Extrait Kbis NC : Définition et Utilité pour l'Auto-Entrepreneur

Dans leurs démarches administratives, les entreprises commerciales doivent fournir un extrait K ou Kbis. Ce document est nécessaire dès lors que l’on possède une entreprise, ou une micro-entreprise, commerciale. Il permet de justifier son activité et de prouver son existence légale. Mais qu’en est-il de l’auto-entrepreneur ? Un micro-entrepreneur a-t-il besoin de cet extrait ?

Qu'est-ce que le Kbis ?

Le Kbis, appelé aussi extrait Kbis, est un document officiel qui valide l’existence juridique d’une société et qui donne les informations relatives à sa personnalité morale (capital social, forme juridique, noms des dirigeants, adresse du siège...). Le Kbis est un acte authentique, signé puis délivré par le greffier du tribunal de commerce dont relève la société. Il doit être présenté pour répondre à des appels d’offres ou encore dans le cadre de formalités administratives ou de relations en BtoB.

L’extrait Kbis est la "carte d’identité" d’une entreprise commerciale. Il doit être à jour pour justifier l’existence et l’immatriculation de l’entreprise. C’est un document obligatoire pour les entreprises exerçant une activité commerciale. Il reprend l’ensemble des informations nécessaires aux administrations.

En plus de prouver l’existence juridique de l’entreprise, le Kbis est un document complet qui mentionne les informations essentielles, telles que :

Le greffe dont relève l’entreprise
La date de délivrance du Kbis
Le numéro SIREN et le numéro SIRET
Le code APE et l’objet social détaillé
La raison sociale, le sigle, l’enseigne, l'activité
L’adresse du siège et l’adresse des différents établissements
La date de création de la société
La forme juridique (entreprise individuelle, EURL/SARL, SASU/SAS...)
Le capital social
La durée de vie
Le nom de domaine, le cas échéant (adresse Web de l’entreprise)
Les noms, prénom, date et commune de naissance, nationalité et adresse du ou des dirigeant(s)

L’extrait Kbis mentionne lorsque l’entreprise est sous le coup d’une procédure collective.

L'extrait Kbis est un document délivré par le greffe du tribunal de commerce, une fois votre entreprise déclarée au Registre National des Entreprises (RNE). L'inscription au RNE est obligatoire pour pouvoir exercer une activité commerciale. Le Kbis ne concerne que les sociétés qui exercent une activité commerciale. Le Kbis représente la carte d’identité de votre entreprise. Le Kbis fait état de toutes les modifications qui interviennent en cours de vie sociale. Le Kbis est un document public. Ainsi, tout un chacun peut en demander un exemplaire.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

Extrait K ou Kbis pour l'Auto-Entrepreneur : Qui est concerné ?

Un auto-entrepreneur peut avoir besoin de fournir un extrait K ou Kbis s’il est enregistré au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) et qu’il exerce une activité commerciale. Donc les micro-entreprises, sont concernées par l’extrait K, à partir du moment où elles ont une activité commerciale. Un auto-entrepreneur libéral avec une seconde activité d’achat/vente a également besoin de cet extrait. Mais si vous n’exercez une unique activité libérale, vous n’avez pas besoin de ce document.

En résumé, l’extrait Kbis est un document essentiel pour prouver l’existence légale d’une entreprise commerciale, y compris pour les auto-entrepreneurs exerçant une activité commerciale. Si vous êtes inscrit au registre du commerce (RCS) oui, sinon non. Oui, un auto-entrepreneur peut avoir un Kbis (plus exactement un extrait K), à condition d’exercer une activité d’achat/vente (commerciale). Les autres auto-entrepreneurs ne sont pas enregistrés au Registre du Commerce et des Sociétés et n’ont pas besoin de l’extrait K/Kbis.

Il est important de noter que l’extrait K a une durée de validité de 3 mois. En général, il est demandé un extrait de moins de 3 mois. Sachez que l’extrait K ou Kbis a une durée de validité limitée !

Pour avoir votre extrait K/Kbis auto-entrepreneur, vous devez être inscrit au RCS. Si tel est le cas, vous pouvez vous adresser au Greffe de votre Région et faire une demande d’extrait K/Kbis. Vous recevrez votre extrait papier entre 5 et 30 jours par voie postale. Vous pouvez également faire la demande en ligne, via le site internet Infogreffe.

Lire aussi: Tout savoir sur l'Extrait Kbis

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Attention, une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis). Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

Candidature à un marché public
Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
Douanes, fiscalité

À quoi sert l’extrait Kbis ?

