Comptabilisation des frais de désamiantage : normes comptables et traitements fiscaux

Les travaux réalisés dans un local professionnel peuvent être répartis en 4 grandes catégories, en fonction de leur nature et de leur importance. Les dépenses d’entretien et de réparations suivent différents traitements comptables selon leur nature, leur importance et leur fréquence. Contrairement aux locaux à usage d’habitation, la déductibilité des travaux dans un local professionnel n’est pas systématique et obéit à des règles spécifiques.

Nature des travaux et principe de classification

Les travaux de construction ou d’agrandissement : Il s’agit des travaux les plus lourds, puisqu’ils touchent à la structure même du local. Les travaux d’amélioration : Ce sont les travaux de remplacement des composants existants (portes extérieures, fenêtres, ravalement, charpente, couverture, isolation, chauffage…) dans le but de prolonger leur qualité, ou leur durée de vie mais sans agrandir la surface du local. On y regroupe notamment tous les travaux « qualitatifs » qui améliore la qualité du local. Pour un local à usage professionnel, les travaux d’amélioration ne peuvent pas être comptabilisés en charges, et sont obligatoirement incorporées dans les immobilisations et amortissables, si le mode de détention du local le permet.

Les travaux d’aménagements : Il s’agit des travaux nécessaires à l’exercice de l’activité professionnelle et réalisés à l’intérieur même du local (pose de cloisons, aménagement d’une cuisine, remplacement des portes intérieures, remplacement des sols, …). Ces travaux ne constituent pas de l’amélioration (bien que la frontière soit ténue) dans la mesure où ils ne prolongent pas la durée de vie, ni la qualité substantielle du local. Ils permettent uniquement au professionnel de pouvoir exercer son activité dans de bonnes conditions. Les travaux d’entretien courant : Ce sont les petits travaux du quotidien, qui permettent d’exploiter le local dans des conditions normales. Lorsqu’ils sont inférieurs à 500 € HT, ces travaux sont comptabilisés en charge et déduits directement sur la 2035.

Désamiantage : qualification comptable et fiscal

Seuls sont déductibles en charges, les travaux relatifs à l’accès aux personnes à mobilité réduite et au désamiantage. Il est à noter que les dépenses de mise en conformité s'inscrivent dans une logique identique. Il peut être considéré qu'elles constituent des dépenses de la section d'investissement dès lors qu'elles augmentent la durée d'utilisation et réduisent les risques de dysfonctionnement.

Si le composant a été amorti séparément, la dépense doit être comptabilisée à sa place (compte 675. Valeur comptable des éléments d'actif cédés). Si ce n'est pas le cas, la réparation doit être inscrite en charges. Les dépenses de remplacement d’un composant d’un bien immobilisé doivent faire l’objet d’une inscription à l’actif. Les dépenses courantes d’entretien et de maintenance doivent être comptabilisées dans une subdivision du compte 615.

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Provisionnement pour désamiantage : conditions et mécanismes

La question principale est donc de savoir s'il existe une obligation envers les tiers. Une provision est comptabilisée à la clôture de l'exercice : - si une obligation existe à la date de clôture ; - s'il est probable ou certain, à la date d'établissement des comptes, que cette obligation provoquera une sortie de ressources au bénéfice de tiers sans contrepartie au moins équivalente attendue de ceux-ci après la date de clôture (PCG art. 312-1) ; - si le montant de l'obligation peut être évalué avec une fiabilité suffisante.

Lorsque ces conditions sont remplies, il est procédé à la comptabilisation des provisions pour risques et charges. Ainsi, s'il y a un ordre par exemple de l'inspection du travail, il est possible, me semble-t-il, de provisionner le devis (provision pour charges). Si le désamiantage provient d'un ordre du locataire des locaux, il est possible, me semble-t-il, de provisionner le devis (provision pour charges). Si le désamiantage provient d'un engagement pris au CHSCT, il est possible, me semble-t-il, de provisionner le devis (provision pour charges).

En revanche, un passif éventuel n'est pas à comptabiliser au bilan ; il est mentionné dans l'annexe. Bien entendu, les passifs éventuels peuvent devenir des passifs à comptabiliser. Si le désamiantage provient d'une décision de la direction mais n'a pas de caractère d'urgence, la provision pour charge ne semble pas envisageable. C'est bien sûr de l'interprétation.

Approche par composants et impact fiscal

A. Les éléments qui composent un bien et qui devront faire l’objet d’un remplacement à intervalle régulier au cours de l’utilisation du bien doivent être identifiés dès l’origine, lors de l’acquisition du bien. B. Sont concernées ici les dépenses d’entretien faisant l’objet de programmes pluriannuels de gros entretien ou de grandes visites. Cette technique consiste à isoler d’une part la structure (élément principal de l’immobilisation ne faisant par l’objet d’un remplacement ou d’un entretien) de ses composants (éléments entretenus lors de l’utilisation de l’immobilisation principale).

Les dépenses d’entretien futures vont être estimées à l’intérieur du prix d’acquisition à la date d’acquisition du bien et vont figurer distinctement à l’actif. Fiscalement, l’approche par composant n’est pas reconnue. Lorsque cette approche est retenue en comptabilité, il y a lieu de procéder à des retraitements extra-comptables : réintégration de la quote-part d’amortissement excédentaire du composant « révision », déduction lors de chaque renouvellement des dépenses de gros entretien immobilisés et réintégration de la valeur nette comptable du composant lorsqu’il est renouvelé avant la fin de sa période d’amortissement.

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Fiscalement, les provisions pour grosses réparations sont déductibles sous réserve qu’elles répondent bien aux conditions de déductibilité générales des provisions. C. Remarque : les éléments de faible valeur devant faire l’objet d’une immobilisation peuvent, sous conditions, être laissés en charge.

