Comment Demander un Extrait Kbis en Ligne : Procédure et Informations Essentielles

L’extrait Kbis est un document officiel délivré aux entreprises inscrites au registre du commerce et des sociétés (RCS). Il s’agit en quelque sorte d’une carte d’identité à jour permettant de prouver l’existence légale d’une entreprise à but commercial. En tant qu’entrepreneur, vous pouvez être amené à vous procurer ce document afin de le remettre à l’un de vos clients, de vos fournisseurs ou de vos partenaires financiers.

Dans le cadre de la dématérialisation des procédures au RCS, l’obtention d’un extrait Kbis peut désormais se faire directement par voie numérique. Découvrez quelles sont les démarches pour bénéficier d’un extrait Kbis dématérialisé.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

Qu'est-ce que l'extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est un document officiel qui sert de carte d'identité pour les entreprises commerciales immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) en France. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Le principal objectif de l’extrait Kbis consiste à rendre publiques les mentions portées au registre du commerce et des sociétés. En effet, ce document délivré et certifié par le Greffier du Tribunal de commerce compile les informations contenues dans le RCS. Il comporte notamment l’identité et l’adresse de l’entreprise ainsi que les coordonnées complètes de son ou de ses dirigeants.

Ce document fournit également des précisions sur l’activité de l’entreprise et intègre, le cas échéant, les décisions du Tribunal de commerce relatives à d’éventuelles procédures collectives. L’extrait KBIS peut d’ailleurs être requis par toute personne physique ou morale afin d’obtenir les renseignements utiles sur une entreprise donnée. En plus de prouver son existence légale, l’extrait KBIS constitue alors une source d’informations précieuse sur l’entreprise concernée.

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Quand l'extrait Kbis est-il utile ?

Nommé extrait Kbis lorsqu’il porte sur une personne morale et extrait K quand il concerne une personne physique, ce document légal est mis à disposition de toute personne souhaitant obtenir des informations sur l’entreprise. Il peut notamment être demandé :

Par un établissement bancaire lors de l’ouverture d’un compte professionnel
Par un distributeur pour l’achat de fournitures professionnelles
Par un organisme public ou privé lors d’une candidature à un appel d’offre

Même s’il ne contient pas les mêmes informations que l’état d’endettement, l’extrait Kbis peut donner des informations sur la santé financière d’une entreprise. Il doit être régulièrement mis à jour auprès du Greffe du Tribunal de commerce afin de fournir des renseignements exacts sur la situation administrative, juridique et économique de la société. C’est pourquoi dans la majorité des cas, l’extrait Kbis doit être daté de moins de 3 mois pour être valable.

Qui peut obtenir un Kbis en ligne ?

L’extrait Kbis est un document public. Toute personne a la possibilité d’en obtenir une copie. Ainsi, le chef d’entreprise peut demander un extrait Kbis pour réaliser certaines démarches.

En partant du principe que l’extrait KBIS est délivré par le greffe du tribunal de commerce, on comprend qu’il concerne exclusivement les sociétés qui s’investissent dans une activité commerciale. Cette réponse peut également se justifier par le fait que l’extrait KBIS ne se délivre qu’à l’issue de l’immatriculation au registre du commerce et des sociétés, un registre réservé aux commerçants.

Bon à savoir : Seuls les dirigeants d’une entreprise ou leurs représentants mandatés ont le droit de demander un extrait Kbis complet. Si vous n’êtes pas le dirigeant de l’entreprise ou que vous êtes dirigeant et que vous souhaitez faire la demande sur le site d’Infogreffe, celle-ci est payante.

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Il faut aussi mentionner que l’extrait KBIS concerne uniquement les personnes morales, car pour les commerçants personnes physiques, on parlera plutôt d’extrait K.

Comment obtenir un Kbis en ligne ?

Si auparavant il était nécessaire de se rendre au Tribunal de commerce pour obtenir un extrait Kbis, il est désormais possible de se procurer ce document directement en ligne.

Vous avez la possibilité d’effectuer une demande d’extrait K ou Kbis en ligne sur le site Infogreffe. Cette démarche est payante et peut être réalisée par n’importe qui souhaitant obtenir des informations sur l’entreprise. Lors d’une demande d’extrait Kbis en ligne, vous avez le choix entre différents modes de transmission. Vous pouvez ainsi obtenir l’extrait Kbis par courrier à l’adresse postale de votre choix, ou par voie dématérialisée.