L’extrait K permet de justifier l’existence de votre entreprise, de développer votre réseau professionnel et d’accéder à certains services et aides. L’extrait K/Kbis peut être demandé lors de nombreuses démarches administratives. Ce document est officiel et atteste de l’existence juridique de l’entreprise.

L’extrait Kbis permet de justifier l’existence de l’entreprise, de développer le réseau professionnel et d’accéder à certains services et aides.

Les banquiers demandent souvent un Kbis pour prouver l’existence de l’entreprise.

Pour obtenir un extrait Kbis, l’auto-entrepreneur doit être enregistré au RCS et exercer une activité commerciale.

L’extrait Kbis, en version originale, est le document justifiant de l'existence légale d'une entreprise. la réalisation de son inscription est obligatoire au registre du commerce et des sociétés auprès du greffe.

Le Kbis est généralement sollicité dans le cadre :

D’une candidature à un appel d’offres public
D’une ouverture de compte bancaire
Souscrire une assurance professionnelle
D’achat de marchandises ou de matériel auprès de distributeurs (relations en BtoB)
De démarches administratives variées...

Ainsi, le dirigeant devra régulièrement re-commander un extrait Kbis en ligne auprès du greffe du tribunal de commerce, car ce document officiel n'a qu'une durée valable pendant trois mois pour les demandeurs.

Comment obtenir un extrait K/Kbis auto-entrepreneur ?

Les démarches à faire pour obtenir l’extrait K/Kbis auto entrepreneur peuvent être réalisées en ligne ou sur place. Si vous créez votre micro-entreprise, vous pouvez vous enregistrer au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) et faire votre première demande d’extrait Kbis en même temps. Tous ces documents doivent être transmis au registre concerné, c’est-à-dire au greffe du Tribunal de Commerce de votre lieu d’immatriculation.

Dans le cas où votre auto-entreprise est déjà créée et immatriculée, vous devez faire une demande d’extrait K/Kbis auto-entrepreneur auprès du Greffe du Tribunal de Commerce concerné ou en ligne sur le site Infogreffe.

Étapes à suivre :

Identification de votre Greffe du Tribunal de Commerce : Vous devez contacter le Greffe du Tribunal de Commerce où votre auto-entreprise est immatriculée.
Formulaire de demande d’extrait K/Kbis : Vous devrez remplir un formulaire de demande d’extrait K/Kbis.
Modalités de paiement : Généralement, des frais sont associés à la demande d’extrait K/Kbis.
Envoi de la demande : Une fois que vous avez rempli le formulaire et payé les frais éventuels, vous pouvez envoyer votre demande au Greffe du Tribunal de Commerce concerné.
Réception de l’extrait K/Kbis : Une fois que votre demande est traitée, vous recevrez votre extrait K/Kbis par courrier postal ou sous format électronique, selon vos préférences.

Si vous êtes immatriculé en Alsace-Lorraine ou en Outre-Mer, la demande d’extrait K en ligne n’est pas disponible.

Si vous êtes agent commercial, votre immatriculation se fait au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC) et non au RCS.

Si vous exercez une activité artisanale, vous pouvez obtenir un extrait D1 en plus de votre Kbis.

L'extrait K ou le Kbis est délivré à l'entreprise au moment de l'immatriculation au RCS. Mais puisqu'il est régulièrement actualisé, une version actualisée peut être obtenue à tout moment ; il suffit de se rendre sur le site monidenum afin d'en faire la demande. Pour ce faire, il faudra télécharger une pièce d'identité et attendre que le site vérifie l'enregistrement de l'entreprise au RCS. Une fois la demande validée, l'extrait K est disponible pour l'auto-entrepreneur. Dans le cas d'une entreprise morale, la démarche est la même, sauf que dans ce cas, elle doit être introduite par le représentant légal de l'entreprise.

Il est aussi possible d'obtenir les extrait K et Kbis directement auprès du Greffe du tribunal du commerce auquel l'entreprise est rattachée. Cette démarche est payante, peu importe qu'il s'agisse du représentant légal de la société, de l'auto-entrepreneur lui-même ou d'un tiers. La demande peut se faire en ligne sur le site du Greffe du tribunal du commerce ou sur le site Infogreffe qui rassemble les ressources de tous les tribunaux de commerce en un seul endroit.

