Comment obtenir un extrait du Registre du commerce du canton de Vaud

Le Registre du commerce du canton de Vaud, basé à Moudon, est l’autorité officielle qui enregistre et publie toutes les données légales concernant les entreprises vaudoises : raison sociale, siège, adresse, but de l’entreprise, dirigeants, capital social, etc. Le RC de Vaud gère ainsi les principales étapes de la vie d’une entreprise : inscription lors de la création, modifications statutaires et radiations en cas de cessation d’activité.

Où se trouve et comment contacter le Registre du commerce vaudois

Le Registre du commerce vaudois est situé à Moudon et non à Lausanne : Rue Grenade 38, 1510 Moudon. Les bases légales sont fédérales (CO/ORC), mais les modalités pratiques (formulaires, dépôt, délais) sont gérées directement par l’office cantonal à Moudon.

Types d’extraits et documents disponibles

Extrait simple (non certifié conforme) : impression immédiate depuis le moteur de recherche, copie gratuite au format PDF pour les statuts accessibles en ligne.
Extrait certifié conforme : nécessaire pour prouver l'existence d'une entité ou le régime de sa représentation ; envoi en principe dans les trois jours ouvrables.
Extraits traduits : le Registre du commerce ne procède pas à des traductions générales d'extrait. Traductions en allemand, italien et anglais : l’office peut apposer son sceau sur une traduction fournie sans erreur contre un émolument de CHF 100.-.
Copies de pièces justificatives (statuts, actes constitutifs, procès-verbaux, réquisitions) : copies simples ou certifiées conformes disponibles sur commande.

Comment commander un extrait ou des statuts

Pour obtenir un extrait simple ou une copie simple des statuts (non certifiés conformes, au format PDF, copie gratuite), vous devez rechercher l'entreprise qui vous intéresse, puis ouvrir (icône «œil») l'extrait qui la concerne et sélectionner l'icône «Télécharger l'extrait» ou «Télécharger les statuts» en haut à droite de l'écran. Lors d'une commande en ligne, vous avez la possibilité de payer par PostFinance Card, Visa ou Mastercard.

Pour obtenir un extrait ou des statuts certifiés conformes, des copies simples ou certifiées conformes de pièces justificatives, vous devez rechercher l'entreprise qui vous intéresse, puis ouvrir (icône «œil») l'extrait qui la concerne. Une icône en haut à droite de l'écran vous permet ensuite de passer commande et de payer en ligne.

Autres canaux de commande

En ligne via le portail cantonal ou zefix.ch.
Au guichet : commander des extraits et documents à notre guichet du lundi au vendredi, de 8h à 11h30 et de 14h à 16h30. Si vous souhaitez venir les retirer à notre guichet, mentionnez-le dans votre commande en indiquant «retrait au guichet». Veuillez noter que l’établissement de copies de plusieurs documents prend un certain temps et que de ce fait, nous ne pourrons pas toujours vous les délivrer de suite.
Par courrier : envoyer un courrier daté et signé reprenant les mêmes rubriques que le formulaire en ligne pour la commande d'extraits ou de copies certifiées.

Coûts et délais

Type	Coût indicatif	Délai
Extrait simple (impression depuis le moteur)	Gratuit	Immédiat
Extrait certifié conforme / copies certifiées	50.- CHF (tarif usuel mentionné)	En principe dans les trois jours ouvrables
Traduction certifiée (apposition du sceau pour A-I-E)	CHF 100.-	Selon disponibilité
Extrait certifié avec Apostille	CHF 50 + CHF 30	Commande avant 11h00 traitée le même jour si complète

Extrait avec apostille et légalisation

Avec surlégalisation (Apostille) : indiquez lors de votre commande le pays pour lequel l'Apostille doit être établie. Votre commande sera alors traitée en collaboration avec la Chancellerie de l'Etat compétent. La légalisation de signature est la formalité par laquelle l’authenticité d’une signature est certifiée. Pour faire légaliser votre signature, vous pouvez vous présenter aux guichets du Registre du commerce muni d’un passeport, d’une carte d’identité ou d’un titre de séjour suisse (permis B, C et L) valables.

