Extrait KBIS et VDI : Conditions et Alternatives
Le Vendeur à Domicile Indépendant (VDI) démarche en porte-à-porte ou lors de réunions, des particuliers, pour leur vendre des services ou des produits, pour le compte d'une entreprise. Ne sont donc pas des VDI, les démarcheurs téléphoniques et les propriétaires d'une boutique en ligne pratiquant le dropshipping. Dans certains cas, les VDI peuvent se voir réclamer leur extrait KBIS. Comment répondre au mieux à une telle demande ?
L'extrait Kbis ou extrait d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés n'a pas de durée de validité. Cela s'explique par le fait que la situation d'une entreprise peut être modifiée à tout moment. Concrètement, l'extrait Kbis est la photographie de l'entreprise à un instant T. Dans ce sens, toute modification d'informations concernant celle-ci doit faire l'objet d'une mise à jour du document officiel.
Chaque chef d'entreprise est donc tenu de déclarer toute éventuelle modification d'informations concernant sa société auprès du Registre du Commerce et des Sociétés. Ces dernières seront, par la suite, vérifiées et contrôlées par le greffier du Tribunal de commerce avant d'être envoyées au RCS qui va à son tour mettre à jour les extraits. Suite à cela, les versions d'extraits Kbis précédentes ne seront plus valables.
Face à ce genre de situation, les chefs d'entreprise sont tenus de présenter un extrait Kbis datant d'au moins 3 mois pour être en règle. Cela a pour but de réduire au mieux les risques de récupérer des extraits Kbis contenant des informations inexactes et/ou non à jour. Néanmoins, les anciens extraits Kbis ne sont pas à jeter pour autant. Représentant la vie de votre société à un instant T, ces documents pourront toujours vous servir à l'avenir. Il convient donc de les conserver précieusement.
La durée de validité d'un extrait Kbis n'est pas la même sur tout le territoire français. En Alsace et en Moselle, le document officiel n'est valable que pendant une durée de 3 mois maximum après son émission. Celui-ci est uniquement obtenu auprès du greffe du tribunal d'instance du siège social de l'entreprise. La demande d'extrait Kbis pour les entreprises situées en Alsace et en Moselle ne peut pas se faire en ligne et le paiement en carte bleue est refusé. Il faudra donc se rendre au greffe de tribunal d'instance et faire l'appoint pour payer l'extrait Kbis.
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Même si l'extrait Kbis n'a pas de durée de validité (à l'exception de ceux obtenus en Moselle et en Alsace), nombreux sont les fournisseurs et les organismes qui exigent un document de moins de 3 mois. Il est donc important de toujours avoir un extrait Kbis récent à portée de main pour veiller au bon déroulement des différentes démarches que vous prévoyez de faire. Dans ce sens, il est intéressant de souscrire à un envoi périodique du document sur le site d'infogreffe.fr. C'est à vous de choisir la périodicité et la durée de votre abonnement.
Vous obtiendrez votre extrait Kbis entre 3 à 7 jours ouvrables après la création de votre entreprise et votre immatriculation au RCS. Si vous avez besoin du document dans l'immédiat, vous pouvez faire une demande d'extrait Kbis provisoire. Celui-ci vous sera délivré dans un délai de 48 h. Pour obtenir un extrait Kbis provisoire, votre entreprise doit impérativement avoir un numéro Siren valide et avoir réglé tous les détails relatifs à l'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés.
Pour rappel, l'extrait Kbis est un document officiel qui atteste votre immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés auprès du CFE qui est géré par la Chambre de Commerce et d'Industrie. Toute entreprise et auto-entreprise commerciale doit donc effectuer cette démarche pour recevoir l'acte. Les artisans, par contre, devront s'immatriculer au RM de la CMA afin d'obtenir un extrait D, l'équivalent du Kbis. Enfin, les artisans exerçant en partie une activité commerciale sont tenus d'effectuer les deux démarches en vue d'obtenir un extrait Kbis. Une fois le dossier complet déposé, la demande d'extrait Kbis peut être effectuée au Greffe du Tribunal de Commerce dont dépend l'entreprise ou en ligne sur le site officiel d'Infogreffe.
