Comptabilisation d’une fontaine à eau en entreprise : achat, location, immobilisation et imputation des consommables

La question de la comptabilisation d’une fontaine à eau en entreprise soulève plusieurs aspects distincts : la nature de l’opération (achat, location, leasing), le traitement comptable de la machine (immobilisation ou charge), et le classement des consommables (bonbonnes, bouteilles, eau réseau, gobelets). Les pratiques diffèrent selon la taille de l’entreprise, l’usage et les règles du Plan comptable général (PCG). Ci‑dessous, une présentation détaillée, rassemblant les propositions de pratiques observées et les choix comptables adaptés.

1. Achat, location ou leasing : quelles conséquences comptables ?

L’achat d’une fontaine à eau pour équiper les locaux de l’entreprise doit être enregistré en immobilisations lorsqu’elle constitue un bien durable mis à la disposition du personnel. « L’achat d’une fontaine à eau pour entreprise est, logiquement, encore plus simple que la location. Le client choisit sa machine, il se la fait livrer et… il s’occupe de tout. »

Avantages de l’achat :

• « Le client est propriétaire de sa ou ses fontaines » ;
• « La machine apparaît comme un actif dans les comptes de la société » ;
• « Au bout d’un certain temps… la solution est avantageuse économiquement par rapport à la location » ;
• Possibilité de souscrire un contrat de services pour déléguer entretien et maintenance.

Inconvénients de l’achat :

• « Un investissement initial est nécessaire » ;
• « Le client doit assurer, entretenir, nettoyer sa machine en premier ressort » ;
• nécessité d’une veille sur les modèles et une prise en compte du coût de maintenance.

La location est une formule souple et attractive surtout pour les TPE : « Louer une fontaine à eau est extrêmement simple… le fournisseur s’occupe de tout ! »

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Avantages de la location :

• « L’investissement initial requis est nul » ;
• « L’installation de la fontaine est comprise dans le service » ;
• « Le fournisseur assure l’approvisionnement en bouteilles de recharge et en consommables » ;
• « La fontaine est sous garantie pendant toute la durée du contrat » ;
• Possibilité d’échange rapide en cas de panne.

Inconvénients de la location :

• « Le client n’est pas propriétaire de sa fontaine » ;
• « Selon la durée et le volume d’utilisation, un achat peut s’avérer économiquement plus intéressant » ;
• conditions de sortie parfois contraignantes.

Le leasing (location‑vente) combine des éléments des deux formules : « Le client est locataire… mais peut décider de devenir propriétaire selon des modalités assez souples ». Tant que l’option d’achat n’est pas activée, les mensualités sont des charges.

2. Comptes à utiliser pour la fontaine et les consommables

Traitement des machines (fontaines, réfrigérateurs, téléviseurs) :

• « L’achat de fontaines à eau destinées à équiper les locaux de l'entreprise doit être enregistré en immobilisations. Elles peuvent être comptabilisées en compte 2184 "Mobilier". »
• Exemples : « Les fontaines à eaux, si vous voulez les inventorier, je les comptabiliserai en immobilisation, compte 2184 Mobilier. »
• « Le réfrigérateur, vu que c'est pour le laboratoire donc d'après moi ça serait du matériel industriel à immobiliser, je le comptabiliserai en compte 2154. »
• « Pour les télés, [...] je les ai mises en mobilier. C'est dans les bureaux de mes chefs. »

Traitement des consommables :

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• Les bonbonnes et bouteilles d'eau : « Les bouteilles d'eau nécessaires au fonctionnement des fontaines ne constituent pas des immobilisations. Elles doivent être enregistrées en stocks, compte 322 "Matières premières et fournitures". »
• Consommation d’eau réseau, électricité et gaz : « Les factures d’eau, d’électricité et de gaz doivent être comptabilisées dans le compte 6061 « Fournitures non stockables (eau, énergie…) ». »
• Autre option pour petites consommations non stockées : en charges de fonctionnement (classe 6) si aucun suivi de stock n’est assuré.

Observation pratique : lorsqu’un service interne (par exemple un service annexe d’hébergement, SRH) confectionne buffets et fournit boissons et denrées, on peut parfois considérer qu’il s’agit de fournitures ou d’une prestation refacturée : « Ces denrées et boissons constituent donc des fournitures dont les factures sont normalement imputables aux comptes 6011 ou 606, idem pour l’achat spécifique de vaisselle ou d’ornements. »

3. Imputation des factures : charges externes ou comptes de fournitures ?

Le Plan comptable général impose une distinction par nature : « le compte, c'est pour déterminer la nature de votre achat ». Ainsi, il faut identifier si l’intervention relève d’une prestation extérieure (traiteur, livraison de bonbonnes) ou d’un achat de fournitures.

