La signature électronique obligatoire sur le Guichet Unique de l'INPI
Dans un monde de plus en plus digitalisé, la signature électronique est devenue un outil indispensable pour les formalités administratives. C'est particulièrement le cas pour l'Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), où elle joue un rôle crucial pour les démarches d'entreprise. Cet article a pour but de vous éclairer sur l'importance et l'utilisation de la signature électronique auprès de l'INPI.
Depuis le 1er janvier 2023, les CFE et Infogreffe ont cessé de fonctionner au profit du Guichet unique de l’INPI. Ce guichet est un portail internet sécurisé auprès duquel toutes les entreprises (ou leurs mandataires) doivent déclarer les créations, modifications ou cessations d’activité. En effet, dans le but de simplifier les démarches administratives, l’État français a décidé de la mise en place d’un unique canal pour effectuer les formalités d’entreprises. Il permet de déclarer les formalités de création, de modification ou de cessation d’activité.
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Qu'est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est un système permettant d'apposer sa signature sur des documents numériques en ligne. Selon le règlement eIDAS, elle se décline en trois niveaux : simple, avancée et qualifiée. Elle sert à garantir l'intégrité et l'authenticité d'un document électronique grâce à des certificats associés. Dans le cas de l’INPI, c’est la signature électronique reposant sur un certificat qualifié qui va nous intéresser pour la création, cession ou modification d’une entreprise.
La signature électronique INPI est un mode de signature numérique, réalisé en ligne. Ainsi, pour une création d’autoentreprise, il suffit au déclarant de cocher une case de signature et de déclaration sur l’honneur.
La cryptographie utilisée rend les signatures électroniques extrêmement difficiles à falsifier, assurant l'intégrité des documents INPI.
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Les trois niveaux de signature électronique
Législations et régulations encadrant la signature électronique
En France, comme dans de nombreux pays européens, la signature électronique est encadrée par des textes de loi et des règlements précis. Le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) est la pierre angulaire de la réglementation de la signature électronique au sein de l'Union Européenne. Au niveau national, le Référentiel Général de Sécurité (RGS) apporte également son lot de normes pour encadrer l'utilisation de la signature électronique.
Ces textes visent à assurer la confiance dans les transactions électroniques, tant pour les entreprises que pour les organismes officiels comme l'INPI et Infogreffe.
Évolutions du règlement eIDAS 2025
Le règlement eIDAS 2.0 apporte des innovations significatives :
- Portefeuille d'identité numérique: Permettra aux citoyens de stocker divers documents et de les utiliser pour des services en ligne et hors ligne à travers l'UE.
- Archivage électronique qualifié: Les documents conservés bénéficieront d'une présomption d'intégrité et de validité juridique dans toute l'UE.
- Interopérabilité et standardisation: Renforcement des standards de sécurité pour une utilisation harmonisée des services de confiance.
Pour les entreprises, ces évolutions permettent une simplification des démarches administratives et une réduction des risques de fraude!
Le Guichet Unique de l'INPI
L’INPI (Institut National de la Propriété Industrielle) a été mentionné dans la loi PACTE, publiée le 22 mai 2019, pour gérer ce Guichet unique (art.1 de la loi). Il a également pour mission la tenue du Registre Nationale des Entreprises (RNE) (art.2 de la loi).
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Mis en place par le gouvernement, le guichet unique remplace officiellement les centres de formalités des entreprises depuis le début de l’année 2023. Les formalités étant 100 % dématérialisées, les informations requises seront alors saisies en ligne.
Le Guichet Unique remplace désormais les six Centres de Formalités des Entreprises (CFE), les quatre sites internet et les sept registres, dont notamment le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et le Répertoire des Métiers (RM).
Le Guichet unique est ouvert pour accomplir toutes les formalités des entreprises sous toutes formes juridiques, quelle que soit leur activité sur le territoire français.
Rôle du Guichet Unique
Le Guichet Unique est une plateforme centralisée qui simplifie les démarches administratives pour les entreprises en regroupant l’ensemble des formalités nécessaires en un seul point d’accès.
Son rôle est de faciliter la création, la modification, et la gestion des entreprises en permettant aux utilisateurs de soumettre leurs documents et leurs déclarations de manière plus efficace et sécurisée.
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En intégrant des services comme la signature électronique avec Yousign, le Guichet Unique assure un traitement rapide et conforme des formalités, tout en réduisant la complexité et les délais administratifs.
Avantages du Guichet Unique
Les avantages du Guichet unique sont nombreux :
- Le Guichet unique permet d’accéder facilement et au même endroit à toutes les formalités de création, modification et cessation d’activité, et ce, quels que soient la forme juridique et le secteur d’activité de l’entreprise.
- Le Guichet unique permet de créer des tableaux de bord afin de suivre et administrer toutes les formalités.
- Le Guichet unique permet de compléter rapidement et simplement le dossier suite à des demandes d’informations ou de pièces complémentaires effectuées par les différentes administrations (INSEE, greffe, CCI, CMA, URSAAF…)
- Le Guichet unique permet d’avoir une visibilité sur l’état d’avancement du traitement des demandes.
Comment obtenir et utiliser une signature électronique avec l'INPI ?
Pour utiliser la signature électronique avec l'INPI, il faudra faire appel à un prestataire de signature électronique possédant un certificat qualifié. Une fois trouvé, signer électroniquement des formalités de modification, de cessation et de dépôt des comptes annuels devient simple et rapide. Cela contribue à une gestion efficace et sécurisée des dossiers d'entreprise.