Avoir un extrait Kbis récent est indispensable pour le bon développement de votre entreprise. En effet, une version de cet acte officiel datant d'au moins 3 mois est exigée dans différentes procédures administratives, commerciales et juridiques même si le document n'a pas de durée de validité.
1 - Le statut du VDI : la possibilité d'avoir un extrait KBIS ou non
Plusieurs statuts sont possibles pour le vendeur à domicile indépendant :
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- le statut de travailleur indépendant inscrit au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Registre Spéciaux des Agents Commerciaux (RSAC). Le VDI est alors affilié au régime des travailleurs-non salariés et dispose d'un KBIS,
- le statut de travailleur indépendant non inscrit au RCS ou au RSAC. Le VDI est alors assimilé à un salarié pour le régime de la sécurité sociale,
- le statut de salarié d'une entreprise. Le VDI est alors lié à celle-ci par un contrat de travail.
L’inscription obligatoire au RCS/RSAC n'est obligatoire que, si les deux conditions cumulatives suivantes sont réunies :
- le VDI a exercé pendant 3 années civiles consécutives, même par intermittence,
- chaque année, sa rémunération brute annuelle a été supérieure à 50 % du plafond annuel de la Sécurité sociale, un plafond fixé à 41136 € en 2020.
L'inscription se fait alors au 1er janvier de la 4ème année.
L'inscription au RSAC concerne les VDI ayant le statut de mandataire (article L134-1 du code de commerce). Ne peuvent bénéficier du statut de mandataire, les vendeurs exerçant dans des secteurs réglementés, comme les assurances, les placements financiers, les voyages etc. L'inscription des VDI au RCS concerne, quant à elle, les professionnels effectuant de l'achat revente.
2 - L'extrait KBIS pour les VDI inscrits au RCS
L'extrait KBIS porte le nom d'extrait K pour les entreprises individuelles (VDI en micro-entreprise, par exemple). Il n'est délivré que pour les sociétés commerciales inscrites au registre du commerce et des sociétés tenu par les tribunaux de commerce. L'inscription se fait en ligne sur le site infogreffe, via le Centre de Formalité des Entreprises ou encore par courrier adressé au greffe du tribunal.
Comment obtenir un extrait Kbis ? (définition, aide, lexique, tuto, explication)
Dans les jours suivants l'inscription et si le dossier est complet, un extrait KBIS est adressé au VDI. Mais, les mentions sur le KBIS sont susceptibles d'évoluer. Aussi, il est d'usage de fournir un extrait KBIS daté de moins de 3 mois. Pour obtenir un nouvel extrait KBIS gratuitement, le VDI peut en demander une version numérique sur le site monidenum. Sur ce site, seul le chef d'entreprise a accès au document, concernant sa société. En revanche, les tiers peuvent obtenir un extrait KBIS sur le site infogreffe ou auprès du tribunal de commerce. Le KBIS VDI est alors payant.
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Enfin, il faut noter qu'une particularité existe en Guadeloupe, Martinique, Guyane, Moselle et Alsace. En effet, dans ces départements, l'extrait KBIS d'une société commerciale est délivré uniquement par la chambre commerciale du tribunal judiciaire, la juridiction venue remplacer le tribunal d'instance et le tribunal de grande instance.
3 - L'utilité du KBIS VDI Vendeur à Domicile Indépendant
L'extrait K du vendeur à domicile indépendant est demandé par de nombreux organismes : banque pour l'ouverture d'un compte dédié à son activité, assureur professionnel, fournisseurs, administrations, pôle emploi en cas de cumul VDI - allocations chômage...
En effet, l'extrait K est le seul document authentique pouvant prouver l'existence légale du vendeur micro-entrepreneur.
