement, parkings et péages

La plupart des coûts de déplacement n’ouvrent pas droit à la déduction de TVA. Seules les TVA sur les tickets de péage, la location et l’entretien de véhicules utilitaires ainsi que les tickets de parking sont déductibles. En revanche, ceux concernant le transport de personnes (bus, train, avion…) ou la location et l’entretien de véhicules de tourisme ne permettent pas de récupérer la TVA.

Les frais relatifs au carburant

La TVA sur le carburant des véhicules personnels des salariés sort du champ d’application de la TVA. Seules les TVA sur le carburant des véhicules de société et de location sont déductibles selon qu’il s’agisse de véhicules de tourisme (VP) ou de véhicules utilitaires (VU). De plus, le carburant utilisé a également un impact sur la part de la TVA. Depuis 2022, les règles de récupération de la TVA sur l’essence sont identiques à celles du gazole.

Avant le 1er janvier 2022, le régime pour les véhicules roulant à l’essence était différent de ceux roulant au diesel. Quant au GPL (gaz de pétrole liquéfié), au propane et butanes liquéfiés ou au GNC (gaz naturel comprimé), la TVA est récupérable à 100 %.

Voici un tableau récapitulatif des taux de récupération de la TVA sur le carburant pour les véhicules de tourisme (VP) et les véhicules utilitaires (VU) :

Année	Véhicules de tourisme (VP)	Véhicules Utilitaires (VU)
2017	10%	0%
2018	20%	20%
2019	40%	40%
2020	60%	60%
2021	80%	80%
À compter de 2022	80%	100%

Les coûts d’hébergement

La TVA sur les coûts d’hébergement (hôtel, appart-hôtel ou airbnb) n’est pas déductible. Seule la part “repas” (petit-déjeuner) peut prétendre à une opération de récupération de TVA à condition qu’elle fasse l’objet d’une ligne distincte dans la facture. Toutefois, dans le cadre d’une mission de longue durée, ils peuvent être remboursés. Ce sont alors les règles de l’Urssaf qui s’appliquent.

Les cadeaux d’entreprise et objets promotionnels

Considérés comme des cadeaux d’affaires, les objets promotionnels et les cadeaux de fin d’année peuvent bénéficier d’une récupération de TVA si la valeur totale n’excède pas 60 euros HT par client.

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Gestion des Notes de Frais pour Faciliter la Récupération de la TVA

Outils pour la gestion des notes de frais

L'utilisation d’outils transforme la gestion des notes de frais. Ces outils permettent l'enregistrement, le traitement, et la récupération de la TVA de manière simplifiée, souvent par une simple capture de la facture via son smartphone.

Conformité et contrôles internes

Assurer la conformité des notes de frais avec les normes fiscales est crucial. Un logiciel intégré aide à stocker les données de manière sécurisée et à maintenir l'ordre et la précision nécessaire pour les audits. Les différentes données doivent être bien classées et facilement accessibles. La coordination entre les équipes RH et comptables est essentielle.

Lors des contrôles de l’URSSAF sur les notes de frais, les contrôleurs attachent une importance particulière au respect des règles relatives à la complétude des informations. Les organismes de contrôle (URSSAF, administration fiscale) vérifient régulièrement les remboursements de frais au regard de la réglementation en vigueur.

Conditions à Remplir pour Déduire la TVA sur les Frais

Si une entreprise souhaite récupérer la TVA sur les notes de frais, les conditions suivantes doivent être réunies :

Les dépenses réalisées doivent avoir été engagées dans l’intérêt de l’entreprise.
Pour chaque dépense, une facture doit être présentée, qui respecte les règles liées au formalisme des factures, et qui mentionne notamment le montant de la TVA payée.
La facture en question doit être libellée au nom de l’entreprise, et non pas au nom du salarié ou du dirigeant.
La TVA doit être exigible chez le fournisseur pour que l’entreprise puisse la récupérer.

Afin de déduire la TVA sur les frais, il faut remplir plusieurs conditions obligatoires. La facture doit contenir le nom et adresse du client et du fournisseur, ainsi que le numéro intracommunautaire du fournisseur, détail de la TVA par taux, montant de la TVA, du HT, du TTC.

Le Crédit de TVA : Définition

Lorsque la taxe déductible est supérieure à la taxe collectée, la somme excédentaire constitue dès lors un crédit de TVA. Ce crédit de TVA peut être :

Soit imputé sur les prochaines déclarations de TVA.
Soit faire l'objet d'une demande de remboursement si l'imputation n'est pas possible, selon une périodicité et sous conditions de seuils qui dépendent du régime d'imposition de l'entreprise.
Soit imputé sur l'échéance future d'un autre impôt professionnel.

Les entreprises, en tant qu'employeur, sont tenues de rembourser leurs salariés sur leurs frais professionnels. Si ces dépenses sont justifiées et nécessaires à son bon fonctionnement, l'entreprise a la possibilité d'en récupérer la TVA.

Justificatifs Papier ou Justificatifs Numériques ?

Depuis mars 2017, une nouvelle réglementation permet aux entreprises de conserver des justificatifs dématérialisés pour les notes de frais. Certaines règles de numérisation et de stockage doivent cependant être respectées.

L’archivage des justificatifs de notes de frais, qu’ils soient papier ou numérisés, obéit à deux règles :

Ils doivent être conservés pour une durée fixée par la loi, à savoir 6 à 10 ans selon les cas.
Ils doivent être consultables à tout moment.

Note de Frais et TVA : Comment Ça Fonctionne ?

Quels sont les critères pour récupérer la TVA sur une note de frais ?