Vous pouvez faire votre demande de Kbis en ligne sur le site d’Infogreffe ou Monidenum. La démarche est simple. Via une demande en ligne : les entreprises déjà immatriculées peuvent obtenir leur extrait Kbis en quelques minutes via la plateforme officielle Monidenum, si le dirigeant est inscrit.

Bon à savoir : Grace à la dématérialisation des démarches administratives, les entreprises sont inscrites à la fois au RCS et au RNE.

Où trouver son Kbis gratuitement ?

Il est possible pour les dirigeants d’obtenir un Kbis en ligne gratuitement. De même, toute personne autre que le chef d'entreprise a également le droit de demander un extrait Kbis gratuit pour toute entreprise enregistrée en France. La fourniture de ce document est sans frais.

Vous pouvez le télécharger gratuitement en utilisant soit le service en ligne de l'Annuaire des entreprises, soit celui de monIdenum.fr.

Pour les chefs d’entreprise qui en font la demande en leur nom propre, l’extrait Kbis est délivré gratuitement et autant de fois que nécessaire sous format numérique.

Important : Depuis le 1er janvier 2023, le guichet unique géré par l’INPI est la plateforme en ligne dédiée aux formalités des entreprises. Toutefois, il n’est pas possible de récupérer un extrait Kbis en ligne sur le site de l’INPI pour le moment. En effet, cette démarche relève de la compétence du tribunal. Récupérer un Kbis à l'INPI est donc impossible. Mais un autre service a été mis en place par le gouvernement pour ce type de demande.

MonIdenum est le site internet géré par les greffes des tribunaux de commerce. Donc si vous vous demandez où télécharger un Kbis en ligne gratuit, sachez que c’est possible de le faire sur ce site. Cependant, sur MonIdenum, il n’est possible d’avoir l’extrait Kbis en ligne gratuit que de sa propre entreprise.

Pour avoir son, extrait Kbis gratuit, le chef d’entreprise (dirigeant de société ou entrepreneur individuel) doit créer un compte personnel pour accéder à ses documents officiels.

Comment obtenir un extrait Kbis numérique ?

Depuis 2019, les dirigeants d’entreprise peuvent obtenir un extrait Kbis au format numérique de manière gratuite et illimitée. Ce service n’est accessible que pour les entrepreneurs souhaitant obtenir l’extrait Kbis de leur propre entreprise. Pour en bénéficier, vous devez vous rendre sur le site internet MonIdenum.fr, un espace en ligne sécurisé qui rapproche les chefs d’entreprises et les services digitaux partenaires.

Après avoir transmis la copie de votre pièce d’identité et avoir activé votre identité numérique, il vous sera demandé de vous authentifier grâce à vos identifiants et votre mot de passe afin d’être mis en relation avec le Tribunal de commerce dont dépend votre entreprise. Il vous suffira ensuite d’effectuer une demande de Kbis numérique afin de recevoir votre document par voie dématérialisée.

L’extrait Kbis numérique a-t-il la même valeur légale ?

Comme la version papier, l’extrait Kbis numérique est délivré par le Greffe du Tribunal de commerce compétent. Il comporte également les mêmes informations et est soumis aux mêmes règles en matière de mise à jour. À ce titre, l’extrait Kbis numérique bénéficie d’une valeur légale équivalente à celle d’un document papier et peut être utilisé pour chacune de vos démarches professionnelles.

Il s’inscrit dans le projet de digitalisation du registre du commerce et des sociétés qui vise à simplifier les démarches de création et de gestion des entreprises. Ce service numérique vous permet ainsi d’obtenir l’extrait Kbis de votre entreprise de manière plus simple et plus rapide, sans avoir à payer de frais de dossier ni de frais d’envoi.

Comment avoir un Kbis à jour ?

Pour obtenir un Kbis à jour, vous devez faire une demande auprès du greffe du tribunal de commerce ou via des plateformes en ligne comme Infogreffe. Veillez à ce que les informations de votre entreprise soient correctement mises à jour en déclarant toute modification (changement d’adresse, de dirigeant, d’activité…).

Suite à la modification des informations de l’entreprise ou de l’adresse du dirigeant, un nouvel extrait Kbis est automatiquement édité et envoyé au siège social.