Étapes pour la signature électronique des formalités
Voici les étapes à suivre pour procéder à la signature électronique des formalités de modification et de cessation d’activité sur le Guichet unique :
- Téléchargez la synthèse de votre formalité au format PDF non modifiable.
- Ouvrez votre outil de signature électronique (exemple : Adobe Reader, logiciel gratuit).
- Apposez votre signature électronique à l’aide de votre certificat électronique qualifié.
- Téléversez votre document PDF signé électroniquement dans votre espace Guichet unique.
La signature électronique par certificat électronique qualifié
Pour signer les formalités du Guichet Unique, l'INPI exige l'utilisation d’un certificat électronique qualifié. Chez Yousign, nous fournissons des solutions conformes à ces exigences.
| Authenticité des documents | Garantit l'authenticité et l'intégrité des documents soumis |
|---|---|
| Démarches sécurisées | Offre une sécurité maximale pour les démarches administratives |
| Reconnues légalement | Assure des transactions conformes et légalement reconnues |
Niveaux de signature électronique demandés pour les documents de l'INPI avec le Guichet Unique
L'INPI distingue différents niveaux de signature électronique en fonction des formalités :
- Signature Électronique Simple: Utilisée pour les documents ne nécessitant pas de niveau de sécurité élevé. Convient pour les formalités de base ou les documents internes sans implications légales importantes.
- Signature Électronique Qualifiée: Obligatoire pour les formalités comme les actes de constitution, de modification ou de cessation d'activité d'une entreprise. Repose sur un certificat électronique qualifié et assure une vérification rigoureuse de l’identité du signataire.
FranceConnect et l'INPI : Simplification des démarches et sécurité renforcée avec la signature électronique
FranceConnect est un dispositif mis en place par l'État français pour simplifier l'accès aux services publics en ligne. Il permet aux citoyens de se connecter à divers services en utilisant des identifiants qu'ils possèdent déjà, tels que ceux de l'assurance maladie (Ameli), des impôts (impots.gouv.fr) ou de La Poste.
FranceConnect facilite les démarches administratives en ligne, y compris celles liées à l'INPI (Institut National de la Propriété Industrielle). Grâce à FranceConnect, les utilisateurs peuvent se connecter de manière sécurisée à leurs comptes sur le site de l'INPI. Cette intégration permet de simplifier des procédures comme le dépôt de marques, de brevets, et d'autres droits de propriété intellectuelle.
Différences entre FranceConnect et FranceConnect+
| FranceConnect | FranceConnect+ | |
|---|---|---|
| Authentification | Permet une authentification standard adaptée aux démarches administratives courantes. | Offre une authentification renforcée pour des transactions nécessitant une sécurité accrue. |
| Identifiants | Utilise des identifiants existants comme ceux d'Ameli ou des impôts. | Nécessite des méthodes d'authentification supplémentaires, assurant une haute sécurité. |
| Utilisation | Adapté pour des services publics de base sans nécessiter de sécurité renforcée. | Utilisé pour des démarches critiques comme la signature électronique qualifiée, équivalente à une signature manuscrite en termes de validité juridique. |
En utilisant FranceConnect et FranceConnect+, les utilisateurs bénéficient d'un accès simplifié et sécurisé aux services de l'INPI. La signature électronique, qu'elle soit simple ou qualifiée, garantit que les documents sont juridiquement valides et protégés contre toute altération.
Pourquoi utiliser la signature électronique pour l'INPI ?
La signature électronique Yousign est reconnue en France et en Europe. Vos documents sont protégés selon des normes strictes de sécurité.
- Conformité légale: Yousign est conforme aux normes européennes eIDAS, offrant une reconnaissance légale équivalente à celle des signatures manuscrites pour toutes vos déclarations à l'INPI.
- Gain de temps: Permet de signer et d'envoyer des documents en quelques clics, processus de validation accélérés, permettant de finaliser vos démarches en un temps record.
- Sécurité renforcée: Nos signatures électroniques Yousign utilisent des technologies de cryptographie avancées, garantissant l'authenticité et l'intégrité de vos documents.
- Efficacité et productivité: En digitalisant vos processus de signature, vous optimisez la gestion de vos documents et réduisez les tâches administratives fastidieuses.
Comment se passe la signature d’une formalité sur le guichet unique de l’INPI ?
Il convient d’abord de savoir que la signature électronique sur l’INPI permet à chaque déclarant de s’authentifier et de garantir son identité. Pour ce faire, il faut télécharger la synthèse non modifiable de la formalité sur le guichet unique et la signer en utilisant le logiciel de son choix. Après, il ne restera plus qu’à téléverser le document signé sur la plateforme numérique.
Comment les comptes annuels sont-ils signés sur le guichet électronique ?
Contrairement à la déclaration d’activité qui n’exige qu’une signature électronique simple, les dépôts de comptes annuels requièrent également un certificat fourni par un organisme de certification qualifié.
En conclusion, l'adoption de la signature électronique pour les formalités auprès de l'INPI représente une avancée significative en termes de simplification, de sécurité et de traçabilité. Bien que des défis puissent subsister, les avantages qu'elle procure sont indéniables, contribuant ainsi à une gestion plus efficace des démarches administratives pour les entreprises.
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