L'extrait KBIS et la Micro-Entreprise Libérale : Conditions et Alternatives
Vous recevez régulièrement des demandes d’extrait KBIS de la part de votre banque, de vos fournisseurs, de l’administration, ou de Pôle emploi si vous cumulez création d’entreprise et allocations chômage. Le Kbis s’avère être, en quelque sorte, la carte d’identité juridique d’une société.
Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄
Kbis et auto-entrepreneur libéral sont deux termes souvent associés par les porteurs de projet. En toute logique, les travailleurs indépendants exerçant une profession libérale peuvent l’obtenir. Depuis maintenant quelques années, le Kbis est obligatoire dans certains cas pour devenir auto-entrepreneur libéral. Les démarches à accomplir permettront d’obtenir un numéro SIREN. Dans la majorité des cas, celui-ci constitue déjà une preuve que le principal concerné a bien accompli les formalités obligatoires pour débuter ses activités.
Qui est concerné par l'extrait KBIS?
Les travailleurs indépendants personnes physiques qui exercent une activité commerciale et les sociétés inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) tenu par les greffes des tribunaux de commerce sont les seuls concernés par un extrait KBIS.
Les personnes physiques exerçant en profession libérale ont la faculté de placer en commun leurs ressources (moyens) et dans cet objectif, établir un contrat à frais communs, un contrat d’association, voire créer une Société Civile de Moyens (SCM). Les libéraux de même activité, peuvent également décider de travailler ensemble, en regroupant leurs moyens et exercices, par la conclusion d’une convention d’exercice conjoint (CEC), soit dans le cadre d’une Société Civile Professionnelle (SCP), ou d’une Société Créée de Fait (SDF), voire d’une société en Participation (SEP). Ces sociétés civiles qui doivent s’immatriculer via le greffe du tribunal de commerce, ou pour certaines, au caractère très spécifique, être déclarées aux impôts pour être légalement constituées, bénéficient de leur propre KBIS ou de leur attestation au répertoire SIRENE.
Les personnes physiques professions libérales ont également, par ailleurs, la possibilité de constituer une société de type commercial. Le KBIS original ou l »extrait KBIS de la société civile ou de la société commerciale exerçant une activité libérale est adressé par les services postaux, postérieurement à l’immatriculation et est également transmis par voie dématérialisée. Cette inscription se fait, en ligne, ou via le dépôt d’un formulaire et d’annexes, auprès du greffe du tribunal de commerce ou via le CFE (Centre de Formalité des Entreprises) de la CCI (Chambre de Commerce et d’Industrie), démarches effectuées directement par le professionnel ou par le biais d’un mandataire, tel un expert-comptable ou un avocat.
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Validité et Utilité du KBIS
La problématique de KBIS original est qu’il devient caduc, au bout de 3 mois, sa durée effective de validité vis-à-vis des tiers. Ce délai s’explique par le fait que les informations mentionnées sont susceptibles d’évolution. La société peut effectivement connaitre des ajustements dans sa gouvernance, avec la nomination d’un nouveau gérant, ou un simple changement d’adresse, du fait d’une délocalisation ou d’un déménagement vers un nouveau siège. Le KBIS d’une société est donc un document officiel, nécessitant une demande récurrente formulée par son représentant légal, directement au greffe du tribunal de commerce (au tribunal judiciaire dans les départements concernés) ou en se connectant au site Infogreffe.
Il est à noter qu’il existe des intermédiaires qui proposent un service payant, afin d’obtenir un extrait KBIS de la société libérale en version papier et/ou en version numérique. Sur ce point, hormis pour le représentant légal, qui peut obtenir son KBIS gratuitement, tout tiers sera soumis à une tarification. Le KBIS d’une société civile ou commerciale dont l’activité est libérale, s’avère être une véritable carte d’identité.
Profession libérale indépendante et documents équivalents au KBIS
Le professionnel libéral indépendant, entrepreneur individuel ou micro-entrepreneur, ne s’inscrit pas au registre du commerce et des sociétés. Il ne peut donc pas recevoir d’extrait KBIS. En revanche, ce professionnel a l’obligation de déclarer son activité à l’URSSAF, en ligne, via le Centre de Formalité des Entreprises (CFE), dans les 8 jours suivants son installation. Le professionnel reçoit son numéro de SIREN attribué par l’INSEE, qui avec le code NIC (désignant la notion d’établissement, 0001X pour le premier établissement, 0002X pour le second suite à un déménagement…) forme le SIRET, son cade APE (ex NAF qui détermine l’activité au regard de l’INSEE) , et son avis de situation au répertoire SIRENE.