Pour obtenir un extrait Kbis, il est nécessaire d'immatriculer sa société auprès du greffe du tribunal de commerce correspondant à sa domiciliation. Cependant, depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont introduit un portail sécurisé 100% en ligne appelé MonIdenum pour faciliter les démarches des entrepreneurs auprès du tribunal de commerce et soutenir leur activité économique.

Combien coûte un extrait Kbis ?

Un extrait Kbis est envoyé d’office au dirigeant suite à l’immatriculation de sa société. Ce premier extrait est gratuit dans le sens où l’envoi n’est pas facturé, mais le dirigeant aura tout de même versé, en amont, des frais d’immatriculation auprès du Centre de Formalité des Entreprises (CFE). Or, les frais d’immatriculation comprennent les honoraires pour le greffe du tribunal de commerce.

Les envois d’extraits Kbis suivants ne sont pas gratuits. Ils sont facturés au dirigeant :

2,69€ pour une demande de Kbis directement au greffe
4,18€ pour un envoi du Kbis par courrier
3,37€ pour un envoi électronique (dont 2,69 € + 0,68 € de diligences de transmission)

(Tarifs susceptibles d’évoluer)

Pour disposer d’un Kbis à jour en permanence, le dirigeant peut prévoir un envoi périodique et automatique via le site du greffe du tribunal de commerce.

En 2022, il est possible d’obtenir un Kbis de moins de trois mois gratuitement, et ce, depuis 2019. Il existe une condition : être le représentant légal de l’entreprise concernée. Il faut donc que vous soyez inscrit au RCS après du greffe du tribunal de commerce dont dépend votre entreprise. Si vous n’êtes pas mandataire de l’entreprise, vous pouvez télécharger un Kbis gratuitement et en illimité en vous servant de www.pappers.fr.

Quelle est la durée de validité du Kbis ?

Bien que le Kbis ne mentionne aucune durée de validité, les organismes officiels sollicitent généralement un extrait daté de moins de 3 mois que sa version soit une version papier ou numérique. La date de validité reconnue par les demandeurs de ce document, démarre à la date de l'émission de son extrait.

Il n’y a pas de durée de validité pour un Kbis. Cependant, dans la majorité des cas, il est exigé de fournir un exemplaire de moins de 3 mois.

Comment actualiser un Kbis ?

Voici les étapes cruciales pour effectuer une modification du Kbis en tant qu’auto-entrepreneur en France. Lorsque des changements interviennent au sein de votre entreprise, tels que des modifications de statuts juridiques, de siège social ou de dirigeants, il est essentiel de suivre les démarches légales requises.

Pour commencer, adressez-vous à un journal d’annonces légales habilité dans votre département pour publier une annonce légale informant le public des modifications apportées. Une fois l’annonce diffusée, assurez-vous de recevoir une attestation de publication, document indispensable à joindre à votre demande de modification du Kbis.

Gardez à l’esprit que dans le cas d’un transfert de siège social dans un autre département, la publication de deux annonces légales est nécessaire : une dans le département de destination et une dans le département d’origine.

Si vous êtes le dirigeant d’une société commerciale et qu’il faut apporter des modifications sur le Kbis de votre entreprise, vous devez alors vous adresser au greffe du Tribunal de commerce ou au CFE qui est le centre de formalité des entreprises. Le greffe du Tribunal de commerce ou le centre de formalité des entreprises doivent être situés dans la juridiction de l’adresse du siège de votre société.

Conséquences du non-respect de l'immatriculation au RCS

L’obligation d’immatriculation au RCS pour les auto-entrepreneurs est cruciale, car son non-respect peut entraîner diverses sanctions. Tout d’abord, le défaut d’immatriculation peut entraîner le versement d’astreintes, correspondant à des indemnités journalières de retard, jusqu’à ce que l’immatriculation soit effectuée. De plus, l’administration a le pouvoir de contraindre l’auto-entrepreneur à s’immatriculer.

Dans les cas les plus graves, une absence volontaire d’immatriculation peut conduire à des sanctions pénales sévères, notamment une peine d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à 3 ans et une amende pouvant atteindre 45 000 € pour travail dissimulé.

Attention aux faux Kbis

Attention aux faux Kbis. Des sociétés se font voler leur identité par des personnes qui déposent de faux documents auprès du greffe du tribunal. Elles obtiennent ainsi de « vrais faux Kbis » pour obtenir, en général un crédit. Cette méthode est de plus en plus fréquente et les prêts obtenus avec un faux Kbis ne sont jamais remboursés.

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