Qu'est-ce qui figure sur le Kbis ? Comprendre ce document essentiel pour votre entreprise

Le Kbis est un document authentifié et signé au niveau du greffe du tribunal de commerce. Il accuse et valide l'existence juridique de votre entreprise. Votre extrait Kbis mentionnera toutes les informations relatives à votre société. Utilisé dans de nombreux contextes, l'extrait Kbis permet de prouver l'existence juridique d'une société. On y trouvera notamment son immatriculation au RCS. Mais que contient ce document ? À quoi sert-il et comment est-il délivré ?

En France, l’extrait Kbis constitue la pièce d’identité d’une entreprise. En effet, ce dernier document contient l’ensemble des informations permettant à un entrepreneur d’attester de son activité. Publiques, ces informations peuvent également être consultées par un individu tiers, extérieur à l’entreprise.

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Qu'est-ce qu'un extrait Kbis ?

C'est l'unique document qui a une force juridique attestant l'immatriculation d'une entreprise commerciale. Le Kbis réunit toutes les informations d'identification de l'entreprise. Ces preuves sont vérifiées au jour de la délivrance du document.

L'extrait Kbis (ou K-bis) constitue la carte d'identité de votre entreprise. Il regroupe toutes les mentions légales de votre société.

En tant que carte d'identité de l'entreprise, l'extrait Kbis regorge d'informations détaillées sur une société immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), maintenant le Registre National des Entreprises (RNE). A savoir que tous les renseignements visibles dans un extrait Kbis sont vérifiées et validées par un greffier du Tribunal de Commerce.

Exemple d'extrait Kbis.

Informations présentes sur l’extrait Kbis

Voici les informations que l'on peut trouver sur un extrait Kbis :

La raison sociale de la société et son activité
La forme juridique (SA, SAS, SARL, EURL, SASU, GIE, SCI)
La date de création et la durée de vie telle qu'indiquée dans les statuts
Le numéro d'identification (Siren, Siret)
Le code NAF
L'adresse du siège social et de l'établissement principal, s'il y a lieu
La fonction et l'identité du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes (nom, prénom, date et commune de naissance, nationalité et adresse de résidence)
Le montant de son capital social
Le ou les noms de domaine associés
Les références des procédures collectives précédentes (redressement, procédure de sauvegarde ou liquidation judiciaire)
Le nom du greffe d'immatriculation
Les décisions du Tribunal de Commerce (TC) en matière de procédure collective le cas échéant (sauvegarde, redressement, liquidation)

Si vous êtes un avocat, un médecin ou un comptable, les références aux autorisations obligatoires en cas de profession réglementée viendront également s'ajouter à la liste.

Ces informations complètes vont permettre une identification transparente et certifiée de l'entreprise concernée. Elles attestent également son immatriculation.

Détail des informations clés

L’extrait Kbis fournit une véritable carte d’identité de l’entreprise. Les informations qu’il fournit sont celles présentes dans les bases de données RCS, et en partie dans les statuts de la société.

Identification de la personne morale

La première est intitulée « Identification de la personne morale ». Plus précisément, ces informations sont l’identité du représentant légal de la société : son président (SAS, SASU, SA, SELAS…) ou gérant (SARL, EURL, SCI, SELARL…)

Gestion, direction, administration, contrôle, associés ou membres

Etant également concerné par la gestion de l’entreprise, les commissaires aux comptes sont mentionnés si la société en a.

Renseignements relatifs à l’activité et à l’établissement principal

Cette section a pour but d’aider à identifier clairement l’activité de l’entreprise ou de la société. L’établissement principal est celui où s’exerce l’activité principale de la société.

Qui apparaît sur le Kbis ?

Les personnes apparaissant sur l'extrait Kbis sont celles ayant le pouvoir d'assurer la gestion, la direction, l'administration et le contrôle de la société.

Pour une SARL , une SCI et une EURL, on va retrouver obligatoirement le nom ou les noms du gérants, mais aussi des associés. Pour une SAS ou une SASU, c'est plutôt le nom du président et des actionnaires que l'on va voir apparaître. Pour une Société Anonyme (SA), on pourra lire le nom du président du Conseil d'Administration, mais aussi les informations personnelles du directeur général, des administrateurs et des commissaires aux comptes.

Quelle est la différence entre un extrait Kbis et un extrait K ?

Il existe bien plusieurs types d'extraits Kbis :

Le Kbis « habituel » sera délivré aux personnes morales, c'est-à-dire les SAS, les SARL, les SASU, les EURL et les SCI
L'extrait K, quant à lui, concerne les entreprises qui s'apparentent à une personne physique. On fait concrètement allusion aux entreprises individuelles et aux auto-entrepreneurs
L'extrait L et l'extrait L-bis (personnalité physique ou morale) représentent la carte d'identité des organismes secondaires
L'extrait D1 concerne les artisans

En effet, pour être inscrit dans le Répertoire des Métiers, les artisans doivent s'immatriculer. Il est possible de s'enregistrer en tant qu'entrepreneur, entreprise individuelle ou même une société. Après cela, la Chambre des métiers et de l'artisanat (CMA) vous délivrera votre extrait D1. Comme l'extrait Kbis, il comporte toutes les informations vous concernant. Cela inclut le nom, l'adresse, l'activité et le numéro SIREN.