Par ailleurs, cet extrait contient des informations essentielles sur le VDI commerçant indépendant :
- son numéro SIREN à 9 chiffres aussi nommé numéro d'identification. Il est attribué, pour toute la durée de vie de l'entreprise. Ce numéro va apparaitre sur tous les documents établis par le VDI, comme une facture ou un devis,
- son numéro SIRET composé du numéro SIREN + 5 chiffres. Ces 5 derniers chiffres composent le numéro NIC (Numéro Interne au Classement), un numéro changeant lors de chaque déménagement du VDI,
- la raison sociale. Pour le VDI micro-entrepreneur, il s'agit obligatoirement du prénom et du nom de l'entrepreneur. Mais, celui-ci a la possibilité d'ajouter un nom commercial sur ses documents,
- le siège social de l'entreprise,
- l'identité du dirigeant,
- les éventuelles procédures en cours, comme un redressement judiciaire ou une procédure de sauvegarde,
- l'éventuelle date de cessation d'activité,
- le nom du site internet de l'entreprise individuelle, etc.
En cas de modification d'une information présente sur le KBIS, le VDI a 1 mois pour prévenir le greffe du tribunal de commerce, qui va mettre ce document à jour.
4 - Que faire en cas d'absence de KBIS VDI Vendeur à Domicile Indépendant
Les VDI non-inscrits au RCS peuvent produire des documents équivalents au KBIS. Ainsi, le VDI mandataire indépendant reçoit un extrait d'inscription au registre spécial des agents commerciaux. Ce registre est tenu par le greffe du tribunal de commerce. Pour s'y inscrire, il faut au préalable avoir déjà reçu un mandat.
Le VDI indépendant non inscrit au RCS ou au RSAC peut, quant à lui, présenter un avis de situation au répertoire sirene à télécharger depuis le site de l'INSEE. Cet avis est disponible à la suite de l'inscription du vendeur indépendant à l'URSSAF.
Enfin, le VDI salarié peut présenter son contrat de travail et ses fiches de paye, pour obtenir un crédit, louer un appartement etc.
Le démarchage à domicile suppose la présence physique simultanée du vendeur et du client, contrairement à la vente à distance (e-commerce, par exemple). Le vendeur à domicile joue le rôle d'intermédiaire entre le client-consommateur et l'entreprise de vente directe dont il distribue les produits (exemples : prêt-à-porter, bijoux, cosmétiques, électro-ménager, fenêtres, isolation, panneaux solaires, électricité, gaz).
Le vendeur à domicile indépendant (VDI) exerce de manière autonome, sans lien de subordination: titleContent avec l'entreprise qui fait appel à ses services. Le droit du travail ne lui est pas applicable. Il ne doit pas être confondu avec le vendeur à domicile salarié qui dispose d'un contrat de travail et bénéficie du statut de VRP: titleContent.
Le démarchage à domicile est une pratique commerciale strictement encadrée par la loi. Ainsi, le démarchage à domicile exclut les cas suivants :
- Vente par téléphone ou par internet (régime spécifique de la vente à distance)
- Vente sur les marchés, salons, foires, ou tous lieux destinés habituellement au commerce
- Vente de certains produits : services de santé, denrées alimentaires, jeux d'argent ou de produits financiers (banques, épargnes, assurances).
Le vendeur à domicile indépendant (VDI) doit conclure un contrat avec une entreprise de vente directe qui lui confie la vente de ses produits ou services. Il existe 2 types de contrats différents :
- Contrat VDI mandataire
- Contrat VDI acheteur-revendeur
Les sources de revenus du vendeur à domicile diffèrent en fonction de la nature du contrat.
VDI mandataire
Dans le cadre d'un contrat VDI mandataire, l'entreprise est le mandant et le vendeur à domicile est le mandataire. Autrement dit, l'entreprise accorde au vendeur le droit de prendre des commandes au nom et pour le compte de l'entreprise.
Ici, l'entreprise reste propriétaire de ses stocks. Le vendeur à domicile lui passe des commandes au fur et à mesure de la demande de ses clients. Le vendeur n'a donc pas besoin d'acheter de la marchandise (aucun investissement de sa part pour du stock). Il commercialise les produits ou services de l'entreprise au prix « catalogue » de celle-ci.
Le plus souvent, la gestion du stock, les livraisons et les encaissements sont pris en charge par l'entreprise de vente directe.
