Modèle de Procès-Verbal d'Assemblée Générale de SARL: Guide Complet

Le procès-verbal (PV) d'assemblée générale (AG) est un document essentiel pour la gestion d'une société. Il permet de consigner et de certifier l'ensemble des décisions prises lors de l'assemblée générale de la SARL, qu'elle soit ordinaire ou extraordinaire. Il atteste de tous les événements relatifs à la création, à la vie et à la dissolution de votre société. Il est donc indispensable de maîtriser les différentes règles qui régissent l’établissement d’un tel document.

Les objectifs d’un PV d’assemblée générale sont multiples. Le procès-verbal d'assemblée générale est indispensable pour tous les évènements marquants de la vie d’une association ou d’une entreprise. Par exemple, au moment de la création d’une entreprise, en cas de modifications de ses statuts ou de dissolution, la rédaction d’un PV d’AG est obligatoire. Le procès-verbal d’assemblée générale sert aussi de document témoin des décisions prises par les participants à la réunion. D’un point de vue juridique, sa valeur probante est assurée par un formalisme rigoureux et structuré, autant sur la forme que sur le fond.

Sans considération du statut juridique de l’entreprise, le procès-verbal d’assemblée générale est considéré comme un acte sous seing privé ou un acte sous signature privée. Dans certaines situations, il est obligatoire que le procès-verbal d’assemblée générale soit un acte authentique.

Convoquer les associés d’une SARL à une AG par LRE AR24

Qu'est-ce qu'un Procès-Verbal d'Assemblée Générale ?

Le procès-verbal d'AG est un document rédigé à la suite d'une assemblée générale pour décrire fidèlement les résolutions prises lors de cette réunion. Il ne retranscrit pas les discussions dans leur intégralité. Le procès-verbal d'AG doit reprendre équitablement les éléments des débats, y compris les points de vue contraires aux résolutions adoptées.

Le PV d’AG est établi à la fin de la réunion ou peu de temps après.

Lire aussi: Procès-Verbal de Constitution SARL

Le modèle de PV d’assemblée générale est un document prêt à remplir qui peut être utilisé par les associations et les entreprises. Il existe différents modèles de PV d’assemblée générale d’association ou d’entreprise pouvant être téléchargés sur Internet. La plupart d’entre eux sont disponibles gratuitement. Si les modèles de PV d’assemblée générale sont des plus pratiques, ils ne correspondent pas toujours aux réalités des associations ou des entreprises.

Afin de disposer d’un document unique, il est possible de faire appel à un professionnel du droit, dont il faut prendre en compte le montant des honoraires. Celui-ci se chargera de la rédaction d’un PV sur mesure. Le document sera établi à partir des contraintes propres à l’association ou à l’entreprise.

Exemple de modèle de PV d'AG en SARL.

Contenu Obligatoire du PV d'AG en SARL

Plusieurs mentions sont obligatoires sur un PV d’AG en SARL, comme :

La forme juridique de la société
La date de l’AG
Le lieu de l’AG (il est possible d’organiser une visioconférence)
L’identité de chaque membre présent (ou leur représentant) pour une SARL
Le nombre de parts sociales de chaque membre présent pour une SARL
L’ordre du jour
Le résumé des discussions abordées
Une conclusion

Selon les événements de l’assemblée générale, des informations supplémentaires peuvent vous être demandées :

S’il y a un vote en SARL, vous devez détailler l’objet du vote, recenser le nombre de votes pour et de votes contre, ainsi que le résultat
En cas d’incident, un incident technique par exemple, il doit être mentionné sur le PV
Si des documents ont été présentés ou ont circulé lors de l'AG, il faut les ajouter en annexe du PV (convocation à l’AG, procuration, feuille d'émargement, comptes sociaux, rapports de gestion, bilans…).

Comment Rédiger un Procès-Verbal d'Assemblée Générale ?

Afin de rédiger le procès-verbal d'une assemblée générale, il convient de tenir compte des mentions obligatoires qui varient selon la forme juridique de la société ou de l'association. Il est préférable d'utiliser un modèle de PV d'assemblée générale comme base, dont le contenu peut être aisément adaptable à la situation concernée.