Règles et pratiques observées :

• Prestation extérieure (traiteur, livraison) : imputer en compte 6257 « Frais de réception » lorsque la prestation est fournie par un tiers. « Si je fais venir un traiteur et que les petits fours… alors oui, c'est du 6257. »
• Achats de denrées et boissons (enregistrés en stock) : comptes 6011 ou 606x suivis d’un mouvement de stock et d’une variation en fin d’exercice si nécessaire. « La plupart de nos frais de réceptions sont constitués par des buffets réalisés par le personnel… Ces denrées et boissons constituent donc des fournitures dont les factures sont normalement imputables aux comptes 6011 ou 606. »
• Petites fournitures non stockées ou consommées rapidement : certains gestionnaires préfèrent le compte 6068 « moins pire » pour ce type d’achat ou le 6288 « charges externes diverses » si la controverse perdure. »

Pratique en EPLE et organismes publics : les usages montrent des différences locales : « Dans un EPLE sans SRH, l'AC a conseillé un ALO 6257 pour toutes les fournitures de réception pour les pots offerts aux réunions. Pas de suivi au compte financier, seulement un inventaire de sorties et d'entrée avec copies des factures. »

Cas particulier : si le SRH refacture au service logistique

« Dans la mesure où la prestation est réalisée par le service annexe d’hébergement (SRH) de l’établissement pour le compte du service logistique (ALO), on considérera qu’il s’agit d’une prestation extérieure qui donnera lieu à une facturation qui pourra être imputée au 6257. »

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4. Stocks, suivi inventaire et pièces justificatives

Comptes des achats en 601/602 exigent un suivi de stock lorsque l’on utilise ces comptes : « Mais sachant que les comptes à racine 601 et 602 demandent un suivi de stock derrière, on ne pourrait mettre le café et l'eau sur le 6011 que s'il est enregistré dans par exemple presto, non ? S'il n'y a pas de stock, il n'y a pas de 601 ni 602. »

Bonnes pratiques :

• Tenir un inventaire physique et/ou un suivi informatique des bonbonnes et consommables si on utilise les comptes de stocks (6011, 322…).
• Si pas de suivi de stock, passer directement en charges (compte 606x ou 6257 selon la nature) et conserver factures et bordereaux d’approvisionnement pour justificatifs.
• Pour les entités qui distinguent stock de réception et stock alimentaire (SRH vs ALO), bien séparer les stocks et leurs imputations : « Quand le SRH ne refacture pas au service général, il faut bien distinguer le stock réceptions du stock alimentaire… l'un est suivi au SRH et l'autre au ALO. »

5. Durée d’usage et immobilisation : choix du compte d’immobilisation

Quand immobiliser la fontaine ? Elle est immobilisable si elle est destinée à rester dans les locaux et à être utilisée sur plusieurs exercices.

Comptes fréquemment proposés :

• 2184 « Mobilier » : pour les fontaines installées dans les bureaux ou espaces communs et relevant du mobilier.
• 2154 « Matériel industriel » : pour équipements techniques ou matériels spécifiques (ex. réfrigérateur de laboratoire relevant d’un usage industriel ou technique).
• 215 (ou subdivision 215x) : parfois retenu pour matériels professionnels selon la nature et l’usage.

Exemple pratique : « J'ai effectivement mis les fontaines en mobilier. Pour les télés, je les ai mises en mobilier. C'est dans les bureaux de mes chefs. »

6. Estimations budgétaires et coûts à prendre en compte

Pour l’achat : prévoir le prix d’achat (300 à 1 000 euros selon modèle), coût des bonbonnes (5 à 15 €), cartouches filtrantes (~60 € / an), gobelets, assurance et kits de désinfection. « Le prix d’achat de la fontaine à eau elle-même, entre 300 et 1 000 euros… Le prix des bonbonnes… entre 5 et 15 euros par bonbonne… Le prix des cartouches filtrantes, à peu près 60 euros par machine et par an. »

Pour la location : mensualités variables (ex. entre 20 € / mois pour un modèle simple et 50 € pour un modèle réseau avancé), souvent dégressives selon le nombre de machines et services inclus (maintenance, ravitaillement, assurance). « Ces coûts sont généralement de 20 euros par mois pour un modèle à bonbonne simple à 50 euros par mois pour une fontaine sur réseau avancée. »

Pour le leasing : mensualités assimilées à charges jusqu’à activation de l’option d’achat. « Tant que le client n’a pas activé l’option d’achat, les mensualités sont considérées comme des charges. »

7. Exemple pratique de comptabilisation

8. Points de vigilance et recommandations pratiques

• Avant de choisir le compte d’imputation, analyser s’il s’agit d’une prestation extérieure (facture d’un fournisseur) ou d’un achat de fourniture consommable. « Si je fais venir un traiteur… alors oui, c'est du 6257. Les kawettes achetées au supermarché d'en-face, c'est du 6011. »
• Si vous utilisez des comptes 601/602, assurez‑vous d’un suivi de stock (ex. Presto). « S'il n'y a pas de stock, il n'y a pas de 601 ni 602. »
• Consulter l’ordonnateur ou l’AC (agent comptable) : « Fais comme voudra ton AC, l'imputation est de sa responsabilité alors autant faire comme il le sent. »
• Documenter et conserver factures, bons de livraison et inventaires : utile en cas d’audit. « Pratique qui n'a pas attiré les foudres de la DRFIP lors du dernier audit 2016 (aucune remarque là‑dessus). »
• Pour les petites quantités consommées rapidement, privilégier la simplicité : charge 606x ou 6257 selon la nature plutôt que complexifier avec gestion de stock pour quelques dizaines d’euros.

Rappel de principe comptable

« Le compte, c'est pour déterminer la nature de votre achat, et à ce stade il n'est plus question de savoir à quoi ça a servi. » Il est donc essentiel de rester cohérent avec la nature économique de l’opération : immobilisation si bien durable, charge si consommation courante, prestation extérieure si un tiers fournit le service.

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