Récupérer la TVA sur une note de frais ne se fait pas automatiquement. Pour que la déduction soit acceptée, trois conditions essentielles doivent être réunies :

Une dépense liée à l’activité professionnelle : impossible de récupérer la TVA sur un déjeuner personnel ou un trajet domicile-travail. Seules les dépenses justifiées par un besoin professionnel sont éligibles.
Un fournisseur assujetti à la TVA : la TVA ne peut être récupérée que si elle a été payée à un fournisseur lui-même soumis à cette taxe. Certaines prestations (comme la billetterie de transport en France) sont exonérées, donc non récupérables.
Un justificatif conforme : pas de facture, pas de récupération de TVA sur les notes de frais ! Moins de paperasse, plus de productivité pour vos équipes RH.

Quelles sont les obligations légales pour justifier la TVA récupérable ?

Pour éviter tout redressement fiscal, une entreprise doit prouver que la TVA récupérée est bien légitime. Voici les obligations à respecter :

Un justificatif en bonne et due forme : une facture nominative avec toutes les mentions obligatoires (date, montant, taux de TVA, nom de l’entreprise…). Les tickets de caisse sans TVA détaillée ou un ticket de carte bancaire ne sont pas suffisants.
Une comptabilisation rigoureuse : les notes de frais doivent être enregistrées et archivées pendant 10 ans, en version papier ou numérique.
Une affectation claire : chaque dépense doit être associée à un collaborateur et une mission précise, pour éviter toute suspicion d’usage personnel.

Quelles dépenses sont éligibles à la récupération de TVA sur les notes de frais ?

Les frais de repas et de restauration : Un déjeuner avec un client ou un repas pris en déplacement professionnel ? Bonne nouvelle, la TVA est récupérable, à condition que la note remplisse certaines conditions :

Le repas doit avoir une vocation professionnelle : on ne parle pas ici d’un déjeuner entre collègues, mais bien d’un repas d’affaires ou en déplacement. Également, les repas pris sur le lieu de travail (cantine, tickets-restaurants) ne permettent pas de récupérer la TVA.
Le repas ne doit pas être excessif : un dîner gastronomique à 300 € par personne peut être jugé exagéré par l’administration fiscale, donc non récupérable.

Les frais d’hébergement : hôtels et locations : Lors d’un déplacement professionnel, les frais d’hôtel ou de location temporaire (Airbnb, appart-hôtel) sont soumis à TVA, mais attention : la TVA sur l’hébergement des salariés n’est pas récupérable en France.

C’est une exception fiscale : même si la facture mentionne de la TVA, elle ne peut pas être déduite. Cependant, elle l’est pour les clients et partenaires. Ainsi, si l’entreprise prend en charge l’hébergement d’un client, fournisseur ou collaborateur externe, la TVA devient récupérable.

Les déplacements professionnels : transports, essence, péages : La TVA est récupérable sur le carburant, mais avec des règles spécifiques selon le type de véhicule :

100 % récupérable pour les véhicules électriques et utilitaires.
80 % pour le gazole et l’essence des véhicules d’entreprise.
0 % pour les voitures particulières des salariés (sauf si elles sont utilisées exclusivement à des fins professionnelles).

Concernant les péages et les parkings, la TVA sur les notes de frais n’est pas récupérable, car ils sont exonérés de TVA en France. Il en va de même pour les trains, les avions, les taxis et les VTC. En revanche, la TVA sur le stationnement (parkings publics, privés ou d’aéroport) peut être récupérée.

Les frais de représentation et cadeaux d’affaires : Offrir un cadeau à un client ou organiser un événement peut être un levier stratégique, et la TVA sur les notes de frais est alors parfois récupérable, mais sous conditions :

Cadeaux d’affaires : la TVA est déductible si la valeur du cadeau est inférieure à 73 € TTC par an et par bénéficiaire (seuil 2025). Au-delà, la TVA n’est plus récupérable.
Repas et événements clients : un cocktail d’entreprise pour des partenaires permet de récupérer la TVA, mais pas un séminaire interne ou une fête de fin d’année pour les salariés.

Comment Optimiser la Gestion des Notes de Frais et de la TVA en Entreprise ?

Mettre en place une politique claire de gestion des frais professionnels : Une gestion efficace des notes de frais commence par des règles claires et connues de tous :

Définissez les dépenses éligibles : quelles notes de frais ouvrent droit à la récupération de TVA ? Quels montants sont considérés comme raisonnables ?
Fixez des règles précises : plafonds de remboursement, obligation de factures nominatives, types de frais acceptés…
Sensibilisez les salariés : créez un guide des bonnes pratiques et des formations pour éviter les erreurs et fluidifier la gestion en interne.

Digitaliser et automatiser le traitement des notes de frais : Gérer la TVA sur les notes de frais à la main, c’est long, fastidieux et source d’erreurs. Mais aujourd’hui, des logiciels spécialisés permettent d’automatiser toute la chaîne, de la soumission des frais à la récupération de TVA !

Dématérialisation des justificatifs : plus besoin de stocker des piles de tickets, tout est numérisé et archivé automatiquement.
Calcul automatique de la TVA : les logiciels reconnaissent les montants éligibles et appliquent les taux corrects en fonction du type de dépense.
Validation et remboursement simplifiés : un circuit automatisé permet aux managers de valider rapidement les notes de frais, sans blocage inutile.

Contrôler efficacement les justificatifs pour éviter les litiges fiscaux : Un contrôle fiscal mal préparé peut remettre en cause la récupération de TVA et entraîner des pénalités. Il y a donc quelques points à vérifier sur chaque note de frais :

Une facture détaillée et conforme (TVA indiquée, nom de l’entreprise, date, montant HT et TTC).
Une dépense strictement professionnelle, avec un motif justifié (déjeuner client, déplacement…).
Une TVA applicable et correctement calculée (certains frais comme les billets de train sont exonérés de TVA).

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