De nombreuses professions libérales étant des professions réglementées (professions médicales et paramédicales, architectes, avocats, notaires…), peuvent valablement faire état de leur inscription à l’ordre concerné. Les professionnels de santé voient leur immatriculation s’effectuer par le biais de la CPAM et détiennent une carte professionnelle et un numéro de praticien.
S’agissant de l’avis de répertoire SIRENE, il suffit de se connecter sur le site de l’INSEE et d’accéder à la rubrique correspondante pour renseigner son numéro SIREN et obtenir le document dématérialisé.
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Il est précisé qu’un professionnel libéral exerçant plusieurs activités différenciées peut se retrouver avec un double rattachement URSSAF - tribunal de commerce, s’il a une activité commerciale ou URSSAF - chambre des métiers, s’il est également artisan.
Vous pourrez donc obtenir un Kbis si vous exercez dans le cadre d’une société commerciale ou une société inscrite au RCS. Si vous exercez de manière individuelle sans être inscrit à ce registre, vous devrez envoyer au tiers demandeur (votre banque par exemple), un document équivalent, l’avis de situation au répertoire SIREN.
Extrait K et Extrait KBIS: Quelle différence?
L’extrait K concerne uniquement les entreprises individuelles. En d’autres termes, il est destiné aux entrepreneurs qui exercent en leur propre nom, comme c’est le cas pour les auto-entrepreneurs. Les deux documents permettent de justifier l’existence juridique d’une activité.
L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.
Le Registre National des Entreprises (RNE)
Pour exister juridiquement, toute entreprise doit s’immatriculer, qu’il s’agisse d’une micro-entreprise ou d’une société. Depuis le 1er janvier 2023 avec le décret n° 2022-1014 du 19 juillet 2022, la procédure a été mise à jour. Cette immatriculation se fait auprès du RNE que votre activité soit commerciale, artisanale, agricole ou libérale. Elle vous donne droit à un extrait d’inscription qui correspond à la carte d’identité de votre micro-entreprise.
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La création de ce registre entraîne la disparition du Répertoire des Métiers (RM) et du Registre des Actifs Agricoles (RAA). En revanche, le Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC) et le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) continuent d’exister. Si vous exercez dans l’un de ces deux domaines, vous devez alors vous inscrire au RNE et auprès de l’un de ces deux registres.
Tableau récapitulatif des registres d'immatriculation
| Nature de l'activité | Registre d'immatriculation avant le 1er janvier 2023 | Registre d'immatriculation actuel |
|---|---|---|
| Artisanale | Répertoire des Métiers (RM) | Registre National des Entreprises (RNE) |
| Commerciale | Registre de Commerce et des Sociétés (RCS) | RCS + RNE |
| Libérale | N/A | RNE |
| Agent commercial | Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC) | RSAC + RNE |
Alternatives au Kbis pour les professions libérales
Si des partenaires et fournisseurs vous réclament encore un extrait Kbis, il existe des alternatives pour justifier l’existence légale de votre entreprise.
- Avis de situation SIRENE: L’avis de situation SIRENE est accessible dès que vous avez votre numéro SIREN. Ce document officiel contient toutes les informations légales sur la constitution et les modifications de l’entreprise.
- Attestation d’immatriculation au RNE: L’extrait RNE, ou attestation d’immatriculation au RNE, reprend également toutes les informations à jour du registre, pour tous les établissements d’une entreprise.
- Inscription auprès de l’Ordre professionnel: Pour les professions libérales réglementées, vous pouvez également justifier de votre inscription auprès de votre ordre professionnel. Les professionnels de santé s’immatriculent aussi auprès de la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) qui délivre une carte professionnelle et un numéro de praticien.
Où obtenir ces documents en ligne ?
En 2025, oubliez la demande par courrier ou en vous déplaçant auprès du greffe du tribunal de commerce compétent pour votre société d’exercice libéral ! En outre, cette démarche est payante. Vous disposez de trois solutions immédiates, gratuites et accessibles en ligne pour tous les documents légaux de votre entreprise :
- le site de l’annuaire des entreprises, du registre national des entreprises pour toutes les entreprises ;
- le site de l’INSEE délivre également les avis de situation SIRENE ;
- le site MonIdenum (mon identité numérique), opéré par le GIE Infogreffe sous la responsabilité du Conseil national des greffiers des tribunaux de commerce. Ce service permet d’obtenir l’équivalent d’un Kbis pour son entreprise après identification.
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