Les personnes morales obtiennent un Kbis suite à leur création : les sociétés commerciales ou non, inscrites au RCS. Il peut donc s’agir d’une société commerciale comme la SARL, ou la SAS. Pour les personnes physiques (entreprise individuelle), le document équivalent est l’extrait K. Si vous utilisez le régime de la micro-entreprise ou autoentrepreneur, vous présenterez un extrait K pour vos démarches administratives ou commerciales s’il vous est demandé. Dans le cas d’une activité artisanale, l’entreprise aura un extrait D1. Comme pour une entreprise commerciale, l’extrait D1 est l’équivalent du Kbis.

Cette distinction extrait K, Kbis, D1 entre les différentes formes de création d’entreprise donne une indication aux clients, aux fournisseurs ou aux partenaires financiers (banque) de l’entreprise.

Et pour les professions libérales et les auto-entrepreneurs ?

Les auto-entrepreneurs ne disposent pas d'un dossier équivalent au Kbis. Pour eux, il suffit d'obtenir une identification de l'URSSAF, un numéro SIREN et un SIRET.

En ce qui concerne les agents commerciaux et les EIRL, ils obtiennent un numéro d'identification spécial. Il s'agit d'un extrait du registre spécial dont ils dépendent.

À quoi sert l'extrait Kbis ?

L'extrait Kbis atteste que votre société existe et est immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). On peut vous demander votre extrait Kbis pendant l'ouverture de compte bancaire professionnel. Même chose lorsque vous répondez à un appel d'offres public ou dans le cadre d'un achat de marchandises.

L’extrait Kbis permet également à la SAS de disposer librement des apports des associés. Au cours du processus de création, l’argent apporté par ces derniers est bloqué sur un compte, dans l’attente de l’immatriculation de la société. Ce n’est que sur présentation de l’extrait Kbis que le dépositaire des fonds (l’organisme qui collecte l’argent) procède à leur déblocage. Enfin, l’extrait Kbis fait partie des justificatifs généralement réclamés par divers organismes tout au long de l’existence de la SAS.

De façon générale, il s’agit d’un document qui permet de prouver l’existence officielle d’une société. Grâce aux informations qu’il contient, il justifie, à lui seul, l’inscription de la société au registre du commerce et des sociétés (RCS). Autrement dit, il prouve que la société n’est pas fictive.

Vous pouvez ainsi savoir si votre interlocuteur (client ou fournisseur) est le dirigeant de l’entreprise ou non. Sans donner des informations sur la santé financière de l’entreprise, il permet de valider l’identité de l’interlocuteur avec lequel vous allez faire des affaires.

Il vous sera nécessaire dans les cas suivants : signature de contrat de bail, prêt bancaire, candidature à un appel d'offres…

Il est important de préciser que le Kbis n’est pas un document confidentiel : en s’acquittant des frais mentionnés au paragraphe ci-dessus, toute personne peut obtenir l’extrait Kbis d’une entreprise.

Etant également concerné par la gestion de l’entreprise, les commissaires aux comptes sont mentionnés si la société en a. Ces informations sont mises à jour à chaque modification de données enregistrées au RCS. Pour éviter que des changements importants ne soient pas connus des partenaires (fournisseurs, clients, financeurs), le Kbis est daté. A compter de sa date d’émission, il reste valable 3 mois. Après cette période, le document perd toute valeur juridique.

Attention : Si vous ne souhaitez pas faire apparaître le nom du DG sur l’extrait Kbis, veillez à être méticuleux sur la rédaction des statuts de la SAS.

Validité de l'extrait Kbis

Il faut cependant préciser que ce document n'est valide que 3 mois à compter de sa date de délivrance. Ainsi, vous devrez faire une demande de Kbis valide chaque trimestre, surtout si des informations concernant votre entreprise ont changé. Plus explicitement, vous êtes toujours tenu de fournir un extrait Kbis parfaitement à jour.

Comment demander un extrait Kbis ?

Comme il s'agit d'un document public, tout le monde peut obtenir l'extrait kbis de votre entreprise. Par tout le monde, on sous-entend vos partenaires, vos fournisseurs et même vos concurrents.

Toutefois, ce document n'atteste pas l'état financier de l'entreprise. S'il leur faut ces informations, ils devront demander l'état d'endettement de la société.

Infographie des démarches pour obtenir un extrait Kbis.