Pièces justificatives et formalités fréquentes

Pièces usuelles : procès-verbal ou décision écrite, statuts mis à jour, formulaires cantonaux, pièces d’identité, actes notariés.
Le RC applique strictement l'article 23 ORC et conserve les originaux. Les procès-verbaux étant publics, il semble préférable d’en déposer des extraits (en respectant les art. 702 et 805 al. 5 CO).
Attestation de domicile : déposer une attestation de domicile de la commune concernée (datant de moins de trois mois) uniquement pour les personnes physiques domiciliées hors du canton de Vaud dont l’inscription permet à une entité juridique de remplir ses obligations légales de représentation en Suisse. Pour les représentants domiciliés hors du canton de Vaud, il faut déposer autant d’attestations que nécessaire selon le mode de signature (par ex. une pour signature individuelle, deux pour signature collective à deux).
La vérification de la domiciliation dans le canton de Vaud se fait via l’application SiTi (Système d'Identification des Tiers). Lorsque la domiciliation annoncée au RC ne correspond pas à celle trouvée dans cette base de données, une attestation de domicile est demandée.
Personne qui quitte ses fonctions : toute personne qui quitte ses fonctions peut requérir elle-même la radiation de son inscription au registre du commerce.

Langue des réquisitions et traductions

Les réquisitions doivent être rédigées en français. Lorsque des pièces justificatives sont produites dans une langue autre que le français, le Registre peut exiger une traduction si celle-ci est nécessaire pour l’examen ou pour la consultation par les tiers. Les extraits ne sont disponibles que dans nos deux langues officielles du canton (en allemand et en français) ; les extraits traduits en anglais peuvent être proposés mais ne sont pas certifiés automatiquement.

Consultation des dossiers et accès public

Les différentes pièces justificatives relatives aux inscriptions (actes constitutifs, statuts, procès-verbaux et réquisitions notamment) peuvent être consultées dans les locaux du Registre contre un émolument de CHF 50.-. Les comptes et la correspondance ne sont pas consultables. Les dossiers d’entreprises radiées sont conservés pendant 10 ans après la radiation.

Inscription au registre : qui doit s’inscrire

Inscription obligatoire : Sàrl, SA, société en commandite par actions (SCA), société en commandite simple, coopératives, fondations, institutions de droit public.
Inscription obligatoire sous conditions : entreprise individuelle dès un chiffre d'affaires annuel de CHF 100'000.- ; associations ayant un but commercial.
Inscription facultative : entreprise individuelle ayant un chiffre d'affaires annuel inférieur à CHF 100'000.- ; association sans but lucratif.

Modifications et publications

Les modifications (adresse postale, succursales, associés, faillite, liquidation,...) doivent également être inscrites dans les Registres des commerces. Les inscriptions sont publiées dans la Feuille officielle du commerce (FOSC), publiée par le Secrétariat d'Etat à l'économie (SECO). Une inscription au registre cantonal ne déploie ses effets que dès sa publication dans la FOSC.

Aide et délégation des démarches

Le Registre du commerce n’entre pas dans la mission de fournir des conseils sur le choix de la forme juridique. Nous vous recommandons de consulter les sites mentionnés sous «Liens utiles : Créer sa propre entreprise» et/ou de recourir aux services d’un professionnel. Karpeo, par exemple, propose des prestations d'accompagnement : préparation des statuts, démarches notariales, dépôt du capital et inscription au Registre du commerce, prise en charge des modifications statutaires et transferts de siège, et gestion des échanges avec l’office de Moudon.

Le registre du commerce et des sociétés, c'est quoi ? (définition, aide, lexique, tuto, explication)

Services fréquents pris en charge

Commande et obtention d’extraits simples et certifiés.
Révision et enregistrement de statuts, changement de raison sociale, transfert de siège.
Obtention d’apostilles et légalisation de signatures en coordination avec les autorités compétentes.

Points de vigilance et recommandations

Une mise à jour sans délai de l’inscription au registre du commerce est non seulement dans l’intérêt des tiers, mais aussi et avant tout dans celui de l’entreprise concernée, qui en est responsable.
Le Registre du commerce n'est pas responsable des retards dus au fait que les demandes ne répondent pas aux exigences légales.
Il n'est pas possible de réserver une raison de commerce ou un nom.
Si vous envoyez des originaux en lieu et place des seules copies prévues, l’office en effectuera des copies pour ses dossiers avant de vous les renvoyer, le tout contre émolument.

Si vous avez une question ou besoin d'aide, prenez contact avec le Registre du commerce du canton de Vaud ou avec un prestataire d'accompagnement pour vous assurer que vos documents et réquisitions sont complets et conformes.

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