Bon à savoir : En cas d’erreur, vous devez contacter rapidement le greffe du tribunal de commerce pour signaler l’anomalie. Pour effectuer cette mise à jour, vous devez remplir un formulaire spécifique accompagné des justificatifs requis.

Où trouver un Kbis en moins de 3 mois ?

Vous pouvez obtenir un extrait Kbis de moins de 3 mois directement sur le site Infogreffe, auprès du greffe du tribunal de commerce ou via des plateformes spécialisées en ligne. Si vous êtes le dirigeant de l’entreprise, vous pouvez également l’obtenir gratuitement via MonIdenum.

Assurez-vous de demander un Kbis récent, car il est souvent exigé pour des démarches administratives et commerciales.

Extrait Kbis et Auto-Entrepreneur

L’exercice d’une activité commerciale se veut en effet être la condition sine qua non de toute inscription au registre du commerce et des sociétés, cette immatriculation étant de nature à entrainer la délivrance d’extrait KBIS à la société nouvellement enregistrée. Pour les tiers, la délivrance se fera par contre sur demande.

Etant donné que la délivrance d’extrait KBIS ne se fait que pour les commerçants personnes morales, elle exclue les artisans, les personnes exerçant une profession libérale et enfin, les micro-entrepreneurs.

Un extrait Kbis est fourni à toutes les sociétés commerciales, et un extrait K à toutes les entreprises individuelles. Pour les auto-entrepreneurs, l’extrait K remplace l’extrait Kbis. Il s’agit donc du Kbis auto-entrepreneur.

Que contient un extrait Kbis d’une entreprise ?

Les extraits Kbis sont des documents officiels qui contiennent toutes les informations permettant d’identifier une entreprise inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés. En tant qu’auto-entrepreneur, si vous recevez un extrait Kbis, il contiendra notamment :

La date de création de votre auto-entreprise
La dénomination de votre auto-entreprise
Vos informations d’identité (nom, date de naissance, commune de naissance, nationalité)
Votre immatriculation au RCS
Le type d’activité commerciale exercée (code NAF)
Votre numéro SIREN
L’adresse de domiciliation
La référence de votre autorisation à exercer si votre activité est réglementée : la certification ou le diplôme correspondant

Comment obtenir un extrait Kbis lorsqu’on est auto-entrepreneur ?

Pour obtenir votre extrait Kbis, la carte d'identité d’une entreprise immatriculée au RCS, il vous suffit de vous rendre sur le site monidenum.fr. Ce site est administré par les greffes du tribunal de commerce. Vous devez vous créer un compte pour pouvoir faire la demande d’un extrait Kbis auto-entrepreneur.

Il est également possible de se rendre directement au greffe du tribunal de commerce pour obtenir son extrait Kbis.

Quelle différence entre l'extrait Kbis et l'extrait K pour un auto-entrepreneur ?

L’extrait Kbis ou l'extrait K est la carte d’identité d’une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Ce document officiel atteste de l’existence légale de l’entreprise et regroupe des informations actualisées la concernant. L'extrait Kbis et l’extrait K sont la même chose.

Registre National des Entreprises (RNE)

Pour exister juridiquement, toute entreprise doit s’immatriculer, qu’il s’agisse d’une micro-entreprise ou d’une société. Depuis le 1er janvier 2023 avec le décret n° 2022-1014 du 19 juillet 2022, la procédure a été mise à jour. Cette immatriculation se fait auprès du RNE que votre activité soit commerciale, artisanale, agricole ou libérale. Elle vous donne droit à un extrait d’inscription qui correspond à la carte d’identité de votre micro-entreprise.

La création de ce registre entraîne la disparition du Répertoire des Métiers (RM) et du Registre des Actifs Agricoles (RAA). En revanche, le Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC) et le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) continuent d’exister. Si vous exercez dans l’un de ces deux domaines, vous devez alors vous inscrire au RNE et auprès de l’un de ces deux registres.

Avec la mise en place du Registre National des Entreprises (RNE) et du certificat d’inscription au RNE, le rôle de l’extrait Kbis devient moins important.

Nature de l'activité	Registre d'immatriculation avant le 1er janvier 2023	Registre d'immatriculation actuel
Artisanale	Répertoire des Métiers (RM)	Registre National des Entreprises (RNE)
Commerciale	Registre de Commerce et des Sociétés (RCS)	RCS + RNE
Libérale		RNE
Agent commercial	Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC)	RSAC + RNE

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