Cas pratique : devis de désamiantage et comptabilisation

Selon Moodine, l'entreprise a reçu un devis pour le désamiantage. Le risque existe déjà. La contamination peut effectivement être enregistrée pour couvrir le risque. Il s'agit-là d'une provision pour risque. Le problème est le coût du désamiantage. Peut-il être enregistré sur l'exercice de la réception du devis ? Si c'est l'affirmative, peut-il être enregistré en provision pour charge ? Pour cela, il faut reprendre les principes liés à la comptabilisation de ces provisions.

Lorsqu'elles remplissent ces conditions, il est procédé à la comptabilisation des provisions pour risques et charges, même en cas d'absence ou d'insuffisance de bénéfice, il doit être tenu compte des risques et des pertes intervenus au cours de l'exercice ou d'un exercice antérieur, même s'ils sont connus entre la date de clôture de l'exercice et celle de l'établissement des comptes (PCG art. 312-2 ; c. com art. L. 123-20).

Relations propriétaire / locataire et conséquences comptables

C’est LA vraie question, celle qui nécessite toutes les crispations et débats entre propriétaires et locataires. Tout d’abord, rappelons un point essentiel : à partir du moment où il y a versement d’un loyer, la location d’un local à usage professionnel doit faire l’objet d’un bail écrit entre le propriétaire et le locataire, même s’il s’agit de la même personne. Le bail va, entre autres, définir les travaux qui seront à la charge du propriétaire et du locataire. Il peut notamment prévoir que les travaux d’aménagement du local seront à la charge du locataire et, qu’en fin de bail, ces travaux reviendront au propriétaire sans que le locataire ne soit indemnisé.

Cette clause particulière s’explique par le fait que les travaux d’aménagement, comme nous l’avons vu plus haut, ne peuvent pas être comptabilisés en charges et doivent être immobilisés puis amortis si le mode de détention le permet. Or, lorsque les locaux sont détenus par une personne physique (souvent le professionnel lui-même) ou une SCI n’ayant pas opté pour l’IS, les amortissements ne sont pas autorisés. Dans ce cas, les travaux ne peuvent faire l’objet d’aucune déduction fiscale. La prise en charge de ces travaux par le locataire, qui va pouvoir les immobiliser et les amortir, est donc une solution efficace pour contourner le problème.

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Nous attirons votre vigilance sur le fait que cette clause particulière ne peut concerner que les travaux d’aménagement et l’entretien courant des locaux. En aucune manière les travaux de construction, d’agrandissement ou d’amélioration ne peuvent être mis à la charge du locataire. Or, la frontière entre travaux d’amélioration et d’aménagement peut être mince et porter à interprétation. Pour lever la majeure partie des ambiguïtés, nous vous conseillons d’être particulièrement pointilleux sur la rédaction des factures par les artisans. Les mentions « remplacement à l’identique » ou « entretien courant » seront de nature à rassurer l’administration fiscale en cas de contrôle. Néanmoins, si le doute subsiste, votre comptable est à votre disposition pour vous aider à déterminer la nature des travaux.

Solutions pratiques et options comptables

Les dépenses de gros entretiens peuvent, au choix de l'entreprise, être immobilisées ou faire l'objet d'une provision. Mais vous pouvez anticiper cette dépense en constituant une provision pour gros entretien (compte 1572). Lorsque les travaux d'amélioration et d'aménagement sont importants, la détention du local par une SCI à l'IS permet également de contourner l'obstacle de la déduction des travaux, dans la mesure où ceux-ci peuvent être intégralement amortis. Il est d'ailleurs possible de changer le régime fiscal d'une SCI en cours de vie, par une option à formuler auprès de l'administration fiscale dans les 3 premiers mois de l'exercice.

Même si cela est admis comptablement, fiscalement il n'est pas possible d'inscrire à l'actif les travaux de gros entretien et de grande révision. Les installations générales doivent être comptabilisées et amorties. Les entreprises qui réalisent des travaux d'entretien déductibles sur un bien en même temps qu'elles procèdent au remplacement d'un de ses composants doivent distinguer, au moyen d'une facture détaillée ou de la comptabilité analytique, les 2 types de dépenses.

Informations pratiques : facturation, annexes et traitements extra-comptables

Pour lever la majeure partie des ambiguïtés, nous vous conseillons d’être particulièrement pointilleux sur la rédaction des factures par les artisans. Les dépenses d’entretien futures vont être estimées à l’intérieur du prix d’acquisition à la date d’acquisition du bien et vont figurer distinctement à l’actif. Lorsque cette approche est retenue en comptabilité, il y a lieu de procéder à des retraitements extra-comptables : réintégration de la quote-part d’amortissement excédentaire du composant « révision », déduction lors de chaque renouvellement des dépenses de gros entretien immobilisés et réintégration de la valeur nette comptable du composant lorsqu’il est renouvelé avant la fin de sa période d’amortissement.

Tableau récapitulatif : traitements comptables et fiscaux

Lorsque les éléments de faible valeur doivent être immobilisés, ils peuvent, sous conditions, être laissés en charge. En cas de doute, votre comptable est à votre disposition pour vous aider à déterminer la nature des travaux et le traitement le plus approprié, et l'annexe doit mentionner les passifs éventuels non comptabilisés.

Il est essentiel de documenter et de justifier le traitement retenu (factures détaillées, devis, décisions administratives ou du CHSCT), et de respecter les conditions de déductibilité des provisions. L'information doit être fournie en annexe si le montant de l'obligation ne peut être estimé avec une fiabilité suffisante.

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