Le contenu du procès-verbal d’assemblée générale dépend du statut juridique de l’entité. Le PV d’assemblée générale pour une association doit respecter le formalisme imposé par les statuts ou à défaut, par le règlement intérieur.

Rédaction par un Tiers

Normalement, le PV d’AG est rédigé par les membres de l’organe exécutif (gérant, administrateur, président du conseil d’administration…). Ainsi, dans la pratique, la rédaction du procès-verbal est souvent confiée par l’organe exécutif ou par l’assemblée générale à un tiers qui fait office de secrétaire de séance. Bien que la rédaction du PV d’AG soit confiée à une autre personne, en cas de litige, les rédacteurs légaux ne sont pas déchargés de leur responsabilité civile. Cependant, la preuve de l’existence d’un préjudice réel subi doit être établie.

Modification du Procès-Verbal

Si des erreurs sont constatées, il est possible de modifier un procès-verbal d’assemblée générale rédigé au titre d’un acte authentique. Seules les suppressions, les additions ou les rectifications effectuées dans le texte rédigé dans les feuilles du PV sont autorisées. Pour corriger les erreurs, il est d’usage de rayer et numéroter les mots annulés (à marquer par un renvoi en marge). Ensuite, les mots ou bouts de phrases rectifiés seront ajoutés dans cette marge ou en bas de page. Pour valider les rectifications, il est nécessaire de faire parapher les mots annulés ainsi que les rectifications par les mêmes signataires du procès-verbal original.

Les règles de correction pour les actes sous seing privé ne sont pas définies par le droit des sociétés.

Lire aussi: AGO et SARL : Guide Complet

Signature du PV d'AG

En principe, il n’y a pas de délai pour faire signer un PV d’AG. Toutefois, il est recommandé d’y procéder en fin de séance, car tous les associés sont encore présents.

L’arrêt du 14 mai 2013 de la Cour d’appel de Bordeaux (n°11/03856) précise que l’absence de la signature du gérant n’entraîne pas la nullité du PV d’AG.

Cas Spécifiques : Transfert de Siège Social

À l’occasion d’un événement de la vie sociale d’une société nécessitant de procéder à la modification des statuts (transfert de siège social, modification de la dénomination sociale ou de l’objet social…), la décision doit dans la plupart des cas être votée au cours d’une assemblée générale et être consignée dans un PV d’AG, dans le respect des stipulations statutaires applicables.

Lorsqu’une société transfère son siège social, elle doit accomplir des formalités juridiques. La décision des associés doit notamment figurer dans un écrit, appelé un procès-verbal de transfert de siège social. Ce document sera daté et signé par le représentant légal, ou par toutes les personnes présentes lors de l’assemblée. Le procès-verbal doit mentionner l’adresse du nouveau siège social. Il peut s’agir d’un local possédé par la société ou loué par cette dernière. Il convient également de préciser la date à laquelle le changement de siège produit des effets ainsi que l’article des statuts de la société qui fera l’objet d’une modification (numéro).

Le transfert du siège social d’une société requiert l’accomplissement de formalités légales. Et le procès-verbal constitue un justificatif réclamé par le greffe du tribunal de commerce afin de modifier son extrait Kbis. Elle peut le faire elle-même mais elle a également la possibilité de déléguer ces travaux à la personne de son choix. C’est pourquoi les PV de transfert de siège contiennent généralement un pouvoir.

Les SASU et les EURL ne comptent qu’un seul et unique associé. Par conséquent, les actes contiennent moins d’informations que ceux des sociétés réunissant plusieurs associés. Le PV de transfert de siège d’une SAS, SARL ou SA doit contenir des informations supplémentaires. On ne parle pas de « décisions » mais de « résolutions ». Par ailleurs, ces dernières font l’objet d’un vote. Elles ne peuvent être adoptées que si elles respectent les majorités prévues dans la Loi ou dans les statuts.

Type d'Assemblée	Décisions	Fréquence
Assemblée Générale Ordinaire (AGO)	Approbation des comptes annuels Autorisation de certaines opérations Nomination/remplacement du gérant Approbation des conventions réglementées	Au moins une fois par an (6 mois après la clôture de l'exercice)
Assemblée Générale Extraordinaire (AGE)	Modification de l'objet social Augmentation du capital social Changement de siège social	Selon les besoins (modification des statuts)

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