La rémunération du VDI mandataire prend la forme de commissions versées par l'entreprise en fonction du chiffre d'affaires qu'il réalise.
VDI acheteur-revendeur
Dans le cadre d'un contrat VDI acheteur-revendeur, le vendeur à domicile dispose d’un « agrément de distribution ». Il achète du stock à l'entreprise pour le revendre à ses clients en utilisant ses propres bons de commandes. Il fixe lui-même le prix de revente, dans la limite du prix maximum conseillé.
Ici, le VDI prend un risque en achetant des produits qu'il n'est pas certain de pouvoir revendre. Il peut être amené à gérer un stock, les livraisons et les encaissements.
La rémunération du VDI acheteur-revendeur prend la forme de marges correspondant à la différence entre le prix d'achat des produits auprès de l'entreprise et le prix de revente au client.
Le vendeur à domicile indépendant (VDI) utilise le nom, le logo ou la marque commerciale de l’entreprise qui lui confie la vente de ses produits ou services. Pour autant, le vendeur à domicile indépendant exerce de manière indépendante.
Il n'est pas titulaire d'un contrat de travail au titre de cette activité et exerce sans lien de subordination: titleContent avec l'entreprise. En revanche, il dispose d'un contrat écrit précisant notamment sa qualité de travailleur indépendant, la nature de ces prestations, les conditions d’exercice et les modalités de rémunération.
Il gère librement l'organisation de son travail et détermine seul son niveau d'activité et ses objectifs financiers sans que l'entreprise ne puisse lui donner de directives.
Le vendeur à domicile indépendant (VDI) doit déclarer son activité sur le site internet du guichet des formalités des entreprises, dans un délai de 15 jours après le démarrage de son activité.
Le vendeur à domicile indépendant doit s’immatriculer au RCS: titleContent ou au RSAC: titleContent, s’il remplit les 2 conditions suivantes :
- Il a exercé pendant 3 années civiles consécutives, même par intermittence
- Il a tiré, pour chacune de ces années, une rémunération brute annuelle supérieure à 23 550 €
Lorsque ces conditions sont remplies, l'inscription à l'un des registres est obligatoire. Elle doit intervenir à partir du 1er janvier qui suit les 3 années civiles.
Le choix du registre est orienté par la nature du contrat conclu avec l'entreprise de vente directe (mandataire ou acheteur/revendeur).
VDI mandataire
Le vendeur à domicile doit s'inscrire au RSAC: titleContent. Il obtient le statut d'agent commercial.
VDI acheteur-revendeur
Le vendeur à domicile doit s'inscrire au RCS: titleContent. Il obtient le statut de commerçant.
À compter de son inscription au RCS ou RSAC, le vendeur à domicile indépendant n'est plus assimilé à un salarié au regard de la sécurité sociale. Dès lors, il relève du régime général des travailleurs non-salariés (TNS).
D'un point de vue fiscal, le vendeur à domicile indépendant (VDI) est imposé comme un travailleur indépendant. Il est donc soumis à l'impôt sur le revenu (IR). Le mode d'imposition varie selon le type de vendeur (mandataire ou acheteur-revendeur).
VDI mandataire
Le revenu du VDI mandataire est constitué des commissions versées par l'entreprise en fonction du chiffre d'affaires réalisé. Il déclare ses revenus en bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéficie d'un abattement: titleContent de 34 % pour frais professionnels.
VDI acheteur-revendeur
Le revenu du VDI acheteur-revendeur est constitué des marges tirées de la revente des produits ou services de l'entreprise. Il déclare ses revenus en bénéfices industriels et commerciaux (BIC) et bénéficie d'un abattement: titleContent de 71 % pour frais professionnels.
Le vendeur à domicile indépendant peut bénéficier de la franchise en base de TVA et être exonéré de TVA. Pour ce faire, il doit respecter un certain seuil de chiffre d'affaires.
Le vendeur à domicile n'est pas redevable de la TVA si son chiffre d’affaires de l'année précédente (N-1) est inférieur au montant suivant :
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