Où faire la demande ?

Vous songez à faire une demande d'extrait Kbis ? Deux possibilités s'offrent à vous :

Le retrait sur place auprès du greffe du tribunal du commerce
La demande en ligne

Auprès du greffe du tribunal de commerce

Cette solution consiste à se présenter personnellement au greffe du tribunal de commerce dont dépend la société afin de demander un extrait Kbis.

Demande en ligne

Il est également possible de réaliser cette demande directement en ligne.

Facile ! Pour obtenir l'extrait Kbis d'une entreprise, plusieurs solutions s'offrent à vous. La plus pratique et la plus simple, c'est de commander en ligne un extrait KBIS sur notre plateforme à l'aide uniquement du nom de votre entreprise ou d'un numéro SIRET ou numéro SIREN. La procédure est simple et coûte seulement 1,39€ HT. Sachez qu'il est aussi possible de le faire sur le site infogreffe.fr mais le prix est de 2,67€ HT pour le format électronique, et de 3,50€ HT pour une version papier supplémentaire que vous allez recevoir par courrier.

Coût d'un extrait Kbis

Depuis le 1er janvier 2020, le coût d'un extrait Kbis est fixé comme suit :

Sur place : 2,82 €
Envoi par courrier : 4,08 €
Par voie électronique : 3,53 €

Certains sites web proposent de délivrer un Kbis gratuitement contre des données personnelles (qui sont ensuite revendues), parfois en package avec d'autres documents qui sont quant à eux payants. En majorité, ces sites vont seulement vous envoyer un document qui reprend les informations officielles du Kbis, mais qui n'est pas certifié.

L’extrait Kbis d’une SAS

Toutes les sociétés officiellement déclarées et inscrites au registre du commerce et des sociétés (RCS) disposent d’un extrait Kbis. La société par actions simplifiée (S.A.S) n’échappe pas à cette règle.

Le Kbis d’une SAS délivre toutes les informations relatives à l’identité d’une entreprise commerciale. Le document présente ainsi des données qui concernent à la fois l’entreprise, son président et les activités exercées.

Le cas échant, le document présente aussi le nom et les coordonnées du directeur général ou du directeur général délégué, lorsqu’il dispose des mêmes pouvoirs de représentation que le président.

L’article L227-6 du Code de commerce prévoit également que la direction de la société est librement organisée dans les statuts de la SAS. Les statuts de SAS peuvent prévoir tous types de modes de direction.

La loi permet explicitement, à l’article L227-6 alinéa 3 du Code de commerce, que le directeur général ou le directeur général délégué, puisse avoir le même pouvoir de représentation de la société vis-à-vis des tiers que le président. Dès lors, qu’est accordé un pouvoir de représentation au DG ou au DGD, celui-ci devra expressément être mentionné sur l’extrait Kbis de la SAS.

Le directeur général ainsi que le directeur général délégué n’apparaissent pas toujours sur l’extrait Kbis. Le pouvoir de direction permet au directeur général ou au directeur général délégué d’exercer un rôle dans la direction et la gestion interne de la société.

Bon à savoir : Le Président de SAS peut rédiger un acte afin d’autoriser le directeur général à réaliser un acte pour la société. Toutefois, cette délégation est valable dans le strict cadre de la tâche mentionnée.

Questions fréquentes

Le SIRET est-il présent sur le Kbis ?

Non, le SIRET n’est pas présent sur le Kbis. Ce document présente le numéro d’immatriculation au RCS d’une entreprise,et ce code intègre notamment le numéro SIREN. Pour connaitre le numéro SIRET d’une entreprise, il faut ajouter au numéro SIREN le code NIC de l’établissement concerné, consultable sur le site du BODACC, sur le site Infogreffe ou en contactant l’INSEE.

Un auto-entrepreneur reçoit-il un extrait Kbis ?

Non, un auto-entrepreneur qui exerce une activité commerciale reçoit un extrait K. L’extrait Kbis est, quant à lui, délivré aux sociétés commerciales. Néanmoins, les deux documents occupent la même fonction : ils prouvent tous deux l’existence juridique d’une entreprise.

Qui peut être directeur général d'une SAS ?

Le directeur général d'une SAS peut être une personne physique ou morale (représentée par son représentant légal). La loi n'impose pas de critères pour accéder à cette fonction. Ce sont donc les associés qui, librement dans les statuts, décident des éventuelles modalités et conditions d'accès.

Quelle est la différence entre le directeur général et le président ?

Sauf dispositions statutaires contraires, le Président de SAS dispose des pleins pouvoirs en matière de direction interne et de représentation de la société à l'égard des tiers. Toutefois, les associés peuvent limiter ses pouvoirs et son rôle en déléguant une partie de la direction un Directeur Général (DG). Ainsi, le DG dispose généralement de missions exécutives.

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